Kjøp av kantine tjenester

BIR AS innhenter åpne anbud på kantinetjenester ved BIRs administrasjonsbygg på Lungegårdskaien 42 (KT09-2026). Kantinen skal drives på virkedager (man–fre) med åpningstid 10.30–12.30, og Tilbyder skal levere drift, mattilbud, renhold m.m. Avtaleperiode 08.03.2027–07.03.2032 (60 mnd). Miljø og klima inngår som både kvalifikasjonskrav (KG pkt. 4.4) og som tildelings-/evalueringskriterium (KG kap. 9, vekt 30 %). Tildeling skjer på totalkostnad (50 %) og kvalitet (50 %), hvor kvalitet omfatter menyforslag og klima/miljø. Dokumentet omhandler ikke adgang til deltilbud.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak (organisatorisk/juridisk stilling).

  Dokumentasjon: Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske leverandører: attester for registrering i faglige register fastsatt ved lovgivning i etableringslandet.

  Kilde: KG kap. 4.1
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten, og være kredittverdig uten krav til sikkerhet.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering (utført av virksomhet med konsesjon til kredittopplysning), basert på siste kjente regnskapstall. Oppdragsgiver kan selv foreta kredittvurdering. Skatte-/mva-attest: attest for skatt og merverdiavgift (ikke eldre enn 6 måneder fra frist for utsendt tildelingsmelding), evt. forklaring ved restanser.

  Kilde: KG kap. 4.2
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig og relevant erfaring (siste 2 år) med levering av tilsvarende ytelser i relevant omfang; minimum 2 referanser.

  Dokumentasjon: Referanser med: kunde og kontaktinfo, innhold i leveransen, verdi i NOK, og avtalevarighet i antall måneder. Ved støtte på andre foretak: angi rolle/oppgaver/ansvar for foretaket.

  Kilde: KG kap. 4.3
• Tilbyder skal ha et tilfredsstillende miljøledelsessystem som styrer ivaretakelse av relevante miljøhensyn.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem (tilpasset tilbyderens aktiviteter). Alternativt attest fra uavhengige organer for anerkjent miljøledelsessystem/-standard.

  Kilde: KG kap. 4.4
• Tilbyder skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som styrer ivaretakelse av kvalitet.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikringssystem (tilpasset tilbyderens aktiviteter). Alternativt attest fra uavhengige organer for anerkjent kvalitetssikringssystem/-standard.

  Kilde: KG kap. 4.4

• ESPD-skjema skal fylles ut i konkurranseportalen (erklæring om oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og ingen avvisningsgrunner).Kilde: KG kap. 3.1 og 3.3
• I tillegg skal besvarelse av pkt. 4.3 og 4.4 (teknisk/faglig kapasitet og kvalitet/miljøledelsessystem) inngå i tilbudet og leveres innen tilbudsfrist.Kilde: KG kap. 4 (innledning til kvalifikasjonskrav) / omtale i KG kap. 3.3
• Tilbudet skal inneholde: tilbudsbrev signert av ansvarlig representant, kontaktinformasjon for tilbyder, ESPD, dokumentasjon for pkt. 4.3 og 4.4, samt svar på oppdragsgivers krav og miljøkrav, utfylt prisoppsett og svar på tildelingskriterier.Kilde: KG kap. 5.1
• Forbehold/avvik må inntas i tilbudsbrevet og beskrives tydelig og konkret med innvirkning på pris, kvalitet, kvantitet og leveringsevne.Kilde: KG kap. 5.2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.11.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• StartBANK: Leverandøren skal opprette medlemskap senest innen 2 måneder etter kontraktsinngåelse og opprettholde godkjenningen i hele kontraktsperioden (inkl. SKAV-fullmakt).Kilde: KG pkt. 'Startbank' og Avtaleutkast kap. 8.6
• Krav til lønn og arbeidsvilkår: etterlevelse av forskrift om allmenngjøring av tariffavtale for kantinedrift/landsomfattende tariff der ikke dekkes, OTP og krav til dokumentasjon på forespørsel. Dagbøter ved dokumenterte brudd.Kilde: Avtaleutkast kap. 8.3 og sanksjonsbestemmelser (dagbot)
• HMS, miljø og kvalitet: Leverandøren skal ha og etterleve et dokumentert system for HMS/miljø/kvalitet, med revisjoner og korrigerende tiltak ved avvik.Kilde: Avtaleutkast kap. 8.5
• Åpenhetsloven / grunnleggende menneskerettigheter: aktsomhetsvurderinger, policys og rutiner på plass senest innen 6 måneder etter kontraktsstart; krav til oppfølging i leverandørkjeden; mulige sanksjoner ved brudd.Kilde: Avtaleutkast kap. 8.4 og sanksjoner
• Forsikringer: ansvarsdekning min. MNOK 15 per tilfelle (skade på Oppdragsgiver og 3. parter) og person/tingskader; forsikringssertifikater innen 14 kalenderdager ved forespørsel.Kilde: Avtaleutkast kap. 8.13
• Betaling: netto 30 dager etter godkjent/akseptert faktura; EHF-fakturering og merking med rekvirents ansvarsnummer; ingen gebyrer/avgifter/tillegg aksepteres.Kilde: Avtaleutkast kap. 8.10
• Prisendringer og justeringer: faste priser i 12 måneder; videre prisregulering etter tariff og konsumprisindeks; prisjustering forutsetter varsling/aksept og gjelder ikke med tilbakevirkende kraft. Ekstraordinære prisjusteringer kan vurderes ved dokumenterte markedsendringer.Kilde: Avtaleutkast kap. 8.9
• Drift/tilgjengelighet: leveransen skal gjennomføres etter kravspesifikasjon (åpningstid, stenginger i bestemte perioder, bemannings-/driftsansvar, drift i hele tidsvinduet).Kilde: KG kap. 8.2 (kravtabell pkt. 3.0-3.3)

• Kravspesifikasjonen oppgir flere punkter som 'Innkjøpsfaglig skjønn' i evalueringskolonnen; det framgår ikke entydig i teksten hvordan disse skjønnsvurderes utover 'beskrives'/'bestått' i tabellens logikk.
• Avtaleutkastet inneholder mange kontraktsvilkår, men selve avtaleutkastets detaljer (kap. 8.7-8.19 m.m.) er ikke fullstendig gjengitt; konkrete sanksjons-/dagbotsatser og terskler kan derfor være mer omfattende enn det som er sitert.
• Befaring: teksten har inkonsistens i bindende påmeldingsdato (15.10.2022) som ikke harmonerer med prosessdatoer i 2026; dette kan være en skrivefeil.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravtabellen pkt. 1.1–1.7 og pkt. 2.1–2.3 fremgår det at evalueringen skjer som «Innkjøpsfaglig skjønn» (Bestått/ikke bestått). Kan dere beskrive hvilke konkrete forhold som legges til grunn for vurderingen, og hva som skal til for at et tilbud anses som «Bestått» for hvert enkelt krav (f.eks. 1.1, 1.3, 1.7, 2.1–2.3)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Når evalueringen er basert på innkjøpsfaglig skjønn og ikke bare «bekreftes/innfridd», trenger leverandøren tydelige vurderingsmomenter for å prise riktig og utforme løsningsbeskrivelsen uten unødvendig avvisnings-/tapssannsynlighet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2 «Krav» samt kolonnen «Evaluering» (1.1–1.7, 2.1–2.3)

2. I kravtabellen pkt. 3.4 beskrives å kunne holde kantinen åpen etter kl. 15.00 for arrangement, men omfang vurderes som «begrenset» og Oppdragstaker varsles i god tid. Kan dere angi forventet frekvens/antall arrangement per måned eller per år, og typisk varighet (timer) og bemanningsbehov for disse tilfellene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsettingen og bemanning påvirker kalkyle og kapasitet. Uten et omfangsestimat blir det vanskelig å prise risiko knyttet til etterarbeid/omlegging.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2 «Krav» (3.4)

3. Krav pkt. 3.2 sier at kantinen er åpen 10.30–12.30 og stengt i juli måned, helger, helligdager, onsdag før skjærtorsdag, julaften og nyttårsaften, men «bindende påmelding» for befaring står oppgitt som 15.10.2022. Kan dere bekrefte korrekt dato for bindende påmelding/krav til befaring (og opplyse om det er en skrivefeil), slik at tilbydere ikke forholder seg til feil frist?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Inkonsekvent fristdato kan gi praktisk risiko for manglende deltakelse/etterprøvbarhet i tilbudsarbeidet. Avklaring er nødvendig før innsending.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.3 «Referansegrunnlag og viktige datoer» og pkt. 1.8 «Befaring»

4. I kravtabellen (krav 1.5) skal dere ha «Dispenserordninger for lettmelk, juice (appelsin og eple) og betalbar automat for mineralvann. Herunder inngår påfyll og vedlikehold». Kan dere klargjøre hva som menes med «betalbar automat» (eier dere automaten, og skal Tilbyder levere/vedlikeholde automat og teknisk løsning, eller kun fylle opp og drift/vedlikehold av eksisterende automatanlegg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvem som eier og vedlikeholder automat og hvilken grad av teknisk ansvar Tilbyder har påvirker både kost og risikobildet (vedlikeholdsavtaler, reservedeler, tekniske komponenter).

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2 «Krav» (1.5)

5. Krav pkt. 4.7 sier at maten skal produseres samme dag som den tilbys, fra tidligst kl. 07.00 og fram til servering, og pkt. 4.5 fastsetter at «Ferdigsmurt skal ikke tilbys», samt egne begrensninger på kiosk/kaffeautomater. Kan dere bekrefte hvordan dere vurderer produkter som ferdighakkede grønnsaker, halvproduserte komponenter eller ferdiglaget dressing (laget hos underleverandør/partner), dersom Tilbyder ikke serverer ferdigsmurt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som er tillatt innenfor «laget fra bunn av» og «produseres samme dag» for å kunne levere kosteffektivt uten å havne i ikke-bestått/avvisning.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2 «Krav» (4.5 og 4.7; samt 4.1 «kun med unntaksvis bruk av halvfabrikata»)

6. I miljøkravene pkt. 1.1 «Matsvinn» angis minstekrav om operativt system for gjenbruk og et operativt system for å måle matsvinn, samt henvisning til «2 andre og sammenlignbare kunder» som har praktisert løsningen siste 12 mnd. Kan dere utdype hvilke dokumentasjonskrav dere forventer for å dokumentere: (a) at målesystemet er operativt, (b) hvordan dere avgrenser «matsvinn» i deres definisjon i praksis (kg og % per kategori), og (c) hvordan dere ønsker rapport formatert i månedsrapporter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et minstekrav og potensielt tungt å dokumentere. Klargjøring av forventet dokumentasjonsnivå og rapporteringsstruktur reduserer risiko for ikke-bestått.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.3 «Miljøkrav» (1.1)

7. I miljøkravet pkt. 1.3 «Emballasje og engangsartikler» står det at «All bruk av engangsartikler… skal ikke forekomme», samt at leveringsemballasje skal inngå i ombrukssystem eller materialgjenvinnes, og at Tilbyder må ha «pliktig medlemskap i et returselskap godkjent av Miljødirektoratet». Kan dere bekrefte om det er tilstrekkelig med medlemskap/ordning som gjelder for det som faktisk leveres (f.eks. retursystem for matemballasje/transportkasser), eller om dere krever konkret medlemskap knyttet til spesifikke emballasjetyper (og eventuelt hvilke)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klargjøring av hvilke emballasjetyper og hvilket returselskap som er nødvendig er avgjørende for å kunne prissette korrekt og dokumentere oppfyllelse av minstekravet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.3 «Miljøkrav» (1.3)

8. Ved tildelingskriteriet «Kvalitet» står det at meny og matkonsept vil bli evaluert på bl.a. «andel plantebaserte retter», «rårvarevalg», «sesongbasert produksjon» og «kortreist mat». Kan dere beskrive hvordan dere avgrenser og teller «andel plantebaserte retter» (f.eks. målt som antall måltider, serveringer eller vekt/komponentandel), og hva dere legger i «kortreist mat (dyrket og produsert i Norge)» i praksis for ingredienser/leverandørkjede?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For at leverandøren skal optimalisere menyen mot kriteriene og kalkulere inn tiltak, må evalueringslogikken for prosent/andel og avgrensninger være praktisk etterprøvbar.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.1–9.3 «Tildelingskriterier og evaluering» (Kvalitet under Klima og miljøbelastning)

9. I avtaleutkastet er det oppgitt dagbøter på 5 000 NOK ved brudd på lønn/arbeidsvilkår og 5 000 NOK ved avvik/forsinkelser/mangler i leveranseoppdraget (samt annen sanksjon 3 000 NOK i en tabell). Kan dere bekrefte: (a) nøyaktig hvilke forhold som utløser hver av satssatsene (5000 vs 3000), (b) hvordan dere beregner «dagbot» (kalenderdag/virkedag, og hvor ofte per brudd), og (c) terskel for gjentakelse som kan gi vesentlig kontraktsbrudd/heving?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sanksjonsstruktur påvirker leverandørens risikopris og intern etterlevelses- og kontrollplan. Avklaring er særlig viktig når avtaleutkastets detaljer kan få stor økonomisk effekt.

   Kilde: Vedlegg 2 «Avtaleutkast» pkt. 8.15 og 8.15.1–8.15.3 (Dagbot og sanksjoner)

10. Prisoppsettet i prisskjemaet (Vedlegg 1) forutsetter en mengde/besøkstall på «35 personer» i prissetting og at fastpris kan justeres per kvartal ved +/–10 %. Samtidig beskriver avtaleutkastet at kantinen kan dekke «80–90 kontorplasser» og at det skal legges til grunn 40 brukere i snitt per virkedag, mens konkurransegrunnlaget også sier 35 brukere i snitt. Kan dere bekrefte hvilket besøkstall som er det kontraktsmessige grunnlaget for (1) justering av fastpris og (2) evaluering av totalkostnad i tildelingen (altså: er det 35 eller 40 som gjelder i hvert av disse leddene)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Motstrid mellom 35/40 forutsetninger kan gi feil pris, feil beregningsgrunnlag for justering og avvik i tilbudsregning og forventet margin.

    Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.1/8.2 (forutsetning om 35 brukere), Vedlegg 1 prisskjema (35 personer), samt Vedlegg 2 «Avtaleutkast» pkt. 7.1 «Omfang og vilkår»