Rameavtale for Uavhengig kontroll

Oslo kommune v/Oslobygg KF inviterer til åpen anbudskonkurranse for rammeavtaler om «Uavhengig kontroll». Rammeavtalen skal dekke alle kontrollområder som følger av gjeldende lover/forskrifter (bl.a. saksområde i SAK10 kap. 14 tiltaksklasse 1-3 og områder nevnt i byggesaksforskriften § 13-5) og kan også brukes til kontrolloppgaver utover minstekrav. Oppdrag tildeles etter rangering, og ved avrop over 400 000 kr eks mva skal det gjennomføres minikonkurranse mellom rammeavtalens leverandører. Rammeavtalen har varighet på 4 år. Estimert totalverdi over 4 år: 18–28 MNOK eks mva, maks 30 MNOK eks mva. Kontraktsgrunnlag: vedlagt kontraktsdokument (rammeavtale) og NS 8404 med tillegg/endringer (vedlegg 1b).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak (registrering).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i bransje-/foretaksregister iht. lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Pkt. 3.2 «Krav knyttet til leverandørens registrering, autorisasjoner mv.»
• Leverandøren skal ha god økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på oppfyllelse av økonomisk kapasitet (oppdragsgiver innhenter kredittrating basert på siste regnskapstall, og kan kreve årsregnskap/annen dokumentasjon). Hvis støtte fra andre virksomheter: dokumentasjon på rådighet over ressurser, og solidarisk ansvar.

  Kilde: Pkt. 3.3 «Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet» + avsnitt om støtte til kvalifikasjonskrav
• Leverandøren skal ha god kompetanse og erfaring fra oppdrag av sammenlignbar kompleksitet.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag siste 3 år, med verdi, tidspunkt, mottaker og relevant erfaring. Leverandør må dokumentere relevans; evt. eldre tjenester kan tas i betraktning.

  Kilde: Pkt. 3.4 «Krav knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner»
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet (bemanning).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på gjennomsnittlig årlig arbeidsstyrke og antall medarbeidere på ulike fagområder (kompetansematrise eller organisasjonskart).

  Kilde: Pkt. 3.4
• Leverandøren skal ha sentral godkjenning for overordnet ansvar for kontroll i tiltaksklasse 3, eller dokumentert tilsvarende kompetanse jf. byggesaksforskriften kapittel 11.

  Dokumentasjon: Sentral godkjenning eller dokumentert tilsvarende kompetanse.

  Kilde: Pkt. 3.4
• Leverandøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikringssystem, eller attest for system (f.eks. ISO 9001:2015).

  Kilde: Pkt. 3.4
• Leverandøren skal ha et tilfredsstillende miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem, eller attest for system/standarder (f.eks. ISO 14001, Miljøfyrtårn, EMAS).

  Kilde: Pkt. 3.4

• Signert tilbudsbrev.Kilde: Pkt. 2.3 Innlevering av tilbud / «Dokumentasjon» (Filnr. 1)
• Utfylt egenerklæring sanksjonsforskrift Ukraina.Kilde: Pkt. 2.12 (Filnr. 2)
• Utfylt europeisk egenerklæringsskjema (ESPD) i PDF (elektronisk utfylling i KGV).Kilde: Pkt. 3.1 (Filnr. 3)
• Dokumentasjon på skatt og mva.Kilde: Pkt. 2.10 (Filnr. 4)
• Dokumentasjon på registrering og autorisasjoner.Kilde: Pkt. 3.2 (Filnr. 5)
• Dokumentasjon på økonomisk og finansiell kapasitet.Kilde: Pkt. 3.3 (Filnr. 6)
• Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner.Kilde: Pkt. 3.4 (Filnr. 7)
• Hvis relevant: dokumentasjon fra virksomhet leverandøren støtter seg på (inkl. egenerklæring/ESPD og dokumentasjon for relevante kvalifikasjonskrav).Kilde: Avsnitt om støtte til kvalifikasjonskrav + «Dokumentasjon» (Filnr. 8.x)
• Dokumentasjon på tildelingskriteriene.Kilde: Pkt. 4.2 (Filnr. 9)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

13.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsperiode: 4 år, oppstart ved kontraktsignering.Kilde: Pkt. 1.6.1 «Kontraktsperiode» + rammeavtale «Rammeavtalens varighet»
• Avrop tildeles etter rekkefølge basert på rangering i anbudskonkurransen; minikonkurranse ved avrop over 400 000 kr eks mva (kan ved under 400 000 kr).Kilde: Pkt. «Anskaffelsens formål og omfang» + rammeavtale «Tildeling av oppdrag»
• NS 8404:2013 gjelder for avrop, med tillegg/endringer i vedlegg 1b.Kilde: Pkt. 1.6.2 «Kontraktsbestemmelser» samt vedlegg 1b
• Leverandøren må ha ansvarsrett for alle godkjenningsområder nevnt i byggesaksforskriften § 13-5.Kilde: Pkt. «Anskaffelsens formål og omfang» + rammeavtale «Art og omfang»
• Uavhengig kontroll-områder: tiltaksklasse 1 (jf. § 14-6) fuktsikring av våtrom og lufttetthet; tiltaksklasse 2 og 3 (jf. § 14-7) bygningsfysikk, konstruksjonssikkerhet, geoteknikk, brannsikkerhet.Kilde: Pkt. «Anskaffelsens formål og omfang» + rammeavtale «Art og omfang»
• Språkkrav: norsk (tegninger, beskrivelser, SHA, kvalitet, anvisninger mv.).Kilde: Rammeavtale vedlegg 1a, «Krav til språk» (pkt. 5.7)
• Rapportering: vedlikeholdsrapport + bilder i FDVU-system for hvert bygg.Kilde: Rammeavtale vedlegg 1a, «Rapportering»
• Forsikring/ansvarsforsikring: skal foreligge før kontraktsinngåelse; forsikringen skal opprettholdes i avtaleperioden.Kilde: Rammeavtale vedlegg 1a, «Forsikring»
• Krav om skatteattest for valgt leverandør (ikke eldre enn 6 mnd) og tilsvarende for underleverandører ved bygge-/anleggskontrakter over 500 000 kr eks mva.Kilde: Pkt. 2.10 «Skatteattest»

• Dokumentteksten inneholder ikke de konkrete absolutte kravene til dagmulkt/sanksjoner i avsnittet om forsinkelse (for avrop kan det framgå av avropsskjema).
• Antall leverandører i rammeavtalen er angitt som 3–6 leverandører, men det faktiske antallet i denne konkurransen er ikke spesifisert i utdraget.
• Detaljene i vedlegg 1b om honorar/utgifter utover at det refereres til NS 8404 og prisskjema er ikke fullt gjengitt; kun enkelte punkter fremgår.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg 1b (Kontraktsbestemmelser ved avrop) pkt. 7.1 fremgår det at dagmulkt ved forsinkelse skal følge «satsene angitt i det enkelte avropsskjema», og at det ellers skal være kr 1000 per dag. Kan dere bekrefte hvor dagmulktsatsene faktisk skal stå for denne konkurransen (hvilke satser som gjelder i avrop), og om det er én felles dagsats eller om den varierer per kontrollområde/oppdrag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prissette risiko knyttet til forsinkelser og forstå hvilket dagmulktregime avropene faktisk vil utløse.

   Kilde: Vedlegg 1b, punkt 7 «Reaksjon ved forsinkelse» (pkt. 7.1)

2. I konkurransegrunnlaget er det oppgitt at rammeavtalen inngås med «3–6 leverandører», men i denne konkurransen er ikke antall leverandører/rammeavtalepartene presisert i utdraget. Kan dere opplyse forventet eller endelig antall rammeavtalepartnere som vil bli tildelt denne anskaffelsen (innenfor intervallet 3–6), og om dette kan endres etter tilbudsfrist?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Antall rammeavtalepartnere påvirker konkurranseintensitet, kapasitet/risiko og forventet tildelingsfrekvens per leverandør.

   Kilde: Oppdraget – «Anskaffelsens formål og omfang»

3. Ved avrop: Når avropets anslåtte verdi er over/under 400 000 kr eks. mva, fremgår det at dere henholdsvis skal gjennomføre minikonkurranse (over) eller kan velge minikonkurranse (under). Kan dere beskrive hvordan dere praktisk avgjør om minikonkurranse skal gjennomføres når verdien er under 400 000 kr eks. mva (eventuelle kriterier/terskler), og om minikonkurranse kan utelates i alle slike tilfeller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forutsigbarhet rundt avropstype er viktig for ressursplanlegging og for å kunne prise tilbud/leveringsdyktighet riktig.

   Kilde: Oppdraget – «Dersom avropets anslåtte verdi…»

4. Minikonkurranse: I rammeavtalen forutsettes bruk av «rekkefølge som tar utgangspunkt i tilbudenes rangering» for tildeling, men i rammeavtaleformularen står også at oppdrag tildeles etter rangering og at dere ved vesentlig bedre forutsetninger kan tildele til en annen leverandør. Kan dere presisere hvordan «direkte avvik»/avvik fra rekkefølgen håndteres i praksis ved vesentlig bedre forutsetninger—eksempelvis hvem som dokumenterer «vesentlig bedre forutsetninger», og hvilke forhold som typisk gir grunnlag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens forventning til hvilke oppdrag som faktisk blir tildelt, og dermed kalkyle og kapasitetsrisiko.

   Kilde: Rammeavtaleformular – «Fordeling av oppdrag» (tildeling etter rekkefølge) og «Dersom det er klart at… vesentlig bedre forutsetninger…»

5. Kvalifikasjonskrav og bemanning: Det fremgår at leverandøren må ha sentral godkjenning for overordnet ansvar for kontroll i tiltaksklasse 3 (eller tilsvarende kompetanse), og at leverandøren skal dokumentere gjennomsnittlig årlig arbeidsstyrke/medarbeidere på ulike fagområder. Kan dere bekrefte hvordan dere forventer at leverandøren skal dokumentere dette når arbeidsstyrken varierer mellom fagområder—skal dokumentasjonen vise kapasitet per kontrollområde (fuktsikring/lfttetthet/bygningsfysikk osv.), eller er det tilstrekkelig med samlet kapasitet fordelt på «fagområder» slik det fremgår av kompetansematrise/organisasjonskart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå dokumentasjonsnivå og konkret oppstillingsmåte for å unngå avvisning.

   Kilde: Krav knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner – «arbeidsstyrke/antall medarbeidere…» og «sentral godkjenning… tiltaksklasse 3»

6. Tildelingskriterier (Oppdragsforståelse, 25 %): Dokumentet sier at oppdragsforståelsen skal ha «tilknytning til oppdraget» og ikke handle om generelle forhold, og at den skal være på inntil 600 ord. Kan dere utdype hvordan dere forventer at leverandøren konkret beskriver «Organiseringen av bestillinger» og «Hvordan leverandøren vil sikre god kvalitet i det enkelte oppdrag» når det ikke holdes tilbudskonferanse/befaring, og eventuelt gi eksempler på hva som gir uttelling vs. hva som typisk trekker ned?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeligere forventninger til kvalitative beskrivelser reduserer risiko for lav uttelling og feil vinkling av tilbudsteksten.

   Kilde: Tildelingskriteriene – «Oppdragsforståelse»

7. Pris: Prisskjemaet viser timepris per kontrollområde (fuktsikring, lufttetthet, bygningsfysikk, konstruksjonssikkerhet, geoteknikk, brannsikkerhet) og sier at timeprisen skal inkludere alle kostnader, inkludert reiseutgifter i forbindelse med nødvendige møter/befaringer. Kan dere bekrefte om det forventes at reiseutgifter/reisetid normalt skal prises fullt ut i timepris (ingen separate reiseregler), og om det finnes særskilte avgrensninger/ulikheter for reise ved oppdrag i eksisterende bygg vs. nybygg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om all reise- og besøksrisiko ligger i timepris, slik at tilbudsprisen blir riktig og sammenlignbar.

   Kilde: Vedlegg 5 Prisskjema – beskrivelse av timeprisens innhold

8. Rammeavtalen omtaler at oppdrag kan omfatte kontroll «både prosjektering og utførelse», samt at rammeavtalen også kan benyttes utover regelverkets krav. Kan dere beskrive hvilke typiske leveranser/aktivitetstyper dere legger inn i timeprisene ved avrop utover det som er listet i SAK10 kap. 14 (f.eks. omfang knyttet til «utover regelverkets krav»), slik at leverandøren kan prise korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ukjent omfang utover minimum kontrollkrav kan gi betydelig kostnadsusikkerhet dersom det ikke er tydelig hva som typisk avropes.

   Kilde: Oppdraget – «Rammeavtalen skal også kunne benyttes… utover regelverkets krav» og «Vedlegg 5 prisskjema»

9. Forsikring: I rammeavtalen (vedlegg 1a) står det at leverandøren skal ha ansvarsforsikring og at forsikringsbevis skal fremlegges før kontraktsinngåelse. I vedlegg 1b (avrop) pkt. 5 «Forsikring» står det at forsikringsbevis og vilkår skal forelegges innen 30 dager etter at kontraktsarbeidet er bestilt, og at oppdragsgiver ikke plikter å betale avdrag før dokumentasjonen er mottatt. Kan dere avklare hvilket tidspunkt som faktisk gjelder ved avrop: gjelder 30-dagersfrist for bestilt oppdrag uavhengig av at forsikring kreves før rammeavtalen signeres, eller er 30-dagersfrist primært en særregel for avropssituasjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet i forsikringsleveranse og betalingsforutsetninger påvirker cashflow og leverandørens risikobildet ved oppstart.

   Kilde: Vedlegg 1a – «Forsikring» og Vedlegg 1b – «Forsikring (NS 8404 pkt. 5.2)»

10. Underleverandør/innleie og forhåndsgodkjenning: I konkurransegrunnlaget pkt. 2.11 «Godkjenning av underleverandør» fremgår det at alle underleverandører skal skriftlig forhåndsgodkjennes før de starter arbeidet, og at oppdragsgivers aksept av tilbudet ikke innebærer godkjenning. Kan dere bekrefte om samme regel gjelder også for endringer i personell innenfor leverandørens egen organisasjon (f.eks. bytte av navngitt ressurs), og i så fall hvilken prosess og tidsfrist dere normalt legger til grunn for forhåndsgodkjenning?

    Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå brudd som kan få kontraktsmessige konsekvenser, trenger leverandøren å forstå om forhåndsgodkjenning gjelder ressursendringer og hvor raskt oppdragsgiver behandler forespørsler.

    Kilde: Konkurransegrunnlag – «Godkjenning av underleverandør» (pkt. 2.11)