Rådgivning og flyttetjenester til helseforetakene i Helse sør-øst

Sykehusinnkjøp HF gjennomfører åpen anbudskonkurranse for rammeavtale med én leverandør om rådgivning og flyttetjenester for helseforetakene i Helse Sør-Øst. Formålet er bistand til kartlegging, prosjektrådgivning/koordinering i forkant og gjennomføring av flytteprosess (logistikk, planlegging, transport/flytting, demontering/montering av IT/AV/møbler, mannskap, materiell) med fokus på økonomisk forutsigbarhet, minimal driftsforstyrrelse og klima/miljø (bl.a. utslippsfrie kjøretøy). Estimert verdi ca. 42 MNOK ekskl. mva., maksimal ca. 50 MNOK over hele avtaleperioden. Rammeavtalen har varighet 2 år, med forlengelse inntil 1 år av gangen, maks samlet 4 år. Oppstart av avtale 01.01.2027.

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister/handelsregister i etableringslandet.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet. (ESPD brukes som foreløpig dokumentasjon i KGV).

  Kilde: Pkt. 5.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten (tilstrekkelig menes oppnådd kredittrating A eller bedre).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste regnskapstall (ikke eldre enn 3 måneder). Omsetningstall siste 3 regnskapsår må fremgå (evt. årsregnskap). Ved bruk av morselskapsgaranti: regnskap for morselskap. Nystartede: regnskap og revisjonsberetning for driftstiden. Kan også inngis bankgaranti med tilsvarende sikkerhet.

  Kilde: Pkt. 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet (tekniske og faglige kvalifikasjoner).

  Dokumentasjon: Oversikt over de 3 viktigste oppdragene siste 3 år med kontraktsverdi, tidspunkt/levering, og navn på mottaker (via vedlegg «Svarskjema referanser/CV»). Redegjørelse for bemanningssituasjonen siste 3 år. Angivelse om underleverandør skal brukes og evt. hvor stor del (vedlegg «Forpliktelseserklæring»).

  Kilde: Pkt. 5.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandør skal ha kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon som viser kvalitetssikringssystemets innhold, minimum beskrivelse inkl. kontrollplaner og sjekklister relevant for kontrakten. Kan vedlegges attest for kvalitetssikringssystem fra uavhengige organer (f.eks. ISO 9001:2008).

  Kilde: Pkt. 5.4 Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: ESPD for både tilbyder og støttende virksomhet (elektronisk i KGV). Forpliktelseserklæring(er) som dokumenterer rådighet over nødvendige ressurser. Dokumentasjon også for støttende virksomhets oppfyllelse av relevant kvalifikasjonskrav.

  Kilde: Pkt. 5.5 Støtte fra andre virksomheter

• Tilbud skal leveres via oppdragsgivers KGV for gjeldende delkontrakt; systemet tillater ikke levering etter frist.Kilde: Pkt. 3.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudets vedlegg skal leveres med korrekt merking (leverandør og innhold) og filnavn iht. angitt struktur.Kilde: Pkt. 3.2 Tilbudets utforming
• Følgende dokumenter skal inngå/lastes opp (oppgitt med format og navn): Tilbudsbrev (Word), Prisskjema (Excel), Kravspesifikasjon (Excel), Bruksanvisning og begrunnelse for sladding (Word), Sladdet versjon av tilbudet (PDF/Word), Egenerklæring om russisk involvering (PDF), Kjøretøy (Excel), Svarskjema referanser/CV (Word), Kontaktpunkter Leverandør (Word), evt. forpliktelseserklæring (PDF) og evt. morselskapsgaranti (PDF) samt øvrige vedlegg.Kilde: Pkt. 3.2 Tilbudets utforming
• Alternative tilbud og parallelle tilbud aksepteres ikke.Kilde: Pkt. 3.3-3.4
• Tilbud skal være skrevet på norsk, svensk eller dansk.Kilde: Pkt. 3.5 Språk
• Eventuelle forbehold må oppgis i Tilbudsbrev og være presise og entydige.Kilde: Pkt. 3.6 Forbehold
• Tilbudet skal vedstås i 6 måneder fra tilbudsfrist.Kilde: Pkt. 3.7 Vedståelsesfrist
• Egenerklæring om russisk involvering skal leveres utfylt med tilbudet.Kilde: Pkt. 2.5 Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering
• Sladdet versjon: tilbyder skal levere sladdet versjon av tilbudet (eget vedlegg) og fylle ut bruksanvisning/ begrunnelse for sladding med vurdering av taushetsbelagte opplysninger og begrunnelse.Kilde: Pkt. 3.9 Offentlighet + Vedlegg_6 Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

19.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale med én leverandør; elektronisk samhandling (EHF) og bestillings-/fakturarutiner via avtale.Kilde: Vedlegg_4 Rammeavtale (avrop/bestilling, fakturering) + Vedlegg_8 Elektronisk samhandlingsavtale
• Leverandøren skal ha kvalitetssikringssystem og kontrollrutiner for å sikre krav til kvalitet/avvik (og sørge for nødvendig utstyr/materiell).Kilde: Vedlegg_4 Rammeavtale, pkt. 3.2.1 Kvalitetssikring
• Leverandøren har ansvar for personell kvalifikasjoner, utskifting, og (der tilbudet peker ut nøkkelpersonell) krav om kundegodkjenning ved utskifting; leverandøren bærer kost ved kompetanseoverføring.Kilde: Vedlegg_4 Rammeavtale, pkt. 3.2.2 Leverandørens personell
• Bruk/utskifting av underleverandør krever skriftlig godkjenning fra Kunden (kan ikke nektes uten saklig grunn); leverandørens kontraktsansvar endres ikke.Kilde: Vedlegg_4 Rammeavtale, pkt. 3.2.3 Bruk av underleverandør
• Kontraktskrav til etisk handel/menneskerettigheter: etterlevelse i leverandørkjeden, aktsomhetsvurderinger, policys/rutiner, risikoanalyser og oppfølging; rapportering ved funn.Kilde: Vedlegg_11 Kontraktskrav til etisk handel
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandøren skal sikre minstekrav etter allmenngjorte tariffavtaler/landsomfattende tariffavtaler og at også avtaler med underleverandører har tilsvarende forpliktelser; egenrapportering innen én måned etter kontraktsignering.Kilde: Vedlegg_9_Egenrapportering akrim (Generelt) + Vedlegg_4 Rammeavtale (pkt. 3.2.6.2 referert i teksten) + pkt. 2.4 i konkurransebestemmelsene
• Internasjonale sanksjoner: leverandøren skal påse at den og underleverandører ikke omfattes; manglende oppfyllelse kan utgjøre vesentlig mislighold.Kilde: Vedlegg_4 Rammeavtale, pkt. 3.2.8 Internasjonale sanksjoner + Pkt. 2.5 i konkurransebestemmelsene
• Bærekraft: leverandøren skal jobbe aktivt for å redusere miljø-/klimapåvirkning og levere i tråd med krav i bilag 2 og bilag 7 (kontraktskrav etisk handel).Kilde: Vedlegg_4 Rammeavtale, pkt. 3.2.6 Bærekraft

• Konkurransebestemmelsene viser referanser til flere detaljer i vedlegg (f.eks. Kravspesifikasjon og Prisskjema) der konkrete minimumskrav/poenggivning for kvalitet og klima/miljø ikke er gjengitt i den mottatte teksten.
• Rammeavtale- og kontraktskrav er delvis gjengitt via vedlegg; spesifikke avvik/krav som gjelder direkte for flytteoppdragene (utover det som fremgår over) er ikke utpenslet i den viste teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen punkt 1.4 står det at rammeavtalen har varighet 2 år og at den kan forlenges inntil 1 år av gangen, maksimalt samlet 4 år, men også at avtalen forlenges automatisk med mindre Kunden tar andre initiativ. Kan Oppdrager presisere: (1) om forlengelse kan gjøres uten ny tildelingsprosess, (2) om Leverandør kan reservere seg mot forlengelse, og (3) hvilke varslingsfrister som gjelder for forlengelse/ikke-forlengelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens risikobilde og planlegging (bemanning, investeringer og prissetting) over hele avtaleperioden.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf punkt 1.4 / Rammeavtale (forlengelse og oppsigelse).

2. I konkurransebestemmelsene punkt 6.1–6.2 fremgår evaluering for pris (relativ forholdsmessig metode) og kvalitet/klima-miljø (0–10 absolutt metode). Kan Oppdrager gi en nærmere beskrivelse av hvordan poengsettingen praktiseres for henholdsvis «Kvalitet» (30%) og «Klima og miljø» (30%) i kravspesifikasjonen: (1) hvilke delmomenter som inngår, (2) om alle delmomenter vektlegges likt, og (3) om poeng kan trekkes dersom besvarelsen ikke oppnår et definert minstenivå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan kvalitet og klima/miljø konkret gir utslag i poeng for å kunne prise og utforme tilbudet.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf punkt 6.1, 6.2 og 6.3.

3. I konkurransebestemmelsene punkt 6.3 står det at klima og miljø er knyttet til transport og at det er stilt krav om utslippsfrie kjøretøy, kjøremønster, emballasje og CO2-utslipp. Kan Oppdrager bekrefte (1) hvilke konkrete krav som gjelder som «må-krav» (absolutte/avvisningsutløsende) og (2) hvilke elementer som kun er tildelingsrelevante (poenggivende), samt vise til eksakt plassering i Kravspesifikasjonen/Prisskjema?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Skillet mellom tildelingskriterier og minimumskrav avgjør hvordan leverandøren skal utforme leveransen og hvor stor risiko som ligger i tilbudet.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf punkt 6.3 / Kravspesifikasjon (bilag 2) omtalt i konkurransebestemmelsene.

4. Rammeavtalen punkt 5.4 beskriver kundens avbestilling «kostnadsfritt» med 30 dagers varsel før oppstart av tjenesten, men også at kunde ved avbestilling utenom dette skal betale bl.a. et gebyr på 4% av avtalt vederlag for hele oppdraget. Kan Oppdrager presisere hvordan «avtalt vederlag for hele oppdraget» beregnes i praksis når avropets omfang/volum er usikkert eller avropet baseres på timepriser og/eller variable mengder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens prissetting og risiko ved avbestillinger/avrop som kan bli mindre enn antatt.

   Kilde: Rammeavtale_tjenestekjøp.docx punkt 5.4 (Avbestilling).

5. Rammeavtalen punkt 4.2.1–4.2.3 regulerer prisjustering (myndighetsvedtak og KPI). Kan Oppdrager bekrefte: (1) hvilken KPI-indeks og beregningsformel som brukes når KPI justeres, (2) om justering også gjelder timepriser/alle relevante satser i Prisskjema, og (3) om prisjustering skjer automatisk eller krever skriftlig krav/fremsettelse fra part?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå prisjusteringsmekanismen for å kunne kalkulere fremtidig økonomisk risiko og tilby riktige satser.

   Kilde: Rammeavtale_tjenestekjøp.docx punkt 4.2 (Prisjustering).

6. I rammeavtalen punkt 2 (Avrop og bestilling) og punkt 3.2.6 (Bærekraft) fremgår at leverandørens plikter skal oppfylles og at det er krav til bærekraft og oppfølging. Kan Oppdrager utdype avropsprosessen for denne anskaffelsen: (1) hvilke avropstyper som brukes (f.eks. rådgivning/kartlegging/flytteprosess som beskrives i konkurransegrunnlaget), (2) hvilke opplysninger Kunden gir i avropet (tid, lokasjon, estimat, leveranseform), og (3) om det finnes avbestillings- eller endringsmekanismer knyttet til disse fasene utover rammeavtalens generelle bestemmelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å levere konkurransedyktige priser må leverandøren vite hvordan avrop utløses og hva som forventes i hver type flytte-/rådgivningsoppdrag.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf punkt 1.2 (formål/omfang) og Rammeavtale_tjenestekjøp.docx punkt 2 og 5 (Avrop, endring, utsettelse og avbestilling).

7. Kravspesifikasjonen og Prisskjema omtales som grunnlaget for å prise og besvare tildelingskriteriene, men i utdraget er ikke konkrete avrop-/prispost-strukturer synlig. Kan Oppdrager i spørsmålsrunden dele (eller bekrefte henvisning til) hvilke pris-/kostposter i Prisskjema som skal benyttes for: (1) kartlegging, (2) prosjektrådgivning i forkant, og (3) selve flytteprosessen (inkl. transport, demontering/montering av IT/AV/møbler, og materiell), samt om disse postene prises per time, per oppdrag eller per enhet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne bygge korrekt kalkyle og avstemme bemanning/ressursbruk mot riktig prissetting og avtalte leveranser.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf punkt 1.2 (omfang) og punkt 6.1 (Pris evalueres etter prisskjema).

8. Elektronisk samhandling: I Samhandlingsavtalen/elektronisk samhandlingsvedlegg fremgår bl.a. at ordrebekreftelse skal sendes innen 4 timer innen ordinær åpningstid. Kan Oppdrager presisere: (1) hva som anses som «ordinær åpningstid» for Leverandørens plikt, (2) om 4-timerskravet gjelder alle ordretyper og alle helseforetak/enheter, og (3) hvilken kanal/format gjelder hvis EHF ikke er fullt etablert ved avtalestart (unntaksadferd)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en operativ plikt som direkte påvirker organisering, beredskap og systemoppsett; feil forståelse kan gi mislighold/risk ved oppstart.

   Kilde: Vedlegg_8_Elektronisk_samhandlingsavtale_for_Helse_Sør-Øst_RHF.docx (Ordrebekreftelse: 4 timer) og tilhørende avsnitt om EHF/unntak ved avtalestart.

9. Rammeavtalen punkt 3.2.5 (Forsikring) krever at leverandøren skal tegne og opprettholde «forsikringer som er tilstrekkelige» og viser til «ansvars- og risikoforsikring». Kan Oppdrager spesifisere minimumskrav til forsikringsdekning (f.eks. dekningstype, egenandel, forsikringssum/limit) som skal dokumenteres ved forespørsel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelige minimumskrav gjør at leverandøren kan kostnadsberegne riktig og unngå avvik.

   Kilde: Rammeavtale_tjenestekjøp.docx punkt 3.2.5 (Forsikring).