Centre for Humanitarian Dialogue
Hotell- og konferansested i Oslo-området
Bakgrunn
Oppdragsgiver har behov for å inngå avtale om hotell- og konferansested for et planlagt arrangement i Oslo-området. Formålet med anskaffelsen er å sikre en samlet og hensiktsmessig løsning som legger til rette for gjennomføring av arrangementet med overnatting, møter og servering på ett sted.
Arrangementet har et betydelig antall deltakere og forutsetter gode rammer for både faglig gjennomføring og praktisk avvikling. Det er derfor viktig med et profesjonelt og nøytralt arrangementsmiljø, der plenumsal, grupperom og øvrige funksjoner henger godt sammen og bidrar til effektiv logistikk for deltakere og arrangør.
Anskaffelsen skal dekke behovet for en helhetlig arena som reduserer behovet for transport mellom ulike lokasjoner og gir forutsigbarhet i planlegging og gjennomføring. Leverandørene må derfor forstå at sammenheng mellom overnatting, møtelokaler, servering og arrangementsstøtte er sentralt for oppdragsgivers behov.
Beskrivelse av oppdraget
Oppdraget omfatter levering av hotell- og konferansetjenester for et arrangement i Oslo-området, herunder lokaler, overnatting, servering og praktisk støtte på stedet. Leveransen skal understøtte en samlet gjennomføring av arrangementet for deltakere og arrangør over flere dager.
Det etterspørres et hotell- og konferansested som kan tilby overnattingskapasitet, egnede møtelokaler for plenum og gruppearbeid, samt servering i tilknytning til arrangementet. Løsningen skal være tilpasset et arrangement med et større antall deltakere og legge til rette for at sentrale funksjoner er samlet og lett tilgjengelige.
Leveransen skal videre omfatte praktiske tjenester som bidrar til en sømløs gjennomføring, herunder logistikkstøtte på stedet, skilting, garderobeløsning og en dedikert kontaktperson gjennom hele arrangementet. Det legges vekt på at leverandøren kan tilby et profesjonelt og velfungerende arrangementsmiljø med god helhet i leveransen.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Oppdraget gjelder levering av hotell- og konferansetjenester i Oslo-området for et arrangement (14.–17. juni 2027, også 2028 og 2029). Leveransen skal omfatte hotellovernatting, plenumsal, grupperom, servering og praktisk arrangementsstøtte på ett og samme sted, inkludert dedikert kontaktperson, logistikkstøtte, skilting og garderobeløsning.
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Skatteattest: Leverandøren skal fremlegge skatteattest som bekrefter at skatter og avgifter er betalt (verifiseres automatisk via eBevis, krever samtykke i Altinn).
Dokumentasjon: Skatteattest (verifisering via eBevis/Altinn).
Kilde: Kvalifikasjonskrav – Nr. 1 Skatteattest
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Elektronisk innlevering av tilbud.Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk innlevering (Påkrevd)
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 05.10.2026
- Språk
- norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Miljø | 30 % | Vurdering av miljøegenskaper ved leveransen, for eksempel leverandørens tiltak for å redusere klima- og miljøbelastning knyttet til drift av hotell- og konferansetjenester, servering og arrangementsgjennomføring. |
| Pris | 35 % | Evaluering av samlet tilbudt pris for hotell- og konferanseleveransen, herunder overnatting, møtelokaler, servering og øvrige etterspurte arrangementstjenester. |
| Kvalitet og funksjonalitet i leveransen | 35 % | Vurdering av hvor godt tilbudt hotell- og konferansested dekker behovet for en helhetlig gjennomføring, herunder kapasitet på overnatting, egnet plenumsal og grupperom, nærhet mellom funksjoner, serveringsopplegg, logistikkstøtte, skilting, garderobeløsning og dedikert kontaktperson. |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Kontrakten skal levere hotellovernatting, plenumsal, grupperom, servering og arrangementsstøtte samlet på ett og samme sted (ikke ordinær transport mellom ulike lokasjoner).Kilde: Kravspesifikasjon – 1.1 Tilbudt løsning skal omfatte ... på ett og samme sted
- Stedet må være lokalisert i Oslo-området (Oslo eller nærliggende område med naturlig tilknytning til Oslo).Kilde: Kravspesifikasjon – 1.2 Tilbudt sted skal være lokalisert i Oslo-området
- Leveransen skal inkludere dedikert kontaktperson (fast kontaktpunkt før og under arrangementet).Kilde: Kravspesifikasjon – 1.3 Dedikert kontaktperson
- Leveransen skal inkludere garderobeløsning og nødvendig skilting (for å lede deltakere mellom relevante funksjoner).Kilde: Kravspesifikasjon – 1.4 Garderobeløsning og skilting
- Tilby og beskrive plenumsal egnethet og kapasitet for hovedsamlinger (kapasitet, oppsettmuligheter, plassforhold, tilgjengelighet m.m.).Kilde: Kravspesifikasjon – 2.1 Plenumsal
- Oppgi antall grupperom som kan benyttes samtidig.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.2 Antall grupperom
- Beskriv sammenheng/plassering mellom plenum, grupperom, serveringsområder og overnattingsrom (intern logistikk/gangavstander og helhet).Kilde: Kravspesifikasjon – 2.3 Sammenhengen mellom funksjoner
- Oppgi antall overnattingsrom som kan stilles til disposisjon.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.4 Antall overnattingsrom
- Beskriv fleksibilitet ved endringer i deltakerantall eller program (tilpasning av lokaler/romkapasitet).Kilde: Kravspesifikasjon – 2.5 Fleksibilitet i lokalene
- Beskriv arrangementsstøtte på stedet for sømløs gjennomføring (mottak, koordinering, løpende avklaringer, bistand ved rombytter, praktiske behov).Kilde: Kravspesifikasjon – 3.1 Arrangementsstøtte
- Beskriv skilting/deltakerflyt og intern logistikk (ankomst, pauser, forflytning, veivisning).Kilde: Kravspesifikasjon – 3.2 Skilting og deltakerflyt
- Beskriv hvordan stedet legger til rette for profesjonelt og nøytralt arrangementsmiljø (skjerming, atmosfære, egnethet).Kilde: Kravspesifikasjon – 3.3 Profesjonelt og nøytralt arrangementsmiljø
- Beskriv kontaktpunkt/koordinering før og under arrangementet (avklaringspunkter, tilgjengelighet, håndtering av løpende behov).Kilde: Kravspesifikasjon – 3.4 Kontaktpunkt og koordinering
- Beskriv serveringsopplegg (måltider/pauser, kapasitet og praktisk avvikling knyttet til programmet).Kilde: Kravspesifikasjon – 4.1 Serveringsopplegg
- Miljø- og klimaegenskaper: vurdering av leverandørens tiltak for å redusere klima- og miljøbelastning ved drift/servering/arrangement.Kilde: Kravspesifikasjon – 4.2 Miljø- og klimaegenskaper
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Ingen eksplisitt kontraktsvarighet er fastsatt (sluttdato foreløpig ikke fastsatt), utover oppstart 7. juni 2027 og opsjoner/rammevarighet.
- Dokumentteksten inneholder ikke konkrete krav til tilbudets innhold/format utover at språk tillates å være engelsk og at innlevering er elektronisk; detaljert liste over hva som skal leveres i tilbudet mangler.
- Eventuelle kvalifikasjonskrav utover skatteattest er ikke oppgitt i den gjengitte teksten.
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
Kan dere presisere/fastsette forventet deltakerantall (og eventuelt endringsintervall) for arrangementet 14.–17. juni 2027, slik at vi kan prise riktig kapasitet for overnatting, plenum, grupperom og servering?
Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelings- og kravpunkter for kapasitet (rom, grupperom, plenum) forutsetter tallgrunnlag for korrekt prising og dimensjonering.
Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.1, 2.2, 2.4 og 4.1; Varighet/Tilleggsinformasjon (arrangement 14.–17. juni 2027).Hvordan ønsker dere at vi skal oppgi/avgrense lokal kapasitet for plenumsal og grupperom (f.eks. oppsettstyper som kino/skole/klasserom, areal, møbleringsalternativer, AV-utstyr og romstørrelser)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Kravene ber om beskrivelse av egnethet, kapasitet, oppsettmuligheter og praktiske forhold, men det er uklart hvordan dere vil at dette skal dokumenteres i tilbudet.
Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.1 og 2.2.Kan dere bekrefte forventet geografisk avgrensning av «Oslo-området» for krav 1.2, og angi om det aksepteres nærliggende kommuner, samt hvilken maksimal reisetid/gangavstand dere legger til grunn for at kravet anses oppfylt?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leveransen må ligge i Oslo-området. En presisering av avstand/reisetid reduserer risiko for at tilbudet ikke oppfyller kravet.
Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.2.Hvilke datoer/tidsrammer skal være inkludert i planlegging og gjennomføring for avtalen for arrangementet (sjekk-inn/sjekk-ut, oppsett-/riggtider, møtedøgn, samt eventuelle krav til tidlig tilgjengelighet til plenum og grupperom)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Servering og lokalbruk vurderes i flere kravpunkter. Tidsrammer påvirker bemanning, pris og kapasitet.
Kilde: Konkurransedetaljer (oppsettstart 7. juni 2027) og kravspesifikasjon punkt 3.1, 4.1 samt 2.1–2.3.Kan dere utdype hva dere legger i «dedikert kontaktperson» (f.eks. stillingsnivå/rolle, tilgjengelighet i timer/dager, språk, og om kontaktpersonen skal være til stede fysisk på stedet under hele arrangementet)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan forstås ulikt. Tydelighet om forventninger gir grunnlag for riktig ressursprising og leveranseplan.
Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.3 og 3.4.For garderobe og skilting: hvilke konkrete behov ønsker dere at vi dekker (f.eks. antall garderobestasjoner/kapasitet, behov for navnelapper/numre, flyt fra ankomst til plenum, og om det er krav til skilting i bestemte soner/rom)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet er ytelsesbeskrevet, men krever dimensjonering. Uten operasjonelle krav kan leveransen bli feilpriset eller vurdert ulikt.
Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.4 og 3.2.Kan dere beskrive hvilke typer praktiske støttefunksjoner dere forventer i «arrangementsstøtte på stedet» (f.eks. resepsjon/mottak, koordinering mot møterom, håndtering av rombytter, støtte til teknikk/AV, og eventuelle sikkerhets-/vaktoppgaver)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver vurderer kvaliteten på arrangementsstøtte. Leverandøren trenger tydelig forventningsprofil for å levere korrekt og prise riktig.
Kilde: Kravspesifikasjon punkt 3.1.I serveringsdelen: hvilke måltider og serveringspunkter skal leveransen omfatte (f.eks. frokost, lunsj, middag, kaffepauser/refreshments, eventuelle allergi-/dietthensyn, og kapasitet per serveringstidspunkt)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Servering er en sentral prisdriver og kvalitetskriterium. Ulike antakelser kan gi betydelig avvik i tilbudspris.
Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4.1 og tildelingskriteriet «Kvalitet og funksjonalitet i leveransen» (serveringsopplegg).Tildelingskriteriet for pris bruker en formel med p_max = høyeste tilbudte pris × 2. Kan dere forklare hvordan denne referanseprisen beregnes i praksis (f.eks. om p_max alltid blir høyeste tilbudspris×2 uavhengig av antall tilbud), og om det finnes krav til hvilken del av prisen som skal inngå i «samlet tilbudt pris»?
Hvorfor det er verdt å spørre: Prisevalueringen kan gi uventede utslag. For å optimalisere tilbudet må vi forstå hvilke priselementer og referansegrunnlag som inngår.
Kilde: Tildelingskriterier: «Pris» (prisberegningsmetode/formel) og «Pris» vekting 35%.Vi ser at varighet/sluttdato ikke er fastsatt, og at total mulig varighet er 4,5 år med opsjoner 1+1 år. Kan dere presisere om avtalen innebærer arrangementer i 2027, 2028 og 2029 (og i så fall eksakte datoer/varighet per år), og hvilke leveranseforpliktelser som gjelder i opsjonsperiodene?
Hvorfor det er verdt å spørre: Rammevarighet og opsjoner påvirker kapasitetsavtaler, bemanning og kommersiell risiko. Tydelig plan for fremtidige år gir korrekt prising og lavere risiko.
Kilde: Konkurransedetaljer (Varighet/opsjoner/total mulig varighet og tilleggsinformasjon om 2028 og 2029) samt «Varighet: sluttdato foreløpig ikke fastsatt».
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →