Abakus AS

SK-26-01 Bemanningstjenester helse

KonkurranseKunngjøring av konkurranseAktiv

Bakgrunn

Skjåk kommune er oppdragsgiver i anskaffelsen. Abakus AS gjennomfører anskaffelsen på vegne av oppdragsgiver og skal etablere en rammeavtale for bemanningstjenester innen helse og omsorg for å sikre stabil, forsvarlig og forutsigbar drift i kommunens tjenester. Behovet omfatter både planlagt fravær, som ferie og permisjoner, og uforutsett fravær, som sykefravær og ekstraordinære situasjoner.

Det er behov for rask tilgang til kvalifisert helsepersonell, særlig i perioder med høy belastning som sommerferie, helger og høytider. Det er viktig at innleid personell kan settes inn med kort oppstartstid, og at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet til å dekke både kortvarige og lengre oppdrag.

Anskaffelsen gjennomføres også fordi kommunen har behov for en midlertidig løsning frem til Vågå kommune går inn i en felles anskaffelse i Nord-Gudbrandsdalen. Rammeavtalen skal dermed sikre kontinuitet i tjenestene frem til ny felles avtale er etablert.

Det legges vekt på at leveransen holder høy kvalitet, og at leverandøren bidrar til seriøse og forsvarlige bemanningsløsninger i tråd med gjeldende regelverk, relevante tariffmessige forhold og krav til dokumentert kompetanse.

Beskrivelse av oppdraget

Leveransen omfatter i hovedsak sykepleiere, helsefagarbeidere, og vernepleiere til oppdrag av varierende omfang og varighet. Det er særlig behov for tilgjengelig personell i sommerferieperioden, ved helg og høytid, samt sykepleiere som kan stilles på kort varsel.

Oppdragsgiver har behov for leverandør(er) med god tilgang på relevante vikarer og med rutiner som sikrer effektiv bestilling, tett oppfølging og rask håndtering av avvik eller behov for bytte av personell. Leverandøren må kunne levere personell med nødvendig dokumentasjon, autorisasjoner og kvalifikasjoner slik at oppdrag kan starte raskt og forsvarlig.

Estimert årlig uttak under rammeavtalen er om lag kr 1 500 000 ekskl. mva. Estimatet er basert på historisk forbruk og forventet behov, og medfører ingen kjøpeplikt. Rammeavtalen planlegges å gjelde frem til 23.11.2027.

Når det oppstår behov for helsevikar(er) kontaktes først leverandør A. Dersom leverandør A ikke kan levere innen tidsfrist oppgitt i bestillingen, går forespørsel til leverandør B med samme betingelser. Dersom leverandør B ikke kan levere, går forespørselen til leverandør C.

Det forutsettes at leverandør A har kapasitet til å levere i de fleste tilfeller, spesielt når det gjelder planlagte uttak. Dersom leverandøren ikke har mulighet til å levere, plikter denne å oppgi dette, uten ugrunnet opphold. Oppdraget går da videre til neste leverandør i prioritert rekkefølge.

Fra kunngjøringen · Doffin

Del 1: Kjøper

1.1 Kjøper
Offisielt navn
Abakus AS
Juridisk type kjøper
Kommunale myndigheter
Oppdragsgivers virksomhet
Alminnelig offentlig tjenesteyting
1.1 Kjøper
Offisielt navn
Skjåk kommune
Juridisk type kjøper
Kommunale myndigheter
Oppdragsgivers virksomhet
Alminnelig offentlig tjenesteyting

Del 2: Prosedyre

2.1 Prosedyre
Tittel
SK-26-01 Bemanningstjenester helse
Beskrivelse
Bakgrunn Skjåk kommune er oppdragsgiver i anskaffelsen. Abakus AS gjennomfører anskaffelsen på vegne av oppdragsgiver og skal etablere en rammeavtale for bemanningstjenester innen helse og omsorg for å sikre stabil, forsvarlig og forutsigbar drift i kommunens tjenester. Behovet omfatter både planlagt fravær, som ferie og permisjoner, og uforutsett fravær, som sykefravær og ekstraordinære situasjoner. Det er behov for rask tilgang til kvalifisert helsepersonell, særlig i perioder med høy belastning som sommerferie, helger og høytider. Det er viktig at innleid personell kan settes inn med kort oppstartstid, og at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet til å dekke både kortvarige og lengre oppdrag. Anskaffelsen gjennomføres også fordi kommunen har behov for en midlertidig løsning frem til Vågå kommune går inn i en felles anskaffelse i Nord-Gudbrandsdalen. Rammeavtalen skal dermed sikre kontinuitet i tjenestene frem til ny felles avtale er etablert. Det legges vekt på at leveransen holder høy kvalitet, og at leverandøren bidrar til seriøse og forsvarlige bemanningsløsninger i tråd med gjeldende regelverk, relevante tariffmessige forhold og krav til dokumentert kompetanse. Beskrivelse av oppdraget Leveransen omfatter i hovedsak sykepleiere, helsefagarbeidere, og vernepleiere til oppdrag av varierende omfang og varighet. Det er særlig behov for tilgjengelig personell i sommerferieperioden, ved helg og høytid, samt sykepleiere som kan stilles på kort varsel. Oppdragsgiver har behov for leverandør(er) med god tilgang på relevante vikarer og med rutiner som sikrer effektiv bestilling, tett oppfølging og rask håndtering av avvik eller behov for bytte av personell. Leverandøren må kunne levere personell med nødvendig dokumentasjon, autorisasjoner og kvalifikasjoner slik at oppdrag kan starte raskt og forsvarlig. Estimert årlig uttak under rammeavtalen er om lag kr 1 500 000 ekskl. mva. Estimatet er basert på historisk forbruk og forventet behov, og medfører ingen kjøpeplikt. Rammeavtalen planlegges å gjelde frem til 23.11.2027. Når det oppstår behov for helsevikar(er) kontaktes først leverandør A. Dersom leverandør A ikke kan levere innen tidsfrist oppgitt i bestillingen, går forespørsel til leverandør B med samme betingelser. Dersom leverandør B ikke kan levere, går forespørselen til leverandør C. Det forutsettes at leverandør A har kapasitet til å levere i de fleste tilfeller, spesielt når det gjelder planlagte uttak. Dersom leverandøren ikke har mulighet til å levere, plikter denne å oppgi dette, uten ugrunnet opphold. Oppdraget går da videre til neste leverandør i prioritert rekkefølge.
Prosedyreidentifikator
72a826fe-7ae9-4747-bb6d-65bc84cb56c5
Intern identifikator
cmt8ic3uk000504jogp6vgku6
Type prosedyre
Åpen
Prosedyren er en hasteprosedyre, Usann
Begrunnelse for den akselererte prosedyren
Hovedtrekkene i prosedyren
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre dialog gjennom forhandlinger med en eller flere av leverandørene som inngir tilbud i konkurransen. Forhandlingene vil kunne gjelde alle sider av tilbudene. Utvelgelsen av hvem det vil forhandles med vil bli foretatt etter en vurdering av tildelingskriteriene. Forhandlinger blir ikke gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer at forhandlinger ikke er hensiktsmessig. Dialog i form av rettinger/avklaringer gjennomføres ved behov. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kommunikasjonsmodulen i Hyyr.
2.1.1 Hensikt
Kontraktens art
Tjenester
Hoved klassifisering
Helse- og sosial tjenesteyting
Ytterligere klassifisering
Formidling av medisinsk personal
Ytterligere klassifisering
Tjenesteytelser innen helsevesenet
Ytterligere klassifisering
Tjenester som utføres av helse-/pleiepersonell
Ytterligere klassifisering
Sykepleietjenester
Ytterligere klassifisering
Formidling av pleiepersonal
Ytterligere klassifisering
Formidling av personale, inkludert midlertidig personale
Ytterligere klassifisering
Rekrutteringstjenester
2.1.2 Sted for gjennomføring
Postadresse
Moavegen 30
By
Skjåk
Postnummer
2690
Underenhet i land
Innlandet (NO020)
Land
Norge
Tilleggsinformasjon
Norge
2.1.3 Verdi
Anslått verdi eksklusiv merverdiavgift, Norwegian krone
1,300,000
2.1.4 Generell informasjon
Rettslig grunnlag
Annet
2.1.6 Grunnlag for avvisning
Sources of grounds for exclusion
Procurement Document

Del 5: Delkontrakt

5.1 Delkontrakt LOT-0001
Tittel
SK-26-01 Bemanningstjenester helse
Beskrivelse
Bakgrunn Skjåk kommune er oppdragsgiver i anskaffelsen. Abakus AS gjennomfører anskaffelsen på vegne av oppdragsgiver og skal etablere en rammeavtale for bemanningstjenester innen helse og omsorg for å sikre stabil, forsvarlig og forutsigbar drift i kommunens tjenester. Behovet omfatter både planlagt fravær, som ferie og permisjoner, og uforutsett fravær, som sykefravær og ekstraordinære situasjoner. Det er behov for rask tilgang til kvalifisert helsepersonell, særlig i perioder med høy belastning som sommerferie, helger og høytider. Det er viktig at innleid personell kan settes inn med kort oppstartstid, og at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet til å dekke både kortvarige og lengre oppdrag. Anskaffelsen gjennomføres også fordi kommunen har behov for en midlertidig løsning frem til Vågå kommune går inn i en felles anskaffelse i Nord-Gudbrandsdalen. Rammeavtalen skal dermed sikre kontinuitet i tjenestene frem til ny felles avtale er etablert. Det legges vekt på at leveransen holder høy kvalitet, og at leverandøren bidrar til seriøse og forsvarlige bemanningsløsninger i tråd med gjeldende regelverk, relevante tariffmessige forhold og krav til dokumentert kompetanse. Beskrivelse av oppdraget Leveransen omfatter i hovedsak sykepleiere, helsefagarbeidere, og vernepleiere til oppdrag av varierende omfang og varighet. Det er særlig behov for tilgjengelig personell i sommerferieperioden, ved helg og høytid, samt sykepleiere som kan stilles på kort varsel. Oppdragsgiver har behov for leverandør(er) med god tilgang på relevante vikarer og med rutiner som sikrer effektiv bestilling, tett oppfølging og rask håndtering av avvik eller behov for bytte av personell. Leverandøren må kunne levere personell med nødvendig dokumentasjon, autorisasjoner og kvalifikasjoner slik at oppdrag kan starte raskt og forsvarlig. Estimert årlig uttak under rammeavtalen er om lag kr 1 500 000 ekskl. mva. Estimatet er basert på historisk forbruk og forventet behov, og medfører ingen kjøpeplikt. Rammeavtalen planlegges å gjelde frem til 23.11.2027. Når det oppstår behov for helsevikar(er) kontaktes først leverandør A. Dersom leverandør A ikke kan levere innen tidsfrist oppgitt i bestillingen, går forespørsel til leverandør B med samme betingelser. Dersom leverandør B ikke kan levere, går forespørselen til leverandør C. Det forutsettes at leverandør A har kapasitet til å levere i de fleste tilfeller, spesielt når det gjelder planlagte uttak. Dersom leverandøren ikke har mulighet til å levere, plikter denne å oppgi dette, uten ugrunnet opphold. Oppdraget går da videre til neste leverandør i prioritert rekkefølge.
Intern identifikator
cmt8ic3vy000804jozzab1ipb
5.1.1 Hensikt
Kontraktens art
Tjenester
Hoved klassifisering
Helse- og sosial tjenesteyting
Ytterligere klassifisering
Formidling av medisinsk personal
Ytterligere klassifisering
Tjenesteytelser innen helsevesenet
Ytterligere klassifisering
Tjenester som utføres av helse-/pleiepersonell
Ytterligere klassifisering
Sykepleietjenester
Ytterligere klassifisering
Formidling av pleiepersonal
Ytterligere klassifisering
Formidling av personale, inkludert midlertidig personale
Ytterligere klassifisering
Rekrutteringstjenester
5.1.2 Sted for gjennomføring
Postadresse
Moavegen 30
By
Skjåk
Postnummer
2690
Underenhet i land
Innlandet (NO020)
Land
Norge
Tilleggsinformasjon
Norge
5.1.3 Anslått varighet
Varighet, Måned
12
5.1.5 Verdi
Anslått verdi eksklusiv merverdiavgift, Norwegian krone
1,300,000
5.1.6 Generell informasjon
Reservert deltakelse
Ingen
Anskaffelsesprosjekt ikke finansiert med EU-midler.
5.1.9 Utvelgelseskriterier
Sources of selection criteria
Procurement Document
Kriterium
5.1.10 Tildelingskriterier
Kriterium
Type
Kvalitet
Navn
Oppfølging av oppdragsgiver og vikar
Beskrivelse
Tilbyder skal beskrive sitt system for oppfølging av både sine vikarer som er utleid og oppdragsgiver, for å sikre at alle krav til leveransen som er satt i kravspesifikasjonen blir ivaretatt, herunder spesielt kravene i arbeidsmiljøloven. Det vil bli lagt spesiell vekt på leverandørens system og arbeid for å sikre at vikarenes arbeidsforhold følger arbeidsmiljøloven, og leverandørens håndtering av avvik ved tilbudt vikar. For oppfølging av oppdragsgiver vil det legges vekt på systemer og rutiner hos leverandør for å sikre at vilkårene i avtalen, og særskilt kravspesifikasjonen, ivaretas.
Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)
Tildelingskriterium - tallverdi
60
Kriterium
Type
Pris
Navn
Pris
Beskrivelse
Under dette kriteriet vurderes tilknyttet prisskjema.
Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)
Tildelingskriterium - tallverdi
40
Kriterium
Type
Kvalitet – unntak fra klima- og miljøkrav i norsk anskaffelsesregelverk: Anskaffelsen har uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning (skal begrunnes)
Navn
Klima og miljø
Beskrivelse
Anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig
Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)
Tildelingskriterium - tallverdi
0
Beskrivelse av metoden som skal benyttes dersom vektingen ikke kan uttrykkes ved kriterier
Begrunnelse for ikke å angi vektingen av tildelingskriteriene
5.1.11 Anskaffelsesdokumenter
5.1.12 Vilkår for anskaffelsen
Vilkår for innlevering
Elektronisk innlevering
Obligatorisk
Språk som anbud eller forespørsler om å delta kan sendes inn på
norsk, English
Elektronisk katalog
Ikke tillatt
Tilbyder kan inngi mer enn ett tilbud
Ikke tillatt
Frist for mottak av tilbud
19.10.2026 12:00
Frist til anbudet må være gyldig, Dag
90
Vilkår for kontrakt
Gjennomføringen av kontrakten skal skje innenfor rammen av programmer for vernet sysselsetting
Nei
Betingelser knyttet til utførelsen av kontrakten
Se konkurransegrunnlaget
eFaktura
Obligatorisk
Elektronisk bestilling vil bli brukt, Usann
Elektronisk betaling vil bli brukt, Usann
Finansiell ordning
Se konkurransegrunnlaget
5.1.15 Teknikker
Rammeavtale
Rammeavtale med gjenåpning av konkurransen
Maks antall deltakere
3
Informasjon om den dynamiske innkjøpsordningen
Ingen
5.1.16 Nærmere informasjon, mekling og revisjon
Virksomhet som gjennomfører klagebehandling
GUDBRANDSDAL TINGRETT -
Virksomhet som gir tilleggsinformasjon om anskaffelsesprosedyren
Abakus AS -
Virksomhet som gir mer informasjon om klagebehandling
GUDBRANDSDAL TINGRETT -
Virksomhet som mottar forespørsler om å delta
Hyyr AS -

Del 8: Virksomheter

8.1 ORG-0001
Offisielt navn
GUDBRANDSDAL TINGRETT
Organisasjonsnummer
935364833
Postadresse
Jul Pettersens gate 2
By
Lillehammer
Postnummer
2615
Underenhet i land
Innlandet (NO020)
Land
Norge
Kontaktpunkt
GUDBRANDSDAL TINGRETT
Rollene til denne virksomheten
Virksomhet som gjennomfører klagebehandling
Virksomhet som gir mer informasjon om klagebehandling
8.1 ORG-0002
Offisielt navn
Hyyr AS
Organisasjonsnummer
924998687
Postadresse
Gaustadalléen 21
By
Oslo
Postnummer
0349
Underenhet i land
Oslo (NO081)
Land
Norge
Kontaktpunkt
Hyyr Support
Telefon
+47 90 63 65 38
Rollene til denne virksomheten
Virksomhet som mottar forespørsler om å delta
8.1 ORG-0003
Offisielt navn
Abakus AS
Organisasjonsnummer
983335543
Postadresse
Postboks 128
By
Engerdal
Postnummer
2440
Underenhet i land
Innlandet (NO020)
Land
Norge
Kontaktpunkt
Abakus AS
Telefon
47476000
Rollene til denne virksomheten
Kjøper
Gruppeleder
Virksomhet som gir tilleggsinformasjon om anskaffelsesprosedyren
8.1 ORG-0004
Offisielt navn
Skjåk kommune
Organisasjonsnummer
961381096
Postadresse
Moavegen 30
By
Skjåk
Postnummer
2690
Underenhet i land
Innlandet (NO020)
Land
Norge
Kontaktpunkt
Skjåk kommune
Telefon
61 21 70 00
Rollene til denne virksomheten
Kjøper

Kunngjøringsinformasjon

Varselidentifikator/-versjon
531b2280-955d-41df-b872-8c6be01ea108 01
Type skjema
Konkurranse
Type varsel
Melding om kontrakt eller konsesjon – standardregime
Varsel utsendelsesdato
14.09.2026 15:19
Språk der denne kunngjøringen er offisielt tilgjengelig
norsk
Anbudsradars gjennomgang av konkurransegrunnlaget

Sammendrag

Anbudsradar
Utdrag basert på konkurransegrunnlaget

Skjåk kommune (via Abakus AS) skal inngå rammeavtale (maks 3 leverandører, minikonkurranse ved avrop) for bemanningstjenester innen helse og omsorg. Behovet gjelder særlig vikarer for sykepleiere, helsefagarbeidere og vernepleiere ved fravær (ferie/permisjon/sykefravær), vakante stillinger, høytider og ekstraordinære hendelser. Rammeavtalen har estimert årlig uttak ca. NOK 1 500 000 ekskl. mva. og gjelder til 23.11.2027. Ved behov kontaktes leverandør A først, deretter B og C ved manglende leveringsmulighet innen bestillingens tidsfrist.

Kvalifikasjonskrav

Anbudsradar
Fra konkurransegrunnlaget
  • Erfaring fra tilsvarende oppdrag: Tilbyder skal dokumentere minimum 3 tilsvarende oppdrag de siste 3 år. Dokumentasjon skal inneholde navn på oppdragsgiver, omfang, innhold og leveringstidspunkt.

    Dokumentasjon: Fremlegg av dokumentasjon som angitt (navn oppdragsgiver, omfang, innhold, leveringstidspunkt) for minst 3 oppdrag siste 3 år.

    Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 1
  • Tilstrekkelig økonomisk kapasitet til gjennomføring av kontrakten.

    Dokumentasjon: Utvidet rapport fra Bisnode (Soliditet) datert etter kunngjøringstidspunktet for konkurransen; alternativt at Abakus innhenter kostnadsfritt dersom den ikke vedlegges.

    Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 2
  • Lovlig etablert foretak.

    Dokumentasjon: Norske firma: Firmaattest fra Brønnøysundregisteret. Utenlandske firma: attester for registrering i faglige register iht. lovgivning i etableringslandet.

    Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 3
  • Miljøledelsessystem for lav miljøbelastning.

    Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystemets rutiner (miljømål/-politikk, strategi, miljømessig forsvarlig utførelse). Kan dokumenteres med egenerklæring eller gyldig sertifikat (Miljøfyrtårn/ISO 14001/EMAS el. tilsvarende).

    Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 4
  • Etablert kvalitetssystem (inkl. H/S/E relevant for kontrakten).

    Dokumentasjon: Redegjørelse for kvalitetssikringssystem inkl. HMS. Kan dokumenteres med gyldig sertifikat (ISO 9001 el. tilsvarende) dersom rutiner er beskrevet i slikt system.

    Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 5
  • Skatteattest.

    Dokumentasjon: Skatteattest som bekrefter at skatter og avgifter er betalt (verifiseres automatisk via eBevis i Altinn med samtykke).

    Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav nr. 6

Krav til tilbudet

Anbudsradar
Fra konkurransegrunnlaget
  • Elektronisk innlevering av tilbud.Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk innlevering: Påkrevd
  • Elektronisk signering av tilbud.Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk signering: Påkrevd
  • Tilbudsspråk: Norsk.Kilde: Innleveringsvilkår – Tillatte språk: Norsk
  • Prisskjema skal leveres i henhold til bilag/prisskjema (bilag 2).Kilde: Vedlegg – Bilag 2: SK-26-01 Prisskjema (2).xlsx (implisitt innleveringsformat)
  • Avtalevilkår (bilag 1) er del av konkurransedokumentasjonen (grunnlag for kontraktsforhold).Kilde: Vedlegg – Bilag 1: SK-26-01 Avtalevilkår.pdf (dokumentpakke)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud
19.10.2026
Språk
norsk
Elektronisk katalog
Ikke tillatt

Tildelingskriterier

Anbudsradar
Fra konkurransegrunnlaget og kunngjøringen
KriteriumVektBeskrivelse
Oppfølging av oppdragsgiver og vikar60 %Tilbyder skal beskrive sitt system for oppfølging av både sine vikarer som er utleid og oppdragsgiver, for å sikre at alle krav til leveransen som er satt i kravspesifikasjonen blir ivaretatt, herunder spesielt kravene i arbeidsmiljøloven. Det vil bli lagt spesiell vekt på leverandørens system og arbeid for å sikre at vikarenes arbeidsforhold følger arbeidsmiljøloven, og leverandørens håndtering av avvik ved tilbudt vikar. For oppfølging av oppdragsgiver vil det legges vekt på systemer og rutiner hos leverandør for å sikre at vilkårene i avtalen, og særskilt kravspesifikasjonen, ivaretas.
Pris40 %Under dette kriteriet vurderes tilknyttet prisskjema.
Klima og miljø0 %Anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig

Viktige kontraktskrav

Anbudsradar
Fra konkurransegrunnlaget
  • Rammeavtale: ingen kjøpeplikt; oppdragsgiver bestiller avrop etter avtale, og leverandør skal ha levert kapasitet i henhold til bestillingsfrister. Oppdrag går i prioritert rekkefølge A→B→C ved manglende levering innen tidsfrist.Kilde: Oppdragsbeskrivelse (kontakt A/B/C) samt Avtalevilkår – punkt 3 AVROP/BESTILLING og punkt 7.1
  • Leverandør skal være registrert i Arbeidstilsynets register over bemanningsforetak og til enhver tid oppfylle krav for lovlig utleie av arbeidskraft.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.1 Registrering som bemanningsforetak (Må-krav)
  • Arbeidsgiveransvar: leverandøren har arbeidsgiveransvar for vikarene (lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift, skatt, sykepenger, forsikringer og lovpålagte forpliktelser).Kilde: Kravspesifikasjon – 2.2 Arbeidsgiveransvar (Må-krav)
  • Likebehandling og lønns- og arbeidsvilkår i tråd med regelverk ved innleie; lønnsnivå minimum tariff/lokale avtaler; leverandøren bekrefter oppfyllelse.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.3 og 2.4/2.3 (Må-krav, likebehandling)
  • Oppdragsgiver har rett til innsyn i leverandørens lønns- og arbeidsvilkår for vikarer i den grad nødvendig for kontroll.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.4 (Må-krav)
  • Ingen trekk i vikarens lønn for kostnader (bolig, reise, autorisasjon, kurs el.) med mindre lovlig og skriftlig avtalt.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.5 (Må-krav)
  • Før oppstart skal leverandøren kunne fremlegge nødvendig dokumentasjon for tilbudt personell (autorisasjon/kvalifikasjoner der kreves).Kilde: Kravspesifikasjon – 1.4 (Må-krav)
  • Autorisasjon/HPR: personell som krever autorisasjon skal ha gyldig norsk autorisasjon før oppstart; HPR-nummer oppgis før oppstart og dokumentasjon kan fremlegges på forespørsel.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.1 (Må-krav)
  • Medisinkurs/legemiddelhåndtering: gyldig kurs/medisinkurs før oppstart ved oppdrag som krever det; tidspunkt for siste gjennomføring skal kunne oppgis.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.2 (Må-krav)
  • Språk: norsk språkkompetanse minimum nivå B2 (muntlige og skriftlige ferdigheter) og dokumenterbar oppfyllelse.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.3 (Må-krav)
  • Politiattest: leverandøren skal sørge for at vikarer har gyldig politiattest der dette kreves for oppdraget (dokumentasjon før oppstart).Kilde: Kravspesifikasjon – 3.4 (Må-krav)
  • Smittevern: ansvar for relevante kontroller (MRSA/tuberkulose) ved behov for oppdrag; dokumentasjon før oppstart.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.5 (Må-krav)
  • Identitet/arbeidstillatelse: sikre gyldig identifikasjon, nødvendige registreringer (personnummer/D-nummer) og gyldig arbeids- og oppholdstillatelse der relevant.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.6 (Må-krav)
  • Taushetsplikt: vikarer skal være kjent med og forpliktet; kommunen kan kreve signering av kommunens taushetserklæring.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.7 (Må-krav)
  • Kvalitetssikring før kandidat tilbys: beskrive kontroller før personell tilbys/ settes i arbeid (autorisasjon, kompetanse, erfaring, språk, politiattest, smittevern, identitet m.m.).Kilde: Kravspesifikasjon – 3.9 Oppfølging av oppdragsgiver og vikar (oppfølging/krav)
  • Matching mot oppdrag: beskrive hvordan bemanning matches mot oppdragets innhold/ansvarsnivå/brukergruppe/arbeidssted/særskilte kommunekrav.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.10 (Oppfølging av oppdragsgiver og vikar)
  • Klargjøring før oppstart: beskrive forberedelser/dokumentasjon/avklaringer som følger kandidaten slik at oppstart kan skje raskt.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.11 (Oppfølging av oppdragsgiver og vikar)
  • Transport/førerkort klasse B: dersom oppdrag krever det.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.12 (Må-krav)
  • Leveringskapasitet og prioritering: beskrive hvordan kommunen prioriteres ved akutte bestillinger og hvordan leveransen opprettholdes ved samtidige forespørsler.Kilde: Kravspesifikasjon – 4.1 (Oppfølging av oppdragsgiver og vikar)
  • Planlegging i perioder med høyt behov (sommerferie/høytider/fravær): beskrive kapasitet/kommunikasjon/frister/håndtering av flere samtidige oppdrag.Kilde: Kravspesifikasjon – 4.2 (Oppfølging av oppdragsgiver og vikar)
  • Endringsforespørsler: håndtere økning/reduksjon/ending av bestilt bemanning uten ugrunnet opphold; normal tilbakemelding innen samme arbeidsdag; bekrefte leveringsmulighet.Kilde: Kravspesifikasjon – 4.3 (Må-krav)
  • Oppstart/opplæring: sørge for at vikarer har nødvendig informasjon før oppstart; eventuell arbeidsstedsopplæring avtales nærmere.Kilde: Kravspesifikasjon – 4.4 (Må-krav)
  • Bytte av personell: beskrive rutiner for bytte og hvordan kontinuitet sikres for å redusere risiko for driftsavbrudd.Kilde: Kravspesifikasjon – 4.5 (Oppfølging av oppdragsgiver og vikar)
  • Kontaktpunkt og tilgjengelighet: fast kontaktperson; kanal for bestilling/oppfølging/avvik; tilgjengelighet i ordinær arbeidstid og rutiner for akutte utenfor arbeidstid.Kilde: Kravspesifikasjon – 5.1 (Må-krav)
  • Bestillingsprosess: beskrive trinn for trinn prosess (mottak, opplysninger, presentasjon, oppstartbekreftelse).Kilde: Kravspesifikasjon – 5.2 (Oppfølging av oppdragsgiver og vikar)
  • Responstid (ordinær arbeidstid) og (akutte henvendelser utenfor ordinær arbeidstid): antall minutter fra mottatt bestilling/henvendelse til første tilbakemelding (bindende i avtaleperioden).Kilde: Kravspesifikasjon – 5.3 og 5.4 (Oppfølging av oppdragsgiver og vikar)
  • Oppfølging under oppdraget: beskrive kontakt, oppfølging av vikar, avviksregistrering, tiltak ved kvalitetsutfordringer og læring til videre leveranser.Kilde: Kravspesifikasjon – 5.5 (Oppfølging av oppdragsgiver og vikar)
  • Bytte av vikar: beskrive forespørsels-/håndteringsmåte, hvor raskt alternativ kandidat normalt tilbys, og kontinuitet.Kilde: Kravspesifikasjon – 5.6 (Oppfølging av oppdragsgiver og vikar)
  • Vikarers etterlevelse av arbeidsstedets rutiner (hygiene, smittevern, dokumentasjon, taushet, arbeidstid, fagsystemer).Kilde: Kravspesifikasjon – 5.7 (Må-krav)
  • Timelister og fakturering: oppdragsgiver skal godkjenne timelister før fakturering; faktura spesifisert per vikar med nødvendige opplysninger for kontroll; rapportering på forespørsel.Kilde: Kravspesifikasjon – 6.1-6.3 (Må-krav) og Avtalevilkår – punkt 5 PRIS OG BETALING (rammevilkår)
  • Elektronisk faktura (EHF/XML) og elektronisk sending; faktura uten fakturagebyr aksepteres ikke; betaling per 30 kalenderdager etter godkjent faktura.Kilde: Avtalevilkår – 5.5 og 5.6 (fakturering)
  • Endelig avtaleperiode og opphør: gjelder til 23.11.2027, uten forlengelsesopsjoner; smidig overgang ved avslutning.Kilde: Avtalevilkår – punkt 2 VARIGHET og punkt 15 OPPHØR AV RAMMEAVTALE
  • Miljøkrav i avtaleperioden: leverandøren garanterer oppfyllelse av avtalens miljøkrav og skal arbeide aktivt for å minimere miljøbelastning.Kilde: Avtalevilkår – punkt 12 MILJØKRAV
  • Underleverandører: krever skriftlig forhåndssamtykke; underleverandør må ikke svekke oppfyllelse; leverandøren er ansvarlig for underleverandør som for egne ytelser.Kilde: Avtalevilkår – punkt 13 BRUK AV UNDERLEVERANDØRER

Forbehold ved utdraget

Anbudsradar
  • Dokumentteksten viser ikke selve prisskjemaets prisparametere (bilag 2) utover at evalueringsmetode er 'Pris' og at prissetting skjer via prisskjema.
  • Avsnittet oppgir estimert årlig uttak og maksimal rammeverdi, men den eksakte avropsmekanismen (hvordan minikonkurranse gjennomføres) er ikke beskrevet i utdraget utover at avropsmåte er minikonkurranse.
  • Flere underpunkter i kravspesifikasjonen er 'Oppfølging av oppdragsgiver og vikar' (ikke tydelig om de er må-krav eller beskrivelseskrav); teksten skiller ikke konsekvent mellom 'Må-krav' og 'Oppfølging'.

Verdt å avklare med oppdragsgiver

Anbudsradar
Basert på konkurransedokumentene

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

  1. I kravspesifikasjonen punkt 5.3 og 5.4 ber dere om responstid i antall minutter (bindende). Hvordan skal responstiden måles i praksis (f.eks. tidspunkt for mottatt bestilling i Hyyr/epost, tidspunkt for første bekreftelse på kapasitet/alternativ kandidat, og hvilken kanal skal benyttes)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise og styre leveransen må dere vite nøyaktig hva som er «respons» og hvilket tidspunkt som legges til grunn for måling av de bindende minuttene.

    Kilde: Kravspesifikasjon punkt 5.3 «Responstid i ordinær arbeidstid» og 5.4 «Responstid ved akutte henvendelser utenfor ordinær arbeidstid».
  2. I kravspesifikasjonen punkt 4.3 (må-krav) krever dere at endringsforespørsler om økning/reduksjon skal håndteres «uten ugrunnet opphold» og normalt innen samme arbeidsdag, og at oppdragsgiver skal få tilbakemelding (bekreftelse på om endringen kan leveres eller ikke). Hva regnes som «samme arbeidsdag» i denne konkurransen (innen ordinær arbeidstid gjelder det, og eventuelt innen kl. hvilken tid)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker kapasitetsplanlegging og sannsynlig bemanningskostnad, særlig ved samtidige bestillinger i ferier/høytider.

    Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4.3 «Leverandøren skal håndtere endringsforespørsler …».
  3. I kravspesifikasjonen punkt 2.3 og bilag 4 (lønns- og arbeidsvilkår) fremgår det at lønnsnivået skal minimum tilsvare relevante tariffbestemmelser og lokale avtaler, men disse er ikke spesifisert i utdraget. Hvilke tariffavtaler/overenskomster er relevante for de aktuelle personellkategoriene (sykepleier/helsefagarbeider/vernepleier) og hvilke satser/tillegg skal leverandøren legge til grunn ved prising og oppfyllelse?

    Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne gi riktig pris og levere i tråd med likebehandling og dokumentasjonsplikt må leverandøren vite hvilken tariffmessig referanse som faktisk gjelder i denne avtalen.

    Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.3 «Leverandøren skal sikre at vikarene har lønns- og arbeidsvilkår…» og bilag 4 «Krav til lønns og arbeidsvilkår».
  4. Rammeavtalen sier at avrop skjer ved avtale mellom oppdragsgiver og leverandør, og at bestillinger normalt går til leverandør A først (rangkriterium/prioritet). Hvordan gjennomføres minikonkurranser etter rammeavtalen i denne anskaffelsen: hvilke dokumenter sendes ved avrop, og hva evalueres i minikonkurransen når det allerede er rammeavtalens priser?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå avropsprosessen for å vite hvilke kostnader/administrasjon som påløper og hvordan pris forstås i minikonkurranser.

    Kilde: Konkurransedetaljer «Avropsmåte: Minikonkurranse» samt avsnitt «Avrop skjer…» og avtalevilkår punkt 3 «Avrop/bestilling».
  5. I kravspesifikasjonen punkt 5.5 og 5.6 ber dere om oppfølging og bytte av vikar, og flere punkter knytter kontinuitet og håndtering av avvik til kvalitetssystem og rutiner. Hva er de konkrete «avvik» dere typisk forventer at leverandøren skal registrere og rapportere (eksempler på avvikstyper/terskel for rapportering)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: For å svare treffsikkert på tildelingskriteriet «Oppfølging av oppdragsgiver og vikar» og etablere riktige rutiner, trenger leverandøren definisjon/forventninger til avvikshåndtering.

    Kilde: Kravspesifikasjon punkt 5.5 «Oppfølging under oppdraget» og 5.6 «Bytte av vikar».
  6. I kravspesifikasjonen punkt 1.4 og punkt 3.1–3.6 fremgår det at dokumentasjon (autorisasjon/HPR, kurs, språk, politiattest, smittevern, identitet/arbeidstillatelse) skal kunne fremlegges før oppstart. Kan dere bekrefte hvordan «før oppstart» praktiseres ved kort varsel: skal dokumentasjon alltid leveres før første arbeidsdag, eller kan det aksepteres ettersending under forutsetning av at kandidaten ikke settes i arbeid før dokumentasjon foreligger?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Gir avklaring på operasjonell risiko og mulig bemanningsforsinkelse ved kort varsel, som igjen påvirker kostnad og gjennomføringsevne.

    Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.4 «… før oppstart kunne fremlegge nødvendig dokumentasjon» samt 3.1 «HPR-nummer…», 3.4 «Politiattest…», 3.5 «Smittevern…» og 3.6 «Identitet…».
  7. Kravspesifikasjonen punkt 4.4 «Opplæring og oppstart» sier at nødvendig informasjon skal gis før oppstart, og eventuell opplæring ved arbeidsstedet avtales nærmere med oppdragsgiver. Hvilken opplæring/informasjon skal leverandøren som minimum levere selv (f.eks. systemopplæring, rutiner ved det enkelte tjenestested), og hva forventer dere at oppdragsgiver står for?

    Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne beskrive prosess og planlegge ressurser må partene vite hvem som gjør hva før oppstart, særlig ved hyppige bytter.

    Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4.4 «Opplæring og oppstart».
  8. I kontraktsvilkårene (bilag 4 og punkt 7.1/7.2) beskrives dekningskjøp ved manglende levering og dagbot ved brudd på dokumentasjonsplikt. Kan dere presisere hvilke konsekvenser som gjelder ved manglende levering av helsepersonell (f.eks. dekningstransaksjon: hvor lenge/omfang må dere dokumentere, og om det finnes et tak for krav/differanse)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere økonomisk risiko knyttet til mislighold ved avvik i leveranse og dokumentasjon, og dette påvirker tilbudt risikoavlastning i prisen.

    Kilde: Avtalevilkår punkt 7.1 «Geby r» og 7.2 «Dekningskjøp…» samt bilag 4 «… dagbot … 1500 per dag».
  9. Kravspesifikasjonen punkt 3.8 sier at dere bekrefter at tilbudt personell ved avrop har gyldig autorisasjon/relevant fagbrev, men at kommunens vurdering av egnethet/erfaring/opplæring i lokale systemer skjer ved det enkelte avrop. Hva innebærer kommunens «vurdering av egnethet» i praksis: kan kommunen avvise kandidat ved avrop, og i så fall hvordan håndteres dette tidsmessig og prismessig (erstatter leverandøren vikar umiddelbart, og er kostnaden i så fall inkludert)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer om det foreligger reell avvisningsrett/«skifteplikt» som kan gi leveranseforsinkelse og ekstra kostnader, særlig ved minikonkurranser og kort responstid.

    Kilde: Kravspesifikasjon punkt 3.8 «Leverandøren skal tilby personell med gyldig autorisasjon… Kommunens vurdering…».

Kurs og rådgivning fra redaksjonen

Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.

Se datoer →

Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.

Les mer →

Rådgivning

Ta kontakt →