Renholdstjenester til Øvre Blindern - BL13, BL14, BL15, BL29, BL30 og BL49.

Avtale om renholdstjenester for Universitetet i Oslo (UiO) på Øvre Blindern, omfattende flere bygg (BL13, BL14, BL15, BL29, BL30, BL49) og ulike renholdstyper: regelmessig/daglig renhold, periodisk renhold, vinduspuss og tilleggsarbeid/ekstraoppgaver etter bestilling, samt renhold/tilsyn på lørdager. Avtalen er eksklusiv, gjelder i to år fra 01.11.2026 med opsjon om forlengelse.

• Dersom leverandøren ikke selv kan oppfylle kvalifikasjonskriteriene for «Økonomisk og finansiell kapasitet» eller «Tekniske og faglige kvalifikasjoner», kan leverandøren støtte seg på en annen virksomhet.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra den virksomheten som gir støtte (med bekreftelse av ressursstillelse og evt. solidarisk ansvar for økonomisk/finansiell kapasitet og hva teknisk/faglig støtte omfatter).

  Kilde: Forpliktelseserklæring – «Kort om en forpliktelseserklæring» / FOA § 16-10 (2)

• Signert forpliktelseserklæring (hvis det benyttes støtte fra annen virksomhet).Kilde: Forpliktelseserklæring – «Signatur på vegne av foretaket som gir støtte»
• Fullmakt til å signere tilbudet hvis signerende ikke har fullmakt i kraft av stilling (alternativ i tilbudsskjema).Kilde: Tilbudsskjema – «Fullmakt»
• Innsending/utfylling av Bilag 2 «Leverandørens besvarelse av Oppdragsgivers kravspesifikasjon» (kravtabell med JA/NEI).Kilde: Bilag 1/2 – instruks i «Leverandørens besvarelse»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtalens varighet: 2 år fra 01.11.2026, opsjon for oppdragsgiver om forlengelse inntil inntil 1 år av gangen, maks 4 år totalt; ikke automatisk, skriftlig varsel senest 90 dager før utløp.Kilde: Avtaledokument pkt. 5
• Stedlig/nøkkelpersonell: Tilstedeværende renholdsleder (uten personalansvar) skal være til stede i rengjøringstiden og sikre daglig tilsyn/kvalitet; stedlig leder skal ha fagbrev som renholdsoperatør, minimum 5 års relevant praksis, kjennskap til NS-INSTA 800, samt norsk-kommunikasjon (nivå B2 i bilagets krav).Kilde: Avtaledokument pkt. 7; Bilag 1/2 pkt. 6.1-6.3
• Renholdstid: Regelmessig og periodisk renhold normalt kl. 06:00–16:00; undervisningsrom mv. skal være rengjort før undervisning starter (f.eks. kl. 08:00/09:00), og støyende rengjøring ikke etter kl. 08:00 i lesesaler/PC-stuer.Kilde: Avtaledokument pkt. A.2; Bilag 1/2 pkt. 2.4-2.5
• Kvalitets- og avvikshåndtering: leverandøren skal bruke kvalitetskontrollskjema, gjennomføre oppfølging/stikkprøvekontroller, dokumentere på romnivå, og ved avvik utarbeide skriftlig opprettingsplan (normalt 1–5 dager) samt sanksjoner (bl.a. terminbeløpsreduksjon, kontrollutgifter, oppsigelse ved manglende retting).Kilde: Avtaledokument pkt. C.2.3-C.2.4; Bilag 1/2 pkt. 1.1-1.4
• Material-/miljøkrav: bruk av Svanemerkede rengjøringsprodukter eller tilsvarende; leverandøren skal ha godkjenning for svanemerket rengjøringstjeneste (bevis senest ved oppstart); krav til utslippsfri transport på oppdraget.Kilde: Avtaledokument pkt. C.1.9; C.1.10; Bilag 1/2 pkt. 8.2 og 8.4
• Kildesortering og dokumenterte prosesser: renholdsleder/daglig leder må kvalitetssikre at kildesorteringsprosedyrene følges; matavfall tømmes daglig (også lør/søn hvis avtalt).Kilde: Avtaledokument pkt. C.1.2 og C.1.3; Bilag 1/2 pkt. 8.6-8.7
• HMS, ID-kort og vernerunder: merket arbeidstøy og synlig ID-/HMS-kort; minimum årlige vernerunder med tilbud om deltakelse for oppdragsgiver (14 dager varsel), og rapport etter vernerunde; følger UiOs sikkerhetsbestemmelser.Kilde: Avtaledokument pkt. 7; A.1.14-A.1.16; Bilag 1/2 pkt. 4.2-4.5
• Nøkkel- og adgangskrav: leverandør er ansvarlig for nøkler og adgangskort; tap skal meldes umiddelbart; leverandør skal dekke kostnader tilknyttet skifte av nøkler/sylindre/økt vakthold og skal ha nøkkelansvarlig; ved avvik kan kostnader/ansvar komme.Kilde: Avtaledokument pkt. A.1.11-A.1.12; Bilag 1/2 pkt. 4.5-4.9
• Underleverandører: underleverandører kan ikke benyttes til det daglige renholdet (i avtaleteksten) med unntak/rammer (temporære tjenester og tekstilvask etter avtale); forhåndsgodkjenning kreves og liste/opplysninger skal inn i tilbudet.Kilde: Avtaledokument pkt. 13 og B.2 (NS8431 pkt. 12.3.1); D.6.1
• Rapportering og omsetningsoversikt: leverandøren skal ved årsskifte uoppfordret sende oversikt over total omsetning på avtalen for foregående år senest 1 måned etter kalenderårets utløp; ved bestillinger kan det kreves månedsrapporter.Kilde: Avtaledokument pkt. 12 og D.2.4
• Fakturering: månedlig for løpende; tilleggsytelser etter ferdigstillelse; elektronisk faktura EHF og krav til fakturainnhold (innkjøpsordrenummer, ANSK-referanse m.m.).Kilde: Avtaledokument pkt. D.2.3
• Sikkerhets-/arbeidskrav for vinduspuss: risikoanalyse i forkant; risiko- og fremdriftsplan skal leveres og godkjennes før utførelse.Kilde: Avtaledokument pkt. A.4; Bilag 1/2 pkt. 4.1

• Dokumentet inneholder ikke eksplisitte tildelingskriterier/vektinger i utdraget (kun henvisning til at evalueringskrav reflekteres i tildelingskriteriene).
• Kvalifikasjonskrav utover støtte via forpliktelseserklæring er ikke synlig i den medsendte teksten (FOA/krav til økonomisk/teknisk kapasitet uten konkrete kravpunkter mangler).
• Flere kontrakts-/utførelseskrav er omfattende og fordelt på flere vedlegg (f.eks. Vedlegg 2 frekvenser/rapporter og Vedlegg 3 kvalitetskontrollskjema). Disse konkrete detaljene er ikke fullt gjengitt her.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 (krav 1.1) og i Avtaledokumentet pkt. 11 og 12 står det at leverandøren skal besvare henvendelser raskt og ha en plan for besvarelse med frister, og at leverandøren også skal gi tilbakemelding om fullførte oppdrag som faller utenfor fast daglig renhold. Hva er forventet svartid/frist for (i) henvendelser om endringer, (ii) avvik/reklamasjoner, og (iii) tilbakemelding på fullførte «ekstraoppgaver/mindre oppgaver»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite konkrete SLA-/tidskrav for å kunne dimensjonere bemanning og styre risiko og kostnader.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon: 1.1; Avtaledokumentet: pkt. 11-12 (rapporterings-/tilbakemeldingsrutiner)

2. I Bilag 1 (krav 2.4 og 2.5) står det at regelmessig og periodisk renhold normalt skal utføres fra kl. 06.00 til 16.00, og at enkelte rom (lesesaler/PC-stuer, fellestoaletter, m.m.) må være rengjort før bestemte klokkeslett. Kan dere bekrefte om disse sluttidspunktene gjelder «hver dag» eller bare bestemte dager/perioder (f.eks. undervisningsdager, eksamensperioder), og i hvilke bygg/rom hvilke klokkeslett gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsvinduer påvirker bemanningsplan, timekost og eventuell behov for kveldsarbeid.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon: 2.4-2.5; Avtaledokumentet: pkt. A.2 (renholdstider)

3. I Avtaledokumentet pkt. 5 (varighet/opsjon) og pkt. 5 (opsjonsutløsning) samt i Avtaledokumentet pkt. 4 (eksklusiv avtale) ber vi om avklaring: Når Oppdragsgiver varsler bruk av opsjon, skal vederlag/priser da reguleres i samme overgangsperiode (med tariff-/prisregulering), eller videreføres gjeldende prisoppsett til neste prisreguleringsmulighet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker planlegging av økonomi ved forlengelse og om leverandøren må kalkulere prisrisiko i opsjonsperioden.

   Kilde: Avtaledokumentet: pkt. 5 Varighet og oppsigelse – opsjon; pkt. 10-11 (prisregulering)

4. I Bilag 1 (krav 3.2) fremgår det at leverandøren skal benytte UiOs vaskemaskiner/tørketromler og doseringsutstyr, og at dere skal motta kopi av alle kvitteringer på utført service. Hvilket servicenivå forventes (f.eks. planlagt service/intervaller vs. også feilsøking ved feil), og hvem dekker reservedeler ved service (leverandør eller UiO), dersom dere krever dokumentasjon på «utført service»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare kostnads- og leveranseforutsetninger for maskinservice kan gi feil prissetting og tvist om tilleggsvederlag.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon: 3.2; Avtaledokumentet: A 1.4.1 og A.1.4 (utstyr/vedlikehold og kostnader til service)

5. I Bilag 1 (krav 4.1) kreves risikovurdering i forkant av vinduspuss. Kan dere opplyse hva dere forventer at risikovurderingen skal inneholde (mal/format), hvem den skal signeres av, og om dere krever foreleggelse/godkjenning før oppstart eller kun intern dokumentasjon hos leverandør?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vindusarbeid kan kreve spesifikke sikkerhetstiltak (lift/løsninger). Leverandøren må vite administrativt og praktisk opplegg før tilbud/planlegging.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon: 4.1; Avtaledokumentet: A.4 Vinduspuss (risikovurdering/fremdriftsplan)

6. I Bilag 1 (krav 6.1-6.3) er det oppgitt krav til stedlig leder (fagbrev, 5 års praksis, NS-INSTA 800 kjennskap, språk B2) og at stedlig leder skal være tilstede og ikke utføre renholdsoppgaver i rengjøringstidsrommet. Kan dere bekrefte om dette kravet gjelder «til enhver tid i rengjøringsperioden» for hele avtaleområdet, og hvordan dere forventer at leverandøren dekker fravær (permisjon/sykdom) uten at tjenesten forringes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et sentralt bemannings-/kapasitetskrav og påvirker omfang av nøkkelpersonell og kostnader ved fravær.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon: 6.1-6.3; Avtaledokumentet: pkt. 7 Personell og bytte av personell

7. I Bilag 1 (krav 8.1) kreves miljøsertifisering (EMAS/ISO 14001/Miljøfyrtårn). Kan dere avklare hva som regnes som «tilsvarende» dokumentasjon når leverandør ikke har disse ordningene, og om dere krever at sertifiseringen omfatter renholdstjenester spesifikt (scope) eller holder at den dekker virksomhetens drift generelt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke sertifikatkrav som faktisk oppfyller minimumskravet for å unngå avvisning.

   Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon: 8.1; Avtaledokumentet: C.1.9 (krav til svanemerking/tilsvarende)

8. I Bilag 3c (Prisskjema tilleggsarbeider) står det enhetspriser og tillegg i prosent (natt/lørdag/søndag/hellig/høytidsdager), men i utdraget er beløpene ikke utfylt. Kan dere bekrefte hvordan dere forventer at disse prosenttilleggene regnes (f.eks. prosent av hvilken «gjennomsnittlig timepris eks. mva.»), og om leverandøren skal prise timeprisene eksakt eller kun som relative tillegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil forståelse av prislogikk kan gi feil kalkyle og uheldig risiko ved bestillinger på tilleggstider.

   Kilde: Bilag 3c-Prisskjema tilleggsarbeider: «Hverdager, dag/natt», «Lørdager», «Søndager», «Hellig/høytidsdager», «Gjennomsnittlig timepris eks. mva.»

9. I Avtaledokumentet (pkt. 4.4 i Vedlegg A.1.8) fremgår det at UiO kan trekke ut areal med forholdsmessig reduksjon av tilbudsprisen ved stenging av lokaler, og at varsel skal gis 1 uke før for lokaler inntil 100 kvm, 1 måned før for øvrige, og 2 måneder før ved uttak over 1 000 kvm. Kan dere avklare om reduksjonen beregnes ut fra (i) m² i aktuelt areal, (ii) faktisk utført frekvens/perioder i rapporteringsgrunnlaget, eller (iii) en fast avtalepris pr. bygg/soner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Beregning av prisjustering ved volumuttak er avgjørende for korrekt tilbudsprising og risikoplassering.

   Kilde: Avtaledokumentet: A.1.8 Ordinær driftsperiode/Sommerperiode – stenging av lokaler; Avtaledokumentet pkt. 10 (pris og prisbestemmelser)

10. I Bilag 1 (krav 1.3) kreves at leverandøren dokumenterer renhold på romnivå, ekstraoppgaver og mindre oppgaver, og i Avtaledokumentet pkt. 12-13 omtales rapportering og rapporteringsrutiner. Hvilken dokumentasjonsform forventer dere (f.eks. spesifikt skjema, system/format), og skal dokumentasjon leveres løpende eller kun ved månedsdriftsmøter/innlevering før driftsmøter?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskrav påvirker administrative kostnader, intern rutine og risiko for mangelfull etterlevelse.

    Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon: 1.3; Avtaledokumentet: pkt. 12 (rapportering) og pkt. D.2.1- D.2.4 (møter/rapportering)