Inkassosystem

Fredrikstad kommune skal anskaffe inkassosystem for kommunal egeninkasso. Løsningen skal leveres som skytjeneste (SaaS) og brukes til oppfølging og innkreving for Fredrikstad kommune, Hvaler kommune og Fredrikstad kirkelige fellesråd. Kontrakten inngås med 1 leverandør på grunnlag av SSA-L (løpende tjenestekjøp) og omfatter bl.a. krav til funksjonalitet/IT- og sikkerhetskrav, migrering fra dagens system (Procasso 9), etablering, opplæring, drift og tjenestenivå (SLA). Drifts-/vedlikehold av dagens løsning avsluttes 01.07.2027; ny løsning må være operativ før dette.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak (registrert i Foretaksregisteret eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Attest fra Foretaksregistret eller tilsvarende attest for lovbestemt registrering i faglig register i det land hvor leverandøren er etablert. Redegjørelse som viser leverandørens eierforhold og eierstruktur.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 (Krav til registrering, autorisasjon m.m.)
• Leverandøren skal ha tilfredsstillende økonomi for å kunne gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Utvidet rapport fra et offentlig godkjent kredittvurderingsselskap (kredittvurdering, typisk bokstavkarakter/tekst og forklaring). Kredittvurderingen skal ikke være eldre enn 3 måneder. Oppdragsgiver forbeholder seg å supplere dokumentasjon ved innhenting av annen finansiell informasjon (f.eks. delårsregnskap/annen kredittvurdering). Dersom saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon: annet egnet dokument.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.4 (Krav til økonomisk og finansiell stilling)
• Leverandøren skal ha erfaring med sammenlignbare leveranser (inkassosystem for egeninkasso til lignende kunder) de 3 siste årene.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens mest relevante oppdrag de 3 siste årene. Referanseoppdrag vedlegges med opplysninger om kunde/mottaker, kort beskrivelse, leveransens omfang, kontraktens verdi og periode for utførelse (benytt del 1 Vedlegg 5 Referanseskjema). Oppdragsgiver kan kontakte referanser.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.5 (Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Leverandøren skal ha gode rutiner for kvalitetsstyring.

  Dokumentasjon: Anten (1) beskrivelse av rutiner for kvalitetsstyring med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, leders ansvar og kontinuerlig analyse/forbedring, eller (2) ISO 9001 sertifikat eller tilsvarende (vedlegges hvis aktuelt).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.6 (Krav til kvalitetsstyringssystem)

• Tilbudet skal leveres elektronisk i Mercell innen tilbudsfristens utløp; vedlegg lastes opp i pdf eller annet alminnelig tilgjengelig format, helst separate dokumenter.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.1 (Innlevering av tilbud)
• Ufylt og signert vedlegg 1 Tilbudsbrev.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2.2 (Innhold og struktur) / Vedlegg 1 Tilbudsbrev
• Ufylt og signert vedlegg 2 Egenerklæring taushetsplikt.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2.2 (Innhold og struktur) / Vedlegg 2 Egenerklæring taushetsplikt
• Ufylt og signert vedlegg 4 Forpliktelseserklæring dersom aktuelt.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2.2 (Innhold og struktur) / Vedlegg 4 Forpliktelseserklæring
• Ufylt vedlegg 5 Referanseskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2.2 (Innhold og struktur)
• Ufylt SSA-L Bilag 1.a Krav til tjenesten med tilhørende vedlegg.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2.2 / SSA-L Bilag 1.a
• Ufylt SSA-L Bilag 3 Plan for etableringsfasen.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2.2 / SSA-L Bilag 3
• Ufylt SSA-L Bilag 6 Samlet pris og prisbestemmelser.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2.2 / SSA-L Bilag 6
• Ufylt SSA-L bilag 9 og eventuell annen dokumentasjon som anses som nødvendig, samt utfylt databehandleravtale.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2.2 (Innhold og struktur)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

19.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Databehandleravtale skal være signert med valgte leverandør før oppstart av kontrakten; leverandørene skal levere ferdig utfylt databehandleravtale sammen med tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 Kontraktstype og omfang
• Løsningen skal være implementert og operativ senest innen 31.05.2027 (inkl. gjennomført integrasjon, opplæring og akseptansetest).Kilde: SSA-L Bilag 3 Plan for etableringsfasen (Avtalens punkt 3.2)
• Tilgjengelighet: dokumentert minimum 99,8 % per kalendermåned; Kunden skal varsles før planlagt nedetid. Brudd kan gi kompensasjon etter standardiserte kompensasjoner.Kilde: SSA-L Bilag 4 Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner (Feil og nedetid)
• Feilretting/kontakt for SLA: vedlagt SLA-avtale med minstekrav (telefon/e-post/serviceportal; kommunikasjon på norsk; tilgjengelig brukerstøtte 08:00-16:00; responstid på A-feil 2 timer eller bedre; backup daglig).Kilde: SSA-L Bilag 1.a (IT-krav) pkt. 1.2 Leverandørens vilkår og tjenestenivå
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår: kontrakten vil inneholde krav til lønns- og arbeidsvilkår (vises til SSA-L bilag).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Absolutt klima-/miljøkrav (erstatter vekting): minimum 90 % av energiforbruket der datasenteret driftes skal komme fra fornybare energikilder. Brudd kan gi dagbot (ref. REF-faktor-krav i IT/miljødel).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.1 Unntak klima og miljø; SSA-L Bilag 1.a (Miljø) pkt. 4.1
• Exit-krav: ved opphør skal alle data overføres til oppdragsgiver vederlagsfritt på maskinlesbart format.Kilde: SSA-L Bilag 1.a (IT-krav) pkt. 1.5 Dataoverføring ved avtaleslutt

• Ingen eksplisitte vekter for underkriterier utover tildelingskriteriene (Pris 30 %, Funksjonalitet og brukervennlighet 70 %) og listen over særlig vektede evalueringskrav. Underkriterier er angitt som evalueringskrav, men uten egen vekt per krav utover at de vektes tyngre enn øvrige.
• Teksten inneholder ikke avklarende informasjon om alle kvalifikasjonskrav som kan ligge i delene etter pkt. 7.7 (f.eks. hva som eventuelt gjelder underleverandører mer detaljert).
• Krav til tjenesten (bilag 1.a) er svært omfattende; oppsummeringen over kontrakts-/utførelseskrav er begrenset til eksplisitte punkter som fremgår tydelig i vedleggene/regelteksten i utdraget.
• Usikker om det i konkurransens fulle tekst finnes ytterligere tildelingskriterier/vekter utover pkt. 9 (kun to kriterier fremgår av utdraget).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I SSA-L bilag 1.a krav 3.1 står det at systemet skal ha «ferdig utviklede, dokumenterte og utprøvd integrasjoner mot alle vanlige ERP-løsninger for kommunesektoren». Kan dere presisere hva som menes med «vanlige ERP-løsninger» (f.eks. hvilke leverandører/produkter), og hvordan dere forventer at vi dokumenterer at integrasjonen er «utprøvd» (testscenarioer, testdata, miljø, testperiode)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig avgrensning av hvilke ERP-løsninger som omfattes, og hva som kreves for at dokumentasjonen skal anses som «ferdig utviklet/dokumentert/utprøvd», påvirker både løsning og pris.

   Kilde: Bilag 1.a Krav 3.1 – Integrasjoner (ERP)

2. SSA-L bilag 1.a krav 3.2 beskriver krav til integrasjon mot et «hvilket som helst Noark-5 godkjent system» og peker samtidig på konkrete alternativer (GI/Elements-proprietær/Fiks arkiv). Hva er deres forventning i denne konkurransen for: (1) dokumentasjon av Noark-5-kompatibilitet, og (2) hvilken av integrasjonsmetodene (GI, proprietær integrasjon eller Fiks Arkiv) som anses som «oppfylt» for Elements i dag, og eventuelt også for planlagt overgang i 2027?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er uklart om oppdragsgiver evaluerer ett bestemt integrasjonsløp eller om Noark-5-kompatibilitet kan dokumenteres på flere måter, noe som påvirker leverandørens arkitektur og kostnadsbilde.

   Kilde: Bilag 1.a Krav 3.2 – Integrasjon mot Noark-5

3. I bilag 1.a krav 3.3 gjelder «elektronisk utleggsbegjæring iht. ELAN» og krav om at systemet «støtter ny ordning, jf. Fremtidens innkreving». Kan dere oppgi (eller lenke til) hvilke konkrete ELAN-versjoner/standards som gjelder, og hva som menes med «ny ordning» (dato/ikrafttredelse og hvilke endringer i format/regelverk som må støttes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkretisering av ELAN-versjon og forventet «ny ordning» er det vanskelig å prise utvikling/sertifisering og å vurdere risiko for senere avvik.

   Kilde: Bilag 1.a Krav 3.3 – ELAN / Fremtidens innkreving

4. I bilag 1.a krav 2.4 ber dere om responstid «konkretisert i responstid ut fra alvorlighetsgrad … jf. krav 1.2 under krav fra IT» og ber om at vi leverer SLA. Kan dere bekrefte hvor SLA-kravene er beskrevet (hvilket ark/kravnummer) og om evalueringen for dette punktet baseres på våre foreslåtte responstider, eller om dere har et minimumsnivå vi må treffe?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet peker til et annet sted i kravdokumentet som ikke fremgår i utdraget, og leverandøren må vite om det finnes absolutte SLA-minima og hvilke responstider som evalueres.

   Kilde: Bilag 1.a Krav 2.4 – Systemstøtte / responstid (henviser til krav 1.2)

5. I bilag 1.a krav 4.2 beskrives detaljerte regnskaps-/inntektsføringsprinsipper (renter inntektsføres ved betaling, omkostninger/rettsgebyr etter anordningsprinsippet, ERP-poster osv.). Kan dere bekrefte: (1) hvilke nøyaktige kontobehov/posttyper/ERP-verdier dere forventer at integrasjonen skal levere, og (2) om det finnes et dokumentert «eksempel-case» (maskinelt eller regneark) vi skal legge til grunn for riktig inntektsføring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et høy-risiko krav som kan gi feilprising og implementasjonsrisiko dersom krav til ERP-poster og datagrunnlag ikke er konkretisert.

   Kilde: Bilag 1.a Krav 4.2 – Renter, omkostninger og anordningsprinsipp

6. I bilag 1.a krav 4.9 beskrives at «purringer og varsler skal kjøres i ERP og parkeringssystemet før overføring til inkassosystemet» og at «påløpte purregebyr ikke skal legges sammen med hovedstol». Kan dere presisere hvilke av disse stegene som er «standardscope» i dagens integrasjon dere forventer (ERP-parking → inkasso), og hvilke oppgaver som fortsatt ligger hos inkassosystemet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan tolkes ulikt (hvor logikken skal ligge), og det påvirker både funksjonalitet, integrasjonsflyt og kostnader.

   Kilde: Bilag 1.a Krav 4.9 – Purringer/varsler og purregebyr

7. I bilag 1.a krav 4.14 står at dere ønsker «mulighet for internt arbeidsnotat pr sak som ikke vises i totaloversikt eller i innsynportalen». Kan dere avklare evalueringsforventningen: er dette et «må-krav» eller kun en «ønskelig funksjon» (og hvordan score/målepunkt avhenger av vår beskrivelse), samt om arbeidsnotatet skal være synlig for superbrukere/administratorer internt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er viktig å forstå om kravet er absolutt eller kun børfunksjonalitet, og hvilke tilgangs-/visningsregler dere legger til grunn for oppfyllelse.

   Kilde: Bilag 1.a Krav 4.14 – Internt arbeidsnotat

8. I bilag 1.a krav 4.21-4.24 beskrives søk på mange datanøkkeltyper (inkl. CAMT.054C og referansenummer). Kan dere opplyse hvilke datakilder/format dere vil bruke som input i kravtesten (Caml/CBR/CAMT-fil eksempel, hvilke referansefelter), og om vi kan støtte opp om API-/importfunksjonalitet med standard datamodell fra leverandør så lenge søket treffer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Søkekravene er avhengige av hvilke input som leveres fra ERP/bankfiler og hvilke felt som faktisk finnes; dette påvirker implementasjon og testkost.

   Kilde: Bilag 1.a Krav 4.23-4.24 – Søkefunksjon / CAMT.054C / referansenummer

9. I bilag 1.a krav 9.2 under tildelingskriteriene (liste over særlig vektede evalueringskrav): kan dere bekrefte at listen i konkurransereglene punkt 9 faktisk er uttømmende for «særlig vektede» krav, og hvordan scoremodellen for kvalitet forventes å brukes for disse enkeltkravene (0–10 skjønn, og om «beste tilbyder» innen et delsett alltid får 10)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er viktig å forstå evalueringsmetodikk knyttet til særlig vektede krav for å sikre riktig prioritering og dokumentasjon i tilbudet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9 – Tildelingskriterier (særlig vektede evalueringskrav) og pkt. 10.1.2 – Evaluering Kvalitet

10. Når det gjelder klima- og miljø: det absolutte kravet er «minimum 90 % av energiforbruket der datasenteret driftes fra fornybare energikilder». Kan dere presisere hvilke dokumentasjonskrav som gjelder for å bevise 90 %-kravet (f.eks. leverandørens egen rapportering, tredjepartssertifisering, beregningsmetode og periode), og om kravet vurderes per tilbud eller per avtaleperiode?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Absolutte krav må kunne dokumenteres på en måte som kan passes i tilbud og senere kontrolleres; manglende presisering kan gi feil dokumentasjon og risiko for avvisning/avvik.

    Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.1 – Unntak klima og miljø (absolutt krav 90 %)