Bjerkreim kommune - Brøyting

Bjerkreim kommune innbyr til åpen tilbudskonkurranse for avtale om vintervedlikehold (brøyting og strøing, samt etterrydding) av kommunale veger, fortau, gang-/sykkelveger og noen eiendommer. Avtaleperiode 01.01.2027–30.06.2030. Kontrakten er delt i to deloppdrag/ruter: Rute 1 (Bjerkreim) og Rute 2 (Vikeså inkl. Sundvor og Veen). Det kan leveres tilbud på én eller begge ruter. Tildeling skjer etter lavest pris (best pris), med én vinner per rute. Tilbud skal leveres elektronisk via KGV knyttet til Doffin innen 23.10.2026 kl. 15:00.

• Ordnede forhold med hensyn til skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift (Skatteattest RF-1316/tilsvarende), ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. (Vedlegg nr.: _________)

  Kilde: Pkt. 3.1 Skatteattest
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Bekreftelse på registrering i tilsvarende faglig/handelsregister. (Vedlegg nr.: _________)

  Kilde: Pkt. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha erfaring fra oppdrag som innebærer brøyting eller annen relevant maskinkjøring.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag utført i løpet av de siste 3 årene, inkl. angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og oppdragsgiver (kontaktperson og referanse). (Vedlegg nr.: _________)

  Kilde: Pkt. 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren må ha gyldig ansvarsforsikring som dekker eventuelle skader på tredjeparts person/eiendom og kommunal eiendom.

  Dokumentasjon: Kopi av gjeldende forsikringsbevis/polise. (Vedlegg nr.: _________)

  Kilde: Pkt. 3.4 Forsikringer

• Tilbud skal leveres elektronisk via KGV-verktøy (KGV tilknyttet Doffin.no) innen tilbudsfrist 23. oktober 2026 kl. 15:00. Ikke papir, e-post eller fysisk minnepenn.Kilde: Pkt. 1.5 Viktige datoer og pkt. 2.4 Innlevering av tilbud
• Tilbudet må utformes i tråd med disposisjon i konkurransegrunnlaget (og konkurransegrunnlaget skal ikke redigeres, bortsett fra steder/tabeller for utfylling av priser).Kilde: Pkt. 2.5 Tilbudets utforming
• Leverandøren må vedstå seg tilbudet i 90 dager fra tilbudsfristens utløp (til 21.01.2027) og signere tilbudet i KGV-portalen med rutevalg og tilbyderopplysninger.Kilde: Pkt. 2.2 Vedståelsesfrist og pkt. 7 Signering av tilbud ved innlevering
• Tilbyder skal bekrefte om alle krav i pkt. 5 er oppfylt og at de er førende for tilbudt pris (krav til bekreftelse). Dersom «Nei», må det gis utførlig skriftlig begrunnelse som kan medføre avvisning som forbehold.Kilde: Pkt. 5 Behovsbeskrivelse og krav til tjenesten (Krav til bekreftelse)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

23.10.2026

Språk

norsk, English

• Leverandøren skal stå i beredskap til enhver tid ved risiko for snøfall/ising.Kilde: Pkt. 5 Behovsbeskrivelse og krav til tjenesten
• Alle veger skal være kjørbare med personbiler innen kl. 07:00 etter snøfall.Kilde: Pkt. 5 Behovsbeskrivelse og krav til tjenesten
• Underleverandørbruk krever skriftlig godkjenning; underleverandør må ha nødvendig kompetanse og oppfylle kvalifikasjonskrav.Kilde: Pkt. 5 Behovsbeskrivelse og krav til tjenesten og pkt. 6.5 Ansvar og garantier
• Leverandør og fører skal kunne nås på mobiltelefon; kjøretøy skal ha tilgjengelig mobiltelefon når enheten er i bruk.Kilde: Pkt. 5 Rapportering og varsling
• Leverandøren skal varsle kommunen dersom standard/krav ikke kan opprettholdes pga. ekstraordinære værforhold eller uforutsette hendelser.Kilde: Pkt. 5 Rapportering og varsling
• Kommunen kan koble til GPS dersom ønskelig for sikkerhet og dokumentasjon.Kilde: Pkt. 5 Rapportering og varsling
• Skader skal rapporteres umiddelbart; leverandør er ansvarlig for å dekke skader påført tredjepart og kommunal eiendom i forbindelse med oppdragets utførelse.Kilde: Pkt. 5 Rapportering og varsling
• Priser skal være faste og inklusive alle kostnader første driftsår (2027); deretter kan pris reguleres iht. SSB kostnadsindeks (vinterdrift veg).Kilde: Pkt. 6.3 Prisjustering
• Fakturering månedlig i sesongen med detaljert logg/timeliste; betaling 30 dager etter mottatt korrekt faktura; EHF skal brukes.Kilde: Pkt. 6.4 Fakturerings- og betalingsbetingelser
• Leverandør skal opprettholde oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i hele avtaleperioden.Kilde: Pkt. 6.5 Ansvar og garantier (pkt. 3)

• Dokumentteksten gjengir ikke de detaljerte spesifikke kravene i vedlegg 1 (rutedetaljer/kart utover veg-/lengdemeterlisten i utdraget), utover en overordnet beskrivelse av tjenesten og enkelte generelle krav i pkt. 5.
• Ingen eksplisitte kontraktskrav om responstid/varslingstid utover krav om tilgjengelighet/beredskap og kjørbarhet innen kl. 07:00 (eventuelle presise tidskrav kan ligge i vedlegg 1 eller kontraktsvilkår 6.1–6.13, men er ikke detaljert gjengitt her).
• Usikkerheter knyttet til evaluering: faktiske timer kan variere etter værforhold; det gis ingen kompensasjon dersom faktiske timer blir lavere enn estimatene (dette påvirker prissammenligningen indirekte).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg 1 for rute 1 (Brøyteområde «Bjerkreim»): Flere vegnumre/lengdemeterlinjer fremstår gjentatt (f.eks. KV.6016/ KV.6016 og lengdemeter for g/s-delen under KV.6105 og KV.6108). Kan dere bekrefte riktig summering av lengdemeter per delområde/veg, og om eventuelle duplikater skal telles én gang eller flere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisskjema og evaluering skal bygge på korrekt omfang. Uklare/dupliserte lengdemeter kan gi feil kostnadsberegning og risiko for avvik i kontraktsperioden.

   Kilde: Vedlegg 1_detaljert brøytebeskrivelse.pdf – Brøyteområde «Bjerkreim»

2. I vedlegg 1 for rute 2 (Brøyteområde «Vikeså»): For linjene som inneholder «+» (f.eks. KV.6105 980 + 70, KV.6103 1540 + g/s, KV.6102 540 + g/s, KV.6101 1480 + 330 og KV.6103/6102/6101 som inkluderer flere arealtyper): Kan dere spesifisere nøyaktig hvilke lengdemeter som gjelder for brøyting av veg og hvilke som gjelder for gang-/sykkelveger (og om «g/s» skal angis som egne lengdemeter eller følger en separat liste)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise riktig andel av arbeid (brøyting vs. strøing) og eventuelle separate arealtyper. Uklare «+»-angivelser kan gi feil enhetskost.

   Kilde: Vedlegg 1_detaljert brøytebeskrivelse.pdf – Brøyteområde «Vikeså»

3. Krav til leveranse i pkt. 5: Dere skriver at alle veger i kontrakten skal være kjørbare med personbiler innen kl. 07:00 etter snøfall. Kan dere presisere hva som menes med «etter snøfall» (f.eks. starttidspunkt for måling, og hvordan snøfall hendelsen avgrenses), og om kravet gjelder alle dager/hele døgnet (inkl. helg) i samme utstrekning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringsmodellen bruker faste baseline-timer og timepriser, men leverandørens faktiske kostnader styres sterkt av tolkningen av tidskravet. Tydelighet reduserer tvist og risiko i utførelsen.

   Kilde: Konkurransegrunnlag_Vintervedlikehold_2027-2030.pdf – pkt. 5 (Krav til leveranse)

4. Krav til rapportering/varsling i pkt. 5: Dere beskriver at leverandør skal varsle Bjerkreim kommune dersom standard/krav ikke kan opprettholdes pga. ekstraordinære værforhold eller uforutsette hendelser. Hvilken varslingstid forventes (f.eks. før avvik oppstår, og minimum hvor raskt etter at leverandør vurderer at kravet ikke kan nås), og hvem i kommunen skal varsles?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklart varslingstid og kontaktpunkt kan leverandøren enten overdimensjonere beredskap eller risikere kontraktsmislighold. Dette påvirker planlegging og kostnadsnivå.

   Kilde: Konkurransegrunnlag_Vintervedlikehold_2027-2030.pdf – pkt. 5 (Rapportering og varsling)

5. GPS-kobling i pkt. 5: Dere skriver at oppdragsgiver skal ha mulighet til å koble til GPS dersom ønskelig. Kan dere avklare om leverandøren skal levere/montere utstyr selv, eller om kommunen leverer/monterer, samt hvem som bærer kostnadene (abonnement, installasjon og eventuelle driftskostnader)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kostnadsdriver kan ligge i utstyr/abonnement og operasjonell drift. For å kunne prise korrekt trengs avklaring av hvem som bærer merkostnadene.

   Kilde: Konkurransegrunnlag_Vintervedlikehold_2027-2030.pdf – pkt. 5 (Rapportering og varsling)

6. Tildelingsgrunnlaget pkt. 4 og evaluering: For rute 2 brukes baseline-estimat (250,93 brøyting og 107,71 strøing) fra 7 års drift, og det gis ingen kompensasjon hvis faktiske timer blir lavere. Kan dere bekrefte hvordan dere håndterer avvik hvis faktiske timer blir vesentlig høyere enn baseline (f.eks. om det kun prises etter timepris og at leverandøren ikke får ekstra fastpris/justering utover evalueringen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandørens økonomiske risiko handler om hvordan kontrakten regulerer variasjon oppover/nedover. Tydelighet om betalingsmekanisme ved høyere timetall er viktig for riktig prising og risikoblanding.

   Kilde: Konkurransegrunnlag_Vintervedlikehold_2027-2030.pdf – pkt. 4 (Pris og prisskjema)

7. Prisskjema pkt. 4.1: Dere betaler ikke overtid, og timepris omfatter maskin og fører. Kan dere avklare hvordan «arbeidsinnsats må påregnes hele døgnet» skal forstås ift. vakt/beredskap (hva som ligger i fastpris beredskap vs. hva som ligger i variable timer), og om deler av arbeid som typisk ville vært regnet som utrykninger/vakt inngår i fastpris eller timeprissatte timer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren vite kostnadsfordelingen mellom fast beredskap og variabelt timegrunnlag. Uklarhet kan gi feil kalkyle og uenighet i fakturagrunnlag.

   Kilde: Konkurransegrunnlag_Vintervedlikehold_2027-2030.pdf – pkt. 4.1 (Timepris/arbeidsinnsats og evaluering) & pkt. 4 (Prisjustering/prinsipp)

8. Faktura og logg/timeliste i pkt. 6.4: Dere skriver at timelister og detaljert logg skal leveres månedlig i sesongen og «utarbeidet i samråd med Bjerkreim kommune». Kan dere presisere format/krav til timeliste/logg (hvilke felter, mal hvis finnes) og om det er kommunen som bestemmer endelig format?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til dokumentasjon og samhandlingsprosess kan gi administrative merkostnader. Leverandøren må vite hva som forventes for å unngå mangelfulle fakturaer og retur.

   Kilde: Konkurransegrunnlag_Vintervedlikehold_2027-2030.pdf – pkt. 6.4 (Fakturerings- og betalingsbetingelser)

9. Underleverandør pkt. 5 (godkjennes skriftlig) og pkt. 6.5 (fullt ansvar): Kan dere avklare om leverandør kan prise med egne ressurser i tilbudet, men i praksis bytte/erstatte maskiner eller mannskap ved ekstra behov uten at dette regnes som «underleverandør» (og i så fall hvilke endringer som krever godkjenning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Omfanget av godkjenningsplikt ved endringer i bemanning/maskinpark påvirker operasjonell planlegging og risiko for kontraktsbrudd. Leverandøren må vite hva som kan håndteres løpende.

   Kilde: Konkurransegrunnlag_Vintervedlikehold_2027-2030.pdf – pkt. 5 (Underleverandører) og pkt. 6.5 (Ansvar og garantier, underleverandør)