Rammeavtale for levering av matvarer til storhusholdning

Kvitsøy kommune inviterer til åpen anbudskonkurranse om en rammeavtale for løpende og prosjektbasert konsulentbistand innen seks fagområder (planlegging/samfunn/analyse; arkitektur/bygg/eiendom; kommunalteknikk/infrastruktur; sjø/havn/maritime anlegg; miljø/natur/grunn/kulturmiljø; prosjektledelse/byggeledelse/annen prosjektbistand). Avtalen inngås med én hovedleverandør som kontraktspart, med opsjoner om forlengelse. Kommunen skal bruke rammeavtalen som hovedkanal for avrop, og to kjente reguleringsplanoppdrag er forventet startet tidlig i avtaleperioden. Avtalen er i utgangspunktet 2 år med ensidig opsjon 1+1 år (maks 4 år).

• Leverandøren skal være registrert i relevant foretaksregister eller faglig register i etableringslandet.

  Dokumentasjon: ESPD. Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon på forespørsel.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Kvalifikasjonskrav)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: ESPD. Kredittvurdering, årsregnskap eller annen egnet dokumentasjon kan kreves på forespørsel.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Kvalifikasjonskrav)
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag (levering og koordinering av rådgivnings-/konsulenttjenester innen ett eller flere av fagområdene).

  Dokumentasjon: Kort oversikt over inntil tre relevante oppdrag gjennomført de siste tre årene (mottaker, periode, omfang og kort beskrivelse). Eldre kan tas i betraktning ved behov. (Utfylles/leveres som del av ESPD/KGV iht. oppsett.)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Kvalifikasjonskrav)
• Ved støtte på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrav skal dette angis, og virksomhetene skal levere nødvendig ESPD samt at leverandøren dokumenterer tilgang til ressursene (f.eks. forpliktelseserklæring).

  Dokumentasjon: ESPD i Artifik for støttende virksomheter; ESPD for hver deltaker ved fellestilbud; forpliktelseserklæring/ dokumentasjon på disposisjonsrett til ressursene.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1 og pkt. 8 (Hovedleverandørmodell/kvalifikasjonskrav)

• Tilbudsskjema – utfylt dokument 05.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9 (Tilbudets innhold)
• Prisskjema – utfylt dokument 03.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9 (Tilbudets innhold)
• Organisering, bemanning og gjennomføring: besvarelse på maksimalt 4 A4-sider (jf. pkt. 11.2).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9 og pkt. 11.2
• Tilgang til kompetanse og samtidige oppdrag: besvarelse på maksimalt 2 A4-sider (jf. pkt. 11.3).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9 og pkt. 11.3
• Avtaleansvarlig og referanser: navn og CV på maksimalt 2 A4-sider, navngitt stedfortreder samt to kommunale rammeavtalereferanser (jf. pkt. 11.4).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9 og pkt. 11.4
• Kvalifikasjoner: opplysninger og dokumentasjon som kreves i KGV og ESPD.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9
• Forbehold og avvik skal fremgå tydelig og samlet i tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

02.11.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale med én hovedleverandør; hovedleverandøren har samlet ansvar for koordinering, kvalitet, framdrift, økonomi og fakturering, også når underleverandører benyttes (kommunen har én inngang).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1 og pkt. 4; Rammeavtale/spesielle kontraktsvilkår pkt. 2.1
• Avtaleperiode: 2 år med ensidig opsjon forlengelse 1+1 år (maks 4 år). Opsjoner varsles skriftlig senest 3 måneder før utløp.Kilde: Rammeavtale/spesielle kontraktsvilkår pkt. 3
• Estimert/total verdi og maksimal ramme: estimert 11 000 000 NOK og maksimal 14 000 000 NOK ekskl. mva. Ingen kjøpsplikt; rammeavtalen kan ikke benyttes når maksimalverdi er nådd.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3; Rammeavtale/spesielle kontraktsvilkår pkt. 4
• Avrop skal være skriftlig. Leverandøren skal bekrefte mottak senest 5 virkedager og starte senest 10 virkedager etter mottatt forespørsel (med mindre annet avtales skriftlig).Kilde: Rammeavtale/spesielle kontraktsvilkår pkt. 6 og pkt. 8; Oppdragsbeskrivelse pkt. 6
• Ved manglende oppstart innen frist og hvis kommunen ikke godkjenner annen oppstart, kan kommunen anskaffe bistand fra annen leverandør uten at dette anses som brudd på rammeavtalen.Kilde: Rammeavtale/spesielle kontraktsvilkår pkt. 8; Oppdragsbeskrivelse pkt. 6
• Ved underleverandører: leverandøren har fullt ansvar; kommunen skal ikke koordinere og skal ikke motta faktura fra underleverandører; ingen særskilt påslag/formidlings-/administrasjonspåslag.Kilde: Rammeavtale/spesielle kontraktsvilkår pkt. 9 og pkt. 14; Oppdragsbeskrivelse pkt. 4
• Kontraktsgrunnlag per avrop: SSA-B 2026 for generell konsulentbistand (kommunestyrt), NS 8402:2010 for rådgivningsoppdrag knyttet til bygg/anlegg (honoreres etter medgått tid). Avropet skal angi hvilket som gjelder.Kilde: Rammeavtale/spesielle kontraktsvilkår pkt. 7; Oppdragsbeskrivelse pkt. 8
• Timepriser: fast i de første 12 månedene; deretter prisregulering 1 gang per 12 måneder etter SSB arbeidskraftkostnadsindeks (tabell 07251 mv.).Kilde: Rammeavtale/spesielle kontraktsvilkår pkt. 10 og pkt. 12
• Kostnadskontroll: leverandøren skal varsle tidlig ved risiko for overskridelse av estimert timebruk/økonomisk ramme; arbeid utover avtalt kostnadsramme krever skriftlig godkjenning.Kilde: Rammeavtale/spesielle kontraktsvilkår pkt. 13
• Fakturering: leverandøren fakturerer samlet; faktura som EHF med bestillingsreferanse og avropsreferanse; fakturagrunnlag skal vise person, dato, timer, hovedområde og personellkategori samt kort utført arbeid.Kilde: Rammeavtale/spesielle kontraktsvilkår pkt. 14
• Personell: avtaleansvarlig skal benyttes i avtaleperioden; utskiftning kun ved saklig grunn og krever godkjenning (med unntak ved akutte forhold).Kilde: Rammeavtale/spesielle kontraktsvilkår pkt. 15; Oppdragsbeskrivelse pkt. 5
• Lønns- og arbeidsvilkår: skal minst sikre vilkår i tråd med anskaffelsesloven § 5e; dokumentasjon på forespørsel; kommunen kan gjennomføre kontroll og holde tilbake forholdsmessig beløp ved brudd.Kilde: Rammeavtale/spesielle kontraktsvilkår pkt. 16
• Taushetsplikt/personvern/infosikkerhet: konfidensialitet, databehandleravtale ved personopplysninger på vegne av kommunen; følges også etter kontraktsopphør.Kilde: Rammeavtale/spesielle kontraktsvilkår pkt. 17; Oppdragsbeskrivelse pkt. 12

• Utkast-dokumenter (versjon 3, datert 14. september 2026): saksnummer og enkelte utfyllingsfelt er ikke fylt inn (f.eks. org.nr.).
• Endelige frister og datoer (spørsmål/tilbudsfrist/Artifik-styrt) fremgår ikke i teksten; det vises kun til Artifik og planlagte uke/datoer.
• To kjente reguleringsplanoppdrag har foreløpig oppstart (okt/nov 2026 og jan/feb 2027) og kan endres; avropenes endelige omfang og faktisk omsetning er ikke garantert.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I dokument 11.2 og 11.3 står det at frister/opstart er minstekrav og ikke gir kvalitetsuttelling, men samtidig beskrives evaluering av hvordan dere vil håndtere mottak, bemanning, kobling til kompetanse og håndtering av de to kjente reguleringsplanoppdragene. Kan dere presisere hvilke elementer i leveringsmodellen som faktisk gir kvalitetspoeng under tildelingskriteriene «Organisering, bemanning og gjennomføring» (30 %) og «Tilgang til kompetanse og samtidige oppdrag» (10 %), og hva som typisk ikke gir uttelling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som evalueres «på riktig måte» for å prioritere riktig innhold i tilbudsdokumentene innen fastsidekravene.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 11 Tildelingskriterier, særlig 11.2 og 11.3

2. I prissettingen (dokument 10 og prisskjema) skal alle roller faktureres som junior eller senior «ut fra relevant erfaring». Hvordan skal dere vurdere og dokumentere personellkategori i praksis ved avrop dersom en person har både relevante og ikke-relevante deler av sin erfaring (for eksempel blandet erfaring på tvers av hovedområder)? Kan dere beskrive hvilken dokumentasjon/avgrensning dere legger til grunn for at en ressurs kan faktureres som junior vs. senior?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig kategorisering kan gi feil prising og risiko ved senere avrop, spesielt siden det ikke kan faktureres høyere satser enn junior/senior.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 10 Pris og prisskjema «Prisforutsetninger»

3. Rammeavtalen sier at kommunens «ensidige opsjon» kan forlenge i 1 + 1 år og at rammeavtalen «ikke kan benyttes når maksimalverdien er nådd». Kan dere bekrefte om kommunen kan bestille/igangsette avrop som startet før maksimalverdien nås, selv om videre leveranser/arbeidshistorikk fortsetter etter at maksimalverdien er nådd, og i så fall hvordan dere praktiserer dette i kontrakten (f.eks. kostnadsramme per avrop vs. samlet ramme)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå kjøps- og uttakslogikken for å vurdere kommersiell og operasjonell risiko ved prosjekter som strekker seg over tid.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3 Avtalestruktur, varighet og verdi; rammeavtale punkt 3 og 4

4. I rammeavtalen punkt 8 fastsettes at oppstart skal skje «senest 10 virkedager» etter mottatt forespørsel, og at kommunen kan anskaffe fra annen leverandør hvis dere ikke kan starte innen fristen. For å kunne prise og bemanne riktig: Kan dere avklare hva som menes med «mottatt forespørsel» i praksis i Artifik/kommunikasjonsløpet, og om fristen regnes fra (i) første melding i Artifik, (ii) når avropet anses gyldig/bestilt (etter eventuelle avklaringer), eller (iii) når oppdragets detaljer er tilstrekkelige?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tolkning av startdato/trigger påvirker kapasitet, bemanningsplan og risiko for avvik/utskiftning ved første avrop.

   Kilde: Rammeavtale punkt 8 Avtaleansvarlig, responstid og oppstart; konkurransegrunnlag punkt 7 Tentativ fremdrift

5. Konkurransegrunnlaget og rammeavtalen legger opp til «én inngang» og at hovedleverandør har samlet ansvar, men rammeavtalen sier også at personell/arbeidsstrømmer skal knyttes til relevant hovedområde og at prisområdet må avklares før oppstart når et oppdrag omfatter flere hovedområder. Kan dere beskrive hvordan dere ønsker at avropene skal avgrenses/prises ved tverrfaglige leveranser (f.eks. reguleringsplan som berører plan, miljø og sjø/havn)? Skal dere forvente at leverandøren foreslår prisfordeling i svaret på forespørsel, eller vil kommunen fastsette fordeling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaringsrutine for tverrfaglig oppdrag kan gi priskonflikt og forsinkelse før oppstart.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 7 Avrop og oppdragsavklaring; rammeavtale punkt 6 Avrop; punkt 10 Priser og personellkategorier

6. Om de «kjente reguleringsplanoppdragene» (Ydstebøhavn og Krågøy) kan dere starte tidlig i avtaleperioden, men de endelige avropene er definert nærmere. Kan dere gi mer konkret informasjon om forventet prosjektfase og «leveransepakker» i oppstarten (for eksempel planprogram/konsekvensutredning/ROS/medvirkning/innspill/forslag til plan), samt forventet plan for parallelle leveranser i tidsperiodene oktober/nov 2026 og januar/feb 2027?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitet og kapasitet (samtidig oppdrag) evalueres, og leverandøren må vite hva slags tidstyngde som faktisk kan komme tidlig i avtalen for å planlegge kompetanse og ressursflyt.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.7 Kjente planlagte oppdrag og punkt 11.3 Tilgang til kompetanse og samtidige oppdrag; oppdragsbeskrivelse punkt 2.7

7. I rammeavtalen punkt 11 om reise står det at «ordinær reisetid og ordinære reisekostnader til og fra Kvitsøy og i Stavangerregionen inngår i timeprisene og kan ikke faktureres særskilt», og i oppdragsbeskrivelsen punkt 10 presiseres også ferjeruten som kostnadsfri. Kan dere bekrefte om dette også omfatter parkeringskostnader, bompenger, ferje innenfor avtalt område, og eventuelle lokale transportutlegg på stedet, eller om noe av dette kan bli behandlet som «ekstraordinær reise»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reise- og utleggshåndtering påvirker faktisk kostnadsregnskap og risiko for tvist ved refusjon/ikke-refusjon.

   Kilde: Rammeavtale punkt 11 Reise og reisekostnader; oppdragsbeskrivelse punkt 10 Reise, møter og digital samhandling

8. Rammeavtalen punkt 12 beskriver prisregulering én gang per 12 måneder og knytter beregningen til en bestemt SSB/Statistikkbanken tabell (07251) og næringshovedområde «Faglig, vitenskapelig og teknisk tjenesteyting». Kan dere bekrefte (i) hvilken avtaleoppstartdato dere bruker som «første 12 måneder»-periode, og (ii) om prisreguleringen får virkning fra en bestemt måned/termin, eller om den anvendes på timepriser fra dato for regulering etter indekspublisering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne beregne effekt på margin og håndtere korrekt pris i senere avrop som starter/leveres delvis etter reguleringstidspunktet.

   Kilde: Rammeavtale punkt 12 Prisregulering

9. Tildelingskriteriet «Avtaleansvarlig» evaluerer CV (60 %) og to kommunale rammeavtalereferanser (40 %), og dere beskriver standardiserte referansespørsmål. Kan dere bekrefte om dere vurderer kun den avtaleansvarlige (og ikke stedfortreder) i referansedelen, og om stedfortreder kun skal navngis uten at dere innhenter referanser for stedfortreder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvilke referanser leverandøren skal bruke aktivt og hvordan de prioriterer CV- og referansearbeidet i tilbudet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 11.4 Avtaleansvarlig og referanser; særlig omtalen av stedfortreder

10. Rammeavtalen punkt 9 slår fast at det ikke kan beregnes særskilt påslag for bruk/administrasjon av underleverandører, og at leverandøren har fullt ansvar. Samtidig kan dere benytte andre virksomheters kapasitet ved oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Kan dere avklare om underleverandører/støttevirksomheter kan ha egne satser som «ligger inne» i leverandørens tilbudte timepriser (dvs. at leverandøren tar risiko for sine interne innkjøpspriser), eller om kommunen forventer at timeprisene speiler faktiske kostnader ved underleverandør (f.eks. kost-plus)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan margin og kontraktsrisiko fordeles ved underleverandørkjede for å gi realistiske satser i prisskjemaet.

    Kilde: Rammeavtale punkt 9 Underleverandører og andre virksomheter; konkurransegrunnlag punkt 4.1 Hovedleverandør, underleverandører og støtte

11. I rammeavtalen punkt 13 om kostnadskontroll står det at leverandøren skal varsle hvis estimert timebruk/økonomisk ramme kan overskrides, og at arbeid utover avtalt kostnadsramme krever skriftlig godkjenning. Kan dere presisere hvordan dere typisk fastsetter «økonomisk ramme» i hvert avrop (er det et tak avropets bestilling, eller et estimat som kan korrigeres), og om overskridelse kan godkjennes gjennom endringsordre/ny skriftlig bestilling uten å starte nytt avrop?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kjenne styringsmodellen for rammekontroll for å unngå stopp i leveranse og for å prise risiko for endringer.

    Kilde: Rammeavtale punkt 13 Kostnadskontroll; rammeavtale punkt 6 Avrop