Rammeavtale på multifunksjonsmaskiner – Samarbeidende kommuner

Rammeavtale for leasing av multifunksjonsmaskiner (MFP) med utstyr for etterbehandling/tilbehør (slitedeler og forbruksmateriell), samt tjeneste for sikker utskrift (inkl. setup/tilknytning, lisenser, integrasjoner, drift, support, vedlikehold/forvaltning, overvåking og rapportering). Omfatter også implementering av sikker utskrift, overføring/konvertering av data, integrasjoner, tester og opplæring. Separate avtaler inngås med hver deltakende kommune (Fauske, Saltdal, Steigen, Sørfold).

• Tilbyder skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling.

  Dokumentasjon: Skatteattest som ikke skal være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfristens utløp.

  Kilde: Krav til tilbyder – 7.2 (Skatteattest og MVA-attest)
• Tilbyder skal være et lovlig foretak og registrert i foretaksregister/evt. bransjeregister.

  Dokumentasjon: Firmaattest; bekreftelse på registrering i Foretaksregisteret. Utenlandske firma: attest for registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Krav til tilbyder – 7.3 (Organisatoriske og juridiske forhold)
• Tilbyder skal ha god økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget.

  Dokumentasjon: Revisorgodkjente regnskap med beretning for siste året. Annet dokument kan fremlegges dersom saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Krav til tilbyder – 7.4 (Økonomiske og finansielle forhold)
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag siste 3 år (verdi, tidspunkt, mottaker; samt dokumentasjon på relevans). Kan også dokumenteres via kompetanse/personell leverandøren råder over.

  Kilde: Krav til tilbyder – 7.5 (Tekniske og faglige kvalifikasjoner/erfaring)

• Egenerklæring i elektronisk skjema om oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (fylles ut for at tilbudet skal evalueres).Kilde: Krav til tilbyder – 7.1 (Generelt)
• Tilbudet skal utformes på norsk og leveres gjennom KGV (Visma TendSign) innen tilbudsfrist; vedlegg lastes opp i KGV før innlevering.Kilde: 6.6 (Innlevering av tilbud)
• Tilbyder som blir innstilt til kontraktsinngåelse må før kontrakt dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav ved oppdatert dokumentasjonsbevis (mottatt innen 3 kalenderdager etter krav).Kilde: 7.1 (Generelt)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

19.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtale: leasing av MFP og tilhørende tjenester for sikker utskrift (oppsett av bruksrettigheter, lisenser, integrasjoner, drift/support/vedlikehold/forvaltning samt overvåking og rapportering). Implementering, overføring/konvertering av data, integrasjoner, tester og opplæring skal inngå.Kilde: Konkurransegrunnlag 2.1 (Anskaffelsens formål)
• Tilbudt løsning skal være tilknyttet kommunenes eksisterende programvare for sikker utskrift (samtidig som tilbyders egen tilsvarende løsning skal inkluderes). Det skal fremgå om MFP støtter eksisterende løsning beskrevet i vedlegg 3.Kilde: 2.1 Anskaffelsens formål + Vedlegg 2 kap. 1.1 og krav i 1.1/Sikker utskrift
• Utskifting av maskiner ved utløp av eksisterende avtaler; ved avtalens opphør skal kostnader for henting av maskiner inngå i prisen.Kilde: 2.3 Prising
• Statistikk over bruk og kostnader skal leveres kostnadsfritt på oppfordring i redigerbart format (fortrinnsvis Excel).Kilde: 2.3 (Statistikk over omsetning)
• Avtalens varighet: 2 år fra signering, kommunene har ensidig opsjon til forlengelse 1+1 år; maksimal varighet 4 år. Separate avtaler med hver kommune.Kilde: 2.4 Avtalens varighet
• Lønns- og arbeidsvilkår: ansatte hos tilbyder/underleverandører skal ha vilkår ikke dårligere enn landsomfattende tariff eller normalt for sted/yrke; dokumentasjon kan kreves. Ved avvik kan oppdragsgiver holde tilbake minst 10 % av kontraktssummen.Kilde: 5 Lønns- og arbeidsvilkår
• Språk i kommunikasjon og tilbudsdokumenter: norsk.Kilde: 4 Språk + 6.9 Språkkrav

• Dokumentutdraget inneholder ikke eksakt dato/frist for vedståelse (henviser til kunngjøring).
• Vedleggsdelen for Vedlegg 3 (maskinoversikt) er ufullstendig i teksten (store deler ser ut til å være avkuttet).
• Kravspesifikasjonen og evalueringsgrunnlaget peker på EV/K-merkede krav, men full liste med poenggivende detaljer for alle EV-krav er ikke gjengitt i utdraget (noe er synlig, noe er kun delvis synlig).
• Mulige kontrakts-/ytelseskrav knyttet til prising (f.eks. eksakt hvordan konsulentbistand og flytting prises og forutsettes) fremgår delvis; resten ligger i prisskjema/vedlegg som ikke er fullstendig gjengitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg 2 (Kravspesifikasjon), kan oppdragsgiver klargjøre hele listen over EV-krav som skal ligge til grunn for evaluering av kvalitet (pkt. 1.2) og hvilke konkrete delkrav som gir uttelling i poengberegningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: EV-kravene styrer 30% kvalitet (og kan også påvirke Miljø). Når listen med evalueringsdetaljer ikke er fullt synlig i utdraget, må leverandøren sikre at tilbudet prises og dokumenteres riktig for poenggiving.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8, særlig 8.1 og «EV»-henvisninger i pkt. 8 (Pris/Kvalitet/Miljø), samt Vedlegg 2 kravspesifikasjon pkt. 1.2 og kap. 2.7.

2. I vedlegg 1 (Prisskjema): kan oppdragsgiver bekrefte hvordan prisen for «implementering av sikker utskrift», «overføring/konvertering av data», «integrasjoner», «tester» og «opplæring» skal prises (f.eks. hvilke linjer/poster som skal benyttes og om det skal være faste beløp eller timebaserte satser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver krever at alle kostnader for implementering/opplæring/testing er tatt med i tilbudet, men prisskjemaets konkrete koblinger til disse aktivitetene fremgår ikke fullt av utdraget. Leverandøren må vite riktig prising for å unngå feilprising eller avvik.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.1 (prisen skal inkludere implementering/konvertering/integrasjoner/tester/opplæring), samt Vedlegg 1 Prisskjema.

3. Rammeavtalen gjelder separat med hver kommune: kan oppdragsgiver presisere hvordan bestilling/leveranser og fakturering praktisk håndteres per kommune i avtaleperioden (herunder om det er egne bekreftelser, egne bestillingsnumre og/eller egne serviceavtaleoppsett)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsgrunnlaget beskriver at leverandør normalt skal ha flere kunder (flere virksomheter) og at faktura ikke skal inneholde krav mot mer enn én virksomhet. For å prise riktig og etablere fakturaflyt må leverandøren forstå hvordan kommunene bestiller og knyttes til avtalen.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.5 (separate avtaler per kommune) og Vedlegg 4 kontraktsgrunnlag B.7.2 (fakturering/ingen samlefaktura på flere virksomheter).

4. I Vedlegg 4 (Kontraktsgrunnlag) B.10.3 om dagbøter for forsinkelse: kan oppdragsgiver bekrefte hvilke hendelser som defineres som «forsinket levering» i denne konkurransen (f.eks. levering av maskin, montering/installasjon, igangsettelse, eller ferdigstillelse av integrasjon sikker utskrift) og hvordan verdien av «den del av leveransen» beregnes i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbot-satsen kan gi stor økonomisk risiko. Leverandøren må vite hvilken del av leveransen som teller for forsinkelsesgrunnlaget og hvordan «verdi av den del» beregnes for å kunne prise risiko og etablere realistiske fremdriftsplaner.

   Kilde: Vedlegg 4 kontraktsgrunnlag B.10.3 Forsinkelse (dagbot 0,5% pr. virkedag og beregningsgrunnlag).

5. Kan oppdragsgiver utdype hvordan krav til «oppsett for og tilknytning til kommunenes eksisterende programvare for sikker utskrift» skal leveres, særlig grenseflaten mellom tilbyders egen løsning og eksisterende løsning (Uniflow online): hvilke komponenter forventes levert av valgt leverandør, og hvilke forutsettes av oppdragsgiver?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver sier at det både skal settes opp for eksisterende programvare og at tilbudet likevel skal inkludere tilbyders tilsvarende løsning. For riktig kost-/risikobilde må leverandøren vite hvilke oppgaver som ligger hos leverandør vs. oppdragsgiver ved integrasjon og drift.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.1 (oppsett/tilknytning til eksisterende programvare + tilbyders egen tilsvarende løsning) samt pkt. 2.2/2.3 (sikker utskrift og statistikkforutsetninger).

6. I Vedlegg 4 B.6.2 og B.6.1: kan oppdragsgiver presisere forventet prosess og frister fra mottatt bestilling til leverandørens ordrebekreftelse, samt hva som anses som «levert» når leveransen inkluderer montering/installasjon og tilknytning til sikker utskrift?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avtalen åpner for kansellering før skriftlig ordrebekreftelse og definerer leveringstidspunkt knyttet til montering/igangsettelse. Leverandøren må vite praktisk prosess for å styre produksjons-/logistikk og for å kunne forutse forsinkelsesrisiko.

   Kilde: Vedlegg 4 B.6.1 (bestillingsbekreftelse/kansellering) og B.6.2 (når varen anses levert ved montering/igangsettelse og tilknytning sikker utskrift).

7. I Vedlegg 4 B.6.4: oppdragsgiver krever at leverandør ikke knytter til seg mer enn 3 nedadgående ledd av underleverandører. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette skal forstås i en typisk MFP-/service-/IT-leveranse med flere leverandørledd (f.eks. OEM, lokal servicepartner, og IT-implementasjonspartner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Begrensning på antall underleverandørledd kan påvirke leverandørens leveransemodell og kost. Leverandøren må sikre at valgt organisering er i tråd med kontraktskravet uten å måtte endre struktur etter frist.

   Kilde: Vedlegg 4 B.6.4 (ansvar og garanti; begrensning til «ikke knytte til seg mer enn 3 nedadgående ledd»).

8. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan miljøkravene (EV-krav i kap. 2.7 i vedlegg 2) skal dokumenteres i tilbudet (hvilke typer dokumentasjon/merkekrav godtas, og om det skal leveres sertifikater/tekniske data per maskinmodell)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljø er 30% og baseres på oppfyllelse av EV-krav i vedlegg 2 kap. 2.7. Leverandøren må vite dokumentasjonsformatet for å oppnå korrekt poeng og unngå avvik/avvisningsrisiko.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Miljø 30% og EV i kap. 2.7 i vedlegg 2) samt Vedlegg 2 kap. 2.7 (Miljøkrav).