Bistand til DFØs arbeid med effektivisering av offentlige innkjøp

DFØ inviterer til åpen anbudskonkurranse for ekstern faglig og metodisk konsulentbistand til DFØs arbeid med effektivisering av offentlige innkjøp. Arbeidet er organisert i tre arbeidsstrømmer: AS1 Samordning, AS2 Styring og innsikt og AS3 Forenkling og konkurranse. Leveransen skal gjennomføres digitalt (ingen fysiske leveranser), og kan i tillegg omfatte koordinerings-/prosjektstøtte og gevinstmåling/oppfølging. Kontrakten inngås som bistandsavtale SSA-B (konsulentbistand) med oppstart medio november 2026 og løpetid frem til bistanden ferdigstilles eller avbestilles.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert (jf. FOA § 16-2).

  Dokumentasjon: Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i relevant register i etableringsstaten.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 7.4.1
• Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for finansiell kapasitet til å oppfylle kontraktsforpliktelser (jf. FOA § 16-3).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist, fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Alternativt: Nyetablerte/ikke tilfredsstillende kredittvurdering må vedlegge garantierklæring fra bank/lignende eller morselskapsgaranti. Alternativt annet egnet dokument dersom saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 7.4.2
• Leverandøren skal ha tekniske og faglige kvalifikasjoner i form av erfaring fra inntil 3 sammenlignbare oppdrag i løpet av de siste 3 år regnet fra tilbudsfrist (jf. FOA § 16-5).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante selskapsleveranser. Skal inneholde oppgavens verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren må dokumentere relevans. Kan dokumentere erfaring ved å vise til kompetanse/personell leverandøren råder over som kan benyttes, selv om erfaring er opparbeidet hos annen leverandør.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 7.4.3; besvarelsesmal vedlegg 4

• Tilbudet må leveres elektronisk via Oppdragsgivers KGV (Mercell CTM) / eu-supply.com innen tilbudsfrist. For sent innleverte tilbud avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.2 og 9.3
• Signert tilbudsbrev som bl.a. inneholder: referanse til konkurransegrunnlagets navn og nummer, leverandørens adresse/telefon/org.nr., kontaktperson, bekreftelse av vedståelsesfrist, og forpliktende underskrift fra bemyndiget person.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.1 (tilbudsutforming, signert tilbudsbrev) og vedlegg 2
• Leverandørens besvarelse og priser: svar på kravspesifikasjonen/kravspørsmål samt etterspurt dokumentasjon til tildelingskriterier; ferdig utfylt prisskjema (SSA-B Bilag 5) med timepriser; samt utfylt mal for CVer for hver tilbudt konsulent (i tråd med tildelingskriteriene og SSA-B Bilag 1).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.1 (leverandørens besvarelse og priser) og kap. 8
• Avvik: Dersom tilbudet inneholder avvik, skal avvik dokumenteres i «Besvarelsesmal for avvik» og sendes inn som del av tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3 og 9.1; vedlegg 5
• Forpliktelseserklæring skal leveres kun dersom leverandøren støtter seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrav. Støttevirksomhetene skal levere separate egenerklæringer.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 og 9.1; vedlegg 3
• ESPD skal fylles ut/leveres sammen med tilbudet (i KGV/Mercell CTM).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1 og 9.1
• Sladdet versjon av tilbudet, inkludert sladdede vedlegg, skal leveres sammen med tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4 og pkt. 9.1
• Dokumentasjonsbevis for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav samt skatteattest (skatteattest ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist) skal leveres sammen med tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4 og pkt. 9.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

19.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsform: Bistandsavtale med én leverandør basert på Statens standardavtale for konsulentbistand SSA-B (Bistandsavtalen), inkludert bestemmelser for bytte av nøkkelpersonell.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.6; SSA-B bilag 1/Bilag til SSA-B
• Planlagt oppstart medio november 2026. Løper inntil arbeidet er ferdigstilt eller avbestilles i tråd med avbestillingsregler.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.6 og SSA-B bilag 6/avbestilling
• Varighet/avbestilling: Kunden kan avbestille med 30 dagers skriftlig varsel. Kunden betaler blant annet allerede utført arbeid og dokumenterte omdisponeringskostnader (kan ikke overstige 15 dagers vederlag eks. mva. iht. bilag 6).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.6 og SSA-B bilag 6 (Avbestilling)
• Nøkkelpersonell skal være tilbudt og benyttes. Skifte av nøkkelpersonell kun ved saklig grunn og med kundens skriftlige godkjenning før nytt personell settes inn; nytt personell skal ha minimum tilsvarende kompetanse. Konsulenten bærer kostnader ved kompetanseoverføring.Kilde: SSA-B bilag 1 (Krav til nøkkelpersonell) og SSA-B generell avtaletekst pkt. 5.2
• Lønns- og arbeidsvilkår: Leverandøren skal levere egenerklæring og sikre at ansatte/underleverandører som direkte medvirker har lønns- og arbeidsvilkår i tråd med allmenngjort tariffavtale/landsomfattende tariffavtale; dokumentasjon kan kreves; brudd kan gi dagbot og andre sanksjoner.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5 og SSA-B generell avtaletekst pkt. 5.4; vedlegg 7
• Personopplysninger: Oppstartsmøte/dba skal inngås hvis leveransen innebærer behandling av personopplysninger på vegne av oppdragsgiver; databehandleravtale er del av kontraktsforholdet når aktuelt.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.7

• Økonomisk verdi og varighet er eksplisitt oppgitt som usikker (kan bli avsluttet tidligere eller strekke seg over flere år).
• Arbeidsomfang og prioritering mellom oppgaver fastsettes løpende av ansvarlig direktør innenfor avtalens rammer (kan påvirke ressursbehov og leveranseform over tid).
• Klima- og miljøhensyn vurderes som uvesentlig og er ikke oppstilt som tildelingskriterium (forutsetter at leveransen holder seg som tidsavgrenset rådgivningsbistand uten fysiske leveranser).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I SSA-B Bilag 1 «Varighet/oppstart» og i konkurransegrunnlaget er oppstart oppgitt som «medio november 2026» og at fristen første leveranse er «medio desember». Kan dere bekrefte hva som anses som henholdsvis (i) kontraktsoppstartsdato, (ii) dato for første leveranse/leveransepunkt, og (iii) forventet oppstart av henholdsvis statusmøter og arbeid i de tre arbeidsstrømmene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må vite hvilke milepæler som faktisk utløser leveranseforpliktelser og planleggingsbehov for å prise og bemanne riktig (særlig gitt at arbeidsbelastning og prioritering kan endres løpende).

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 og SSA-B Bilag 1 (Bilag 3/4.1 i avtalesett) samt SSA-B Bilag 3 «Prosjekt- og fremdriftsplan».

2. Konkurransegrunnlaget beskriver at «den konkrete arbeidsbelastningen og prioriteringen mellom oppgaver fastsettes løpende av ansvarlig direktør». Kan dere utdype hvordan dere konkret planlegger og styrer endringer i omfang (f.eks. timeallokering pr. arbeidsstrøm, endringsprosesser og godkjenning av estimatoverskridelser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å vurdere økonomisk risiko og lage realistisk time- og bemanningsplan trenger vi forståelse for styringsmekanismen ved endringer i oppgaveomfang/prioritering.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.3 «Prioritering av oppgaver» og SSA-B generelle bestemmelser om endringer/varsel samt Bilag 5 prisbestemmelser (estimater/overskridelse).

3. Tildelingskriteriet «Oppgaveforståelse og metodisk tilnærming» sier at besvarelsen skal ta inn i SSA-B Bilag 2, og at den maks kan være 7 A4-sider. Kan dere bekrefte hvor nøyaktig dere forventer at leverandøren skal plassere/merke «besvarelsen» i Mercell/vedlegg (SSA-B Bilag 2), og om det i tillegg skal fylles ut en bestemt matrise eller bare lastes opp en tekst/rapport?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig mal/innplassering kan gi avvisnings- eller vurderingsulempe (og vi må sikre korrekt fil-/malbruk i Mercell).

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 «Oppgaveforståelse og metodisk tilnærming» og pkt. 9.1 om tilbudsinnhold (besvarelse og priser).

4. Tildelingskriteriet «Tilbudt nøkkelpersonell» (40 %) beskriver at prosjektleder og analytiker skal være to forskjellige personer, og at prosjektleder gis størst vekt. Kan dere bekrefte om prosjektlederens rolle også forventes å dekke «leveranseansvarlig» for alle arbeidsstrømmer, eller om prosjektleder primært forventes å ha overordnet faglig ansvar for én arbeidsstrøm mens andre nøkkelpersoner leder andre deler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rollen til nøkkelpersonell påvirker hvordan vi dimensjonerer kompetanse og hvordan vi beskriver teamets dekning opp mot oppgavene.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 «Tilbudt nøkkelpersonell» og SSA-B Bilag 1 «Overordnede forventninger» samt Skal-krav 1-3 (nøkkelpersonell).

5. I Bilag 5 (Pris og prisbestemmelser) er det timepris for prosjektleder, analytiker og eventuelt partner/direktør/fagekspert, og det står at «Kunden forbeholder seg retten til å etterspørre fastpris på deler av arbeidet». Kan dere beskrive (i) hvordan dere vil definere «deler av arbeidet» for eventuell fastpris, (ii) om fastpris vil bli etterspurt før eller etter oppstart, og (iii) hvilke prismekanismer som da gjelder for evt. endringer i omfang/estimater?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fastpris kan endre kalkyle og risiko vesentlig. Vi må forstå trigger og rammer for å prise riktig og vurdere kontraktsrisiko.

   Kilde: SSA-B Bilag 5 «Konsulentens Timepriser og andre prismodeller» (del om fastpris) og Bilag 5 estimatoverskridelse >15 %.

6. SSA-B (generell avtaletekst) punkt 4.2 «avbestilling» sier at det i tillegg til allerede utført arbeid også kan kreves dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering av personell, med et tak på «15 dagers vederlag eks. mva., beregnet ut ifra de siste 15 dagene fakturert». Kan dere bekrefte hvordan «de siste 15 dagene fakturert» praktisk beregnes dersom leveransen i en tidlig fase ikke har hatt tilstrekkelig faktureringsgrunnlag (f.eks. i perioden like etter oppstart)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Beregning av avbestillingskostnad påvirker leverandørens risiko, særlig i en tidsramme hvor varighet/omfang er usikker og kan avkortes tidlig.

   Kilde: SSA-B (generell avtaletekst) samt Bilag 6 «Endringer…» punkt 4.2 avbestilling (taksats og beregningsgrunnlag).

7. Nøkkelpersonell «Utskiftning… kan kun skje dersom det foreligger saklig grunn» og «utskiftning skal godkjennes skriftlig». Kan dere presisere hvilken dokumentasjon dere forventer ved saklig grunn (f.eks. sykdom), og om det finnes en praktisk prosess for midlertidig substitusjon inntil godkjenning foreligger, uten at dette anses som mislighold?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må redusere risiko for mislighold ved uforutsette hendelser og forstå prosess/tidsfrister knyttet til utskiftning av nøkkelpersonell.

   Kilde: Skal-krav 3 og Skal-krav 1-2 i SSA-B Bilag 1 (nøkkelpersonell) samt SSA-B generell avtaletekst om nøkkelpersonell (bytte/godkjenning).

8. Databehandleravtale kan inngås etter oppstartsmøte dersom dere vurderer at leverandøren skal behandle personopplysninger. Kan dere beskrive hva dere typisk legger til grunn for denne vurderingen (hvilke leveranser/aktiviteter i effektiviseringsarbeidet som normalt utløser behov for databehandleravtale), og hvordan dere praktisk gjennomfører oppstartsmøtet med hensyn til personvernavklaring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker både juridisk kostnad/kompleksitet og eventuelle krav til sikkerhet/tilganger og underleverandører. Vi må planlegge dette i leveranseoppstart.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.7 «Databehandleravtale» og SSA-B generell avtaletekst pkt. 2.7/henvisning til at databehandleravtale inngås etter oppstartsmøte.

9. Konkurransegrunnlaget sier det ikke vil bli avholdt tilbudskonferanse, men spørsmål skal besvares via KGV. Kan dere bekrefte om det finnes planlagte oppfølgingsspørsmål etter spørsmålssvarene (f.eks. ytterligere avklaringer/oppdateringer i Mercell), og hvordan vi i så fall skal håndtere dette i tilbudets endelige utforming før tilbudsfristen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gitt at flere forhold er løpende styrt og at evalueringskrav skal innpasses i SSA-B bilag, ønsker vi å sikre at eventuelle presiseringer blir fanget opp korrekt før innlevering.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.6 «Oppdatering…» og pkt. 3.7 «Tilleggsopplysninger», samt pkt. 3.2 tidsfrister og tilbudsfrist.