Laboratorieteknisk forbruksmateriell og kjemikalier til Tolletatens og DMPs laboratorium

Oppdragsgiver Tolletaten (på vegne av Tolletaten og Direktoratet for medisinske produkter (DMP)) skal inngå rammeavtale med én leverandør om kjøp av laboratorieteknisk forbruksmateriell og laboratoriespesifikke kjemikalier til det samlokaliserte laboratoriet på Helsfyr i Oslo. Avtalen skal omfatte bredt sortiment, leveranse til angitt adresse (Grensesvingen 26, 0663 Oslo) og e-handelsleveranse med produktkatalog, ordre, ordrebekreftelse og EHF-meldinger. Avtalt varighet er 2 år med opsjon for forlengelse 1 + 1 år. Omfang anslått til NOK 8,8 mill. ekskl. mva for hele kontraktsperioden (maksverdi NOK 15 mill. ekskl. mva).

• Ordentlige forhold: leverandør skal ha innbetalt skatter og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatte- og merverdiavgiftsattest fra Altinn (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist); utenlandske leverandører: tilsvarende attest.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Foretakets lovlighet: leverandør skal være lovlig etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i foretaks-/bransjeregister som foreskrevet i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Økonomisk og finansiell kapasitet: tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre kontrakten (omsetning, resultat, likviditetsgrad, egenkapital).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering/rating (utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon), ikke eldre enn 6 måneder, basert på siste kjente regnskapstall; nyetablerte selskap: krav til kredittratingen AN.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Miljøledelsessystem: dokumenterbart miljøledelsessystem (ISO 14001 eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat (ISO 14001 eller tilsvarende) som viser sertifikatinnehaver, omfang og gyldighetsperiode; alternativ sertifisering krever likeverdig dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.3 Leverandørens miljøledelsessystem

• Fylle ut og vedlegge tilbudet elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD) om oppfyllelse av samtlige kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3 Kvalifikasjonskrav
• Ved støtte på andre foretaks kapasitet: levere forpliktelseserklæring (rådighet over nødvendige ressurser) og separate ESPD-skjema for hvert støttende foretak.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3 Kvalifikasjonskrav
• Språk: tilbud og tilhørende dokumenter skal utformes på norsk (støttedokumentasjon kan være på norsk/svensk/dansk/engelsk).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 2 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud (Språkkrav)
• Innlevering av tilbud elektronisk via Mercell | EU-Supply portalen innen tilbudsfrist; sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming
• Sladdet versjon ved behov: dersom tilbud inneholder forretningshemmeligheter, skal en sladdet versjon leveres på forespørsel.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 5 Sladdet tilbud – elektronisk sladdet versjon
• Tilbud skal ikke inneholde henvisning til eksterne informasjonskilder (nettsider/lenker); slik dokumentasjon vurderes ikke.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 2 (Henvisning til eksterne datakilder)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

16.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalens varighet: 2 år med opsjon på forlengelse 1 + 1 år (maksimal varighet 4 år).Kilde: Konkurransegrunnlag (Anskaffelsens omfang/varighet); Generell avtaletekst punkt 1.2 Avtalens varighet
• Levering: levering skal skje innen frister i bilag 3; innvendinger fra Tolletaten normalt innen 5 virkedager etter fysisk levering (10 virkedager ved installasjon/tilpasning før avdekking).Kilde: Generell avtaletekst punkt 2.1.2 Tid og sted for Leverandørens leveranse; punkt 2.1.2/2.2.2 (innvendinger/undersøkelsesplikt)
• Leveringssted: Grensesvingen 26, 0663 Oslo (fremgår av kravspesifikasjon/leveransekrav).Kilde: Bilag 1 (Tolletatens kravspesifikasjon), punkt 2.2 Leveranse (levering til adresse)
• E-handel/e-handelsløsning: leverandør skal gi tilgang til produktinformasjon, ha lagerstatus, tydelige priser, sende ordrebekreftelse; e-handels- og samhandlingskrav regulert av Bilag 10.Kilde: Bilag 1 (Tolletatens kravspesifikasjon) punkt 2.1 E-handel; Konkurransegrunnlag + Bilag 10 Samhandlingsavtale
• EHF-meldinger og PEPPOL/EHF infrastruktur: meldingsutveksling skal skje iht. EHF-formater og via PEPPOL (ELMA/PEPPOL SMP/SML).Kilde: Bilag 10 Samhandlingsavtale (Meldingsutveksling)
• Krav til katalogkvalitet og oppdatering: produktkatalog i EHF-katalogformat; oppdateres minst 2 ganger per år; katalog felter og kvalitetskrav (produktnavn, beskrivelse, bilderlenker, UNSPSC-kategorisering m.m.).Kilde: Bilag 10 Samhandlingsavtale (Elektronisk produktkatalog; krav til kvalitet i katalog felt)
• Ordrebehandling: ordrebekreftelse sendes av leverandør innen 4 timer etter mottatt bestilling.Kilde: Bilag 10 Samhandlingsavtale (Bestilling/Ordrebekreftelse)
• HMS-/miljøkrav til kjemikalier: SDS på norsk (CLP-oppdatert) for kjemikalier i Bilag 1A; REACH-etterlevelse; substitusjon av miljø-/helseskadelige alternativer identifiseres på forespørsel.Kilde: Bilag 1 (Tolletatens kravspesifikasjon) punkt 2.3 Klima- og miljø
• Transport-/logistikkkrav: organisere transport for reduserte klimagassutslipp (samle leveranser, redusere antall leveranser, lav-/nullutslippskjøretøy så langt mulig).Kilde: Bilag 1 (Tolletatens kravspesifikasjon) punkt 2.3.4 Transport og leveringsstruktur
• Garantiperiode: 2 år fra tidspunkt levering anses skjedd (med mindre annet fremgår av bilag 1); utbedring/omlevering uten ekstra kostnad ved reklamert feil/mangel.Kilde: Generell avtaletekst punkt 2.1.4 Garantiperiode og garantileveranser
• Reklamasjon/mislighold: leverandøren skal avhjelpe uten ugrunnet opphold; sanksjoner inkluderer dagbot ved forsinkelse (0,15 % av rammeavtalens maks. verdi pr kalenderdag, maks 100 dager) og øvrige misligholdsbeføyelser (prisavslag/heving/erstatning).Kilde: Generell avtaletekst punkt 7 Mislighold; punkt 8 Sanksjoner ved mislighold (dagbot)

• Dokumentet viser enkelte detaljer (f.eks. evalueringskriterier i Bilag 1 punkt 3 og test av e-handelsløsning), men disse kriteriene er ikke fullt gjengitt i utdraget; kun overskrifter/utdrag fremgår.
• Konkrete minimumskrav og kvalitetspunkter som skal fylles ut i Bilag 2/ev. testoppsett fremgår delvis av tekstutdrag; eksakt kravmatrise/verdiområder utover det som er sitert er ikke komplett i mottatt tekst.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 5 (Vederlag og prisbestemmelser) og Bilag 1A/B (Pristabell): Hvordan skal «Pris på frakt per sending» beregnes i praksis når samme avrop kan inneholde både kjemikalier (Bilag 1A) og øvrige produkter (Bilag 1B)? Skal frakt prises samlet per sending uavhengig av kategori, eller splittes frakt per del (kjemi vs produkter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise korrekt må leverandøren vite om frakt skal belastes én gang per sending eller separat per varegruppe/kategori i samme avrop.

   Kilde: Bilag 5 – Vederlag og prisbestemmelser / Bilag 1A/B – Pristabell

2. I Bilag 1 (Tolletatens kravspesifikasjon) pkt. 2.2 «Leveranse»: Hva er kundens krav til «sertifikat» (hvilke typer, f.eks. CoA/CoC, analysebevis, sporbarhetsdokumentasjon) for de aktuelle kjemikaliene/produktene, og er dette forventet levert for alle relevante varelinjer eller kun på forespørsel/for utvalgte kategorier?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sertifikattype og hyppighet påvirker både leveransetid og kostnad (administrasjon og innhenting fra produsent).

   Kilde: Bilag 1 – Tolletatens kravspesifikasjon pkt. 2.2 Leveranse

3. I Bilag 1 (Tolletatens kravspesifikasjon) pkt. 2.2 «Produkter og kjemikalier med utløpsdato»: Hvilke minimumskrav gjelder for gjenværende holdbarhet ved levering (f.eks. % eller antall dager/måneder), og hvordan ønsker dere at «kortsiktig gjenværende holdbarhet» skal varsles (tidspunkt og kanal)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne operasjonalisere holdbarhetskrav for å unngå avvik og pris-/logistikkfeil.

   Kilde: Bilag 1 – Tolletatens kravspesifikasjon pkt. 2.2 Leveranse

4. I Bilag 1 (Tolletatens kravspesifikasjon) pkt. 2.3.3 «HMS- og miljøinformasjon» samt Bilag 1A (kjemikalier): Når det gjelder SDS på norsk oppdatert etter CLP, skal dere ha SDS ved hvert leveringslot/parti (batchspesifikt), eller er det tilstrekkelig med «standard/SDS per produkt» som er gyldig for varen som leveres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Batchspesifikke SDS kan kreve ekstra administrasjon og påvirker beredskap og tid ved avrop.

   Kilde: Bilag 1 – Tolletatens kravspesifikasjon pkt. 2.3.3 HMS- og miljøinformasjon

5. I Bilag 1 (Tolletatens kravspesifikasjon) pkt. 2.3.4 «Transport og leveringsstruktur»: Finnes det konkrete forventninger til hvordan leveransene skal samles (f.eks. antall leveringer per uke/måned, maksimal splitting, eller krav til rute-/samlastingsoppsett)? Hvis nei, hvordan vil dere vurdere oppfyllelse av dette kravet dersom leverandøren beskriver ulike logistikktiltak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet er obligatorisk, men uten målbare parametere. Leverandøren bør forstå hva oppdragsgiver faktisk vil etterprøve ved kontroll.

   Kilde: Bilag 1 – Tolletatens kravspesifikasjon pkt. 2.3.4 Transport og leveringsstruktur

6. I Bilag 2 (Leverandørens beskrivelse av leveransen) – «E-handel»: I minimumskravet «2–3 brukere per organisasjon»—bekrefter dere at dere ønsker én samlet e-handelsorganisasjon per kunde (Tolletaten og DMP) med totalt 2–3 brukere per organisasjon, og at dette inkluderer muligheten for at én bruker kan være «organisasjonsbruker» i stedet for personlig bruker?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig avklaring av bruker-/rettighetsmodell påvirker tilbudt løsning og kost/leveranseoppsett.

   Kilde: Bilag 2 – Leverandørens beskrivelse av leveransen pkt. 2.1 E-handel

7. I Bilag 10 (Samhandlingsavtalen): «Ordrebekreftelse skal være sendt av leverandør innen 4 timer etter at bestilling er mottatt.» Gjelder dette også for restordre/leveranser med avvikende leveringsdato og for endringsbekreftelser («Akseptert med endring»), eller er fristen kun for første ordinære ordrebekreftelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Svarfrister i e-handelsintegrasjon påvirker bemannings- og systemkrav og dermed leverandørens reelle leveranserisiko/kost.

   Kilde: Bilag 10 – Samhandlingsavtalen (Bestilling)

8. I Bilag 10 (Samhandlingsavtalen): «Produktkatalogen skal oppdateres… minst 2 ganger per år» og «Godkjenning av EHF Katalog» (14 dager før ikrafttredelse). Hvilken hendelses-/ikrafttredelsesdato ønsker dere at vi skal forholde oss til ved pris- og sortimentsendringer gjennom avtaleperioden (f.eks. ved produktutgåelse eller ny substitusjon), og må endringer godkjennes innen samme 14-dagersløp?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver kan få feil ordre/priser hvis katalogoppdateringer ikke synkroniseres. Leverandøren trenger prosess/tidspunkter for endringsflyt.

   Kilde: Bilag 10 – Samhandlingsavtalen (Elektronisk produktkatalog / Godkjenning av EHF Katalog)

9. I Bilag 1 (Tolletatens kravspesifikasjon) og Bilag 2: Det gis evaluering av «3.4 E-handel og brukervennlighet» og at dere legger vekt på funksjonalitet for «opp-samling av ordre før den sendes til bestilling» og «oversikt over oppsamlinger og bestillinger på tvers av brukere». Kan dere beskrive hvilke konkrete scenarier dere vil teste/evaluere i (f.eks. om dere ønsker et «batch/collect»-oppsett per dag, per brukers rolle, eller på tvers av Tolletaten og DMP), og hvem som skal forespørre/utføre test i deres miljø?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitetsevalueringen for e-handel kan gi stor utslag på score. Leverandøren må forstå test- og evalueringsmetoden for å målrette sitt oppsett.

   Kilde: Bilag 1 – Tolletatens kravspesifikasjon pkt. 3.4 E-handel og brukervennlighet / Bilag 1 punkt 3 Evalueringskriterier