Tolketjenester til Møre og Romsdal fylkeskommune

Oppdragsgiver (Møre og Romsdal fylkeskommune) ønsker rammeavtale med én leverandør for levering av kvalifiserte tolketjenester i hele Møre og Romsdal. Tjenesten skal dekke tolking for videregående skoler, karriereveiledning og tannhelsetjenesten, primært telefon/fjerntolking, men også video og fysisk frammøtetolking. Oppdragsgiver anslår samlet estimert kontraktsverdi ca. 6 000 000 eks. mva. og øvre ramme ca. 7 000 000 eks. mva. (Volum er retningsgivende). Avtalen er 2 år fra signering, med opsjon forlengelse 1+1 år. Det er åpen anbudskonkurranse uten forhandlinger og uten adgang til å gi alternative/deltilbud. Tildeling baseres på beste forhold mellom pris (30 %) og kvalitet (70 %).

• Leverandøren skal være registrert i Foretaksregisteret.

  Dokumentasjon: Verifiseres automatisk mot Enhetsregisteret via eBevis (Filopplasting tillatt).

  Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav (nr. 1) – Foretaksregisteret
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra kredittvurderingsselskap med lisens til å behandle personopplysninger (Filopplasting tillatt).

  Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav (nr. 2) – Økonomisk og finansiell stilling
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig erfaring med oppdrag av tilsvarende art og vanskelighetsgrad.

  Dokumentasjon: 2–3 referanseoppdrag de siste 3 årene, fylles ut i Vedlegg 06 (Referanseskjema).

  Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav (nr. 3) – Tekniske og faglige kvalifikasjoner

• Utfylle ESPD-skjema elektronisk i Hyyr (bekrefter oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner).Kilde: Konkurranseregler kap. 3 (ESPD i Hyyr), jf. § 17-1
• Leverandørinformasjon i Hyyr skal fylles ut (hovedleverandør som eventuelt støtter seg på andre, bruk av underleverandører m.m.).Kilde: Konkurranseregler 3.1 – Opplysninger om leverandøren
• Dersom det støttes på andre virksomheter for kvalifikasjonskrav: levere forpliktelseserklæring (Vedlegg 05) og separat ESPD for støtteleverandør, samt dokumentasjonsbevis som for hovedleverandør.Kilde: Konkurranseregler 3.1.1 – Støtte fra andre virksomheter
• Ved tilbudsinnlevering skal dokumentasjon for kvalifikasjonskrav legges ved i Hyyr under hvert enkelt krav (ESP D alene er ikke tilstrekkelig).Kilde: Konkurranseregler 3.3.1 – Dokumentasjonsbevis
• Tilbudsbrev (Dok 01): fylle ut Vedlegg 1/tilbudsbrevet og angi aksept for A-krav (minimumskrav). Eventuelle forbehold må fremgå.Kilde: Konkurranseregler 5.4 – Tilbudsutforming; Vedlegg 01 Tilbudsbrev
• Kravspesifikasjon (Dok 02): fylle ut Vedlegg 02/kravspesifikasjonen (inkl. svarfelt for B-krav).Kilde: Konkurranseregler 5.4 – Tilbudsutforming; Vedlegg 02 Kravspesifikasjon
• Pristilbud (Dok 03): fylle ut Vedlegg 03/Prisskjema (skal leveres i Excel og PDF).Kilde: Konkurranseregler 5.4 – Tilbudsutforming
• Språk og kompetanse (Dok 04): fylle ut Vedlegg 04/Språk og kompetanse.Kilde: Konkurranseregler 5.4 – Tilbudsutforming; Vedlegg 02 Kravspesifikasjon pkt. 2.1.7
• Databehandleravtale (Dok 05): fylle ut bilag B.2 i Bilag 09b – databehandleravtale vedlegg A-D og returnere sammen med tilbudet.Kilde: Konkurranseregler 5.4 – Tilbudsutforming; Vedlegg 02 pkt. 4.1 Krav 2.4.1; Konkurranseregler 5.4 Dok 05
• Forpliktelseserklæring (Vedlegg 05): leveres dersom aktuelt (hvis støtter seg på andre).Kilde: Konkurransegrunnlag / Innleveringsdokumenter (Vedlegg 5 nevnt i Vedlegg 02/administrativt) og Vedlegg 05

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.10.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen: varighet 2 år fra signering, med opsjon inntil 2 nye år (1+1) og forlengelse regulert med varsel.Kilde: Konkurranseregler 6.2.1; Rammeavtale (Vedlegg 07) 1.4
• Gjennomføring av bestillinger/avrop via bestillingssystem med SSO (Microsoft Entra ID) og to-faktor autentisering; Leverandør skal tilby opplæring og systemet skal vise ordrehistorikk.Kilde: Vedlegg 02 Krav 2.2.1.1 og øvrige under 2.2.1 (Bestillingssystem)
• Databehandleravtale og GDPR-behandling: databehandleravtale skal være signert før behandling; leverandør skal oppfylle personvernkrav og etterlevelse i utførelsen.Kilde: Vedlegg 02 Krav 2.4.1–2.4.2; Konkurranseregler 6.2.4 (jf. dokumentasjon for utenlandske) og Vedlegg 11 databehandler
• Konfidensialitet og personsikkerhet ved tolking til adressesperre: leverandør skal ha dokumenterte rutiner og beskrive hvordan informasjon ikke deles med uvedkommende.Kilde: Vedlegg 02 Krav 2.1.6
• Håndtering av avvik og rapportering: avvikshåndtering (tilbakemelding innen 14 virkedager) og halvårlige rapporter med minimum spesifiserte datapunkter.Kilde: Vedlegg 02 pkt. 2.3.1.1 og 2.3.2.1
• Leveransefrister: bestilling normalt minst 24 timer før telefon/video, og leverandør skal kunne levere innen fristen; fysisk frammøtetolk normalt minst 1 uke (5 virkedager).Kilde: Vedlegg 02 pkt. 2.2.2.1–2.2.2.2
• ID-kontroll for tolker ved fysisk oppmøte/videomøter (og opplysninger ved telefontolking).Kilde: Vedlegg 02 Krav 2.2.3.3
• Elektronisk faktura: leverandør skal sende elektronisk faktura i EHF-format; leverandør bærer kostnader knyttet til elektronisk faktura.Kilde: Konkurranseregler 6.2.3–6.2.4; Rammeavtale Vedlegg 07 punkt 5.5
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår (Møre og Romsdal-modellen) og mulig dokumentasjons- og kontrollregime, inkl. sanksjoner/tilbakeholdsrett ved brudd.Kilde: Konkurransegrunnlag Bilag 2 (Møre og Romsdal-modellen)

• Konkurransereglene og konkurransegrunnlaget viser at kvalifikasjonskravene fremgår av ESPD og ikke er beskrevet fullt ut der; konkrete innholdsdetaljer for alle avvisnings-/kvalifikasjonskrav ligger i ESPD som ikke er inkludert i utdraget.
• Tildelingskriterienes nærmere evalueringslogikk utover vekt og dokumentkrav (f.eks. konkrete karakterskala-regler og hvordan B-kravene scores) beskrives delvis generelt; detaljer er ikke fullt gjengitt i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I prisskjemaet (Vedlegg 03) ønskes en presisering av hvilke priselementer som inngår i «skjermtolking» og «fremmøtetolk» (f.eks. takster for reisetid, reiseutgifter, minimumsvarighet og eventuelle tillegg for avsatte/hastesituasjoner). Kan dere beskrive hvordan disse skal prise opp mot avropstypene i kravspesifikasjonen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris evalueres samlet etter priskriteriet, og uklare/ulike tolkninger av priselementer kan gi feil tilbudspris eller risiko i senere avrop.

   Kilde: Konkurransedetaljer / Tildelingskriterier (Vedlegg 03, Prisskjema) og Vedlegg 02 pkt. 2.2.2–2.2.3

2. Krav 2.1.9 «Leveringsgrad»: Hvordan skal dere dokumentere/benytte leverandørens «leveringsgrad siste året» per språk når leverandøren eventuelt ikke har hatt leveranser på alle de 16 språkene i krav 2.1.7? Skal det gis 0 %, eller skal dere legge til grunn annen dokumentasjonspraksis (f.eks. “ikke relevant”/N/A) i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsgrad er et evalueringsgrunnlag i kvalitetskriteriet; uklarhet om håndtering av manglende/ikke-leverte språk påvirker hvordan vi kan og bør dokumentere i Vedlegg 04.

   Kilde: Vedlegg 02 pkt. 2.1.9 og 2.1.7

3. Krav 2.1.7: Kan dere utdype hva som menes med «best tilgang til kvalifisert tolk» og hvordan dere forventer at leverandøren skal beskrive dette i Vedlegg 04 (f.eks. hvilke interne ordninger/kapasitetsplaner må beskrives, og om dere vurderer “tilgjengelighet i system” vs. reell kapasitet ved avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker innholdet i tilbudets kvalitetsbeskrivelse og dermed vurderingen under B-krav 2.1.7 (høy vekt).

   Kilde: Vedlegg 02 pkt. 2.1.7 (Beskrivelse + evalueringsmomenter)

4. Krav 2.2.2.1: Når det bestilles «minimum 24 timer før oppstart» for telefon og video, hva er forventet prosess ved hastebestilling «på under 24 timer» innenfor arbeidstid (08:00–15:30)? Er det egne frister/definisjoner for når et avrop anses levert, og hvordan skal leverandøren håndtere tilfeller der riktig språk/kategori ikke kan leveres innen 24 timer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og bemanne riktig er det viktig å forstå hva som faktisk forventes ved avvik/uredelighet i fristoppnåelse.

   Kilde: Vedlegg 02 pkt. 2.2.2.1 og 2.2.3.2

5. Krav 2.2.2.4: Ved avbestilling mindre enn 24 timer før oppstart skal oppdragsgiver betale full pris. Hvordan skal «full pris» beregnes i disse tilfellene—skal det være prisen for hele bestilte timer, eller finnes det i prisskjemaet egne satser for kansellering/utebliv? Kan dere vise til korrekt felt i prisskjemaet (Vedlegg 03)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette har direkte økonomisk effekt og påvirker leverandørens tilbudsprising og risikoberegning.

   Kilde: Vedlegg 02 pkt. 2.2.2.4 og Vedlegg 03 (Prisskjema)

6. Krav 2.2.3.4: Videotolking skal utføres på oppdragsgivers «til enhver tid gjeldende plattform for videomøter». Hvilke plattformer benytter dere per nå (Teams/Zoom/Webex el.l.), og hva er prosessen hvis plattform endres i kontraktsperioden (herunder eventuelle test-/opplæringskrav)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Teknisk leveranseforutsetning kan endres; leverandøren trenger å forstå overgangskrav for å unngå brudd på leveranse-/kvalitetskrav.

   Kilde: Vedlegg 02 pkt. 2.2.3.4 og 2.2.3.1–2.2.3.5

7. Krav 2.2.1.1 og Vedlegg 10 (SSO): Kan dere bekrefte hvilket scenario som skal brukes (Basic authentication vs. SAML/OIDC) for bestillingsløsningen, og hvilke brukerroller/tilganger Oppdragsgiver vil gi i Entra ID til leverandørens ansatte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaring av integrasjons-/tilgangsscenario kan gi feil teknisk løsning og forsinket leveranse av bestillingsfunksjonalitet.

   Kilde: Vedlegg 02 pkt. 2.2.1.1 og Vedlegg 10 (SSO autentisering mot Entra ID)

8. Krav 2.4.1 (databehandleravtale): Dere krever at databehandleravtalen må være signert før behandlingen starter. Kan dere bekrefte om signering av databehandleravtalen gjennomføres samtidig med kontraktsinngåelse, og hvem (leverandør eller oppdragsgiver) som initierer endelig signering i Hyyr?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å overholde krav om signering før oppstart må leverandøren kjenne faktisk prosess/tidspunkt for signering.

   Kilde: Vedlegg 02 pkt. 2.4.1 og Konkurranseregler pkt. 6.2 / Kontraktsinngåelse

9. Krav 3.3/ESPD og eBevis: Hvis leverandøren ikke samtykker til eBevis for skatteattest (jf. krav om manuell innsending), kan dere presisere om skatteattest må lastes opp for både hovedleverandør og eventuelle støttende virksomheter/underleverandører, eller kun for hovedleverandøren?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker innleveringsomfang og etterlevelse innen frister for tilbud og kvalifikasjonsdokumentasjon.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 3.2.3, 3.3 og 3.1.1 (støtte fra andre virksomheter)