Optical Spectrum Analyzer

Anskaffelse av et Optical Spectrum Analyzer (kontrakt REF: ANSK-26-0197) som forsyningskontrakt til NTNU. Omfatter levering av utstyr og tilhørende dokumentasjon, samt krav til garanti/vilkår, opplæring, støtte og tekniske spesifikasjoner. Levering/overlevering og garantestart knyttes til FAT/SAT og signert approval protocol. Betaling etter aksept av leveranse (signert authentication protocol).

• Tilbudet skal inneholde alle elementer for at utstyret skal fungere som tiltenkt, inkludert alle deliverables som spesifisert i Appendix 1_2 (inkl. dokumentasjon, programvareoppdateringer, reservedelsliste med priser, samt relevante drifts-/vedlikeholds-/idriftsettelsesdokumenter).Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 1 A (Deliverables)
• Dokumentere oppfyllelse av garantiinnhold/coverage og spesifisere start (etter SAT), samt beskrive betingelser ved extended warranty og priselementer i Appendix 3 (extended warranty).Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 2 A (Warranty) og referanse til appendix 3
• Inkludere fysisk opplæring: tilby på stedet opplæring for minst 1 person fra leverandør og minimum 3 personer fra NTNU, og oppgi/trigge plan og innhold for opplæring (spesifiseres i tilbudet).Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 3 A (Training) og seksjon 4 B (Training – spør om spesifikasjon av innhold/plan/varighet)
• Spesifisere støtteordninger (e-post/telefon, evt. remote support) og beskrive responstid (fra skriftlig feilmelding til tilbud om løsning).Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 5 A (Support) og seksjon 6 B (Response time)
• Oppgi leveringstid/forventet leveringstid fra PO (skal kunne levere innen 12 uker etter PO) samt delta i signing av approval protocol.Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 12 B (Delivery time) og seksjon 10 A (Delivery and signing of approval protocol)
• Inkludere teknisk tilbud med oppgitte/tilgjengelige programvareoppdateringer (security/bugfix gratis i forventet levetid) og andre updates etter premium-modell; oppgi PC/rack, norsk brukergrensesnitt for keyboard, og spesifiser programvare/PC i appendix 3.Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 27 A (Updates), seksjon 28 A (PC)
• Inkludere alle nødvendige lisenser og beskrive vilkår/restriksjoner for kundens rett til installasjon/endringer og utlån til tredjeparter (inkl. begrensninger hvis relevant).Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 29 A (Licence)
• Oppgi eventuelle begrensninger knyttet til immaterielle rettigheter hvis leverandøren ikke eier IP i alle leverte produkter (hardware/software), og beskrive relevante særbegrensninger i tilbudet.Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 30 A (Intellectual property)
• Lever pris i NOK ekskl. mva i vedlagt prisskjema (inkl. at regulering av fast pris ikke tillates), og inkludere at totalprisen skal omfatte installasjon/inspeksjon/forsikring/packing/frakt til DDP DDP-uploddet NTNU og kostnader frem til SAT/formell overtakelse (jf. tabell 1).Kilde: Appendix 3_Total price and payment terms (5).docx, seksjon 1-2 og Tabell 1 (Price)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

16.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leveranse skal godkjennes av kjøper før leveransen regnes som fullført; leverandør skal legge til rette for testing og avvikshåndtering. FAT kan være relevant (IEC 61551 nevnes som eksempel).Kilde: Appendix 5 - Testing and approval, Introduksjon + Testing + Phase 1 FAT/Phase 2 SAT
• SAT gjennomføres etter montering/installasjon etter leverandørens instrukser; leverandør har rett til å delta (fagpersonell) eller gjennomføre SAT online. Endelig leveranse regnes som dato når SAT er fullført og godkjent av kjøper.Kilde: Appendix 5 - Testing and approval, Phase 2 - Site Acceptance Test (SAT)
• Avvik fra tilbud/implementering i SAT/formell overtakelse skal beskrives i approval protocol og det skal være en plan for korrigering.Kilde: Appendix 5 - Testing and approval, siste avsnitt under SAT
• Leveringsbetingelser: DAP/DDP (Incoterms 2020) ved oppgitt leveringssted; leverandør skal sørge for tilstrekkelig forsikring frem til formell overtakelse og SAT fullført, samt signert approval protocol.Kilde: Appendix 4 - Administrative provisions, Terms of delivery + Place of delivery
• Garanti: minimum 24 måneder, start etter SAT (og signert approval protocol). Innhold/coverage skal spesifiseres. Extended warranty er opsjon (rett for kjøper, ikke plikt) innen første år og skal prises i appendix 3.Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 2 A (Warranty)
• Utskifting/reparasjon ved garantifeil: leverandør er ansvarlig i garantiperioden; skal erstatte defekte deler eller reparere for å fjerne mangler.Kilde: General contract terms - Goods- v. January 2023, punkt 4.4 (Guarantee)
• Opplæring: fysisk opplæring inkludert (minimum 1 leverandørperson på stedet og minimum 3 personer fra NTNU kan delta).Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 3 A (Training)
• Support: e-post og telefon support inkludert; remote support ved tilgjengelighet; beskrive andre støttemetoder og betingelser.Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 5 A (Support)
• Responstid: normal responstid skal oppgis, fra skriftlig feilmelding til leverandør kan tilby løsning for å opprettholde definert oppetid.Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 6 B (Response time)
• Feil i garantiperioden: leverandør skal jobbe kontinuerlig for å løse; ved manglende reparasjon innen responstid skal det tilbys lånekomponenter eller låneutstyr til problem er løst (betingelser skal beskrives).Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 7 A (Claims within the warranty periode)
• Tekniske minimumskrav (eksempler): bølgelengdeområde <=1900 nm - >=5500 nm; input power per channel >=13 dBm; oppløsning (RBW) minimum 0.5 nm @3500 nm (og 0.2 nm @3500 nm); inbuilt calibration light source; optisk input FC/PC eller FC/APC; sampling points >200.000; stray light suppression >70 dB.Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 14-24 og 20/24/25/23
• Elektrisk/power: aksepter norsk strøm (240 V 50 Hz eller 380/400 V 50 Hz); leverandør skal beskrive elektriske og tekniske preferanser samt enkel oppgradering for fremtidig HW/SW.Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 8 A (Electricity/power)
• Oppetid, tidsramme: leverandør skal kunne levere systemet innen 12 uker etter PO (og oppgi forventet leveringstid).Kilde: Appendix 1_2 requirement specification.xlsx, seksjon 12 B (Delivery time)
• Betaling: fakturering etter fullført levering og signert authentication protocol; netto 30 dager (30 days NET).Kilde: Appendix 3_Total price and payment terms (5).docx, seksjon 3 Invoicing + Payment plan (Table 3)
• Elektronisk faktura: NTNU bruker EHF/Peppol; EHF- og Peppol-id-er er oppgitt.Kilde: Appendix 3_Total price and payment terms (5).docx, Invoicing/EHF
• Kontraktskrav om leveransekvalitet, dokumentasjon ved levering, og at leverandør skaffer nødvendige tillatelser/sertifikater med mindre annet avtales.Kilde: General contract terms - Goods- v. January 2023, punkt 4.1 Deliverable + 4.3 Documentation + 4.1 permits/certificates
• Human rights/i supply chain: leverandør skal etterleve kontraktsytelsesvilkår for grunnleggende menneskerettigheter (UNGP/OECD) i kontraktsperioden, og videreformidle til underleverandører.Kilde: Contract_performance_clauses_for_safeguarding_basic_human_rights_in_the_supply_chain_FINAL_17 Sept 2021.pdf, innledning + klausuler 1-4

• Ingen eksplisitt liste over kvalifikasjonskrav (f.eks. økonomisk/teknisk kapasitet) er synlig i utdraget du ga; vurdering begrenset til tekniske/leveransespesifikke krav og kontraktsvilkår.
• Tildelingskriterier og tildelingsmetode er ikke oppgitt i tekstutdraget; kan ligge i deler av grunnlaget som ikke er inkludert.
• «Special contractual terms and conditions» og enkelte vedlegg (f.eks. appendix 3/4 innhold utover nevnelser) er ikke tilgjengelig i utdraget, så konkrete krav der kan være mangelfullt fanget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Appendix 1_2, punkt 10 står det at «Minor deviations will not start the warranty period». Kan dere presisere hva som regnes som «minor deviations» og hvordan dette skal vurderes/klassifiseres i godkjenningsprotokollen, slik at vi kan prise og risikostyre garantistart korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Garantistart påvirker hele kalkylen for leverandørens risiko og ressursplan.

   Kilde: Appendix 1_2 (Req. punkt 10) – «Delivery and signing of approval protocol… Minor deviations…»

2. I Appendix 1_2, punkt 2 fremgår et minimum på 24 måneder garanti, og at garantiperioden starter etter SAT og signert approval protocol. Kan dere bekrefte at garantitiden/klageretten som skal brukes i tilbudet er «fra dato når SAT er fullført og godkjent», og hvordan dette vil bli dokumentert i faktisk protokoll (hvilket dato-/felt som skal styre)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt dato for garantitidspunktet er avgjørende for prising av garanti/extended warranty.

   Kilde: Appendix 1_2 (Req. punkt 2) + Authentication protocol

3. Appendix 1_2, punkt 6 og 7 beskriver respons-/utbedringstid og at leverandøren ved manglende reparasjon innen responstid skal tilby låne-deler eller låneudstyr. Kan dere angi forventet responstid (time-/dag-nivå) og hva som konkret menes med «loan parts» vs. «loan of equipment» (omfang, varighet, forutsetninger og eventuelle kost-/fraktvilkår)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er direkte kostdrivende og påvirker både supportpris og operasjonell beredskap.

   Kilde: Appendix 1_2 (Req. punkt 6 og 7)

4. I Appendix 1_2, punkt 9 står det at «All costs… is to be included in the offer… all costs for the supplier up until the SAT and formal takeover». Kan dere bekrefte at dette også omfatter eventuelle reiser/arbeid for teknisk personell knyttet til FAT/SAT, samt eventuelle gjentakelser av testing som følge av avvik, frem til endelig SAT-godkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveranseomfang og hvilke test-/oppmøteiterasjoner som skal prises påvirker total kost og fremdriftsrisiko.

   Kilde: Appendix 1_2 (Req. punkt 9) + Appendix 5 (Testing and approval)

5. Appendix 1_2, punkt 12 ber oss levere innen 12 uker etter PO, og vi skal også oppgi forventet leveringstid fra PO. Kan dere opplyse hvordan dere håndterer forsinkelser dersom SAT ikke kan fullføres innenfor denne rammen (f.eks. pga. kundens tilgjengelighet eller testforutsetninger), og om fristen i kontrakten knyttes til «levering til NTNU» eller «fullført SAT»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelighet rundt hvilken milepæl som styrer leveringsfrist/dagbøter ved forsinkelse.

   Kilde: Appendix 1_2 (Req. punkt 12 og 13) + General contract terms (Time of delivery/approval) og Appendix 5 (FAT/SAT)

6. General contract terms (Goods) punkt 4.4 sier at garantiperioden starter ved tid for delivery etter clause 7.1, og clause 7.1 sier leveranse fullført når SAT/testing (hvis del av plan) er utført og godkjent. Kan dere bekrefte at for denne anskaffelsen er SAT en del av «testing and approval plan», slik at clause 7.1 siste setning gjelder for hele garantiperiodens start?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå tvist om hvorvidt garantien starter ved fysisk levering eller etter full SAT-godkjenning.

   Kilde: General contract terms (clause 4.4 og 7.1) + Appendix 5 (Site Acceptance Test/SAT)

7. Appendix 5 beskriver at SAT avhenger av at leverandøren kan ha «professionals and technical professionals present… or perform the site acceptance test online». Kan dere avklare hva som forventes i denne konkurransen: er onlinetest akseptert som hovedmodell, og hvis fysisk deltakelse kreves, hvor mange personer og hvor mange testdager forventes (reise/innkvartering er nevnt som innbakt kost i punkt 9)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til fysisk tilstedeværelse påvirker både bemanning, reisebudsjett og planlegging.

   Kilde: Appendix 5 - Phase 2 (Site Acceptance Test (SAT))

8. Appendix 8 (Options) sier at «All requirements that are referred to as options/optional shall be described and priced in Appendix 3». Samtidig fremgår i Appendix 1_2 at extended warranty skal tilbys og prissettes i Appendix 3. Kan dere bekrefte at eneste opsjoner dere ønsker priset her er extended warranty (og eventuelle konkrete tillegg i Appendix 3), og at det ikke finnes andre opsjoner knyttet til Optical Spectrum Analyzer som skal prises?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre at vi priser riktig scope for opsjoner i forhold til evalueringsoppsett og kontraktstilbud.

   Kilde: Appendix 8 - Options + Appendix 1_2 (Req. punkt 2) + Appendix 3 (Total price and payment terms/Options-tabell)

9. Appendix 1_2, punkt 23 krever FC/PC eller FC/APC kompatibel optisk inngang. Kan dere bekrefte om NTNU har en preferanse for FC/PC eller FC/APC (hvilken standard som skal leveres), eller om det er tilstrekkelig at instrumentet kan leveres med begge/adapterløsning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil fiberstandard gir funksjonell ikke-overensstemmelse og kan medføre kostbare endringer før/under SAT.

   Kilde: Appendix 1_2 (Req. punkt 23)

10. General contract terms (clause 6.3) sier at fakturering skjer etter «completed delivery» og signert authentication protocol. Authentication protocol-dokumentet har «WARRANTY PERIOD»-felt «from-to» og «Notices shall be corrected within». Kan dere bekrefte hvordan dere forventer at leverandør skal fylle ut «WARRANTY PERIOD from-to» og «Notices… corrected within», og om disse feltene kan endres i etterkant hvis det oppstår avvik/utbedringer etter SAT?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Utfylling av protokollfelt påvirker garanti og ansvar for avvik; uklare skjemaer gir risiko for feil periodisering.

    Kilde: Authentication protocol + General contract terms (clause 6.3 og 7.1)