Markedsundersøkelse - Rammeavtale for kjøp av mat og drikke - Detaljistavtale

Oslo kommune v/ Økonomi- og forvaltningsetaten (OKF) inviterer til skriftlig markedsdialog om ny samkjøpsavtale for mat og drikke til mindre virksomheter (detaljistavtale). Avtalen omfatter utlevering av bestilte varer til alle leveringssteder, elektronisk bestillingsløsning (nettbutikk) med tydelig A- og B-sortiment, komplett sortiment iht. Bilag 3, samt menyplanleggingsverktøy integrert med nettbutikken. Markedsdialogen ber leverandører vurdere utfordrende krav og kommentere særlig krav i bilag 1 (nettløsning, landingsside/ordreendringer/klimafotavtrykk, menyplanverktøy som matsvinn-/klimaberegning og brukervennlighet, samt produktskrav som saktevoksende kylling).

• Leverandør skal følge gjeldende lov og forskrift, herunder Næringsmiddellovgivningen, matsvinnloven og regelverk for dyrevelferd.

  Dokumentasjon: Besvares med Ja/Nei i Bilag 2 (tilbudssvar).

  Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.2.1
• Leverandør skal være registrert som næringsmiddelvirksomhet hos Mattilsynet.

  Dokumentasjon: Besvares med Ja/Nei i Bilag 2 (tilbudssvar).

  Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.2.2
• Leverandør skal ha innført system for IK-Mat og HACCP.

  Dokumentasjon: Besvares med Ja/Nei i Bilag 2 (tilbudssvar).

  Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.2.3
• Leverandør skal samarbeide og bidra med løsninger for å nå kommunens målsettinger for bærekraftig mat (Bilag 5).

  Dokumentasjon: Besvares med Ja/Nei i Bilag 2 (tilbudssvar).

  Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.2.4

• Skriftlig tilbakemelding på spørsmål i tabellen i markedsdialogen (direkte i tabellen), og svar/kommentar i vedlagt pris- og produktskjema ved markert avkrysningsområde.Kilde: Markedsdialog (1 Markedsdialog)
• Tilbakemelding skal leveres i Word- og PDF-format og sendes via KGV (Artifik).Kilde: Markedsdialog (Frist for tilbakemelding og leveranseform)
• Levert tilbakemelding innen frist: 24.09 kl. 12:00 (dato/klokkeslett oppgitt i teksten).Kilde: Markedsdialog (Frist for tilbakemelding)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

English, norsk

• Kontinuitet i A-sortimentet: A-sortimentet skal ikke bestå av produkter leverandøren regner med går ut av produksjon tidlig i avtaleperioden (unntak sesongvarer).Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.3.1
• Mål om at virksomhetene i størst mulig grad bestiller A-sortimentet; leverandør skal proaktivt tilrettelegge (knyttet til nettbutikk, pkt. 2.4).Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.3.2
• Komplett sortiment innen produktgruppene i Bilag 3 (A- og B-sortiment), med unntak: økologisk egg og melk samt økologisk kaffe og banan sortimentsstyres og tilbys kun med riktige sertifiseringer.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.3.3
• Nettbutikk skal levere elektronisk bestillingsløsning og oppfylle universell utforming.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.4.1-2.4.2
• Nettbutikk skal ha redigerbar startside (landingsside) ved innlogging; dersom ikke mulig ved tilbudstidspunkt skal den være på plass senest 6 mnd. etter kontraktsignering.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.4.3
• Synlig varsel ved bestilling under minsteordregrensen (og minsteordregebyr) før ordrebekreftelse; implementeres senest innen 6 mnd. etter kontraktsignering hvis ikke klart ved tilbudstidspunkt.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.4.7
• Klimafotavtrykk skal kunne vises på hele handlekurven (f.eks. trafikklysmodell); ferdigstilles senest 6 måneder etter kontraktsignering dersom ikke ved idriftsettelse.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.4.15
• Menyplanleggingsverktøy integrert med nettbutikk: ingredienser i oppskrifter skal automatisk overføres til handlekurv.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.5.1
• Menyplanleggingsverktøy skal støtte beregninger for kostnad per porsjon og klimaavtrykk; ferdigstilles senest 6 mnd. etter kontraktsignering hvis ikke ved idriftsettelse.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.5.4
• Menyer skal følge Helsedirektoratets retningslinjer for mat og måltider i barnehage og SFO (kostøre 320 kr per barn per måned oppgitt i teksten).Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.5.2
• Matsvinn-relatert funksjonalitet i menyplanleggingsverktøyet (støtte for planlegging med felles råvarer for å redusere matsvinn) + oppfølging av når funksjonalitet er klar dersom ikke ved idriftsettelse.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.5.3
• Brukervennlighet i menyplanverktøyet (skalere menyer, fjerne produkter, bytte ingredienser, justere antall/mengder, tydelig allergener; skal foreslå alternativer ved allergier) og ferdigstilles senest 6 mnd. etter kontraktsignering ved behov.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.5.5
• Produkter i A-sortimentet med angitt sertifiseringskrav (rettferdig handel) skal være sertifisert av uavhengig tredjepart med krav til fysisk sporbarhet fra råvare til ferdig produkt.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.6.4
• Fra og med 01.01.2028 skal all kylling være saktevoksende; leverandør skal legge til rette for gradvis innfasing, med unntak for bearbeidede kyllingprodukter.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.6.5
• Nøkkelhull-merkede produkter i A-sortimentet skal oppfylle nøkkelhullsforskriftens vilkår (og produkter som oppfyller uten merking sidestilles).Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.6.6
• Leverandøren skal kunne levere bestillinger innen to (2) hverdager for bestillinger gjort innen kl. 12:00 (man-fre), med mindre annet avtales.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.7.1
• Varsling ved utilgjengelighet av produkter i god nok tid til at bestilling kan suppleres.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.7.2
• Varsle bestiller før ankomst og ved endring av avtalt leveringstidspunkt, samt sørge for kvittering ved levering og (gjerne digital) pakkseddel.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.7.3
• Supportfunksjon på telefon eller chat med menneskelige ressurser (min. alle hverdager 09:00–15:00) knyttet til netthandel/bestilling.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.7.4
• Klima og miljø – avtalen legger til rette for tilbud av produkter med redusert pris ved eksempelvis kort holdbarhet (etter definert avvik) for å redusere matsvinn; skal samarbeides om tiltak.Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.8.1
• Økologiske produkter (der det er minstekrav i A-sortimentet) skal være sertifisert i henhold til gjeldende økologiregelverk (tredjeparts).Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.8.2
• Bærekraftig fiskeri/oppdrett i A-sortimentet (der det er minstekrav) skal komme fra tredjepartssertifiserte kilder (MSC/ASC eller tilsvarende).Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.8.3
• Dersom produkter i A-sortimentet inneholder palmeolje, skal palmeoljen være bærekraftig produsert og ikke ha bidratt til avskoging (inkl. krav til produksjonsstandarder/etterlevelse og underleverandører).Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.8.4
• Implementering/oppstart: kontrakten skal kunne settes i ordinær drift til kontraktsoppstart 16.01.2027 (eventuelt senest 5 uker etter forsinket kontraktsinngåelse).Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.9.1
• Utforme realistisk implementeringsplan og fremlegge for godkjenning senest 2 uker etter kontraktsinngåelse (inkl. nettbutikk, menyplanverktøy, opprettelse av nye brukere m.m.).Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.9.2
• Dokumentere hvordan nettbutikken er konfigurert iht. avtalen (skjermbilder/testtilgang m.m.), og legge løsningen frem for testing senest 2 uker før kontraktsoppstart (kontroll av sortiment, kontraktspriser og synlighet av sertifiseringer/merkeordninger).Kilde: DEL II Bilag 1, pkt. 2.9.3

• Tildelingskriterier/vekting er ikke eksplisitt gjengitt i innsendt tekst (kun omtale av at sertifiseringer kan inngå i tildelingskriteriet «Kvalitet – klima- og miljøhensyn» uten detaljer).
• Dokumentet inneholder kun markedsdialogens instruks for tilbakemelding; det er ikke oppgitt hvordan endelig tilbud skal leveres (tilbudsfrist, format og innhold) utover at markedsdialog-svar skal sendes via KGV i Word/PDF.
• Markedsdialogens tabell/spørsmål og konkrete felter i «Bilag 2» (tilbudssvarskjema) er ikke med i teksten, kun at minimumskrav skal besvares Ja/Nei i Bilag 2.