Rammeavtale Bedriftshelsetjenester

Rammeavtale om bedriftshelsetjenester for Telemark fylkeskommune (og tilknyttede fylkeskommunale foretak). Formålet er å ivareta lovpålagte HMS-forpliktelser gjennom systematisk, forebyggende og risikobasert arbeidsmiljøarbeid, inkludert både systemrettede og individrettede tjenester (fysisk, ergonomisk, organisatorisk, psykososialt, kjemisk og biologisk). Avtalen skal inngås med én leverandør, varighet 2 år med opsjon for forlengelse inntil 2+2 år (maks 4 år). Opsjon omfatter medarbeiderundersøkelse. Kontrakten tildeles etter forholdet pris/kvalitet (pris 30%, kvalitet 60%, oppdragsforståelse 10%).

• Leverandøren skal være lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på registrering i bransje-/foretaksregister iht. lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.3.1
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Årsregnskap inkludert noter og styre-/revisjonsberetning for de to (2) siste avsluttede regnskapsår. Kredittvurdering ikke eldre enn tre (3) måneder fra tilbudsfrist fra anerkjent kredittvurderingsselskap (oppdragsgiver kan innhente selv). Vurdering baseres på omsetning, likviditet, soliditet og gjeldsgrad.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.3.2
• Leverandøren skal ha nødvendig gjennomføringsevne for å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Utfylle vedlagt mal: kort og konsis beskrivelse av gjennomsnittlig årlig arbeidsstyrke/ledelse siste tre år, kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget, andel av kontrakten satt bort til underleverandør(er), organisering for gjennomføring, samt redskaper/materiell/teknisk utstyr. Dokumenteres i Vedlegg 3.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.3.3.1 (Vedlegg 3)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig/god erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av tre (3) mest relevante leveranser fra tre (3) siste år (bedriftshelsetjenester til virksomheter/organisasjoner av tilsvarende størrelse/kompleksitet). Leverandøren skal fylle ut Vedlegg 3 og vedlegge signerte attester fra de gjennomførte leveransene.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.3.3.2 (Vedlegg 3)
• Leverandøren skal ha et dokumentert og implementert kvalitetssikrings-/ledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse som viser implementering. Ved ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat er tilstrekkelig.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.3.3.3
• Leverandøren skal ha et dokumentert og implementert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse som viser implementering. Ved EMAS/Miljøfyrtårn/ISO 14001 eller annet anerkjent miljøstandard: kopi av gyldig sertifikat er tilstrekkelig.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.3.3.4
• Skatteattest (for norske leverandører) ikke eldre enn seks måneder fra tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: Skatteattest for skatt og merverdiavgift via Altinn. Utenlandske leverandører: tilsvarende attester eller erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig dersom landet ikke utsteder attester. Skatteattest også for støttende foretak.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.4

• Tilbudet må utformes/leveres elektronisk via KGV-systemet (TendSign) innen tilbudsfrist. Post/e-post-innlevering avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.5
• Leverandøren skal ikke levere tilbud på deler/etter deler; kun tilbud på hele leveransen. Ingen alternative/parallelle tilbud.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.1
• Tilbudet skal inneholde: utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 1), evt. forpliktelseserklæring(er) (Vedlegg 2), utfylt Vedlegg 3 (gjennomføringsevne og referansebeskrivelser), dokumentasjon på kvalifikasjonskrav (pkt. 5.3), dokumentasjon på skatteattest (pkt. 5.4), dokumentasjon på tildelingskriterier (pkt. 7.1), utfylt Bilag 2 (løsningsbeskrivelse), utfylt Bilag 3a (prisskjema), utfylt Bilag 5 (egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår) og utfylt Vedlegg 7a databehandleravtale.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.3
• Avvik skal angis presist og entydig og henvises til relevant vedlegg og punkt; avvik skal inn i Vedlegg 1 – Tilbudsskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.8
• Ved bruk av underleverandør i gjennomføringen: oppgi navn, hvilke oppgaver de utfører og hvilke deler av kontrakten som skal utføres, tydelig via Vedlegg 2/forpliktelseserklæring (der relevant støtte) og leverandør må fortsatt være ansvarlig.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.2
• Leverandøren bør levere filer i både redigerbart format (Word/Excel mv.) og PDF, og navngi filene slik at filnavn viser innhold.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtale med én leverandør. Varighet: fra 01.01.2027 og kontrakt opphører ved utløp uten oppsigelse. Opsjon på forlengelse 1 år av gangen i inntil totalt 4 år (ytterligere 2 år). Kunden skal bekrefte opsjon skriftlig innen 3 måneder før utløp.Kilde: Avtaledokument, pkt. 3.1-3.2
• Leveransen skal bidra til systematisk, forebyggende og risikobasert HMS-arbeid og omfatte både systemrettede og individrettede tjenester (fysisk, ergonomisk, organisatorisk, psykososialt, kjemisk og biologisk). Leverandøren skal samarbeide tett med HR, ledere, AMU og HAMU og bidra med rapportering, evaluering og anbefalinger.Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 1-4 (og Konkurransegrunnlag pkt. 1.2.1)
• Generelle minimumskrav i kravtabellen: leverandøren skal sikre lov-/forskriftsmessighet (Krav 1, A). Leverandøren skal ha elektronisk journalsystem for pasientopplysninger godkjent av helsemyndighetene (Krav 4, A).Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 1 og 4
• Implementering innen oppstart: leverandøren skal levere tilpasset informasjonstekst om tjenester innen oppstart og gi aktivitets-/fremdriftsplan senest 1 måned etter signert avtale; informasjonsmøter senest 3 måneder etter oppstart.Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 8-11
• Journaloverføring ved bytte av leverandør: leverandøren skal sammen med nåværende leverandør gjennomføre journaloverføring som ivaretar kontinuitet og personvern (Krav 5, A) og ved avtaleslutt overføre journal/data vederlagsfritt, med hensyn til reservasjonsrett (Krav 6, A).Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 5-6
• Responstid og levering/oppfølging for individrettede og systemrettede ytelser: flere A-krav forutsetter at leverandøren bekrefter JA/NEI og oppgir responstid (f.eks. krav 26-34, 27, 30-33, 34 samt krav om responstid i løsningsbeskrivelsen).Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 26-34
• Rapportering/oppfølging i avtalen: leverandøren skal uoppfordret og fortløpende rapportere; minimum kvartalsrapport og årsrapport inkl. timeforbruk fordelt på tjenester og virksomheter/sektorer samt bruk i AMU/HAMU. Varsle når 75% av årlig budsjettert timeantall er brukt og avklare videre bruk utover budsjett før arbeid igangsettes.Kilde: Bilag 4 – Administrative bestemmelser, pkt. 5
• Fakturering og prisbetingelser: alle priser eksklusive mva; priser skal omfatte alle kostnader (ingen administrative gebyrer og ingen oppmøtehonorar). Reise til og mellom lokasjoner i Telemark kan ikke faktureres som utlegg for ordinær utførelse; særskilte reiser etter pålegg kan dekkes etter Statens reiseregulativ og forhåndsgodkjenning. Fakturering etterskuddsvis månedlig med forfall 30 dager og elektronisk EHF.Kilde: Bilag 3 – Priser og betalingsbetingelser, pkt. 1-4 og 9-10
• Personvern: leverandøren skal ha tilfredsstillende tekniske og organisatoriske tiltak og nødvendig avtaleverk (databehandleravtale etc.) når leverandøren opptrer som databehandler/rollene krever det.Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 11 og Bilag 7a databehandleravtale (vedlagt i tilbud)
• Samfunnsansvar/leverandørkjede: kontraktsvilkår om overholdelse av grunnleggende menneskerettigheter/arbeidsmiljølovgivning (aktsomhetsvurderinger, policys/rutiner, krav til etterlevelse i leverandørkjeden, oppfølgingsmekanismer og sanksjoner).Kilde: Bilag 6 – Samfunnsansvar

• Teksten inneholder ikke fullstendige detaljer for alle underpunkter i kravtabellen (f.eks. konkrete responstidsverdier eller metrikker) utover at mange krav krever at leverandøren oppgir responstid.
• Dokumentutdraget viser ikke hele Bilag 2/Bilag 1-kravbesvarelsesformalia for alle enkelttillegg; kun deler av kravtabellen er synliggjort i teksten du delte.
• Kontraktsvilkår (Alminnelige kontraktsvilkår for tjenestekjøp) er ikke gjengitt; derfor er ikke alle kontrakts-/mislighold-/sanksjonsdetaljer hentet fra selve hovedkontrakten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 4: Dere krever elektronisk journalføringssystem for pasientopplysninger som er godkjent av helsemyndighetene. Kan dere presisere om dette gjelder BHT-journal generelt (som leverandøren dokumenterer godkjenning for), og hvilke dokumentasjon/henvisning dere forventer at leverandøren legger ved i tilbudet for å dokumentere oppfyllelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne dokumentere A-kravet korrekt for å unngå avvisning og for å prise riktig journal- og systemkostnader.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 4

2. I Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 5 og 6: Dere krever journaloverføring fra nåværende leverandør og vederlagsfri overføring ved avtaleslutt, og at leverandøren må hensynta ansattes reservasjon (reservasjonsrett) slik at ikke pasientjournal overføres. Kan dere beskrive forventet prosess og ansvarsdeling mellom nåværende leverandør, ny leverandør og dere som oppdragsgiver (inkl. hvem som håndterer samtykke/reservasjon og hvordan reservasjonslisten leveres), samt hvilke frister dere legger til grunn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker gjennomføringsplan, bemanning, risiko og kostnader knyttet til overgang/journal- og personvernarbeid.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 5 og 6

3. I Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 7: Dere krever at dere (Telemark fylkeskommune) skal være en prioritert kunde hos leverandøren. Hva menes konkret med «prioritert kunde» i deres vurdering, og hvordan ønsker dere at leverandøren skal dokumentere/underbygge dette i tilbudet (f.eks. intern prioriteringsrutine, eskalering, bemanning/kapasitetsløfter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Begrepet er ikke nærmere definert i utdraget, og det kan gi avvik/avvisningsrisiko hvis leverandøren tolker ulikt.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 7

4. I Bilag 1 – Kravspesifikasjon har flere krav (bl.a. krav 26, 30, 31, 32, 33 og 34) «Oppgi responstid», men responstidsverdier er ikke synliggjort i utdraget. Kan dere oppgi konkrete responstidskrav (maks responstid) for hver av disse kravene, og skille mellom (i) initial responstid på bestilling henvendelse og (ii) tid til levert/avsluttet rådgivning/rapport når relevant?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstidskrav er styrende for tjenesteoppsett, bemanning, og prissetting. Leverandøren må vite eksakte terskler.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 26, 30, 31, 32, 33 og 34

5. I Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 27: Dere krever rutiner for responstid, oppfølging av bestillinger og levering av rapporter, og at frister for tilbakemelding og rapportleveranser avtales for det enkelte oppdrag. Kan dere beskrive hvordan disse fristene normalt vil fastsettes (f.eks. mal for SLA/framdrift per oppdragstype, og om det finnes standard fristbilder for rapporter som leverandøren skal prise inn)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis frister avtales ad hoc, påvirker det leverandørens produksjonsplan og risiko. Leverandøren bør få et praktisk styringsgrunnlag.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 27

6. I Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 21: Leverandøren skal bistå med kompetanseheving, utforming og oppdatering av stoffkartotek, og må kunne sette seg inn i systemet ECO Online (for tiden). Hvilke plikter/leveranser forventes av leverandøren i praksis (f.eks. opprettelse av nye dokumenter, oppdatering av stoffdata, opplæring i systembruk), og i hvilken grad har leverandøren tilgang til eksisterende ECO Online-setup/brukerroller fra avtaleoppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er uklart om dette er begrenset rådgivning eller også praktisk systemarbeid; begge deler gir ulik kostnads- og tilgangsbehov.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 21

7. I Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 48–51 (miljø): Dere har flere skal-krav knyttet til digitale arbeidsformer, samordning av oppdrag og transport. Kan dere presisere hvordan dere vil vurdere oppfyllelse i konkrete situasjoner (f.eks. hva som regnes som «praktisk mulig» og hvordan vekter dere reisetid, kostnad og klimaavtrykk ved valg av transport), og om dere har en forventet dokumentasjonsmåte (reiseregning/rapportering) i etterkant?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Skal-kravene kan gi leverandøren betydelig praktisk risiko dersom «praktisk mulig» ikke er operasjonalisert.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, krav 47–51

8. I konkurransegrunnlaget punkt 7.3 (evaluering) og tildelingskriteriet «Pris/Totale kostnader» brukes en hybridmodell med knekkpunkt fastsatt til 2,5 (75 % høyere pris/kostnad enn laveste tilbud). Kan dere beskrive hvilke kostnadskomponenter som inngår i «pris/totale kostnader» (f.eks. timepriser, estimert volum 2 000–2 500 timer, eventuelle enhetspriser for enkelte bistander/enkeltleveranser, og hvordan opsjonsdelen (medarbeiderundersøkelse) eventuelt behandles i evalueringen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå evalueringsgrunnlaget for å optimalisere prisstruktur og sikre korrekt prising.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 7.3 og Bilag 3a/Prisskjema (referert i punkt 7.1)