Rammeavtale HR-rådgivning

Meløy kommune inviterer til åpen tilbudskonkurranse (med mulighet for dialog) om rammeavtale for HR-rådgivning. Det skal inngås avtale med én leverandør. Rammeavtalen gjelder i 2 år med opsjon for forlengelse 1+1 år (maks 4 år) og med øvre ramme kr. 2 450 000 eks. mva. Kontrakten tildeles etter økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på pris (55 %) og kvalitet (45 %). Enkeltoppdrag (avrop) skjer ved forespørsel fra kommunen til leverandøren innen akseptfrister angitt i kravspesifikasjonen; manglende overholdelse kan medføre bortfall av rett til oppdrag. Leveranse omfatter blant annet varslingssaker, personalsaker/konflikthåndtering, sykefraværsoppfølging, arbeidsevneavklaring, organisasjonsutvikling og lederstøtte samt deltakelse i forhandlinger og kompetansehevende tiltak (kurs/foredrag).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Firmaattest.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 4 Kvalifikasjonskrav (registrering/autorisasjoner mv.)
• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gammel (bestilles og hentes i Altinn; alternativt via skatteoppkrever/Skatteetaten hvis ikke mulig).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 4 Kvalifikasjonskrav (skatteattest)
• Leverandøren skal ha erfaring fra liknende oppdrag.

  Dokumentasjon: Dokumentere erfaring fra liknende oppdrag siste fem år. Oppgi oppdragets art, tidspunkt, verdi og oppdragsgiver med kontaktperson.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 4 Kvalifikasjonskrav (erfaring fra liknende oppdrag)

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfristen; for sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 6 Innlevering av tilbud
• Tilbudet må leveres med elektronisk signatur ved levering.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 6 Innlevering av tilbud
• Ved tilbudsfrist: tilbudets innhold skal inkludere (1) underskrevet tilbudsbrev med evt. forbehold, (2) utfylt tilbudsskjema, (3) dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, (4) dokumentasjon vedr. tildelingskriterier, (5) utfylt kravspesifikasjon med vedlegg.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 6.2 Tilbudets innhold
• Tilbudets innhold skal omfatte utfylt prisskjema/timepriser (rådgiver og seniorrådgiver) i tilbudsskjema/prisskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 6.2 Tilbudets innhold (generelt) samt kap. 5 Tildelingskriterier/kap. 8 Prisskjema
• Vedståelseserklæring skal leveres/signeres i henhold til vedlagte skjema (dersom relevant for tilbudet).Kilde: Bilag 4 - Vedståelseserklæring (dokumentnavn i vedleggsliste)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

05.10.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen inngås med én leverandør; kommunen er ikke forpliktet til å kjøpe bestemt mengde.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 1 Generell beskrivelse
• Varighet/opsjon: 2 år med opsjon for forlengelse 1 år av gangen inntil 2 ganger (maks 4 år). Varsel om forlengelse senest 3 måneder før utløp. Kommunen kan si opp med 3 måneders varsel ved saklig grunn (avrop som allerede er tildelt påvirkes ikke).Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 1.1 Varighet og oppsigelse
• Avrop/prosedyre: enkeltoppdrag tildeles ved forespørsel til leverandør. Akseptfrister spesifisert i kravspesifikasjonen; hvis akseptfrister ikke overholdes mister leverandør rett til oppdrag. Avrop skal bekreftes skriftlig; dersom andre ressurser enn tilbudt personell tilbys kan leverandør miste rett til oppdrag.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 1.4 Tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen
• Personell/bytte: evt. bytte av personell skal godkjennes av Meløy kommune.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 1.5 Avtalevilkår for kontrakter som kan tildeles innenfor rammeavtalen
• Prisregulering: timepriser faste første avtaleår; deretter kan prisjustering skje én gang per år etter SSB indeks (tabell 14702), minst 1 måned før begrunnelse; kommunen må godkjenne.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 1.6 Prisendringer; Bilag/utkast kontrakt kap. 8.2
• Lønns- og arbeidsvilkår: kontrakten vil inneholde krav til lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår; leverandør har ansvar for dokumentasjon og egenrapportering (i bilag 6).Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 3.2 Krav til lønns – og arbeidsvilkår; Bilag 6 punkt 1
• Reiser/utlegg og fakturering: reisetid ikke fakturerbar; reiseutgifter dekkes etter statens satser og dokumenterte utlegg; administrasjon/koordinering/fakturagebyr inkludert i timepris; fakturering EHF; betalingsfrist 30 dager fra mottatt gyldig faktura; faktura uten korrekt referanse returneres; kunden skal ikke belastes fakturagebyr.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 8 Prisskjema; Utkast kontrakt (fakturering); Bilag 1 standardvilkår (utlegg/reiser og fakturering)

• Dokumentteksten inneholder ikke komplett liste over kravspunkter i kravspesifikasjonen utover utsnitt (f.eks. flere absolutte krav kan finnes).
• Krav til innlevering av «utfylt kravspesifikasjon med vedlegg» er nevnt, men hvilke konkrete vedlegg som må fylles ut fremgår ikke fullt i teksten.
• Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier er trukket ut fra oppgitt tekst; dersom det finnes ytterligere kvalifikasjonskrav i andre seksjoner/vedlegg som ikke er inkludert, kan de mangle.
• Miljø nevnes i tildelingskapitlet som at miljø ikke er tildelingskriterium, men det beskrives ikke et eget vektingsgrunnlag for digitale møter (teksten omtaler kun at miljø erstattes med krav om digitale møter).
• Alle tildelingsunderkriterier og vurderingsdetaljer er ikke eksplisitt oppført som egne punkter med egen vekt; det er derfor beskrevet innenfor de to hovedkriteriene pris/kvalitet.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen punkt 3.1.1 står det at levering fysisk kan skje på oppdragsgivers lokasjon «når oppdragsgiver krever det», men det er ikke angitt noe mønster for når/om fysisk oppmøte forventes. Kan dere presisere forventet andel fysiske møter (vs. digitale) og om det finnes geografiske begrensninger (f.eks. innenfor kommunen) for fysisk oppmøte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise kapasitet og planlegging riktig, og vite hvordan krav om fysisk leveranse påvirker kostnadsbilde.

   Kilde: Kravspesifikasjon 3.1.1 Levering av tjenesten / Leveringsform

2. I kravspesifikasjonen punkt 3.2.2 og 3.2.5 fremgår det responstider og at avlysning/endring kan gi avvik ved sen varsling. Kan dere angi hva som regnes som «oppstart» og «påbegynnes» i praksis (f.eks. første kontakt, første time i kalender, første møte, opprettelse av saksmappe), og om det finnes en standard for hvordan varsling skal dokumenteres (frist klokkeslett/sone og kanal)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig definisjon av avviksterskel og dokumentasjonsmåte er nødvendig for å operere med riktige prosesser og redusere risiko for mislighold.

   Kilde: Kravspesifikasjon 3.2.2 Responsform og responstid / 3.2.5 Varsling ved avlysning eller endring

3. Kravspesifikasjonen punkt 3.3.1 (A*) ber om at dere bekrefter hvordan «juridisk bistand skal avklares med oppdragsgiver». Er juridisk bistand (f.eks. arbeidstvist, tariff-/avtaletolkning, forvaltnings-/personvernjuridiske spørsmål) alltid utenfor leveransen og skal henvises til ekstern advokat, eller kan leverandøren levere juridiske vurderinger innenfor rammen (og i så fall hvilke typiske sakstyper/avgrensninger gjelder)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklart juridisk omfang påvirker bemanningskompetanse og kostnadsrisiko (og hvordan tilbudt kapasitet faktisk brukes i avrop).

   Kilde: Kravspesifikasjon 3.3.1 Tjenesteinnhold og kompetanse (A*)

4. Kravspesifikasjonen punkt 3.3.2 (A*) krever oppfølgingsansvar i samarbeid med kommunen for å sikre at oppdragsgiver oppfyller sine plikter, også i travle perioder, og at rutiner utvikles i samarbeid med oppdragsgiver. Kan dere beskrive hva som typisk forventes at leverandøren følger opp (f.eks. møteinnkalling, tidsfrister i varslingssaker, innhenting av dokumentasjon, oversendelser/kommunikasjon), og om dere har konkrete «kommunale plikter»/saksflyt som leverandøren må støtte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke oppfølgingsaktiviteter som faktisk ligger i leveransen for å kunne prise riktig og levere i tråd med forventet saksflyt.

   Kilde: Kravspesifikasjon 3.3.2 Oppfølgingsansvar (A*)

5. I kravspesifikasjonen punkt 3.6.4 fremgår det at leverandør ved behandling av varslingssaker skal opptre uavhengig og ivareta krav til objektivitet og forsvarlig saksbehandling. Kan dere presisere hvilke rutiner/retningslinjer i kommunen leverandøren skal følge (f.eks. intern varslingsprosedyre, innsyn/habilitet, saksgang, krav til rapportformat)? Hvis dette er i egne dokumenter, kan dere oppgi hvor disse finnes eller laste dem opp/henvise til tittel/del av vedlegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Varierer mye mellom kommunale varslingsregimer; leverandøren trenger å forstå forventet prosess og dokumentasjonskrav for å kunne gjennomføre forsvarlig og prise kapasitet.

   Kilde: Kravspesifikasjon 3.6.4 Uavhengighet/objektivitet i varslingssaker

6. Kravspesifikasjonen punkt 3.7.1 (A*) sier at leverandøren etter avtale skal bidra til «enkel rapportering over gjennomførte oppdrag, ressursbruk og eventuelle forbedringspunkter». Kan dere spesifisere minimum innholds- og formatkrav til rapporteringen (f.eks. felter/overskrift, frekvens, og om rapportering skal skje per avrop eller aggregert for en periode)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisen og drift krever at rapporteringsoppsett og tidsbruk er kjent før tilbud, særlig når rapportering kan være en betingelse for avrop.

   Kilde: Kravspesifikasjon 3.7.1 Enkel rapportering (A*)

7. I kravspesifikasjonen punkt 4 «Pris» står det at fakturering skal være per «hvert påbegynt kvarter, ikke påbegynt time», og at alle kostnader skal være inkludert i oppgitte priser. Samtidig står det i konkurransegrunnlaget kap. 1.5 og i kontraktsvilkår at oppdrag honoreres etter medgått tid, og i prissystemet oppgis kun timepris. Kan dere bekrefte hvordan fakturering skal beregnes fra timepriser gitt i prisskjema (f.eks. timepris/4 = kvartersats), og om det skal avrundes opp/ned ved avvik på minutter innen kvarteret?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forenkling for kalkyle og faktureringspraksis må være avklart for å unngå feilprising og tvister.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4 Pris / Konkurransegrunnlaget (prisskjema og timepriser)

8. I konkurransegrunnlaget (kap. 1.4 og kravspesifikasjonen) fremgår det at leverandør kan miste rett til oppdrag ved manglende overholdelse av akseptfrister og at om man tilbyr annet personell enn tilbudt personell i rammeavtalen kan leverandør miste rett til oppdrag. Kan dere angi hvilke akseptfrister som gjelder (og for hvilke oppdragstyper), samt hvordan dere forventer at avrop håndteres dersom leverandøren midlertidig ikke kan stille akkurat samme nøkkelperson (hvilke «gyldige» årsaker godtas, og hvordan godkjenningsprosessen skjer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig tilbud og bemanningsplan avhenger av aksept-/byttevilkår; manglende frister/personellregler gir vesentlig operasjonell og økonomisk risiko.

   Kilde: Konkurransegrunnlag 1.4 Tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen / Kravspesifikasjon (om personellkontinuitet og avklaring ved endringer)

9. I konkurransegrunnlaget kap. 6 «Innlevering av tilbud»/tilbudsinnhold står det at tilbudet skal inneholde «utfylt kravspesifikasjon med vedlegg». For flere punkter er det angitt (A*) og at besvarelsen skal fylles ut i eget vedlegg, men i utdraget fremgår ikke hvilke konkrete vedleggsskjemaer som skal brukes og hva som skal legges inn per kravpunkt. Kan dere bekrefte forventet vedleggsstruktur (f.eks. ett samlet vedlegg per A*-krav eller ett totalvedlegg), og gjerne vise mal/filnavn for vedlegg som dere forventer at leverandøren leverer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklart vedleggsstruktur kan føre til feil eller ufullstendig dokumentasjon, som igjen kan gi avvisning eller dårligere evaluering.

   Kilde: Konkurransegrunnlag 6.2 Tilbudets innhold / Kravspesifikasjon (A*-punkter som 3.3.1, 3.3.2 og 3.7.1)

10. I utkast til rammeavtale står det flere felter som skal fylles ut (f.eks. «Kundens plikter», «Gjennomføring av avrop/bestillinger», «Avtalt sted for oppfyllelse av kontrakt», «Krav til leveranseforhold» og «Forhold som ikke omfattes av kontrakten»). Kan dere bekrefte at disse feltene i endelig kontrakt er ferdig utfylt, eller at standardtekst finnes i de øvrige bilagene (særlig kravspesifikasjonen og generelle kontraktsvilkår)? Hvis noen av disse punktene faktisk endres/tilpasses, ber vi om at dere opplyser hva leverandøren må legge til grunn i tilbudet.

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dersom vesentlige kontraktspunkter mangler i utkastet, kan det påvirke leverandørens risikovurdering og tilbudsprising.

    Kilde: Utkast kontrakt – Rammeavtale for kjøp av HR-rådgivning (seksjon 6 og utfyllingsfelter)