Utskifting av oljefyrt varmeanlegg til energibrønnar og bergvarmepumper

Austevoll kommune inviterer til open tilbodskonkurranse (FOA del II) for prosjektering, levering, installasjon, idriftsetjing og prøvedrift av nytt varmeanlegg ved PO-senteret på Storebø. Omfanget inkluderer utskifting av eksisterende oljefyrt varmekjelde til energieffektive energibrønnar og bergvarmepumper, integrasjon mot eksisterande varmefordelingsanlegg og SD-anlegg, demontering/handtering av oljeanlegg, opplæring, FDV-dokumentasjon og 12 mnd prøvedrift. Estimert kontraktsverdi er kr 2 500 000 ekskl. mva.

• Lovleg etablert føretak

  Dokumentasjon: Firmaattest eller tilsvarande dokumentasjon

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4 Kvalifikasjonskrav
• Skatte- og avgiftsforhold

  Dokumentasjon: Skatteattest, ikkje eldre enn seks månader

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4 Kvalifikasjonskrav
• Økonomisk og finansiell kapasitet

  Dokumentasjon: Kredittvurdering eller siste årsrekneskap

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4 Kvalifikasjonskrav
• Relevant erfaring (minst 3 samanliknbare oppdrag siste 8 år)

  Dokumentasjon: Oversikt over minst 3 samanliknbare oppdrag dei siste 8 åra

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4 Kvalifikasjonskrav
• Fagleg kapasitet – nøkkelpersonar og roller

  Dokumentasjon: Oversikt over føreslegne nøkkelpersonar og roller

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4 Kvalifikasjonskrav
• Kompetanse for boring og varmepumpeanlegg

  Dokumentasjon: Relevante godkjenningar, sertifikat og/eller dokumentert erfaring

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4 Kvalifikasjonskrav
• Kvalitetssikringssystem

  Dokumentasjon: Skildring av system for kvalitetssikring

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4 Kvalifikasjonskrav
• Miljøstyring

  Dokumentasjon: Skildring av rutinar for miljøarbeid, avfall og utsleppsreduksjon

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4 Kvalifikasjonskrav
• ESPD/egen­erklæring

  Dokumentasjon: Eigenerklæring (signert) som stadfestar oppfylling av kvalifikasjonskrav og at det ikkje ligg føre avvisingsgrunnar; dokumentasjon på oppfylte krav ettersendast på førespurnad

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4 Kvalifikasjonskrav
• Støtte på andre verksemder ved behov

  Dokumentasjon: Skal dokumenterast i tilbodet

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4 Kvalifikasjonskrav

• Signert tilbodsbrevKilde: Konkurransegrunnlag, punkt 10 Tilbodet sitt innhald
• Utfylt prisskjema med livssykluskostnad (LCC) – Vedlegg 2Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 10 Tilbodet sitt innhald
• Skildring av den tekniske løysingaKilde: Konkurransegrunnlag, punkt 10 Tilbodet sitt innhald
• Energiberekningar og systemskisseKilde: Konkurransegrunnlag, punkt 10 Tilbodet sitt innhald
• Miljøskildring med dokumentasjon (vedlegg; maks 6 sider)Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 10 Tilbodet sitt innhald og punkt 6.2 Klima og miljø
• Framdriftsplan og risikovurderingKilde: Konkurransegrunnlag, punkt 10 Tilbodet sitt innhald
• Dokumentasjon av kvalifikasjonskravKilde: Konkurransegrunnlag, punkt 10 Tilbodet sitt innhald
• Oversikt over eventuelle atterhald og avvikKilde: Konkurransegrunnlag, punkt 10 Tilbodet sitt innhald
• Eventuell liste over underleverandørarKilde: Konkurransegrunnlag, punkt 10 Tilbodet sitt innhald
• Eigenerklæring i staden for ESPD (signert)Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4 Kvalifikasjonskrav og punkt 10 Tilbodet sitt innhald

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• NS 8407 skal benyttast; avklaringar/kontraktsforhandlingar kan gjennomførast; referat blir vedlegg til kontrakt.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 Kontraktsvilkår
• Dokumentere faktisk energiyting etter 12 månader i drift; ved vesentleg avvik skal årsaksanalyse og korrigerande tiltak leverast.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 Kontraktsvilkår
• Komplett FDV-dokumentasjon før overtaking.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 Kontraktsvilkår
• Sortering og leveranse av avfall til godkjent mottak.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 Kontraktsvilkår
• Følge krav til lønns- og arbeidsvilkår, HMS og seriøsitetskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 Kontraktsvilkår
• Underleverandører skal godkjennast av oppdragsgivar før bruk.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 Kontraktsvilkår

• Dokumentteksten viser enkelte tal/forutsetninger som kan være feilformatert (t.d. 'Årleg varmebehov: 170 kWh' i LCC-vedlegg, men også graf/andre figurer i rapporten for energibehov).
• Minimumskrav og tildelingskrav er beskrevet, men konkrete avklarings-/prosedyrer for synfaring, avvikshåndtering og hvordan funksjonskravspesifikasjonen er formulert er ikke inkludert utover det som står i sammendraget.
• Det er referert til 'funksjonsbasert kravspesifikasjon' og vedlegg (kravspesifikasjon, vedlegg 2 og 3), men selve kravspesifikasjonen/avtalemaler er ikke presentert i teksten du ga (kun LCC- og miljøskjema-tekster).
• KGV-verktøy er angitt for all kommunikasjon, men innsendingskanal/frist for dokumentasjon utover det som står er ikke spesifisert i teksten gitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan synfaringen skal gjennomførast (f.eks. møtestad, varighet, hvem som deltek) og kva praktisk dokumentasjon/oppmåling oppdragsgiver vil gi tilgang til på synfaringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne basere dimensjonering, energiberegninger og LCC på likt grunnlag, og vil redusere usikkerhet før pris og tilbud.

   Kilde: 3. Framdrift, tentativ (Synfaringa som føresetnad)

2. I punkt 6.1 LCC oppgir oppdragsgiver faste evalueringsføresetnader (årleg varmebehov: 170 kWh, dimensjonerande effektbehov: 375 kW). Kan oppdragsgiver bekrefte om «årleg varmebehov: 170 kWh» skal forstås som 170.000 kWh (170 MWh), eller om det faktisk er 170 kWh?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er mulig feilformat i forutsetningen som kan gi helt feil LCC og dermed feil konkurransegrunnlag for evaluering.

   Kilde: 6.1 Livssykluskostnad – 40 %

3. I vedlegg 2 prisskjema (LCC) står det at leverandøren skal fylle ut bl.a. «Energi levert frå varmepumpeanlegget», «Elektrisitetsforbruk varmepumper», «Elektrisitetsforbruk spisslast» og «Samla elektrisitetsforbruk». Kan oppdragsgiver avklare om tilbyder skal pris/oppgi disse verdiene som én samlet årssum basert på oppdragsgivers effekt/energi-forutsetninger, eller om det skal brytes ned på flere driftsmodi/trinn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig beregningsmetode kan gi systematiske avvik i tilbudt LCC og dårligere sammenlignbarhet.

   Kilde: Vedlegg 2 – prisskjema med livssykluskostnad (LCC)

4. Hvordan skal «planlagd service og vedlikehald», «førebyggjande vedlikehald» og eventuelle «lisensar/abonnement/kommunikasjon» prises inn i LCC-skjemaet: forventer oppdragsgiver at leverandøren tilbyr konkrete serviceavtaler (med pris pr. år) som del av tilbudet, eller skal dette estimerast som antatte årlige kostnader uten en spesifikk avtaletekst?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om det er snakk om forpliktende opsjoner/tillegg eller kalkyleposter, for å gi korrekt og prissatt ytelse.

   Kilde: 6.1 Livssykluskostnad – 40 % og Vedlegg 2 – prisskjema (pkt. C Årlege kostnader)

5. I minimumskravet punkt 5 står det at anlegget skal ha «energimåling for levert varme, elektrisitetsforbruk og uttak frå energibrønnane» og at det skal overføre relevante driftsdata til eksisterande SD-anlegg eller leverast med tilsvarande nettbasert energiovervaking. Kan oppdragsgiver spesifisere hvilket SD-grensesnitt/protokoll og datadefinisjoner som kreves (f.eks. hvilke datapunkter, frekvens og tilgjengelighetskrav), og om dette er nærmere beskrevet i vedlegg som skal følge konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både teknisk løsning, integrasjonskost og risiko, og er sentralt for både minimumskrav og evaluering på teknisk kvalitet.

   Kilde: 5. Minimumskrav til leveransen (energimåling og SD-integrasjon) + 10. Tilbodet sitt innhald

6. Minimumskrav punkt 5 sier: «Leverandøren skal beskrive løysing som sikrar at det ikkje blir nedetid i eksisterande varmedistribusjon.» Kan oppdragsgiver avklare hva som menes med «nedetid» (f.eks. varighet i timer, temperaturkrav i bygget, unntak ved kortvarige omkoblinger) og om det finnes akseptkriterier/krav til beredskapsløsning i byggeperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige akseptkriterier gjør at tilbyderne kan prise svært forskjellig risiko; leverandøren må kunne dimensjonere midlertidig drift og tiltak riktig.

   Kilde: 5. Minimumskrav til leveransen (sikring mot nedetid i eksisterande varmedistribusjon)

7. Punkt 5 krever at anlegget skal dimensjoneres etter «bygget sitt dokumenterte varme- og tappevassbehov» og at tilbyder selv gjør kvalifiserte vurderinger. Kan oppdragsgiver utdype hvilke data som anses som «dokumenterte» (f.eks. grunnlag for varme/tappevann, måleperioder, eller hvilken referanse rapport/tegninger som skal benyttes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dimensjonering av varmepumpekapasitet, brønndimensjonering og energiberegninger avhenger av underlaget; feil grunnlag gir feil pris og risiko.

   Kilde: 5. Minimumskrav til leveransen (dimensjonering varme- og tappevassbehov)

8. I punkt 6.2 og vedlegg 3 miljøskildring står det at miljøpåstander skal dokumenteres med EPD/produktdatablad/produsenterklæring o.l. Kan oppdragsgiver avklare om «EPD» må være tredjepartsverifisert, og hvilke konkrete dokumentasjonskrav som gjelder for (a) varmepumper, (b) brønnkollektor/rørdeler, (c) akkumulatortanker og (d) kuldemedium (inkl. forventet lekkasjeforutsetning/levetid) i denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilken dokumentasjon som aksepteres for evaluering, og hvilke parametere som forventes for å beregne/oppgi klimaeffekt.

   Kilde: 6.2 Klima og miljø – 30 % og Vedlegg 3 – skjema for miljøskildring

9. Kontraktsvilkår punkt 8 sier at leverandøren skal dokumentere faktisk energiyting etter 12 måneder i drift, og ved vesentlig avvik skal leverandøren analysere årsaken og foreslå korrigerende tiltak. Kan oppdragsgiver avklare hvordan «vesentleg avvik» skal vurderes (f.eks. prosentvis grense for SPF/årsvarmefaktor, hvordan målinger sammenlignes, og hvilke tiltak som kan/skal kreves)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en vesentlig kommersiell og teknisk risiko. Leverandøren må kunne forstå mislighold/krav til ytelsesnivå før tilbudsprising.

   Kilde: 8. Kontraktsvilkår (dokumentere faktisk energiyting etter 12 måneder)