26-015 Rammeavtale for kjøp av kontorrekvisita til Vinmonopolet

Oppdragsgiver (A/S Vinmonopolet) skal inngå landsdekkende rammeavtale med én leverandør for levering av kontorrekvisita til 354 butikker og kjedekontor. Avtalen gjelder i 2 år fra signatur med opsjon på forlengelse 1 + 1 år (maks 4 år). Leverandør må levere alle produkter i Bilag 2 Prisskjema tabell 1 og oppgi påslagsprosent for øvrige produkter i tabell 2. Leverandøren skal ha nettbasert bestillingsløsning med avgrenset tilgang til avtalte produkter, samt distribuere til alle lokasjoner.

• Ordnede forhold for innbetaling av skatt og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Attest for skatt- og merverdiavgift (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist). Utenlandske leverandører: tilsvarende attester. Dokumenteres ved besvarelse av ESPD.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.2 'Kvalifikasjonskravene i denne konkurransen' – Krav: skatt og mva.
• Tilstrekkelig økonomisk soliditet.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon. Ikke eldre enn 3 måneder, basert på siste kjente regnskapstall, og skal inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating. Kredittvurderingen vedlegges tilbudet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.2 – 'Krav – økonomisk og finansiell kapasitet'.
• Relevant kompetanse og erfaring fra tilsvarende leveranser.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for 3 relevante referanseprosjekter med kort beskrivelse, varighet og verdi. Referanser dokumenteres i Vedlegg 1 (Referanseprosjekter).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.2 – 'Krav - faglige kvalifikasjoner'.
• Etablert og velfungerende miljøledelsessystem (systematisk arbeid for å identifisere, styre og redusere miljøpåvirkning).

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat for miljøledelsessystem iht. ISO 14001, EMAS eller tilsvarende tredjepartsverifisert miljøledelsessystem, eller dokumentasjon for tilsvarende miljøledelsestiltak og rutiner. Dokumentasjon vedlegges tilbudet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.2 – 'Krav – Miljøledelsessystem'.
• Etablert og velfungerende kvalitetsledelsessystem (systematisk styring, kontroll og kontinuerlig forbedring).

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat for kvalitetsledelsessystem iht. ISO 9001 eller tilsvarende tredjepartsverifisert system, eller dokumentasjon for tilsvarende kvalitetsledelsestiltak og rutiner. Dokumentasjon vedlegges tilbudet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.2 – 'Krav- Kvalitetsledelsessystem'.
• Ved deltakelse i fellesskap: levere separate ESPD-egenklæringsskjema.

  Dokumentasjon: Separate egenklæringsskjema (ESPD) for hver deltaker.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.3 – 'Krav ved deltakelse i fellesskap'.
• Ved bruk av underleverandører: opplyse om tiltenkt bruk og krav til dokumentasjon ved støtte.

  Dokumentasjon: Oppgi tiltenkt bruk av underleverandører. Ved støtte til økonomisk/finansiell eller teknisk/faglig kapasitet: forpliktelseserklæring (jf. foa. § 16-10) og underleverandør må levere eget separat ESPD-skjema.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.4 – 'Krav ved bruk av underleverandører'.

• Levere ESPD-skjema og dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (der det er angitt).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.1 'Dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav' og 'Innlevering og utforming av tilbud' (leveres via Mercell).
• Vedlegge kredittvurdering for økonomisk og finansiell kapasitet (ikke eldre enn 3 måneder).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.2 – 'Krav – økonomisk og finansiell kapasitet'.
• Vedlegge dokumentasjon for miljøledelsessystem.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.2 – 'Krav – Miljøledelsessystem'.
• Vedlegge dokumentasjon for kvalitetsledelsessystem.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.2 – 'Krav- Kvalitetsledelsessystem'.
• Levere Vedlegg 1 – Referanseprosjekter (3 referanseprosjekter) for faglige kvalifikasjoner.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.2 – 'Krav - faglige kvalifikasjoner' og Vedlegg 1.
• Fylle ut Bilag 2 Prisskjema tabell 1 og tabell 2 (avvik fra tabell 1/absolutte krav kan medføre avvisning).Kilde: Konkurransegrunnlag, 'Anskaffelsens formål' og 'Tildelingskriterier' (Pris) samt Bilag 1/Bilag 2 instruks.
• Levere beskrivelse av nettbasert bestillingsløsning i Bilag 3 Leverandørens besvarelse pkt. 1, samt vedlegge innlogging til demo-versjon av løsningen.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.1/9.2 – 'Nettbasert bestillingsløsning' og Bilag 3.
• Levere bekreftelse for distribuering til alle 354 butikker i Bilag 3 Leverandørens besvarelse pkt. 2.Kilde: Bilag 1 'Minimumskrav - Bekreftelse på distribuering' og Bilag 3.
• Oppgi kontaktperson i Bilag 3 Leverandørens besvarelse pkt. 3 (navn, stilling, e-post, tlf).Kilde: Bilag 1 'Kontaktperson' og Bilag 3.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

23.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsperiode: 2 år fra signaturdato, med opsjon 1 + 1 år (total mulig 4 år). Forlengelse skjer automatisk med mindre Oppdragsgiver sier opp; oppsigelse senest 1 måned før utløp. Kontrakten kan sies opp med 3 måneders skriftlig varsel av begge parter.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3 'Kontrakt og varighet' og Rammeavtale – 'Varighet og forlengelse'.
• Leverandør må ha levert/akseptert kontraktsvilkår ved tilbud.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3 'Kontrakt og varighet'.
• Levering: som hovedregel fritt levert (DDP, Incoterms 2020) til avtalte leveringssteder; restordre sendes fraktfritt; levering anses skjedd når varene er mottatt.Kilde: Rammeavtale, pkt. 3 'Levering' – 'Leveringsbetingelser' og 'Restordre'.
• Produktkrav og tilgjengelighet: kritiske avtaleprodukter skal være tilgjengelig på lager til enhver tid (angitt minst antall) og øvrige krav til art, mengde, kvalitet, innpakning følger avtalen/Bilag 2.Kilde: Rammeavtale, pkt. 2 'BESTILLING AV VARER' – 'Krav til varene' (inklusiv lagerkrav) og 'Krav til varene' generelt.
• Bestillingsløsning og avgrenset tilgang: bestilling/avrop via leverandørens bestillingsløsning; Vinmonopolets bestillere får adgang til dedikert/begrenset område for avtalte produkter til avtalt pris; aktivt valg nødvendig for øvrige produkter.Kilde: Rammeavtale, pkt. 2.1 'Krav til varene' / 'Bestilling av varer' og Bilag 1 'Nettbasert bestillingsløsning'.
• Distribusjon: leverandør skal distribuere til alle 354 butikker og kjedekontoret; minimumskrav bekreftes i Bilag 3.Kilde: Bilag 1 'Bekreftelse på distribusjonsnett - minimumskrav' og Rammeavtale 'Avtalens omfang'.
• Retur: Oppdragsgiver kan returnere ubrukte produkter for kreditt dersom originalemballasje og salgbar stand; kreditert med betalt pris.Kilde: Rammeavtale, pkt. 3 'Levering' – 'Retur'.
• Etterlevelse av absolutte miljø- og produktkrav: leverandøren må opprettholde absolutte miljøkrav til produkter under hele avtaleperioden; avvik fra absolutte krav i prisskjema kan medføre avvisning (jf. tabell 1).Kilde: Bilag 1 'Absolutte krav til klima- og miljø' og Bilag 2 tabell 1 kolonne 'Absolutte krav - avvik ... avvisning'.
• Prisendringer: pris gjelder 2 år fra ikrafttredelse; deretter årlig justering iht. SSB konsumprisindeks (KPI) for samme periode (leverandør må kreve innen frist).Kilde: Rammeavtale, pkt. 7.4 og 7.5 'Endringer i avtalte priser'.
• Kontraktsvilkår om etisk handel/menneskerettigheter og miljø: krav om etterlevelse av etiske retningslinjer (Bilag 4) og DFØs kontraktsvilkår for grunnleggende menneskerettigheter (Bilag 5), samt Code of Conduct (Bilag 6).Kilde: Rammeavtale, pkt. 12 'MILJØ OG SAMFUNNSANSVAR' samt bilagsoversikt (Bilag 4-6).

• I teksten er Pris-kriteriet og vekting presentert med tabellundervekt, men det fremgår ikke eksplisitt hva den samlede vekten for 'Pris' er (tallvis sum er uklart). Jeg har derfor kun gjengitt vektene slik de står for underkategoriene i teksten.
• Tildelingskriteriet 'Anskaffelsens klimaavtrykk/miljøbelastning' er omtalt, men det er ikke oppgitt en konkret vekt eller evalueringsmetode for et tildelingskriterium i selve tildelingslisten; det er også beskrevet at klima vurderes som absolutte krav i Bilag 2. Derfor er ingen klima-tildelingspost listet inn under 'tildelingskriterier'.
• Konkurransegrunnlagets innleveringskrav for selve Bilag 2 (fylling av alle linjer) beskrives, men avvisningskonsekvenser er ikke fullt ut spesifisert i konkurransegrunnlaget (detalj ligger i Bilag 2/kolonner).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 2 Prisskjema tabell 1 «Netto pris pr. minste enhet eks. mva.» er kolonnen for «Totalpris for evaluering eks. mva.» satt til 0 i det Excel-oppsettet vi har mottatt. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «Totalpris for evaluering» skal beregnes (formel) og om leverandør skal fylle ut/overskrive denne kolonnen i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre korrekt utfylling av prisskjemaet slik at evalueringen blir riktig og tilbudet ikke får avvik.

   Kilde: Bilag 2 Prisskjema tabell 1 / «Totalpris for evaluering eks. mva.»

2. I Bilag 2 Prisskjema tabell 1 fremgår det «Absolutte krav - avvik fra absolutte krav vil medføre avvisning» og samtidig at flere produkter har ulike miljøkrav (f.eks. BPA-fri, «kun miljømerket produkt skal tilbys», Fairtrade/PEFC/FSC mv.). Kan oppdragsgiver presisere hvordan avvik vurderes for hvert av absolutte miljøkrav: er det krav til spesifikt merke/lisensnummer der det er oppgitt, eller kan andre dokumenterte ordninger «tilsvarende nasjonale miljømerkeordninger» godtas?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er avgjørende å vite hvilke alternativer som aksepteres for å unngå avvisning pga. merke-/dokumentasjonsfortolkning.

   Kilde: Bilag 2 Prisskjema tabell 1 / «Absolutte krav» og miljømerker/lisensnummer

3. For produkter i Bilag 2 tabell 1 står det at «Større avvik på pakkestørrelse kan medføre avvisning», og det er en egen kolonne for «Leverandørens pakkestørrelse ved avvik fra eksisterende pakkestørrelse». Kan oppdragsgiver angi toleranse/akseptabelt avviksnivå (f.eks. innenfor x % eller innenfor nærmere avviksintervall) og om avvik må være «økonomisk tilsvarende» for å unngås avvisning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise med realistiske innkjøps-/pakkingstilpasninger uten å risikere avvisning.

   Kilde: Bilag 2 Prisskjema tabell 1 / kolonnene om pakkestørrelse og avvik

4. Tildelingskriteriet «Pris» oppgis med undervekter for tabell 1 (Kontorrekvisitter 30 %, Kjøkkenprodukter 30 %, Tørk og vask 20 %) og tabell 2 (påslag produktgrupper 20 % og 60 %). Kan oppdragsgiver bekrefte total vekting/relativ innbyrdes betydning mellom tabell 1 og tabell 2, og om disse summene skal forstås som henholdsvis 80 % og 20 % av «Pris», eller på annen måte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelig totalvekt og sammenheng mellom tabell 1 og tabell 2 kan leverandøren feiltolke hvilken prising som gir best uttelling.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.2-9.3 «Poengtildeling og vektingsmodell» / tildelingskriteriet «Pris»

5. I tildelingsmodellen for «Pris» står det: «I tilfellet at en prispost er satt til kr. 0, vil følgende formel benyttes: Poeng = 10 – 10 x aktuell pris / valgt maks pris». Kan oppdragsgiver forklare hvordan «prispost» forstås i praksis (er det hver linje/enhet, eller totalsum per tabell/gruppering), og om leverandøren bør unngå å legge inn 0 i noen som helst prisfelt for å unngå unormal poengberegning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå uønskede evalueringsutslag må leverandøren forstå hvordan 0-priser håndteres på riktig nivå i modellen.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.2 «Poengtildeling og vektingsmodell» (formel for prispost = 0)

6. Nettbasert bestillingsløsning skal evalueres på brukervennlighet og funksjonalitet (40 %), og leverandøren skal legge inn logging til demo-versjon. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som konkret vil bli testet i demoen (f.eks. tilgangsstyring til «dedikert/begrenset område», søk utenfor område, visning av avtalepris vs. påslag, samt bestillingsflyt/kvitteringer), og om det finnes en testplan eller sjekkliste?

   Hvorfor det er verdt å spørre: En konkret avklaring gjør det mulig å dokumentere og presentere løsningen på riktig måte innenfor demoens forventede scope.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.1 «Nettbasert bestillingsløsning» / Bilag 3 Leverandørens besvarelse pkt. 1

7. I Bilag 1 kundens behovsbeskrivelse pkt. 4 vises det til at bestillingsløsningen skal tilpasses oppdragsgivers behov, men pkt. 4 er ikke gjengitt i utdraget vi har. Kan oppdragsgiver sende/peke på hvilke konkrete funksjonskrav som inngår i evalueringen (brukervennlighet/funksjonalitet) i pkt. 4, og om disse tilsvarer krav som leverandøren kan score på i demoen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilke funksjoner oppdragsgiver faktisk mener med «tilpasset Oppdragsgivers behov» for å prioritere riktig i tilbudet.

   Kilde: Bilag 1 Kundens behovsbeskrivelse (henvisning til pkt. 4) og Konkurransegrunnlag pkt. 9.1

8. Leveringsbetingelser sier «fritt levert (DDP, Incoterms 2020)» og at levering anses skjedd når varene er mottatt på avtalt sted, samt at restordre skal sendes fraktfritt. Kan oppdragsgiver avklare om «avtalt leveringssted» alltid er butikk/kjedekontor med adresse Oppdragsgiver oppgir i avrop, og om leverandøren også skal utføre innplassering/tilrettelegging (plassering på anvist sted og fjerning av emballasje) ved alle avleveringspunkter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt forståelse av leveringsomfang påvirker både kostnadsmodell og risikobildet i gjennomføringen.

   Kilde: Rammeavtale / Levering «Leveringsbetingelser» og «Leverandøren skal plassere alle varer på avtalt eller anvist sted…»

9. Avtalen er en rammeavtale med maksimal verdi og uttømming («Når maksimal verdi er nådd, har rammeavtalen uttømt sin virkning. Videre tas det forbehold… Ved Oppdragsgivers behov kan det benyttes en annen leverandør.»). Kan oppdragsgiver presisere hvordan dette praktiseres: vil rammeavtalen fortsatt gjelde for gitte produktlinjer/avrop, eller kan oppdragsgiver helt eller delvis parallellanskaffe uten at leverandørens priser/katalog blir benyttet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå omfanget av avrop og risiko for redusert volum/inntektsgrunnlag, før pris og kapasitet planlegges.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. «Anskaffelsens omfang» (forbehold om budsjettendringer/prioriteringer og annen leverandør) samt «Alminnelige bestemmelser»/rammeavtale-løpet