Rammeavtale - Møbler til Kristiansand kommune - Hovedanbud

Rammeavtale for kjøp av møbler til kontor og sosiale soner (delkontrakt 1) og tilsvarende delkontrakter for institusjon (2), SFO og skole (3) og barnehage (4). Avtalen gjelder ikke eksklusivt og omfatter kjernesortiment samt øvrig sortiment (pris etter påslag). Evalueringsgrunnlag på tvers av delkontrakter: Pris (30 %), Kvalitet (40 %) og Klima/miljø (30 %).

• Levere ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: ESPD fylles ut i oppdragsgivers Mercell (evt. etterspurt dokumentasjon leveres sammen med forespørsel om å delta i konkurransen/tilbud).

  Kilde: Pkt. 3 ESPD, kvalifikasjonskrav og krav (om ESPD)
• Dersom leverandøren støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav, må støttende virksomheter levere separate og signerte ESPD.

  Dokumentasjon: Separate og signerte ESPD i Mercell for hver støttende virksomhet.

  Kilde: Pkt. 3 ESPD, kvalifikasjonskrav og krav (om støtte til andre virksomheter)
• Ved fellesskap må alle deltakende leverandører levere separate og signerte ESPD.

  Dokumentasjon: Separate og signerte ESPD i Mercell for hver deltakende leverandør.

  Kilde: Pkt. 3 ESPD, kvalifikasjonskrav og krav (om flere leverandører i fellesskap)
• eBevis: leverandør må gi samtykke for at oppdragsgiver kan hente opplysninger elektronisk (skatter/avgifter). Hvis samtykke ikke gis, må dokumentasjon leveres manuelt.

  Dokumentasjon: Samtykke i Altinn; eventuelt manuell innsendt dokumentasjon dersom samtykke ikke gis.

  Kilde: Pkt. 3.2 eBevis
• Skatteattest (for merverdiavgift og skatt) skal leveres av norsk leverandør og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (når leverandør er norsk og ikke unntatt pga fullmakt/eBevis).

  Kilde: Pkt. 3.3 Skatteattest

• Tilbudet skal signeres elektronisk av person med fullmakt til å binde tilbyder.Kilde: Pkt. 5.1 Krav til tilbudets utforming
• Tilbudet skal leveres på norsk; tilbud på annet språk kan forkastes; all korrespondanse skal være på norsk.Kilde: Pkt. 5.1 Krav til tilbudets utforming
• Dokumentasjon som gjelder krav til produkt/ytelse skal lastes opp under arkfanen «Krav» i Mercell.Kilde: Pkt. 5.1 Krav til tilbudets utforming
• Alle øvrige dokumenter skal lastes opp under arkfanen «Dokumenter» i Mercell.Kilde: Pkt. 5.1 Krav til tilbudets utforming
• All elektronisk dokumentasjon skal lastes opp som enkeltfiler (ikke zip-format).Kilde: Pkt. 5.1 Krav til tilbudets utforming
• Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfristens utløp. Det er kun siste versjon som er gyldig.Kilde: Pkt. 5.2 Innlevering av tilbud
• Sladdet versjon av tilbudet skal legges ved ved innlevering (inneholder alle kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter).Kilde: Pkt. 6 Sladdet versjon av tilbudet

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaletype: rammeavtale med én leverandør.Kilde: Pkt. 2.2 Avtaletype (for delkontraktene)
• Rammeavtalens varighet: 2 år, med opsjon for forlengelse ett + ett år; varsel 3 måneder før opsjon.Kilde: Pkt. 1.5 Avtalens varighet
• eBevis/fullmakt: ved manglende samtykke må skattedokumentasjon leveres manuelt; dersom fullmakt til selv å innhente skatteopplysninger er gitt, er ikke manuell skatteattest nødvendig (under kvalifikasjonsdelen, men påvirker oppfyllelsesdokumentasjon).Kilde: Pkt. 3.2 eBevis og Pkt. 3.3 Skatteattest
• Krav til leveransen (eksempel fra kravspesifikasjon): alle produkter må tilfredsstille gjeldende lover og forskrifter, FDV-dokumentasjon skal være tilgjengelig på web for alle leverte produkter; møbler skal ikke inneholde PVC (med unntak for PVC i el-ledninger/elektroniske komponenter); trevirke skal være fra lovlig og dokumentert bærekraftig skog; krav til miljømerking for visse produktkategorier; produkter merket med type 1 miljømerking skal ha lisensnummer/sertifikat.Kilde: Vedlegg 03 Kravspesifikasjon (pkt. 1.1, 1.5, 1.7, 5.1)
• Kundeservice og oppfølging: Kristiansand kommune skal være prioritert kunde; kundeservice tilgjengelig innen normal arbeidstid; leverandøren skal oppgi kontaktperson og holde oppfølgingsmøter ved behov; henvendelser besvares innen 2 virkedager.Kilde: Vedlegg 03 Kravspesifikasjon (Kundeservice og administrativt, pkt. 2.1 og 2.2)
• Levering/leveransekrav: leveringstid og -sted avtales/bestilles; levering og montering avtales ved hver bestilling; skriftlig bekreftelse på at varer er levert til bestillende enhet (samt montør skal kunne forstå norsk).Kilde: Vedlegg 03 Kravspesifikasjon (Krav til leveransen, pkt. 4.3-4.5)
• Vareprøver: utvalgte tilbydere skal levere vareprøver etter nærmere beskjed; kostnader inkl. retur dekkes av tilbyder; vareprøver merkes med varedeklarasjon.Kilde: Vedlegg 03 Kravspesifikasjon (Vareprøver pkt. 6.1)
• Standard kontraktsvilkår (vedlegg 01) – sentrale plikter: levere varer i samsvar med krav til art/mengde/kvalitet og overholde leveringstid; levering skjer fritt levert (INCOTERMS DDP – risiko over på oppdragsgiver ved levering); ordrebekreftelse; retur og feilleveranser; miljø/returordning; 2 års garanti (med mindre annet avtales); dagmulkt ved forsinket levering (hvis ikke unntak).Kilde: Vedlegg 01 Standard kontraktsvilkår (pkt. 4 og 7-8)

• Teksten som er levert inneholder ikke konkrete, separate 'kvalifikasjonskrav' utover at ESPD og avvisnings-/skatte/eBevis-deler omtales. Underkriterier/kravspesifikasjon i Mercell-fanen «ESPD kvalifikasjonskrav» er ikke gjengitt.
• Innleveringskrav for delkontrakt 1 kan være tilsvarende som delkontrakt 2-4; analysen er basert på teksten som vises, men hele delkontrakt 1-tekst er ikke fullstendig tilgjengelig i utdraget.
• Kravspesifikasjonen er ikke komplett gjengitt i teksten (den avbrytes i Vedlegg 03 ved «Lærerstol…»). Kontrakts-/utførelseskrav kan derfor være mer omfattende enn det som fremgår her.
• Tildelingskriteriene er oppgitt med vekt (30/40/30) og vurderingsformler, men underkriterier er beskrevet på et overordnet nivå; eventuelle mer detaljerte delkriterier er ikke listet utover dette i den gitte teksten.
• Ingen andre tildelingskriterier enn Pris, Kvalitet og Klima og miljø fremgår av teksten (ingen tilleggskriterier funnet).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt 1 «Kontor og sosiale soner»: I produkt- og prisskjemaet for flere varelinjer vises det til «Se krav 1.11 i Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon». Kan oppdragsgiver bekrefte hva som konkret står i krav 1.11 (og eventuelle underkrav) for disse stoltypene, slik at vi kan dokumentere oppfyllelsen riktig i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er flere henvisninger til et spesifikt kravnummer i kravspesifikasjonen. Et ufullstendig utdrag gjør det nødvendig å få nøyaktig innhold av krav 1.11 for å kunne gi korrekt dokumentasjon og unngå avvisning.

   Kilde: Vedlegg 04 - Produkt- og prisskjema (Kontor og sosiale soner), varelinjene 5–8 (kontorstoler), henvisning til «Se krav 1.11 i Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon».

2. For delkontrakt 1: I produkt- og prisskjemaet står flere celler for «Miljømerking» knyttet til produkter som «skal ha miljømerke type 1 eller tilsvarende». Kan oppdragsgiver utdype hvilke konkrete «miljømerke type 1 eller tilsvarende»-krav som gjelder i Vedlegg 03 (pkt. 5.1), og om dette gjelder hele produktsystemet (inkl. komponenter/materialer) eller kun den primære/komplette møbeldelen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klima- og miljøkriteriet samt gule felter kan gi utslag på evaluering. Leverandøren trenger å vite avgrensningen av hva som må dokumenteres for «type 1»-produkter.

   Kilde: Vedlegg 04 - Produkt- og prisskjema (Kontor og sosiale soner) samt Vedlegg 03 «Kravspesifikasjon», henvisning «se krav 5.1 i Vedlegg 03».

3. For delkontrakt 1, «Klima og miljø»: Hvordan vil oppdragsgiver beregne og vekte poeng dersom et produkt er merket med flere miljømerker/ordninger (f.eks. Svanemerket og tilleggsertifiseringer), og hva er «mest relevant/omfattende» i vurderingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringsmodellen beskriver poeng for enkelte merker og for «tilsvarende merkeordninger», men sier ikke eksplisitt hvordan flere merker håndteres på samme produkt. Dette kan påvirke både dokumentasjon og pris-/leveransevalg.

   Kilde: Konkurransegrunnlag delkontrakt 1, punkt 4.2 «Klima og miljø».

4. For delkontrakt 1: I evalueringen av «Pris» står det at delkontrakt 1 evalueres på grunnlag av «evalueringssummen i arkfanen 'Kontor og sosiale soner' i Vedlegg 04». Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «øvrig sortiment» skal prises i praksis i evalueringssum: skal vi oppgi kun påslag på en oppgitt sum (innkjøpspris + påslag), og hva skal da være vår innkjøpspris-basis (incoterms DDP) i samsvar med skjemaets definisjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisarkitekturen for «øvrig sortiment» (påslag på en evaluert sum) må forstås korrekt for å kunne prise og etterleve udfyllingsinstruks. Uklar tolkning kan gi feil tilbudstall.

   Kilde: Konkurransegrunnlag delkontrakt 1 punkt 4.2 «Pris» og Vedlegg 04 «Instruks for utfylling av prisskjema» (Øvrig sortiment, Innkjøpspris og Evalueringssum pris).

5. For delkontrakt 1: Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «produkter som ikke er nevnt under kravspesifikasjon punkt 5.1» i klima-/miljøkriteriet, og hvordan vi skal behandle produkter som både (i) står i produkt- og prisskjemaet og (ii) eventuelt ikke har miljømerking i gult-feltkolonnen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Teksten gir en kobling mellom kravspesifikasjonens punkt 5.1 og hvilke produkter som omfattes i klima- og miljøkriteriet. Leverandøren må forstå scope for riktig miljømerkeavklaring og dokumentasjonsvalg.

   Kilde: Konkurransegrunnlag delkontrakt 1 punkt 4.2 «Klima og miljø» (setning om «møbler som ikke er nevnt under kravspesifikasjon punkt 5.1» og rolle til gult merkede produkter).

6. For delkontrakt 1: I Vedlegg 04 (Instruks for utfylling) står det at «Alle priser ... skal inkludere samtlige kostnader, herunder frakt og levering, montering, plassering og testing av produkt, ... rydding og veiledning ...». Kan oppdragsgiver bekrefte om montasje/”testing” og rydding også gjelder for alle varelinjer i hovedsortimentet (selv der det ikke fremgår tydelig av varebeskrivelsen), eller kun der montasje er uttrykkelig angitt i produktbeskrivelsen/avropet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Totalpris-instruksen kan utløse risiko dersom leverandøren må inkludere kostnader for leveranser som i praksis bare krever utlevering. Leverandøren bør avklare omfanget slik at prisgrunnlaget blir riktig.

   Kilde: Vedlegg 04 «Instruks for utfylling av prisskjema» (kostnadsomfang i prisene) samt generelle kontraktsvilkår punkt 4.3.2 «Montasje og funksjonsprøver».

7. For alle delkontrakter (gjelder rammeavtale vare): Rammeavtalen er «ikke eksklusiv» og oppdragsgiver forbeholder seg egne prosesser ved større møbelkjøp/prosjekter. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan dette normalt vil praktiseres i avrop (f.eks. terskel for når konkurranse utlyses på nytt, eller om det kun er helt ekstraordinære prosjekter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rammeavtalens manglende volumforpliktelse er oppgitt, men leverandøren trenger praktisk forutsigbarhet for å prise risiko, spesielt siden evaluering/markedsføring kan være kostnadsdrivende.

   Kilde: Konkurransegrunnlag delkontrakt 1 punkt 1.3 «Beskrivelse av anskaffelsen» (ikke eksklusiv og egne anskaffelsesprosesser).

8. For delkontrakt 1: Under «Tilbudets utforming» står det at dokumentasjon for evt. krav til produkt/ytelse lastes opp under arkfanen «Krav» i Mercell, og at elektronisk dokumentasjon ikke skal lastes opp i zip. Kan oppdragsgiver angi hvilke konkrete dokumenter som forventes lastet under «Krav» (f.eks. miljømerkedokumentasjon, tekniske datablad, bilder, eventuelle sertifikater/lisenser), og hvilke som skal ligge under «Dokumenter»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig mappestruktur i Mercell og riktig dokumentplassering er kritisk for at oppdragsgiver faktisk vurderer dokumentasjon og for å redusere risiko for avvisning ved formelle mangler.

   Kilde: Konkurransegrunnlag delkontrakt 1 punkt 5.1 «Krav til tilbudets utforming».

9. For delkontrakt 1 (og tilsvarende del 2–4): I evalueringsmodellen for «Klima og miljø» multipliseres oppnådd score per produkt med «estimert volum» fra produkt- og prisskjemaet. Kan oppdragsgiver bekrefte om vi skal bruke nøyaktig de volumtallene som står i skjemaet (og at de ikke skal justeres for f.eks. garantier, forventede utskiftninger eller endret sortiment), og om disse volumene er like for alle leverandører?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Multiplikasjon med estimert volum kan gi betydelig utslag på kvalitet/klima-score. Leverandøren bør sikre at evalueringen skjer på identiske forutsetninger for alle tilbyderne.

   Kilde: Konkurransegrunnlag delkontrakt 1 punkt 4.2 «Klima og miljø» (multiplikasjon med estimert volum) samt Vedlegg 04 «Instruks for utfylling av prisskjema» (estimert volum/ingen kjøpsforpliktelse).