Rammeavtale ferske brød

Lindesnes kommune skal inngå rammeavtale med én leverandør for levering av ferske brød til Mandal sykehjem, Orelunden omsorgssenter og Vigeland omsorgssenter. Avtalen gjelder levering utover ev. egenproduksjon og omfatter ikke frossent brød. Årlig verdi er anslått til ca. 400 000–450 000 NOK ekskl. mva, med samlet uttak inntil 3 000 000 NOK ekskl. mva over 4 år. Avtalen løper i 2 år etter avtaleinngåelse, med opsjon for oppdragsgiver til forlengelse 1+1 år. Det er ikke adgang til deltilbud. Prosedyre: åpen anbudskonkurranse (ikke forhandling).

• Skatteattest for skatt og MVA: Leverandøren må ha levert oppgaver og betalt skatt, merverdiavgift og arbeidsgiveravgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for tilbudsinnlevering. Eventuelle restanser/misligheter må begrunnes. Ved bruk av underleverandører skal skatteattest også leveres for disse. Kravet gjelder kun for norske leverandører.

  Dokumentasjon: Skatteattest for skatt og MVA (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.3.1 Skatteattest

• ESPD: Leverandøren skal fylle ut Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.1 ESPD
• Forpliktelseserklæring/ESPD for foretak det støttes på: Dersom leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet, skal det vedlegges forpliktelseserklæring og disse foretakene må levere inn egne ESPD-skjema.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.1 ESPD
• Dokumentasjonsbevis før kontrakt for innstilte leverandører: Leverandøren(e) som blir innstilt til kontraktsinngåelse skal før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i henhold til dokumentasjonskrav. Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjonsbevis på ethvert tidspunkt.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.1 ESPD
• Tilbudets utforming: Tilbudet skal signeres elektronisk av person med fullmakt til å binde leverandøren.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.1 Krav til tilbudets utforming
• Tilbudsspråk: Tilbud skal leveres på norsk, dansk, svensk eller engelsk. Tilbud på annet språk forkastes. All korrespondanse vedr. tilbud skal være på nevnte språk.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.1 Krav til tilbudets utforming
• Filformat: Elektronisk dokumentasjon skal lastes opp som enkeltfiler, ikke i zip-format.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.1 Krav til tilbudets utforming
• Innlevering via EU-Supply: Tilbud må leveres elektronisk via EU-Supply innen tilbudsfrist. Tilbud etter frist eller levert på annen måte enn via EU-Supply avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.2 Innlevering av tilbud
• Tilbudslevering kan revideres: Leverandørene kan levere tilbud ubegrenset antall ganger frem til fristen; kun siste versjon er gyldig.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.2 Innlevering av tilbud
• Prisutfylling i vedlegg: Vedlagt/utfylt Vedlegg 5 – Produkt- og prisskjema skal brukes (dokumentasjonskrav for tildelingskriteriet Pris).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.2 Tildelingskriterier (kriterium 1 Pris)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

19.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• DDP levering: Levering skjer fritt levert (DDP) til brukerenhetens leveringsadresser, Incoterms siste gjeldende versjon.Kilde: Vedlegg 1 Generelle kontraktsvilkår, pkt. 2.4 Levering
• Pakkseddel/følgeseddel med hver levering/dellevering og krav til innhold (navn/ORG/MVA/kontonr., leveringsadresse, referanse/ordrenr., beskrivelse, antall, verdi med/uten mva, dato ekspedering).Kilde: Vedlegg 1 Generelle kontraktsvilkår, pkt. 2.5 Pakkseddel
• Fakturering: Akseptert kun én faktura pr. bestilling; betalingsbetingelser «fri fakturamåned + 30 dager» (bet. fra fakturadato på korrekt faktura). Gebyr/tilleggspris aksepteres ikke; rentefaktura aksepteres ikke.Kilde: Vedlegg 1 Generelle kontraktsvilkår, pkt. 2.6 Fakturering og betaling
• Kvalitets- og miljøkrav: Leverandøren skal levere produkter som minimum oppfyller HMS, emballering, brukervennlighet, ev. europeisk standard, miljøkrav og ha nødvendig dokumentasjon/bruksanvisning på norsk/svensk/dansk.Kilde: Vedlegg 1 Generelle kontraktsvilkår, pkt. 3.2 Kvalitets og miljøkrav
• Møte og rapportering: Leverandør skal vederlagsfritt delta/arrangere minimum ett årlig møte for evaluering og avgi servicerapport minimum hver tredje måned (elektronisk) med angitt minimumsinnhold.Kilde: Vedlegg 1 Generelle kontraktsvilkår, pkt. 3.7 Brukeropplæring, service og rapportering
• Utprøving: Kjøperen kan foreta utprøving av produkter fra konkurrerende leverandører i rimelig omfang; leverandør må kunne håndtere nye modeller i kontraktsperioden (tilknytning til kontrakt).Kilde: Vedlegg 1 Generelle kontraktsvilkår, pkt. 3.3 UTPRØVING
• Leverandøransvar og underleverandører: Leverandør er fullt ansvarlig for underleverandører; kan bruke/endre ved behov men skal informere Kjøper før bytte/supplering, og Kjøper kan underkjenne.Kilde: Vedlegg 1 Generelle kontraktsvilkår, pkt. 3.12 Bruk av underleverandører mv
• Forsikring: Leverandør skal forsikre varene under transport og ha tilstrekkelige forsikringer; Kjøper kan kreve forsikringssertifikat.Kilde: Vedlegg 1 Generelle kontraktsvilkår, pkt. 3.13 Forsikringer

• Det framgår ingen eksplisitte vekter utover tildelingskriteriene (pris 40 %, produktkvalitet 30 %, bestilling- og leveringsrutiner 30 %).
• Dokumentteksten oppgir ikke komplett innhold i alle vedlegg/kontraktsdeler, men flere kontrakts-/utførelseskrav ligger i Vedlegg 1 og Vedlegg 4; jeg har kun trukket ut det som står i oppgitt tekst.
• Det er flere ‘A/B’-krav i Vedlegg 4 (absolutte og bør-krav), men konkurransegrunnlaget oppgir ikke eksplisitt hvorvidt kvalifiseringsavvisning eller avvisning knyttes til disse utover formuleringen om at manglende oppfyllelse kan lede til avvisning; detalj om hvilke som er ‘kontraktskrav’ vs ‘tildelings-/evalueringsgrunnlag’ er derfor noe avledet fra sammenhengen.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Vedlegg 4 punkt 2.1: Kan dere bekrefte at fristen for ordinære bestillinger (senest kl. 07:00/07:30) gjelder hver ukedag bestilling mottas, og at fristen regnes som «mottatt av dere/oppdragsgiver» (ikke «avsendt av leverandør»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise og rigge bemanning og produksjonsplan ut fra hvordan bestillingsfristen faktisk måles.

   Kilde: Vedlegg 4 – Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 2.1

2. Vedlegg 4 punkt 2.1: Dere skriver at fristen for ordinære bestillinger ikke skal være lengre enn 36 timer før leveringstidspunktet. Hvordan definerer dere «leveringstidspunktet» i praksis for de tre brukerstedene (f.eks. fast mottakstidspunkt om morgenen), og hva skal leverandøren legge til grunn i sitt beregningsgrunnlag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare definisjoner kan føre til feil kalkyle av leveringstid, logistikk og kapasitet.

   Kilde: Vedlegg 4 – Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 2.1

3. Vedlegg 4 punkt 2.2 (B): Kan dere presisere hva som menes med «hastebestillinger» og hvilke krav dere forventer at leverandøren skal oppfylle for haste (f.eks. kortere frist enn ordinær frist, leveringsdag, og eventuelt maks responstid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Når hastebestilling kun er et «bør»-krav, må leverandøren vite hvilket nivå som evalueres og hvordan det operasjonaliseres.

   Kilde: Vedlegg 4 – Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 2.2

4. Vedlegg 4 punkt 2.3 (B): Kan dere bekrefte om kravet «levere minst 6 dager i uka» gjelder ukedager mandag–lørdag (inkl. lørdag), eller om det er knyttet til konkrete leveringsdager for brukerstedene? Hvis ulikt, ønskes oppgitt hvilke dager som gjelder for hvert brukersted.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Antall leveringsdager direkte påvirker produksjons- og distribusjonskostnader samt bemanningsplan.

   Kilde: Vedlegg 4 – Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 2.3

5. Vedlegg 4 punkt 2.4 (A): Når dere krever «samme dag» ordrebekreftelse på hvilke produkter som kan/ikke kan leveres, hva er akseptabel leveringskanal og format for ordrebekreftelsen (EU-Supply-melding, e-post, telefon etterfulgt av skriftlig bekreftelse), og innen hvilken klokkeslett samme dag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger operasjonell avklaring for å sikre etterlevelse og unngå avvik ved vurdering av leverings-/bestillingsrutiner.

   Kilde: Vedlegg 4 – Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 2.4

6. Vedlegg 4 punkt 3.2 (A): Hva innebærer «plasseres innendørs på avtalt sted» i praksis for hvert brukersted (f.eks. kjølerom/lagerramme), og hvem (hvilken rolle) skal avtale nøyaktig sted ved oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Praktisk logistikkplassering påvirker tidsbruk, bemanning og risiko for forsinkelser.

   Kilde: Vedlegg 4 – Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 3.2

7. Vedlegg 4 punkt 3.3 (A): Kan dere bekrefte at kravet om ombrukbare transportkasser/returnerbar emballasje gjelder alle produkttyper i Vedlegg 5 (herunder kremkaker/kaker og glutenfrie produkter), og om dere kan angi om det finnes begrensninger eller særvilkår for enkelte varetyper av hensyn til hygiene/matsikkerhet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dersom retur- og ombrukskravet ikke er realistisk for alle produkttyper, trenger leverandøren avklaring for å prise korrekt og unngå brudd.

   Kilde: Vedlegg 4 – Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 3.3

8. Vedlegg 4 punkt 3.5 (A): Når dere krever at retur ved reklamasjon skal skje «kostnadsfritt senest ved første levering etter feilen oppstod», hva regner dere som «feilen oppstod» (tidspunkt for avviksmelding, tidspunkt for kvalitetsvurdering hos brukersted, eller tidspunkt for levering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette styrer leverandørens returflyt og tidsfrister ved reklamasjoner.

   Kilde: Vedlegg 4 – Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 3.5

9. Vedlegg 4 punkt 3.6 (A): Kan dere beskrive forventet dokumentasjonsnivå for leverandørens «dokumenterte rutiner» knyttet til forebygging av matsvinn (f.eks. rutinebeskrivelse, logg over faktisk svinn, eller rapportmal), og hvordan/om dette vil bli etterspurt og kontrollert i kontraktsperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som kreves for å oppfylle kravet og for å kunne planlegge administrative kostnader.

   Kilde: Vedlegg 4 – Spesifikasjon av anskaffelsen pkt. 3.6

10. Rammeavtalens dokumentasjon og prisregler: I Vedlegg 1 punkt 2.1 står det at priser er fast priskalkyle og at prisendring kan forhandles etter ett år, men at endringer som ikke følger konsumprisindeksen/markedspriser normalt ikke aksepteres. Kan dere bekrefte hvordan dette praktiseres for råvarer/energi som driver bakervarepriser, og om leverandøren kan dokumentere prisendring basert på leverandørkjede/indekser (hvilke)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Prisregimet påvirker leverandørens økonomiske risiko i en rammeavtale med usikre volumer og betydelige råvare-/energikostnader.

    Kilde: Vedlegg 1 – Generelle kontraktsvilkår pkt. 2.1