Vikartjenester til GIR IKS og SOR IKS 2027 - 2031 2. gangs utlysning

Rammeavtale om vikartjenester til GIR IKS og SOR IKS (2027–2031). Oppdragsgiver RIIK gjennomfører åpen anbudskonkurranse og planlegger 2–4 parallelle rammeavtaler. Vikarer skal dekke midlertidige bemanningsbehov (hovedsakelig sjåfør klasse C/Hovedbehov, støttepersonell til renovasjonsbil, driftsoperatør gjenvinningsstasjon, sjåfør CE, maskinførere, m.m.). Avtalens pris evalueres som påslagsprosent utover vikarens lønn (laveste prosent gir høyest poeng). Rammeavtalen gir ingen kjøpsplikt; avrop skjer via bilag 5/avropsmekanisme (fossfall ved akutte behov og minikonkurranse ved lengre behov).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten leverandøren er etablert. Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske: godtgjørelse på registrering.

  Dokumentasjon: Firmaattest eller godtgjørelse for registrering i relevant register.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 5.1 «Leverandørens registrering, autorisasjon mv.»
• Tilbyder skal være registrert som bemanningsforetak hos Arbeidstilsynet.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på registrering som bemanningsforetak hos Arbeidstilsynet.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 5.1 «Leverandørens registrering, autorisasjon mv.»
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering lik A (kredittverdig) eller bedre, basert på Bisnode AAA-ratingsystem eller tilsvarende, fra konsesjonsbelagt kredittopplysningsvirksomhet (siste kjente regnskapstall). Alternativ dokumentasjon kan brukes ved saklig grunn til å ikke fremlegge påkrevd dokumentasjon.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 5.2 «Økonomiske og finansielle kapasitet»
• Leverandøren skal ha sammenlignbar erfaring fra leveranser av vikartjenester. Krav: levert vikartjenester innenfor minst to av oppgitte tjenesteområder de siste tre årene.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante leveranser av vikartjenester de siste tre år, herunder tjenesteområder, verdi, tidspunkt og navn på mottaker.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 5.3 «Tekniske og faglige kvalifikasjoner»
• Tilbyder skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for kvalitetssikringssystem og rutiner som dokumenterer at kravet er dekt. Ved ISO 9001 (eller tilsvarende) er gyldig sertifikat tilstrekkelig.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 5.3 «Tekniske og faglige kvalifikasjoner»
• Ved støtte på andre foretak: leverandøren kan støtte seg på kapasitet tilhørende andre virksomheter for å oppfylle krav til økonomisk og/eller teknisk/faglig kapasitet.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring (vedlegg) fra foretak det støttes på, samt egne ESPD-skjemaer for relevante underleverandører/foretak.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 5.4 «Støtte fra andre foretak»

• Tilbudet skal utformes med følgende vedlegg i Mercell: Vedlegg 01 – Tilbudsbrev, Vedlegg 02 – Besvarelse av kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon, Vedlegg 03 – Utfylt prisskjema, Vedlegg 04 – Produktinformasjon/brosjyrer, Vedlegg 05 – Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, Vedlegg 06 – Forpliktelseserklæring (kun ved støtte på andre foretak), Vedlegg 07 – Sladdet versjon av tilbudet, Vedlegg 08 – Offentlig innsyn (utfylt).Kilde: Krav til tilbud 3.4 «Innlevering av tilbud» / «Tilbudets utforming»
• Vedlegg 02 og Vedlegg 03 skal leveres i Excel-format.Kilde: Krav til tilbud 3.4 «Innlevering av tilbud» / «Tilbudets utforming»
• Elektronisk signatur ved levering (signering i innleveringsprosessen).Kilde: Krav til tilbud 3.4 «Innlevering av tilbud»
• ESPD-skjema skal fylles ut og leveres integrert i Mercell-portalen.Kilde: Del I og III / «Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)» 4.1
• Eventuelle forbehold skal oppgis i Vedlegg 1 – Tilbudsbrev (klart og entydig).Kilde: Krav til tilbud 3.7 «Forbehold»
• Tilbyder skal sladde taushetsbelagte opplysninger og legge ved sladdet versjon, samt fylle ut Vedlegg «Offentlig innsyn» med begrunnelse.Kilde: Krav til tilbud 3.10 «Offentlig innsyn»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

22.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtaletid: gjelder i 2 år fra 01.01.2027, med oppdragsgivers ensidige rett til forlengelse inntil total 4 år (automatisk 1 år av gangen) og prøvetid første 6 måneder (kan sies opp med 30 dagers varsel ved manglende samsvar).Kilde: Avtalevilkår / «Kontraktsperiode» i Kontraktsvilkår
• Sekretariatsbidrag: RIIK skal utvikles som selvfinansiert ordning; bidrag 1,5 % av omsetningen over avtalen ekskl. mva. Leverandør utbetaler etterskuddsvis hvert år før 31. januar. Sekretariatsbidraget skal inngå i tilbudte priser.Kilde: Kravspesifikasjon 1.1 «Administrasjon av avtale»
• Avrop og tildeling: fossfallsmetode ved akutte/kortvarige behov (<3 uker) med parallelle forespørsler og svarfrister (4 timer for nr. 1, deretter 2 timer intervall for nr. 2, osv.) og responstid oppstart 2 kalenderdager; minikonkurranse ved ikke-akutte behov (>3 uker).Kilde: Bilag 4 «Prosedyre tildeling kontrakt» samt Kravspesifikasjon 5.1–5.2
• Personellkrav: Personell ved tilbudt oppdrag skal ha norskkunnskaper minst B1 (skriftlig og muntlig), beherske data som arbeidsverktøy, innleid personell skal signere taushetserklæring. Ved behov for spesifikk kompetanse/førerkort/kurs må dette oppfylles og godkjennes av oppdragsgivers bestillere.Kilde: Kravspesifikasjon 2.0 «Krav til personell»
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør skal etterleve FOR-2008-02-08-112, ha arbeidsgiveransvar og levere dokumentasjon ved forespørsel. Likebehandling av lønns- og arbeidsvilkår jf. aml. § 14-12a. Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon og foreta revisjoner.Kilde: Kravspesifikasjon 4.0 «Lønns- og arbeidsvilkår» og Kontraktsvilkår 4.8
• Avbestilling ved korte oppdrag: oppdragsgiver kan unntaksvis avbestille innen 2 uker før oppstart for oppdrag <3 uker og 4 uker for >3 uker; avbestilling innen frist skal være kostnadsfri for oppdragsgiver.Kilde: Kravspesifikasjon 3.12
• Rapportering/omsetningsstatistikk: leverandør skal uten kostnad utarbeide omsetningsstatistikk (minste innhold: levert mengde vikartimer/tillegg, forbruk i kroner eks. mva m.m.) i redigerbart Excel og levere senest 15 dager etter utløp av hvert halvår.Kilde: Kravspesifikasjon 1.4
• Fakturering: EHF-format, ingen reiseutgifter/boutgifter, fakturering kun for faktisk arbeidede timer iht timelister attestert av oppdragsgiver. Faktura skal merkes med kostnadssted og bestillingsnummer; mangelfull merking medfører retur. Betaling innen 30 dager.Kilde: Kravspesifikasjon 6.1–6.3 og Kontraktsvilkår «Fakturering» samt «Elektronisk faktura»

• Vekter for tildelingskriterier finnes for Pris (60 %) og Kvalitet (40 %). Det er omtalt «Miljø» i konkurransegrunnlaget, men det fremgår at det ikke er stilt krav eller kriterier til klima/miljø; derfor er ingen miljø-kriterium/vekt tatt med i tildelingslisten. Det er ikke oppgitt konkrete tildelingsvekter for «Miljø».
• I kvalifikasjonskrav og innleveringskrav er flere detaljer (eks. konkret dokumentmal, krav til CV/referanser utover beskrivelse) knyttet til vedlegg som ikke er fullt gjengitt i teksten.
• Det finnes ingen eksplisitt avvisningsliste utover henvisninger til ESPD/nasjonale avvisningsgrunner (FOA § 24-2) i utdraget; konkrete terskler for avvisning er ikke gjengitt utover generelle beskrivelser.
• Kvalitetskriterier i kravspesifikasjonen er beskrevet i tabell (EV-krav koblet til K for kvalitet), men selve detaljeringsnivået for alle evalueringskrav er ikke fullstendig reflektert som separate underkriterier i teksten; dette kan påvirke presis nedbrytning av «Kvalitet» utover overordnet beskrivelse.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Vedlegg 3 – Prisskjema: Skal påslagsprosenten i % gjelde likt for alle tjenesteområder (sjåfør C/CE, støttepersonell, driftsoperatør gjenvinningsstasjon, maskinførere og kontor/sentralbord), eller skal det fylles ut ulike påslagsprosenter per tjenesteområde/kompetansenivå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om prissetting kan differensieres mellom stillingskategorier for å prise riktig og unngå avvik i tilbudet.

   Kilde: Vedlegg 3 – Prisskjema (ID 1 – Påslagsfaktor i % utover vikarens lønn)

2. Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 2.1: Når oppdragsgiver ber om spesifikk kompetanse/forerkort/kurs og det skal medfølge dokumentasjon på dette, ønsker vi bekreftet hvilken dokumentasjon som konkret skal leveres (f.eks. kopi av sertifikat/kursbevis), og om dokumentasjonen må sendes for hver bestilling eller kan fremlegges samlet før oppstart av første avrop.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet om dokumentasjonsform og innleveringsfrekvens påvirker både kostnad og operativ leveranse, og kan gi risiko for avvisning/avvik hvis rutinen ikke stemmer med oppdragsgivers praksis.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon punkt 2.1

3. Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 3.4: Hva anses som «uten merkostnad» for oppdragsgiver ved sykdom/fravær hos vikar (gjelder det også vikarens eventuelle overtid/ekstra reise/turnusendringer, og hvordan håndteres eventuelle kostnader ved ombooking av personell)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå kostnadsallokering ved vikarbytte for å kunne prise korrekt og vurdere risiko i oppfyllelsen.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon punkt 3.4

4. Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 3.3 og 3.5: Oppdrag skal bemannes med én og samme vikar (med unntak), og oppdragsgiver kan avslutte umiddelbart ved brudd/ikke egnethet. Kan oppdragsgiver presisere praktisk prosess for (i) når og hvordan leverandøren informeres, (ii) om oppdragsgiver skal tilby ny vikar innen gitte frister, og (iii) hva som regnes som leverandørens ansvar i slike tilfeller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig prosess og ansvarsklargjøring er nødvendig for å sikre etterlevelse og for å beregne reell risiko knyttet til umiddelbar avslutning.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon punkt 3.3 og 3.5

5. Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 3.12: Oppdragsgiver kan avbestille innen frist (2 uker ved korte oppdrag og 4 uker ved lengre oppdrag) og det skal være kostnadsfritt for oppdragsgiver. Hva menes konkret med «kostnadsfritt» for leverandør (f.eks. gjelder det ikke vikarens planleggings-/oppsigelseskostnader, innleiekostnader, eller potensielle overtid-/turnuskostnader)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke kostnader den ikke får kompensert for, for å vurdere lønnsomhet og utforme bemannings-/tilgjengelighetsopplegg.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon punkt 3.12

6. Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 5.1 og 5.2: Bekreft at responstidene (4/6/… timer ved fossefall i kontortid, og «minimum en uke» ved minikonkurranse) gjelder fra tidspunktet forespørsel sendes, og at leverandør skal gi svar (positivt eller negativt) innen fristen selv om det ikke er foretatt endelig ressursbooking.

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå mislighold/avvik må leverandøren forstå timegrunnlag og hva som kreves for å kunne gi et «negativt» eller «bekreftende» svar innen fristen.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon punkt 5.1 og 5.2

7. Bilag 4 – Prosedyre tildeling kontrakt (avropsmekanisme): Når oppdragsgiver «sender forespørsel parallelt alle leverandører» og responsefrist starter for leverandør nr. 1, hvordan skal leverandøren forstå rangering når flere leverandører responderer positivt samtidig innen sin egen svarfrist (skjer tildeling automatisk etter rang i bilag 4, eller etter oppdragsgivers interne vurdering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelighet om tildelingslogikk ved parallell forespørsel er viktig for leverandørens kapasitet- og bemanningsdisponering.

   Kilde: Bilag 4 – Prosedyre tildeling kontrakt innenfor rammeavtalen (Fossefall)

8. Kontraktsvilkår (vedlegg til avtalen): Under «Leverandørens plikter – Rapportering»: Oppdragsgiver skal kreve rapporter/statistikker «for sin kontroll og oppfølging» og at statistikks skal leveres i henhold til oppdragsgivers mal. Kan oppdragsgiver opplyse hvilke rapporter som forventes (i tillegg til omsetningsstatistikk i kravspesifikasjonen punkt 1.4), og oversende/peke på malen(e) dere skal bruke?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne etablere administrative rutiner og kapasitet. Manglende oversikt kan påvirke ressurskostnader og tilbudets gjennomførbarhet.

   Kilde: Kontraktsvilkår punkt 4.6 «Rapporteringsplikt» samt Vedlegg 2 punkt 1.4

9. Kontraktsvilkår punkt 6.4–6.6 (Fakturering/Elektronisk faktura): Ved returføring pga. mangelfull merking (kostnadssted og bestillingsnummer, krav til EHF ProfilID/ressursnummer). Hvilken «feil- og returtid» praktiseres (hvor raskt returneres faktura), og hvem har ansvar for å korrigere og re-sende faktura—leverandør eller oppdragsgiver (og innen hvilke frister)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Faktureringsfeil kan gi forsinkelser og administrative kostnader. Leverandøren må forstå tilbakeførings- og korrigeringsansvar for å redusere betalingsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon punkt 6.1–6.3 samt Kontraktsvilkår punkt 6.4 «Fakturering» og 6.6 «Betalingsmislighold»