RA Dørmiljø og sikkerhet

Rammeavtale for dørmiljø og sikkerhet (ANSK-26-0159) med tre delkontrakter: (1) Assa Abloy låssystemer (leveranse, service og forvaltning av eksisterende patenterte systemer), (2) Lenel OnGuard med tilhørende lisenser/programvare (leveranse, service og vedlikehold), og (3) service og vedlikehold for øvrige dør-/port- og sikkerhetsområder samt koordinerende rolle på tvers. Dokumentene som er analysert gjelder særskilt utfylling av «Vedlegg 3.5 Evalueringskrav miljø» og «Vedlegg 3.6 Tjenestebeskrivelse» (samt noen referanse- og tilbudsskjema/rammeavtaletekst).

• Leverandøren skal ha tilstrekkelig erfaring til å kunne oppfylle kontrakten på et nivå som tilfredsstiller UiOs behov (referansekrav knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 1.7).

  Dokumentasjon: Vedlegg 3.4 «Dokumentasjon av Leverandørens erfaring» (delkontrakt 1/2/3), med 2–3 referanseprosjekter i løpet av de siste fem årene, og krav til relevans/rammeavtale (minst én) m.m. (for delkontrakt 1 og 2 eksplisitt nevnt, delkontrakt 3: 2–3 referanser, minst én ramme-/løpende serviceavtale).

  Kilde: Vedlegg 3.4 Dokumentasjon av leverandørens erfaring – Delkontrakt 1 (pkt. 1), Delkontrakt 2 (pkt. 1), Delkontrakt 3 (pkt. 1)

• Utfylle og besvare «Vedlegg 3.5 Evalueringskrav miljø» for aktuell delkontrakt. Besvare alle spørsmål i tabellene.Kilde: Vedlegg 3.5 «Evalueringskrav miljø» – «Instruks til utfylling» (pkt. 2) for Delkontrakt 1, 2 og 3
• Besvarelsens omfang for miljøvedlegg: maksimalt fem (5) A4-sider totalt. Skrift Times New Roman, str. 11. Marger skal ikke endres. Vedlegg til filer/henvisninger vurderes ikke.Kilde: Vedlegg 3.5 «Instruks til utfylling av dokumentet» (pkt. 2) for Delkontrakt 1, 2 og 3
• Utfylle og besvare «Vedlegg 3.6 Tjenestebeskrivelse» for aktuell delkontrakt (gjelder tildelingskriteriet kvalitet/tjenestebeskrivelse). Besvarelsen skal utdype og konkretisere tilbudet og struktureres etter punktene 3.1–3.5 (DK1) / 3.1–3.6 (DK2) / 3.1–3.6 (DK3).Kilde: Vedlegg 3.6 «Om dokumentet» og «Instruks» (pkt. 1 og 2) for Delkontrakt 1, 2 og 3
• Omfang for tjenestebeskrivelsen: Delkontrakt 1 maks fire (4) A4-sider; Delkontrakt 2 maks seks (6) A4-sider; Delkontrakt 3 maks seks (6) A4-sider. Tekst utover angitt antall sider ikke vurdert. Skrift Times New Roman, str. 11. Marger skal ikke endres.Kilde: Vedlegg 3.6 «Besvarelsen skal ikke overstige…» (pkt. 2) for Delkontrakt 1, 2 og 3
• Utfylle «Vedlegg 3.4 Dokumentasjon av leverandørens erfaring» med 2–3 referanseprosjekter per mal (fylles ut fullstendig, etterprøvbarhet; UiO kan kontakte referanser).Kilde: Vedlegg 3.4 «Dokumentasjon av Leverandørens erfaring» (pkt. 1) for Delkontrakt 1, 2 og 3
• Velge hvilke delkontrakter leverandøren ønsker å levere tilbud på (avkryssing i tilbudsskjema). Signere tilbudsskjema og oppgi evt. forbehold/avvik, taushetsplikt og underleverandører.Kilde: Vedlegg 3.1 Tilbudsskjema – «Hvilke(n) delkontrakt ønsker Leverandøren å levere tilbud på?» samt felter for forbehold/avvik, taushetsplikt og underleverandør

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

19.10.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalens varighet og opsjonsinnløsning: ikrafttredelse 01.01.2027, basisperiode 2 år til og med 31.12.2028, med rett til forlengelse 2 ganger med 1 år av gangen (opsjonene innløses automatisk med mindre skriftlig beskjed senest frist).Kilde: Vedlegg 1.1 Rammeavtalen – punkt 4.1 og 4.2
• Avrop skal som utgangspunkt gjennomføres som direkteavrop. Prisgrunnlag i direkteavrop: timepriser/enhetspriser fra prisskjema samt innkjøpspris pluss påslag for det som ikke er spesifisert. Bindende prisestimat kan kreves før oppstart og må godkjennes skriftlig.Kilde: Vedlegg 1.1 Rammeavtalen – punkt 5.2.2.1 og 5.2.2.3
• Makspriser: Leverandøren kan ikke levere tilbud med høyere priser enn maksprisene i prisskjemaet.Kilde: Vedlegg 1.1 Rammeavtalen – punkt 7.1
• Dokumentasjonsplikt for innkjøpspris (ved påslag): fullstendig dokumentasjon skal oppbevares; kan kreves fremlagt. Frist 5 virkedager etter forespørsel.Kilde: Vedlegg 1.1 Rammeavtalen – punkt 7.2.3 og 7.2.5
• Oppdragsgiver kan nekte å godkjenne påslag der tilfredsstillende dokumentasjon ikke fremlegges; manglende dokumentasjon/avvik kan gi tilbakehold av betaling og ved gjentatte/grove brudd vesentlig mislighold.Kilde: Vedlegg 1.1 Rammeavtalen – punkt 7.2.4 og 7.2.7

• Ingen konkrete vekter/poeng eller eksplisitte tildelingskriterier med prosent/rangering fremgår av den medsendte teksten. Dokumentet sier at miljøevalueres «i tråd med tildelingskriteriet og evalueringskravet for miljø» (jf. konkurransegrunnlaget punkt 1.8), men selve vektene/poengene er ikke inkludert i utdraget.
• Analysen er avgrenset til deler som «Vedlegg 3.5» og «Vedlegg 3.6» samt noe rammeavtal-/tilbud-/erfaringsmal. Eventuelle kvalifikasjonskrav utover referansekrav (f.eks. finansielle/egen helse/sikkerhet/seriøsitet) er ikke trukket ut fordi de ikke finnes i den viste dokumentteksten.
• SSA-V/bilag 5 omtaler at tjenestebeskrivelse skal fylle ut standardiserte kompensasjoner i SSA-V bilag 5, men selve kravene til kompensasjonene/timebøter og terskler fremgår ikke av utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt 2 (Lenel OnGuard): Hvilke konkrete feil-/feilkategorier og tilhørende responstid og frister er lagt inn i SSA‑V bilag 5 (tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner) for henholdsvis A-, B- og C-feil, og hvilke kompensasjoner/timebot gjelder ved oversittelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker direkte leverandørens risikobilde og prising av support-/feilhåndtering, men evalueringen beskriver kun rammene (ikke terskler/kompensasjoner i utdraget).

   Kilde: Vedlegg 3.6 (3.5), SSA‑V punkt 2.4.5 og 9.4.3 (henviser til bilag 5).

2. For delkontrakt 2 (Lenel OnGuard): Når dere skriver at tjenesten inkluderer «videreutvikling» (SSA‑V punkt 2.4.8) – hva menes i praksis for UiO sin bruk? Ber vi om en presisering av hvilke typer endringer/utvikling som normalt vil bli bestilt som videreutvikling, og hvilke som typisk behandles som oppgraderinger/vedlikehold innenfor fast vedlikeholdsvederlag.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaringen er nødvendig for å prise timepriser vs. inkluderte leveranser og for å forstå hva som kan gi merarbeid/risiko ved avrop.

   Kilde: SSA‑V punkt 2.4.8, Vedlegg 3.6 delkontrakt 2 (3.2, 3.4, 3.6).

3. For alle delkontrakter: I rammeavtalen fremgår det at det vil være «automatisk innløsning av opsjoner» og at avtalen har løpende avrop (jf. rammeavtalen kap. 4 og 5). Kan dere oppgi hvordan opsjoner/volum faktisk vil bli utløst (typisk hvilke tjenester/arbeidstyper), og hva som er leverandørens plikt til å opprettholde kapasitet/beredskap mellom avropene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå faktisk forutsigbarhet og kapasitetskrav for å kunne prise og bemanne riktig over avtaleperioden.

   Kilde: Vedlegg 1.1 Rammeavtalen kapittel 4 (varighet/opsjoner) og kapittel 5 (avrop).

4. For delkontrakt 3 (Service og vedlikehold): Dere beskriver at tjenesten «omfatter… lås og beslag utenom Assa Abloy-låssystemene, frittstående sikkerhetsanlegg samt dør- og portløsninger, i tillegg til en koordinerende rolle på tvers av delkontraktene». Kan dere konkretisere hva som ligger i «koordinerende rolle» – dvs. hvilke leveranser/ansvar oppdragsgiver forventer at leverandøren tar, og hvilke som i praksis skal ligge hos delkontrakt 1 og 2?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig grenseflate gir risiko for dobbeltarbeid eller avvik i ansvar ved sammensatte avrop; dette må avklares før tilbud.

   Kilde: Vedlegg 3.6 delkontrakt 3 (1. Om dokumentet, samt 3.1 og 3.3).

5. For delkontrakt 1 (Assa Abloy låssystemer): I tjenestebeskrivelsen står det at leveransen skal skje «i samspill med Oppdragsgivers eget låssystemverksted». Hvilke konkrete oppgaver forventes at UiO/verkstedet utfører selv (f.eks. nøkkelfiling, omprogrammering, teknisk kontroll), og hvilke oppgaver skal leverandøren levere? Ber dere også om eventuelle tidsvinduer/koordineringsregler for verkstedets kapasitet ved hastesaker.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Arbeidsdeling og tilgjengelighet hos UiO påvirker planlegging, responstid og kostnadsnivå for leverandøren.

   Kilde: Vedlegg 3.6 delkontrakt 1 (3.2 og 3.1).

6. For delkontrakt 2 (Lenel OnGuard): Hvilke krav gjelder for oppgraderinger/versjonskontroller knyttet til «bruk av Oppdragsgivers testmiljø» og «minimering av nedetid»? Ber vi om forventet fremgangsmåte (rollefordeling mellom UiO og leverandør), typiske varigheter for test/vindu, og om det er krav til planlagt kommunisering til drift/VAS.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette bestemmer realistiske gjennomføringskostnader og risiko for nedetid ved avrop.

   Kilde: Vedlegg 3.6 delkontrakt 2 (3.2) og 3.3 (samhandling med IT og VAS).

7. For alle delkontrakter: Hvilke dokumentasjonskrav forventes ved avrop utover det som følger av SSA‑V (f.eks. rapportmaler, sporbarhet, miljø-/bærekraftsrapportering, overlevering ved avslutning)? Vi ber om at dere enten viser til hvilke deler av «bilag 6»/rapporteringskrav som gjelder i denne konkurransen, eller beskriver hvilke minstekrav leverandøren må legge til grunn i tilbudet.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkret dokumentasjons- og rapporteringsbyrde påvirker tilbudsprising og bemanning; utdraget viser ikke hvilke minstekrav dere faktisk krever i bilagene.

   Kilde: SSA‑V punkt 2.4.2, 2.4.3, 2.5 og 2.6.3; Vedlegg 3.6 (3.4) og (miljøpunkter i Vedlegg 3.5).

8. For delkontrakt 3 (Service og vedlikehold): «Liftarbeid planlegges, koordineres og gjennomføres». Hvilke krav gjelder til kompetanse/sertifisering og eventuelle krav til egen mobilisering (f.eks. stillaskrav/risikovurderinger), og hvem skal typisk stille med lift på UiO sine lokasjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Lift- og riggingkostnader og HMS-krav kan gi vesentlig utslag i prising og risiko hvis rolle-/kostnadsdeling ikke er avklart.

   Kilde: Vedlegg 3.6 delkontrakt 3 (3.2).

9. Miljø (for delkontrakt 1/2/3): Når dere evaluerer «ombruk/levetidsforlengelse» og ber om «tidligere erfaring» og «konkrete eksempler» i vedlegg 3.5: Kan dere gi eksempler på hva dere anser som tilstrekkelig «dokumentert erfaring» (f.eks. type dokumentasjon, måleindikatorer, resultater) – og i hvilken form dette kan beskrives i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå forventet dokumentasjonsnivå for å kunne gi konkurransedyktige svar innen side-/formatbegrensningene.

   Kilde: Vedlegg 3.5 (1. Om dokumentet og miljøkrav 1–4 for hver delkontrakt).