Gloppen kommune
Rammeavtale for brannteknisk rådgjeving
Bakgrunn
Gloppen kommune v/eigedomsavdelinga har behov for ei rammeavtale for brannteknisk rådgjeving. Fleire kommunale bygg manglar heilt eller delvis oppdatert brannteknisk dokumentasjon, og kommunen har difor behov for systematisk kartlegging, vurdering og prioritering av vidare arbeid.
Kommunen treng dokumentasjon til bruk i drift, forvaltning og ved tilsyn. Det er særleg behov for oppdaterte brannteikningar, orienteringsplanar og rømningsplanar, samt vurdering av status og eventuelle manglar i eksisterande dokumentasjon.
Føremålet med anskaffinga er å sikre tilgang til fagleg kompetanse som kan levere einsarta, tydeleg og oppdatert dokumentasjon for dei bygga kommunen peikar ut i avtaleperioden.
Beskriving av oppdraget
Oppdragsgivar ønskjer å inngå rammeavtale med éin leverandør om branntekniske rådgjevingstenester for kommunale bygg. Oppdraget omfattar utarbeiding og oppdatering av brannteknisk dokumentasjon der denne heilt eller delvis manglar.
Leveransane vil variere frå bygg til bygg og kan mellom anna omfatte tilstandsanalyse, brannteikningar, orienteringsplanar og rømningsplanar. For enkelte bygg kan det òg vere aktuelt med planteikningar, som skal prisast som opsjon. Kvar bestilling skal spesifisere kva leveransar som skal utførast.
Ved kvart avrop skal leverandøren bidra til å avklare behov og omfang, og utarbeide ein handlingsplan med prioritert gjennomføring og tilhøyrande kostnadsoverslag. Dokumentasjonen skal vere enkel, tydeleg, oppdatert og tilpassa kommunen si vidare forvaltning og oppfølging.
Reise- og opphaldskostnader skal gå tydeleg fram av tilbodet og haldast på eit nøkternt og føreseieleg nivå. Desse skal være inkludert i prisen som vert gitt i tilbodet.
Rammeavtalen har ei varigheit på eitt år, med opsjon på forlenging i eitt år. Avrop skjer etter behov, og avtalen inneber ikkje kjøpsplikt. Standard leveringsfrist er tre månader per avrop, dersom ikkje anna er avtalt.
Omfang
Anskaffinga er estimert til 1 500 000 kr ekskl. mva. Beløpet er eit anslag og er ikkje bindande for oppdragsgivar.
Avtale og kontrakt
Avtaletype: rammeavtale.
Kontrakten vert regulert av NS 8402 med dei endringane og/eller tillegga som følgjer av spesielle kontraktsvilkår og avtaledokumentet.
Kvar bestilling frå oppdragsgivar skal spesifisere kva leveransar som skal utførast. Leverandøren skal utarbeide ein handlingsplan med prioritert gjennomføring og tilhøyrande kostnadsoverslag for kvart bygg og kvar leveranse.
Standard leveringsfrist per avrop er tre månader, avhengig av kompleksitet, dersom ikkje anna er avtalt.
Avtalen vert inngått for eitt år, med opsjon på forlenging i eitt år. Oppdragsgivar bestiller tenester etter behov. Avtalen vert automatisk forlenga dersom han ikkje vert sagt opp seinast tre månader før utløpet av avtaleperioden.
Avtalen inneber ikkje kjøpsplikt, men regulerer vilkåra for leveransar i avtaleperioden.
Deltilbod
Det er ikkje høve til å gje tilbod på delar av oppdraget.
Reglar for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbod
Anskaffingsprosedyre og gjennomføring av konkurransen
Anskaffinga vert gjennomført i samsvar med lov om offentlege anskaffingar av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlege anskaffingar (FOA) FOR-2016-08-12-974, del II.
Tilbod skal utarbeidast i samsvar med konkurransegrunnlaget og leverast elektronisk via Hyyr. Spørsmål skal sendast gjennom spørsmål- og svarfunksjonen i Hyyr. Svar vert gjorde tilgjengelege for alle registrerte deltakarar.
Kontaktperson for anskaffinga er Cecilie Solvang Klakegg, innkjøpskonsulent/økonomirådgjevar.
Feil eller uklarheiter i konkurransegrunnlaget skal meldast i god tid før tilbodsfristen via Hyyr.
Alle som har levert tilbod, vil få skriftleg tilbakemelding samtidig om kven som får tildelt kontrakt, med grunngjeving og informasjon om karenstid og klagerett.
Oppdragsgivar kan avlyse konkurransen dersom det ligg føre sakleg grunn.
Krav til tilbodet
Konkurransedokumenta med beskriving utgjer grunnlaget for tilbodet.
Tilbodet skal vere skriftleg, bindande og levert via konkurransegjennomføringsverktøyet Hyyr. Tilbodet, vedlegg, dokumentasjon og kommunikasjon skal vere på norsk.
Tilbydar vert oppmoda til å levere tilbod i god tid, og ber sjølv risikoen for at tilbodet er levert korrekt og i samsvar med konkurransegrunnlaget med vedlegg.
Tilbod som inneheld vesentlege avvik, vil bli avviste.
Offentlegheit og innsyn
For allmenta sitt innsyn i dokument knytte til ei offentleg anskaffing gjeld offentleglova.
Oppdragsgivar og tilsette hos oppdragsgivar pliktar å hindre at andre får tilgang til eller kjennskap til opplysningar om tekniske innretningar og framgangsmåtar, eller drifts- og forretningsforhold, som det vil vere av konkurransemessig betydning å halde hemmelege, jf. FOA § 7-4, jf. forvaltningslova § 13.
Oppdatering av konkurransegrunnlaget
Eventuelle rettingar, suppleringar eller endringar i konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vert formidla til alle som har registrert interesse for anskaffinga.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Gloppen kommune skal inngå rammeavtale med én leverandør for brannteknisk rådgjeving til kommunale bygg. Avtalen gjelder utarbeiding og oppdatering av brannteknisk dokumentasjon der denne helt eller delvis mangler (tilstandsanalyse, brannteikninger, orienteringsplanar, rømningsplanar, og evt. planteikningar som opsjon). Avrop skjer etter behov i avtaleperioden uten kjøpsplikt, med standard leveringsfrist 3 måneder per avrop. Reise- og oppholdskostnader skal inkluderes i prisene. Rammeavtalen varer 1 år med opsjon på forlengelse 1 år (total mulig 2 år).
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Firmaattest
Dokumentasjon: Firmaattest fra Foretaksregisteret som bekrefter registrering, signaturrett og prokura (hentes automatisk via eBevis).
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 1 - Kompetanse til å gjennomføre oppdraget
Dokumentasjon: CV-er på tilbydd personell (filopplasting tillatt).
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 2 - Skatteattest
Dokumentasjon: Skatteattest som bekrefter at skatter og avgifter er betalt (verifiseres automatisk via eBevis, krever samtykke i Altinn).
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 3 - Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet
Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (rating fra kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon). Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon (f.eks. årsregnskap med notar, styrets årsmelding, revisjonsmelding).
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 4 - Erfaring fra tilsvarende oppdrag
Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre relevante oppdrag utført i løpet av de siste tre årene, inkludert verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefonnummer og e-post). Tilbyderen har ansvar for å dokumentere relevansen. Erfaring kan dokumenteres gjennom kompetansen til personell som skal brukes, også om erfaringen er opparbeidet hos annen leverandør.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 5
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Tilbudet skal utarbeides i samsvar med konkurransegrunnlaget og leveres elektronisk via Hyyr.Kilde: Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud – Tilbud skal utarbeidast og leverast elektronisk via Hyyr
- Spørsmål skal sendes via spørsmål- og svarfunksjonen i Hyyr (kommunikasjon elektronisk og skriftlig).Kilde: Samme seksjon – Regler for kommunikasjon / spørsmål og svar i Hyyr
- Tilbud, vedlegg, dokumentasjon og kommunikasjon skal være på norsk.Kilde: Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud – Språk
- Tilbudet skal være skriftlig, bindende og levert via konkurransegjennomføringsverktøyet Hyyr.Kilde: Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud – Krav til tilbudet
- Tilbud med vesentlige avvik skal avvises (herunder forbehold/avvik/uklarheter som ikke er ubetydelige).Kilde: Forbehold og avvik / Tilbud som inneheld vesentlege avvik vil bli avviste
- Ved innlevering skal tilbyderen vurdere forretningshemmeligheter, merke dem og levere sladdet versjon der påkrevd.Kilde: Forretningshemmeligheter og sladding – Innlevering og sladding
- Elektronisk innlevering er påkrevd (tillatt språk: norsk).Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk innlevering / Tillatte språk
- Tilbodsbrev skal signeres: Tilbyder skal fylle ut tabellen og signere under tabellen (inkl. vedståelse/alternativt om atterhald).Kilde: Vedlegg – «Tilbodsbrev og tilbydars atterhald»-dokumentet (Tilbodsbrev og atterhald)
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 22.10.2026
- Språk
- norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Oppdragsforståing og løysingsforslagKilde: Konkurransedetaljer – Tildelingskriterier | 25 % | Vurdering av kor godt leverandøren forstår kommunen sitt behov for systematisk kartlegging, prioritering og oppdatering av brannteknisk dokumentasjon, inkludert korleis leverandøren vil avklare behov per bygg, utarbeide handlingsplanar og sikre tydelege og einsarta leveransar. |
| Kompetanse og kapasitetKilde: Konkurransedetaljer – Tildelingskriterier | 15 % | Vurdering av tilgjengeleg fagkompetanse, relevant erfaring med brannteknisk rådgjeving for bygg, samt kapasitet til å levere innan avtalte fristar og handtere løpande avrop i avtaleperioden. |
| PrisKilde: Konkurransedetaljer – Tildelingskriterier | 60 % | Evaluering av tilbydde timeprisar og pris på opsjonar knytte til dei etterspurde leveransane i rammeavtalen, slik at kommunen kan samanlikne forventa kostnadsnivå ved avrop. |
| Klima og miljø | 0 % | Anskaffinga gjeld innkjøp av konsulenttenester. Oppdragsgjevar vurderer at denne typen anskaffing etter sin art har eit ubetydelig klima- og miljøavtrykk, og har vurdert at klima- og miljøpåverknaden i denne anskaffinga er uvesentleg. Oppdragsgjevar har dermed nytta unntaksbestemminga i lov om offentlege anskaffingar, og ikkje stilt klima- og miljøkrav i denne anskaffinga, jf. lov om offentlige anskaffelser §5b. |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Avtalen reguleres av NS 8402 (med endringer/tillegg i spesielle kontraktsvilkår og avtaledokumentet).Kilde: Avtale og kontrakt – «Kontrakten vert regulert av NS 8402…»
- Rammeavtale: 1 år, med opsjon på forlenging i 1 år (total mulig varighet 2 år).Kilde: Kontraktsperiode / Rammeavtaleinnstillinger og Varighet
- Avrop skjer etter behov; ingen kjøpsplikt.Kilde: Bakgrunn / Avtale og kontrakt – «Avtalen inneber ikkje kjøpsplikt…»
- Standard leveringsfrist per avrop er tre måneder (avhengig av kompleksitet), med mindre annet er avtalt.Kilde: Beskriving av oppdraget / Avtale og kontrakt / Kravspesifikasjon (bl.a. 1.5, 3.4, 3.5)
- Reise- og oppholdskostnader skal gå tydelig frem av tilbudet og holdes på nøkternt og føreseieleg nivå; disse skal inkluderes i prisen gitt i tilbudet.Kilde: Beskriving av oppdraget
- Fakturering: EHF-format, etterskotsvis, 30 dagers forfallsfrist; faktura merkes med referansenummer 4400 og navn på bestiller, og inneholder spesifikasjon av oppdrag og bestilling.Kilde: Kravspesifikasjon – 4.5 Aksept av faktureringsvilkår
- Dokumentasjon skal leveres med fast struktur og entydig filnavngiving, digitalt format og med obligatoriske innholdselement (PDF; redigerbare kildfiler ved behov/avrop).Kilde: Kravspesifikasjon – 2.1 og 2.4
- Oppdragsgiver skal eie alle leverte filer og ha rett til å lagre, endre og bruke videre; leverandør skal bekrefte overføring av eierskap/bruksrett ved levering.Kilde: Kravspesifikasjon – 2.5
- Overlevering skal være med tydelig oppsummering av innhold, grunnlag og eventuelle avgrensninger.Kilde: Kravspesifikasjon – 4.3
- Ved hvert avrop skal leverandøren levere handlingsplan med prioritert gjennomføring og kostnadsoverslag.Kilde: Kravspesifikasjon – 3.1 (og oppdragsforståelse 3.2)
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Det fremgår ingen detaljer om miljøkriterier utover at «Miljøkrav er uvesentlige».
- Ingen andre tildelingskriterier/vekter enn de tre som er oppgitt (Pris 60%, Oppdragsforståelse 25%, Kompetanse og kapasitet 15%).
- Dokumentet oppgir ikke konkrete krav til når/ hvordan leverandøren leverer CV (format utover «CV-ar på tilbydd personell») eller hvilke vedlegg som er obligatoriske utover tilbodsbrev/atterhald vedlegg.
- Forhandling/evt. dialog: Det er oppgitt at dialog gjennom forhandlinger kan gjennomføres, men det står ikke i teksten når/ etter hvilke terskler dialog igangsettes (utover at utvelgelse foretas etter tildelingskriteriene).
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke timeprisar og/eller prispostar kommunen faktisk vil evaluere under «Pris 60 %» (jf. at evaluering skal skje av tilbydde timeprisar og pris på opsjonar)? Palserer dere en prisskjema-/mal som skal fylles ut, og i så fall: kan dere vise strukturen og hvilke linjer som inngår i evaluert pris?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise riktig og levere et tilbud som kan evalueres sammenliknbart trengs det klarhet i nøyaktig hva som inngår i evalueringsgrunnlaget for pris.
Kilde: Tildelingskriterier (Pris 60 %) / «Prisberegningsmetode: Forholdsmessig (DFØ)».Hvordan skal opsjoner knyttet til planteikningar prisast og evalueres i praksis: skal leverandør gi en egen fast pris per planteikning (og eventuelt antall/omfang), en timepris, eller en pris per bygg/avrop? Kan oppdragsgiver beskrive hvilken prisen dere sammenlikner for opsjonen?
Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsprising kan påvirke både tilbudets konkurransekraft og framtidig kostnad for avrop. Det bør avklares hva som forventes og hvordan opsjonen skal prises.
Kilde: Beskriving av oppdraget (planteikningar som opsjon) og Kvalifikasjons-/Tildelingskriterier (Pris 60 %).Konkurransegrunnlaget oppgir at standard leveringsfrist er tre måneder per avrop, og at leveringsfrist aksepteres med ja/nei i tilbudet. Kan oppdragsgiver presisere hvordan «avklart oppstart av det einskilde avropet» dokumenteres, og om fristen på 3 måneder regnes fra mottak av avrop, eller fra en senere oppstartsdato som partene avtaler skriftlig?
Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig starttidspunkt er avgjørende for å kunne planlegge kapasitet og for å unngå tvist om fristbrudd/kontraktsbrudd.
Kilde: 2.5 (1.5) «Leverandøren aksepterer ein standard leveringsfrist på tre månader per avrop» og 3.4 «...gjeld frå tidspunktet for avklart oppstart...».Krav 3.3 ber om hvor mange kalenderdager etter avrop det tar å levere «første utkast til handlingsplan og kostnadsoverslag». Kan oppdragsgiver avklare om dette skal være et fast antall kalenderdager for alle avrop, og om det forventes at første utkast leveres komplett med kostnadsoverslag (inkl. reelle anslag) eller kun et foreløpig kostnadsnivå basert på innledende kartlegging?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som faktisk menes med «første utkast» og hvilket detaljnivå som forventes for å kunne prise og bemanne riktig.
Kilde: 3.3 Leverandøren skal oppgi kor mange kalenderdagar etter avrop...Krav 2.7 sier at tilstandsanalyse skal omfatte minimumsinnhold «...funksjon, faktisk tilstand ... og handlingsplan i prioritert rekkjefølgje». Kan oppdragsgiver bekrefte hva som skal inngå i «krav til bygget ut frå funksjon» (om dette skal være konkrete funksjonskrav, regelverkskrav, eller en mer generell vurdering), og om det finnes en mal/struktur som skal følges?
Hvorfor det er verdt å spørre: Minimumsinnholdet legger grunnlag for arbeid og pris. Uklart begrepsinnhold kan gi stor variasjon i leveranseomfang.
Kilde: 2.7 Leverandøren skal levere tilstandsanalyse med det minimumsinnhaldet...Krav 2.8 fastslår at brannteikningar, orienteringsplanar og rømningsplanar skal utarbeides etter «gjeldande kommunal mal», men det er ikke vedlagt i utdraget. Kan oppdragsgiver dele/gi tilgang til den kommunale malen (eller forklare hvordan leverandøren får den), og bekrefte om malen gjelder for alle bygg/årganger eller om det finnes ulike malversjoner?
Hvorfor det er verdt å spørre: Maler og struktur påvirker både produksjonsmetode og leveransekvalitet. Leverandøren trenger å vite hva som faktisk kreves.
Kilde: 2.8 Bruk av fastsett oppsett.Krav 2.5 sier at oppdragsgiver skal eie alle leverte filer og får rett til å lagre, endre og nytte filene videre, og at leverandøren skal stadfeste at eigarskap og bruksrett overføres ved levering. Kan oppdragsgiver presisere om dette også gjelder eventuelle underleverandørers/branntekniske systemers maler, biblioteksinnhold, symboler og eventuelle generiske komponenter, eller kun resultatdokumentasjonen som leveres i avropet?
Hvorfor det er verdt å spørre: Opphavsrett og lisens-/bruksrettigheter kan være en betydelig risiko i rådgivningsoppdrag. Leverandøren trenger å avklare rekkevidden for overdragelsen.
Kilde: 2.5 Oppdragsgjevar skal eige alle leverte filar... rett til å lagre, endre og nytte.Krav 4.5 fastsetter fakturering i EHF-format etterskotsvis, 30 dagers forfallsfrist, samt krav til merking med referansenummer 4400 og navn på bestillar. Kan oppdragsgiver avklare hvor referansenummer 4400 og «navn på bestillar» leveres/tilgjengeliggjøres for leverandøren (i bestillingsgrunnlaget/avropet), og om det finnes krav til faktura-tekst/spesifikasjon knyttet til type leveranse (tilstandsanalyse, tegninger, planer)?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre korrekt fakturering og redusere risiko for betalingsforsinkelser/avvisning, bør krav til fakturadata og spesifikasjon avklares.
Kilde: 4.5 Aksept av faktureringsvilkår.Tildelingskriteriet «Oppdragsforståing og løysingsforslag» (25 %) omtaler vurdering av forståelse, avklaring per bygg, handlingsplaner og sikring av tydelege og einsarta leveransar. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan dere vil vurdere og sammenligne tilbudenes løsningsforslag (for eksempel om dere forventer bestemte elementer/overskrifter i besvarelsen), og om det finnes en mal for hvordan leverandøren skal strukturere svaret?
Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringspraksis kan gjøre det vanskelig å dimensjonere tilbudets innhold. Leverandøren bør få kriterienivå for hva som vektes.
Kilde: Tildelingskriterier (Oppdragsforståing og løysingsforslag 25 %).Oppdragsgivar oppgir at forhandlinger kan gjennomføres og at dialog kan være rettinger/avklaringer «ved behov», men sier ikke terskler for når dialog/forhandling starter. Kan oppdragsgiver beskrive prosess og tidspunkt i praksis: vil eventuelle forhandlinger skje etter at alle tilbud er vurdert mot tildelingskriteriene, og vil det gis anledning til å oppdatere priser/ressurser, eller kun avklare uklarheter?
Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet om forhandlings-/dialogomfang påvirker tilbudsstrategi og risiko (særlig rundt pris og forpliktende deler).
Kilde: Prosedyre (Forbehold om dialog gjennom forhandlinger / dialog ved behov).
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →Levert av FOA – Forum for offentlige anskaffelser · Data fra Doffin og TED.