ROS-analyse og oppdatering av konsekvensutredning for grunnvannskilden Fremo

Melhus kommune skal anskaffe konsulenttjenester for (1) utarbeidelse av en helhetlig ROS-analyse som oppfyller plan- og bygningsloven § 4-3 for kommuneplanens arealdel, og (2) oppdatering av eksisterende konsekvensutredning for drikkevannskilden Fremo (2017). Leveransen skal omfatte endelig ROS (Word og PDF), risikomatriser/underliggende vurderinger, anbefalte tiltak samt planmessige forslag til oppfølging i arealdelen. Leverandøren skal følge DSB-metodikk i fem trinn, bruke kommunens vedlagte ROS-utkast, og vurdere særskilte temaer (bl.a. totalforsvar, krig/uroligheter/matforsyningssikkerhet). Leverandøren skal også revidere konsekvensutredningen for Fremo uten å utarbeide ny, og vurdere regional betydning, reservevannfunksjon og sikring av nedbørfeltet.

• Leverandøren skal ha erfaring fra inntil 3 relevante, tidligere sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av leverandørens utførte oppdrag, inkl. oppdragets tidspunkt og oppdragsgiver.

  Kilde: Kap. 4.1 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Skatteattest (gjelder hvis valgt leverandør er norsk).

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Skal ikke ha restanser av betydning.

  Kilde: Kap. 4.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske/finansielle kapasitet

• Tilbudet skal utformes/omfatte: leverandørens tekniske og fagspesifikke krav (kap. 4).Kilde: Kap. 6.3 Tilbudets utforming
• Tilbudet skal utformes/omfatte: oppgaveforståelse, samt beskrivelse av bakgrunn og erfaring av tilbudt personell (kap. 5).Kilde: Kap. 6.3 Tilbudets utforming
• Tilbudet skal utformes/omfatte: pristilbud med fastpris for oppgitt arbeid, samt timespris for uforutsette tilleggstjenester.Kilde: Kap. 6.3 Tilbudets utforming
• Ved tilbudsinnlevering skal leverandør legge ved fullstendig og komplett pristilbud basert på tilbudt løsning, samt oppgitimespris for konsulenttimer.Kilde: Kap. 5.3.1 Evaluering av pris
• Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell, med elektronisk signatur ved levering.Kilde: Kap. 6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming (pkt. 6.1-6.2)
• Ved tildeling skal kontrakter signeres av signaturberettiget person (opplyst prosess).Kilde: Kap. 6.2 Elektronisk signatur

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.05.2027

Språk

norsk, English

• Kontrakttype: NS 8401:2010 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag.Kilde: Kap. 1.9.1 Kontraktstype
• Oppdraget skal utføres i henhold til fremgangsmetodikk beskrevet i kap. 3.2 (fem trinn for ROS, bruk av DSB-veileder).Kilde: Kap. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang / Kap. 3.2.1 ROS-analyse
• Leverandøren skal planlegge og gjennomføre prosessen i nært samarbeid med Melhus kommune, minimum omfatte oppstartsmøte, Blålysmøte (samvirkemøte), presentasjon av foreløpige vurderinger, gjennomgang av utkast og presentasjon av endelig analyse; leverandøren skal foreslå framdriftsplan.Kilde: Kap. 3.3 Medvirkning og prosess

• Dokumentteksten gir ikke komplette detaljer om alle kvalifikasjons- og innleveringskrav utover utdragene (f.eks. om det finnes flere krav i Kap. 4 og om det finnes konkrete krav i kap. 6.4 utover opplistede vedlegg).
• Tildelingskriteriene er oppgitt med vekting i Kap. 5.1, men underkriterier/poengtabeller fremgår delvis (spesielt for 'Bakgrunn og erfaring tilbudt personell' – tabell mangler i utdraget).
• Det er oppgitt tidslinje (tilbudsfrist, evaluering mv.), men ingen konkrete kontrakts-/leveransevilkår som KPIer, sanksjoner eller betalingsplan fremgår i utdraget.
• Det er inkludert et vedlegg-dokument (BrannROS 2025) som ikke ser ut til å være del av konkurransen i denne utdragsbehandlingen; teksten er likevel med. Usikkerhet om relevante krav kan være skjult i resten av 'Konkurransegrunnlag - ROS-analyse og oppdatering av konsekvensutredning for Fremo.pdf' utenfor gitt tekstutdrag.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kap. 3.2.1 står det at «utkast til ROS-analyse laget av Melhus kommune anvendes og fylles ut, denne ligger vedlagt». Kan dere bekrefte hvilke dokumenter som inngår i vedlegget «utkast til ROS-analyse (2026)» og hvilke konkrete deler leverandøren skal fylle ut (f.eks. kapittel/tema/struktur) for å kunne prise oppgaven riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildeling og pris avhenger av hvor mye redigering/fylling som forventes i ROS-utkastet. Utydelig scope gir stor risiko for feilprising.

   Kilde: Kap. 3.2.1 ROS-analyse

2. I kap. 3.2.1 fremgår det at leverandøren skal vurdere en uønsket hendelse innenfor «krig, uroligheter og matforsyningssikkerhet» som speiler alvorlighetsgraden i Trøndelags ROS-analyse (oppgitt som 2027). Kan dere opplyse hvordan dere forventer at leverandøren får tilgang til/avgrenser innholdet i Trøndelags ROS-analyse 2027 (vedlegg/lenke), og om det eventuelt kommer en fast mal/forventningsnivå for risikovurdering av denne hendelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dersom evaluerbar metode/underlag ikke er låst, kan leverandøren enten undervurdere eller overgjøre arbeid, og tildelingsscore kan bli vanskelig å treffe.

   Kilde: Kap. 3.2.1 ROS-analyse

3. Kap. 3.2.1 beskriver at ROS-analysen «skal særlig vurdere temaer … blant annet temaer som helhetlige ROS (2023) tar for seg i dokumentets kapittel 4» og at «krig, uroligheter og matforsyningssikkerhet» skal være eget tema. Kan dere angi hvilke vedlagte dokumenter som inngår som grunnlag for disse temaene, og om dere krever at leverandøren skal revidere/omforme eksisterende vurderinger fra disse kildene, eller kun supplere med nye vurderinger der mangler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker arbeidsmengde og kvalitetssikring (score på oppgaveforståelse/prosjektgjennomføring).

   Kilde: Kap. 3.2.1 ROS-analyse

4. I kap. 3.2.2 står det at det «skal ikke utarbeides en ny konsekvensutredning, men gjennomføres en oppdatering og revisjon av eksisterende dokument» og at «dersom det avdekkes forhold som ikke er tilstrekkelig belyst… må nødvendige supplerende vurderinger gjennomføres». Kan dere beskrive hvordan dere forventer at leverandøren skal avklare/grense av «utilstrekkelig belyst», og om det finnes en beslutningsprosess/terskel for når supplerende vurderinger skal igangsettes (f.eks. godkjenning fra kommunen før iverksetting)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktens økonomiske risiko ligger i hva som anses som nødvendig supplerende arbeid. Uten terskel/avklaringsprosess kan tilbudet bli mispris.

   Kilde: Kap. 3.2.2 Oppdatering av Konsekvensutredning for Fremo

5. Kap. 3.2.2 og kap. 3.2.1 omtaler flere felles prosess-elementer (oppstartsmøte, «Blålysmøte», presentasjon av foreløpige vurderinger, gjennomgang av utkast, presentasjon av endelig analyse). Kan dere konkretisere forventet antall deltagere og leverandørens ansvar for planlegging/innkalling/agenda/innholdsleveranse i «Blålysmøte» (f.eks. hvor mange etater, hvor lang varighet, om kommunen innkaller eller leverandør innkaller)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prissetting av prosesskostnader (tid, møter, kvalitetssikring) krever tydelig ansvar og omfang.

   Kilde: Kap. 3.3 Medvirkning og prosess

6. Kap. 5.1 angir tildelingskriteriet «Oppgaveforståelse» (40 %), med krav om løsningsspesifikasjon og «Prosjektgjennomføring … Estimerte leveringstidspunkter for KU Fremo og for overordnet ROS». Kan dere opplyse hvilke konkrete milepæler/leveringstidspunkter dere evaluerer etter (dato/uke/format), og om dere har en foretrukket leveranseplan som leverandør må følge?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete milepæler kan leverandøren gi en plan som ikke matcher evaluering, selv om den ellers er god.

   Kilde: Kap. 5.1 Tildelingskriterier

7. Kap. 5.3.1 presiserer at pris evalueres basert på 30 timer, hvor «Antall timer gir ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandør». Kan dere forklare hvordan timespris for «konsulenttimer utover det omfang som beskrives av oppdragsgivers behov» vil bli utløst i praksis (f.eks. endringsordre/avrop, anslått bestillingsmetode, og om det finnes et volumtak eller forventningsnivå for antall tilleggstimer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende mekanikk for avrop kan medføre uforutsigbar risiko for leverandøren ved «utover»-arbeid.

   Kilde: Kap. 5.3.1 Evaluering av pris

8. Kap. 4.1 krever «erfaring fra inntil 3 relevante, tidligere sammenlignbare oppdrag» for leverandøren, og at beskrivelsen skal inkludere oppdragets, tidspunkt og oppdragsgiver. Kan dere opplyse om dere i tillegg evaluerer leverandørens erfaring utover de tre oppdragene (f.eks. team, underleverandører), og hvordan eventuelle underleverandører skal omtales/legges ved dokumentasjon i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som faktisk gir uttelling og hvordan dokumentasjon skal struktureres for å unngå avvisning/unngå lav score.

   Kilde: Kap. 4.1 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

9. Kap. 2.4 og 2.7 omtaler avvik/forbehold og at avvik må fremgå av tilbudsskjema. Kan dere bekrefte hvilke deler som anses som «kontraktsvilkår med bilag og vedlegg» som leverandøren eventuelt kan ta avvik på, og hvor det i Mercell/tilbudsskjemaet er mest korrekt å legge inn forbehold dersom dere ikke har mulighet til å oppfylle noe (f.eks. NS 8401:2010-prosjekteringsoppdrag eller krav til leveranseformat)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig avviksløype kan føre til feil utfylling som kan gi avvisning.

   Kilde: Kap. 2.4 Forbehold og avvik + Kap. 6.3 Tilbudets utforming

10. Kap. 6.4 lister vedlegg til konkurransen. Kan dere bekrefte at «Utkast til ROS-analyse (2026)» er samme dokument som skal benyttes som grunnlag (fylles ut), og at det ikke finnes flere versjoner av ROS-utkastet enn det som er tilgjengelig i Mercell? Hvis flere versjoner finnes, hvilken skal legges til grunn i tilbudet?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis flere versjoner finnes, kan leverandøren levere et tilbud som treffer feil scope, og det kan gi dårlig score på oppgaveforståelse.

    Kilde: Kap. 6.4 Vedlegg