Rammeavtale bedriftshelsetjeneste

Stange kommune skal inngå rammeavtale med én leverandør om bedriftshelsetjeneste for kommunens ansatte (omtrent 1.800 ansatte) på ulike lokasjoner. Tjenesten skal være operativ fra 01.01.2027, reguleres etter SSA-R og omfatter bl.a. systematisk HMS-arbeid, rådgivning/veiledning/opplæring, deltakelse i AMU/HMS-møter, sykefraværsoppfølging/lederstøtte, psykososialt arbeidsmiljø, arbeidshelse/arbeidsmedisin (MAHUS), krisehåndtering (inkl. 24/7 rådgivning) og kurs. Avtalen har varighet 2 år med opsjon på forlengelse (potensiell maks 5 år) og er ikke eksklusiv. Det finnes også opsjoner på digitalt kartleggingsverktøy samt andre kurs/tilleggstjenester.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering.

  Dokumentasjon: Firmaattest / godtgjørelse på registrering i relevant register (jf. tabell 8.3).

  Kilde: Konkurranseregler punkt 8.3 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal tilby bedriftshelsetjeneste som er lovlig godkjent av Arbeidstilsynet.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver skal kunne finne leverandør i Arbeidstilsynets register over lovlig godkjente bedriftshelsetjenester.

  Kilde: Konkurranseregler punkt 8.3 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (ikke eldre enn 3 måneder), utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til å drive slik virksomhet. Alternativ dokumentasjon kan gis ved saklig grunn.

  Kilde: Konkurranseregler punkt 8.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling.
• Leverandøren skal ha god erfaring fra sammenlignbare oppdrag som rammeavtalen omfatter. Inntil tre mest relevante oppdrag fra de siste tre årene skal beskrives, inkludert leverandørens rolle, oppdragets verdi, tidspunkt og navn på mottaker/kunde (navn, telefon, e-post).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre relevante oppdrag; Del 1 Vedlegg 5 referanseskjema skal benyttes.

  Kilde: Konkurranseregler punkt 8.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner.
• Leverandøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssystem som omfatter styring og forbedring av prosesser knyttet til levering av tjenestene (inkl. kvalitetskontroll, avvikshåndtering og kontinuerlig forbedring). Eventuelt kan tredjepartssertifisering legges ved som alternativ dokumentasjon.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av kvalitetssystem (ev. kvalitetsmanual/prosedyrer/annen dokumentasjon, og evt. ISO 9001 som alternativ).

  Kilde: Konkurranseregler punkt 8.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner.
• Leverandøren skal ha et tilfredsstillende miljøledelsessystem som bidrar til systematisk arbeid med å redusere miljøpåvirkning i egen virksomhet og i leveransen. Eventuelt kan tredjepartssertifisering legges ved som alternativ dokumentasjon.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av miljøledelsessystem (mål/tiltak/internkontroll/oppfølging av underleverandører, og evt. ISO 14001/Miljøfyrtårn/EMAS).

  Kilde: Konkurranseregler punkt 8.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner.

• Tilbud skal leveres elektronisk i KGV innen absolutt tilbudsfrist (for sent innkomne tilbud avvises).Kilde: Konkurranseregler punkt 7.1 Innlevering av tilbud.
• Tilbud skal være et komplett tilbud og lastes opp i pdf-format eller annet alminnelig tilgjengelig format. Vedlegg lastes opp som separate dokumenter.Kilde: Konkurranseregler punkt 7.1 Innlevering av tilbud.
• Det er ikke nødvendig med elektronisk signatur; verifikasjon ved signering/skanning/opplasting av malen for tilbudsbrev er tilstrekkelig.Kilde: Konkurranseregler punkt 7.1 Innlevering av tilbud.
• Tilbudet skal minimum inneholde: Tilbudsbrev med forpliktende signatur (Del 1 Vedlegg 1), egenerklæring taushetsplikt (Del 1 Vedlegg 2), eventuell avviksoppstilling (Del 2 Vedlegg 3 Tilbyders avvik), forpliktelseserklæring ved støtte til kvalifikasjonskrav via underleverandører (Del 1 Vedlegg 4), utfylt referanseskjema (Del 1 Vedlegg 5), kvalifikasjonskrav-dokumentasjon, besvarelse i Del 2 (kravspesifikasjon/kontraktskrav) samt utfylt prisskjema (Del 2 Bilag 5a Prisskjema).Kilde: Konkurranseregler punkt 7.2.2 Innhold og struktur.
• Prisskjema: hele skjemaet skal være korrekt utfylt; manglende utfylling av prispost 1 og 2 kan føre til avvisning. Taktisk prising er ikke tillatt (kan føre til avvisning).Kilde: Del 2_Bilag 5a Prisskjema.xlsx (ark: Prisskjema) og Konkurranseregler punkt 7.2.2/7.1.
• Egenerklæring om taushetsplikt: tilbyder skal krysse av og gi oversikt over hvilke opplysninger som eventuelt unntas innsyn, og signere egenerklæringen.Kilde: Konkurranseregler punkt 6.2 Offentlighet samt Del 1 Vedlegg 2 Egenerklæring taushetsplikt.
• Eventuelle avvik skal angis presist/entydig og referere til relevant vedlegg og punkt; mal finnes i Del 1 Vedlegg 3.Kilde: Konkurranseregler punkt 4.12 Avvik og Del 1 Vedlegg 3 Tilbyders avvik.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.12.2031

Språk

norsk

• Kontrakten skal inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår for offentlige kontrakter.Kilde: Konkurranseregler punkt 5.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår.
• Kontrakten skal inneholde krav om at leverandør og underleverandører signerer særskilt fullmakt med vedlegg for at oppdragsgiver kan innhente opplysninger fra Skatteetaten.Kilde: Konkurranseregler punkt 5.2 Fullmakt til innhenting av opplysninger fra Skatteetaten.
• Leverandøren skal tilby fast kontaktperson og stedfortreder, og krav til tilgjengelighet (telefon/e-post virkedager 08:00-15:30) samt frister for mottak og tilbakemelding på henvendelser.Kilde: Bilag 1 krav 1.1–1.3 (Kravtabell).
• Digital kundeportal skal tilbys for bestilling av tjenester (krav 1.4, A*).Kilde: Bilag 1 krav 1.4 (Kravtabell).
• Leveransen skal være i samsvar med arbeidsmiljøloven og relevante forskrifter; GDPR/databehandleravtale skal inngås før databehandling.Kilde: Bilag 1 krav 1.5–1.6 (Kravtabell).
• 24/7 døgnkontinuerlig rådgivning/støtte ved krisesituasjoner (krav 4.3, A*), uten akutt utrykning/etablering av kriseteam.Kilde: Bilag 1 krav 4.3 (Kravtabell).
• Kurs: grunnopplæringskurs (40 timer) årlig, avholdes i Stange kommunes lokaler; antall deltagere normalt 20–35, maks 50 (krav 8.1, A*).Kilde: Bilag 1 krav 8.1 (Kravtabell).
• Transport og reisehåndtering: ved fysisk oppmøte skal leverandør arbeide aktivt for nullutslippskjøretøy/kollektivtransport; taxa/fly ikke regnet som kollektivtransport; reiser skal begrenses ved planlegging og samordning (krav 6.1–6.2, A).Kilde: Bilag 1 krav 6.1–6.2 (Kravtabell).

• Konkurranseregler omtaler presentasjon i forbindelse med tildelingskriteriet «Kvalitet», men vekt/poeng for hvert underkriterium (A*- og B-krav vs. oppdragsforståelse) er ikke eksplisitt oppgitt utover samlet 60 %.
• Det fremgår ikke eksplisitt i utsnittet hvilke konkrete A*- og B-krav som inngår i evalueringen (kun at de finnes i bilag 1a).
• Det er ingen eksplisitt oppgitt vekting/poengfordeling innenfor «Oppdragsforståelse» (kun sidemaks og hvilke elementer som minimum skal inngå).
• Pris evalueres med en prisevalueringsmodell (beste pris gir 10 poeng og lineær ned til 0), men det fremgår ikke av teksten hvordan disse 10 poengene omregnes til den angitte 40 %-vekten i tildelingsberegningen.
• Avvik, avvisning og endelig vurdering er beskrevet generelt, men konkrete terskler for vesentlige avvik er ikke detaljert i teksten.
• Kvalifikasjonskravene i punkt 8.5 er oppgitt delvis som kvalifikasjons-/dokumentasjonskrav, men fullstendig liste (eventuelle flere punkter utover de som fremgår i utsnittet) kan ikke bekreftes.
• Tildelingskriterier (Kvalitet 60 %, Pris 40 %) er oppgitt; andre tildelingskriterier fremgår ikke.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I tildelingskriteriet «Kvalitet» (jf. konkurransereglene punkt 9) fremgår det at kvalitet evalueres etter en poengmodell 0–10 innen underkriteriene «Bilag 1 A*- og B-krav» og «Oppdragsforståelse», og at samlevekten for kvalitet er 60 %. Kan dere bekrefte hvordan poeng (0–10) omregnes/vekles slik at det gir korrekt uttelling i totalbildet når kvalitet samlet har 60 % vekt og pris har 40 %?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er uklart hvordan 0–10-poeng på kvalitet (innen underkriterier) omregnes til den samlede 60 %-vektingen. Dette påvirker hvordan vi bør prioritere vår ressursinnsats på A*/B-krav og oppdragsforståelse.

   Kilde: Konkurranseregler punkt 9 og punkt 10.1.1/10.1.2

2. Kan dere spesifisere hvilke konkrete «A*- og B-krav» i bilag 1 (Bilag 1/Bilag 1a) som faktisk inngår i evalueringen under tildelingskriteriet «Kvalitet»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsforståelse og A*/B-krav skal evalueres, men i utsnittet er det ikke eksplisitt sagt hvilke A*/B-punkter som inngår. En bekreftelse hindrer feil fokus i tilbudet.

   Kilde: Konkurranseregler punkt 9

3. Når «Oppdragsforståelse» evalueres i bilag 1a punkt III: Kan dere bekrefte hvordan dere vurderer og score «metodikk/opstartsplan/praktisk gjennomføring» mot «organisering/arbeidsform/samhandling/kontaktpersons rolle», og om det finnes en intern poengfordeling eller vekting mellom disse elementene innenfor oppdragsforståelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det fremgår ikke eksplisitt vekting/poengfordeling innenfor «Oppdragsforståelse», utover sidemaks og minimumskrav. Dette påvirker innhold og prioritering i bilag 1a.

   Kilde: Konkurranseregler punkt 9 (Oppdragsforståelse) og Bilag 1a (Oppdragsforståelse) / Krav 1.1

4. Konkurransereglene punkt 4.3 nevner presentasjon 22. oktober (og 23. oktober ved behov) og at kontaktpersonen skal møte. Kan dere avklare hvorvidt presentasjonen også inkluderer oppdragsforståelse (bilag 1a) i tillegg til at «bilag 1 krav 5.3 og 8.1» særlig skal presenteres? Videre: Er det krav om å ha med konkrete slides/utskrift, og kan dere opplyse om formatet dere foretrekker?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi ønsker å sikre at vi forbereder riktige elementer til presentasjon, og at vi følger eventuelle praktiske forventninger fra oppdragsgiver før vi bruker tid/ressurser.

   Kilde: Konkurranseregler punkt 4.3 og punkt 9 (Presentasjon av tilbudet)

5. I pris- og evalueringsmodell: Konkurransereglene oppgir at beste pris gir 10 poeng og lineær ned til 0, og at pris har 40 % vekt. Kan dere bekrefte nøyaktig hvordan prisevalueringspoengene (0–10) omregnes/vektes slik at de utgjør 40 % av total evaluering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det fremgår ikke konkret hvordan 10-poengskalaen brukes i totalberegningen sammen med 40 %-vekten. Dette er viktig for å forstå hvordan prising gir uttelling.

   Kilde: Konkurranseregler punkt 9 (Prisvekt) og punkt 10.1.1

6. Avvik/avvisning: Kan dere beskrive hvilke typer avvik som normalt vurderes som «vesentlige» i denne konkurransen, særlig knyttet til absolutte krav (A/A*) i bilag 1 (kravtabellen) og til avvik som gjelder svarfrist/bemanning/tilgjengelighet? Vi ber om at dere viser til konkrete vurderingsmomenter dere legger til grunn, slik at vi kan prise og besvare mest mulig riktig.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er oppgitt generelle regler om vesentlige avvik og avvisning, men terskler er ikke detaljert. Dette påvirker hvor risiko vi eventuelt kan ta i avviksforslag.

   Kilde: Konkurranseregler punkt 4.12 og punkt 10.2; Bilag 1 kravtabell (A/A*)

7. Bilag 1 krav 4.3 «døgnkontinuerlig tjeneste (24/7)» er A* og bes krevet som rådgivning/støtte (ikke akutt utrykning/kriseteam). Kan dere presisere hvordan dere forventer responstid og tilgjengelighet i praksis (f.eks. når dere mener at telefon/videosamtale må kunne taes imot, og hva som menes med «etter hendelser» i forhold til tidsfrister)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må prise og bemanne tjenesten riktig. Uten tydelig responstid/operasjonalisering kan A*-kravet gi uforutsett risiko.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.3

8. Bilag 1 krav 1.3 og avledede responstider (1 arbeidsdag/2 timer/samme arbeidsdag): Gjelder disse fristene likt for alle typer henvendelser, inkludert saker som håndteres via digitale kanaler/portal, eller har dere en definisjon av hva dere regner som «akutte henvendelser» og hvordan dette kommuniseres/kvitteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker bemannings- og responshåndtering, samt hvordan vi skal organisere eskalering og booking i portalen for å overholde A-kravene.

   Kilde: Bilag 1 krav 1.3 (definisjon av akutte henvendelser og frister)

9. Rammeavtalen er ikke eksklusiv, men dere tildeler rammeavtale med én leverandør og har et volummessig estimat. Kan dere bekrefte hvordan avrop forventes gjennomført i praksis i Bilag 2 (og om dere har minimumsvolum per avropsperiode, eller om hele volumet styres av bestillinger uten forpliktelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten klarhet om avropsmønster kan vi feilberegne bemanning/kostnadsstruktur og dermed prise for høyt eller lavt.

   Kilde: Konkurranseregler punkt 3.3; Bilag 2 (prosedyre for avrop); Bilag 1 (omfang/tilleggs-tjenester)

10. Opsjoner: Bilag 1 har opsjoner (krav 9.1 digitalt kartleggingsverktøy (B), 9.2 ekspertbistand (B), 9.3 kurs (A* for opsjon, og prissettes i bilag 5a) og 9.4 andre tjenester (A for opsjon, prissettes i bilag 5a)). Kan dere bekrefte om prisene i Post 3 (opsjoner) er ment å være «prisramme» også når dere velger å utløse opsjonen, og om dere kan angi et anslag for sannsynlig/forventet bruk av hver opsjon i avtaleperioden?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må vite om opsjonsprisene faktisk vil styre avrop/utløsing, og om sannsynlig bruk påvirker hvilken ressursmodell vi bør levere.

    Kilde: Konkurranseregler punkt 3.1/3.3; Bilag 1 punkt 9.1–9.4; Bilag 5a Post 3 (opsjon)