Fagsystem til PPT

Konkurransegrunnlaget gjelder kjøp av fagsystem til PPT (fag- og journalsystem) for Vestby kommune. Anskaffelsen gjennomføres som åpen konkurranse etter FOA del I. Leveransen omfatter funksjonalitet for rapportering, brukergrensesnitt, implementering/opplæring, drift/vedlikehold, support/videreutvikling, digitale arbeidsprosesser, identitetshåndtering/autentisering/rolle- og tilgangsstyring, integrasjoner via API og støtte for integrasjon med kommunens arkivløsning samt nasjonale fellesløsninger. Det stilles omfattende krav knyttet til personvern, informasjonssikkerhet, loggføring, backup, lagringsstyring og arkivering/uttrekk/migrering. Tildeling skjer på beste forhold mellom kvalitet og pris, i prioritert rekkefølge: kvalitet (evaluering av krav merket "B" i punkt 4.0) og pris (Bilag 6).

• Leverandøren skal ha solid økonomi og finansiell kapasitet. Krav til kredittrating: minimum B – Moderat risiko – fra Proff Forvalt. Utenlandske leverandører må dokumentere at kredittrating fra andre kredittratingbyråer er tilsvarende B fra Proff Forvalt. Ved støtte fra morselskap kreves morselskapsgaranti.

  Dokumentasjon: Årsregnskap for de siste to regnskapsår (inkl. resultatregnskap, balanse, noter og revisjonsberetning). Kredittrating dokumenteres ved behov (og/eller morselskapsgaranti ved støtte).

  Kilde: Pkt. 3 Kvalifikasjonskrav (Økonomisk og finansiell kapasitet)

• Tilbud skal leveres elektronisk i oppdragsgivers KGV innen tilbudsfristen, i den utformingen det elektroniske systemet angir.Kilde: Pkt. 6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING; pkt. 6.1
• Leverandøren skal fylle ut alle etterspurte opplysninger og levere: (1) Utfylt Bilag 6 – prisskjema, (2) Utfylt Bilag 9 (i bilagssamling) – Vilkår for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveranser (dersom aktuelt).Kilde: Pkt. 6.1 Tilbudets utforming
• Eventuelle forbehold skal fremgå tydelig av tilbudet.Kilde: Pkt. 6.1 Tilbudets utforming
• Oppdragsgivers anbefaling: benytt elektronisk signatur ved innlevering (ikke eksplisitt et pliktkrav i teksten).Kilde: Pkt. 6.2 Elektronisk signatur

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

13.10.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Databehandleravtale skal inngås med valgt leverandør før oppstart av tjenesten, og eventuelle merknader/forbehold skal fremgå tydelig av tilbudet.Kilde: Pkt. 1.3 Kontraktsvilkår
• Personopplysninger: etterlevelse av personvernlovgivning (GDPR mfl.), inngå databehandleravtale før oppstart, og krav til underleverandører (oppgi underleverandører, behandlingssted, forhåndsgodkjenning ved endringer).Kilde: Pkt. 4.0 Personvern (4.1-4.3)
• Behandlingssted og overføring: personopplysninger skal behandles innenfor oppgitt geografisk område; overføringer utenfor EU/EØS må ha gyldig overføringsgrunnlag (leverandør skal beskrive hvor data behandles/lagres og hvilket overføringsgrunnlag som benyttes).Kilde: Pkt. 4.0 Personvern (4.4)
• Sikker autentisering og tilgangsstyring (rolle- og behovsstyrt tilgang) samt logging av relevante hendelser (tilgang, oppslag, endringer, eksport og sletting), med krav til hvor lenge logger lagres og strukturert format.Kilde: Pkt. 4.0 Personvern (4.5-4.7)
• Backup og gjenoppretting skal være dokumentert (tilgjengelighet og dataintegritet).Kilde: Pkt. 4.0 Personvern (4.9)
• Arkivering/uttrekk ved avvikling, migrering og langtidsbevaring: uttrekk egnet for langtidsbevaring (inkl. periodisering/avslutning/ store endringer) til kommunens arkivdepot (Arkiv Øst), bevaring av kontekst/sammenhenger, og krav til åpne/dokumenterte arkivegnede formater samt systemdokumentasjon som muliggjør forståelse av datamodell.Kilde: Pkt. 4.0 Arkivering (7.2-7.9)

• Tildelingskriterienes vekter/prosenter er ikke oppgitt i teksten; teksten beskriver kun at kriteriene vurderes i prioritert rekkefølge (kvalitet før pris) og at pris brukes fra Bilag 6. Vekt for hvert kriterium er derfor ukjent.
• Ingen eksplisitte underkriterier og vurderingspunkter for "Kvalitet" utover at det omfatter krav merket "B" i punkt 4.0; teksten angir ikke hvordan disse vektes internt eller rangeres.
• Det fremgår ikke detaljer om SLA-krav (tjenestenivå) fordi SLA-innholdet vises som del av vedlegg/bilag 4, som ikke er gjengitt her.
• Innhold i SSA-L og bilagssamling utover oversikts-/henvisningsnivå er ikke fullstendig evaluert; kun det som fremgår eksplisitt i teksten er tatt med.
• Om leverandørens økonomiske krav til kredittrating skal dokumenteres via spesifikke kilder utover årsregnskap og kredittratingbyrå-dokumentasjon er ikke nærmere spesifisert.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget står at "Pris" evalueres ut fra Bilag 6, men det er også oppgitt at kvalitet evalueres i prioritert rekkefølge og før pris. Kan dere bekrefte hvordan dere rangerer/vekter Kvalitet (kravene merket B i punkt 4.0) mot Pris, herunder om det finnes konkrete prosentvise vekter eller en eksplisitt evalueringsmodell (f.eks. poengskala) for hvert tildelingskriterium?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklart vekting gjør at leverandøren ikke kan optimalisere tilbudets prioritering mellom kvalitet og pris.

   Kilde: 5 Tildelingskriterier

2. Kvalitetsdelen viser til kravene merket "B" i punkt 4.0. Kan dere beskrive hvilke underpunkter/avgrensinger i disse B-kravene som vil bli vektet mest i evalueringen (f.eks. interne målepunkter/scorecards), og hvordan dere skiller mellom "B"-kravene (4.0.1.2, 4.0.1.3, 4.0.1.6, 4.0.3.1–3.4, 4.0.4.12–4.15, 4.0.6.2–6.4, 4.0.7.5)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger konkret evalueringslogikk for å vite hva som gir utslag i "Kvalitet" utover å svare på hvert krav.

   Kilde: 5 TILDELINGSKRITERIER / 4 KRAV (B-krav)

3. I punkt 6.2 (SLA) ber dere om beskrivelse av tjenestenivåer etter idriftsettelse, men SLA-innholdet ligger i vedlegg/bilag 4 som ikke er gjengitt her. Kan dere bekrefte at konkurransen/juridisk grunnlag legger til grunn bilag 4, og oversende/gi tilgang til "Bilag 4: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner" slik at leverandøren kan prise og utforme bemanning/beredskap riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten å se faktisk SLA-kompensasjon og terskler kan leverandøren feilprise risiko og ikke svare korrekt på SLA-beskrivelsen.

   Kilde: 6.2 SLA (Response required) / vedlegg "Bilag 4"

4. Kan dere utdype hva som forventes av leverandøren i "Bilag 9: Vilkår for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveranser" når det gjelder bindende tredjepartsvilkår: Skal leverandøren laste inn hele tredjepartsvilkår i bilaget, eller er det tilstrekkelig å oppgi lenker/referanser og kort beskrivelse? Videre: Hvordan håndteres eventuelle avvik mellom tredjepartsvilkår og SSA-L (f.eks. ansvarsbegrensninger og SLA), som dere selv beskriver at vil være bindende for Kunden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjør innholdskrav og hvordan leverandøren bør håndtere avvik/ansvarsrisiko fra tredjepartsvilkår i tilbudet.

   Kilde: 6 INNLEVERING AV TILBUD / 6.1 Tilbudets utforming samt Bilag 9 (Tredjepartsleveranser)

5. Punkt 3.5–3.6 sier at integrasjon med kommunens eksisterende arkivløsning og integrasjon mot nasjonale fellesløsninger (f.eks. KS Fiks Forvaltning) er absolutte krav (A) og skal være standardisert/vedlikeholdbar/leverandøruavhengig. Kan dere spesifisere hvilke integrasjonsmønstre som kreves (f.eks. hendelsesbasert/filbasert/API), og hvilke leveransemaler dere legger til grunn (f.eks. testmiljø, dokumentasjonskrav, godkjennings-/testkriterier) for å anse kravet oppfylt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonsomfang og test-/akseptkriterier må avklares for å kunne planlegge og prise riktig, særlig for absolutte krav.

   Kilde: 3.5 Integrering mot eksisterende systemer (A) / 3.6 Integrering mot nasjonale fellesløsninger (A)

6. I punkt 4.4 (Behandlingssted og overføring) krever dere at leverandøren beskriver hvor personopplysninger behandles og lagres, inkludert eventuelle overføringer til tredjeland og hvilket overføringsgrunnlag som benyttes. Kan dere bekrefte hvilket geografisk område (databehandlerens lokasjoner/regioner) dere normalt aksepterer for denne anskaffelsen, og om det er et krav at all behandling skjer innen Norge/EØS (uten tredjeland), eller om tredjeland kan aksepteres gitt avtalte overføringsmekanismer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvor stramt kravet er for å kunne velge arkitektur og levere riktig dokumentasjon.

   Kilde: 4.4 Behandlingssted og overføring (A)

7. Punkt 4.7 krever at systemet skal logge relevante hendelser, oppbevare loggene i definert tidsrom og gjøre loggene tilgjengelige i et gjenbrukbart og strukturert format. Kan dere angi (i hvilken grad) dere ønsker at loggkravene skal kunne leveres automatisk via API/eksport, og om dere har preferanser til loggformat (f.eks. JSON/CSV) eller minstekrav til logg-innhold (felter) for hendelser knyttet til tilgang, oppslag, endringer, eksport og sletting?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Loggformat og tilgangsmekanisme påvirker både utvikling og kostnad/risiko, særlig når kravet er absolutt (A).

   Kilde: 4.7 Logging (A)

8. Punkt 7.5 sier at det er ønskelig at løsningen har innebygd verktøy for kommunen til selv å periodisere eller ta uttrekk, og at leverandøren ved behov ønsker demonstrasjon. Kan dere bekrefte om demonstrasjonen er del av tilbudsvurderingen (og hvordan den i så fall gjennomføres), og om det finnes et minimumsnivå dere forventer (f.eks. hvilke dataobjekter/metadata som må inngå i uttrekket)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om demonstrasjon er en reell del av evalueringen og hvilket omfang som forventes for uttrekk/verktøy.

   Kilde: 7.5 Arkivering - Deponering (B)

9. Punkt 5 Tildelingskriterier sier at kvalitet evalueres før pris og pris hentes fra Bilag 6. Kan dere bekrefte hvordan dere håndterer situasjoner der tilbud har lik "Kvalitet" (samlet) – går dere da direkte til prisrangering, og hvilke eventuelle terskler/avvisningsgrenser benyttes før pris sammenlignes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forutsigbarhet i rangeringsmetode er viktig for utforming av prisskjema og prioritering av kvalitetstiltak.

   Kilde: 5 TILDELINGSKRITERIER