Rammeavtale for multifunksjonsmaskiner.

Bakgrunn

Kommunene skal inngå ny rammeavtale for multifunksjonsmaskiner (MFP) fordi eksisterende avtale utløper. Kommunene har behov for en helhetlig og fremtidsrettet løsning som sikrer stabil tilgang til utskrift, kopiering og skanning på tvers av alle lokasjoner.

Formålet med anskaffelsen er å etablere en fullt administrert løsning som gir forutsigbar drift og kostnadskontroll, med sentral oppfølging av maskinpark, automatisert håndtering av rekvisita og tilgjengelig service og support i avtaleperioden. Løsningen skal samtidig ivareta kommunens behov for enkel betjening for alle brukere, herunder universell utforming og sikker håndtering av utskrifter. Harstad kommune benytter YSoft SafeQ som sikker utskriftsløsning, og tilbudte maskiner må fullt ut støtte dette.

Harstad kommune har gjennom de siste årene gjennomført en betydelig fornyelse av maskinparken, slik at denne i hovedsak består av nyere modeller som skal brukes i mange år fremover. I løpet av kommende fireårsperiode anslås det dermed at behovet for utskifting vil være begrenset til noen titalls maskiner. Generelt sett skiftes maskiner først ut når det er helt nødvendig basert på en helhetsvurdering.

Det er usikkert omfang for samarbeidskommunene

Beskrivelse av oppdraget

Oppdraget omfatter etablering av rammeavtale for levering, installasjon og drift av multifunksjonsmaskiner til Harstad kommunes lokasjoner. Leveransen inkluderer nødvendig oppfølging i avtaleperioden, herunder løpende service, support og vedlikehold.

Avtaleperiode for kjøp er 2 år med opsjon på 1+1 år. Løpende drift og serviceavtale i maskinens levetid for drift , med sentral oppfølging av maskinpark, automatisert håndtering av rekvisita og tilgjengelig service og support.

Løsningen skal omfatte funksjonalitet for utskrift, kopiering og skanning, og være tilpasset bruk i kommunens ulike miljøer. Maskinparken skal kunne administreres og overvåkes sentralt, med automatisert rekvisitaforsyning og rapportering knyttet til status og forbruk.

Videre skal utstyret støtte sikker utskrift og tilgangsstyring via YSoft SafeQ, herunder integrasjon med kommunens identitetsløsning (AD/Entra ID) og bruk av kortleser (RFID). Løsningen skal fungere i kommunens IKT-miljø, inkludert støtte for relevante Microsoft-plattformer.