Multifunksjonsmaskiner med PaperCut-kompatibilitet

OFA IKS gjennomfører denne anskaffelsen på vegne av eierkommunene i OFA-samarbeidet for å etablere en ny rammeavtale for multifunksjonsmaskiner (MFP) og tilhørende tjenester.

Kommunene har et betydelig og varierende behov for utskrift, kopi og skanning. Dagens maskinpark består av både leasede og egeneide multifunksjonsmaskiner med ulik alder, kapasitet, funksjonalitet og restlevetid. Samtidig varierer kommunenes størrelse, organisering og bruksmønster. Det er derfor behov for en fleksibel og fremtidsrettet avtale som understøtter både standardisering og lokale tilpasninger.

Formålet med anskaffelsen er å etablere en felles rammeavtale som gir kommunene tilgang til en forutsigbar, kostnadseffektiv, sikker og stabil drift av multifunksjonsmaskinene. Avtalen skal legge til rette for gradvis utskifting og modernisering av maskinparken, samtidig som eksisterende løsninger kan videreføres der dette er hensiktsmessig.

Kommunene har allerede tatt i bruk PaperCut som felles løsning for sikker utskrift og utskriftsadministrasjon. Anskaffelsen omfatter derfor ikke nytt utskriftsstyringssystem. Det er en grunnleggende forutsetning at tilbudte multifunksjonsmaskiner er fullt kompatible med PaperCut og kan integreres sømløst i oppdragsgivernes eksisterende utskriftsmiljø.

For de fleste kommunene i Agder leveres IKT-tjenestene gjennom interkommunale samarbeid eller selskaper, mens enkelte kommuner fortsatt har egne IT-miljøer. Dette innebærer at bestillingsrutiner, godkjenningsprosesser, fakturering og oppfølging varierer mellom de enkelte oppdragsgiverne. Leverandøren må derfor kunne håndtere ulike organisatoriske modeller innenfor rammen av avtalen.

Gjennom anskaffelsen ønsker OFA IKS å etablere en langsiktig og bærekraftig leveransemodell som ivaretar kommunenes behov for kvalitet, sikkerhet, fleksibilitet og god totaløkonomi. Anskaffelsen skal bidra til bedre styring av maskinparken, redusert administrativ belastning, effektiv ressursutnyttelse og relevante miljøgevinster.

2. Beskrivelse av oppdraget

Oppdraget omfatter levering av multifunksjonsmaskiner og tilhørende tjenester til kommuner og virksomheter som omfattes av rammeavtalen.

Leveransen skal dekke behov for utskrift, kopi og skanning ved ulike typer lokasjoner og virksomheter, fra mindre administrative enheter til større miljøer med høyt dokumentvolum og avanserte funksjonsbehov.

Anskaffelsen omfatter blant annet:

leie av multifunksjonsmaskiner

levering og utskiftning av utstyr

installasjon, konfigurering og idriftsettelse

service og vedlikehold

teknisk support og brukeroppfølging

løpende rådgivning og avtaleoppfølging

rapportering og styringsinformasjon

Leverandøren skal tilby en fleksibel leveransemodell som understøtter gradvis fornyelse av maskinparken og sikrer stabil drift i perioder hvor nye og eksisterende løsninger må fungere parallelt.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anskaffe brukte multifunksjonsmaskiner av leverandør, eller andre der dette anses som formålstjenlig.

Det etterspørres en helhetlig leveranse med særlig vekt på kvalitet, service, sikkerhet, fleksibilitet og livssykluskostnader. Nærmere krav til funksjonalitet, ytelser, servicenivåer og dokumentasjon fremgår av konkurransegrunnlagets øvrige deler.