Ny systemløsning for innfordring

Bakgrunn

Ringsaker kommune benytter i dag inkassosystemet Procasso fra Banqsoft til innfordring av kommunale krav. Kommunen har om lag 36 000 innbyggere og har behov for å anskaffe en ny, skybasert systemløsning for oppfølging av kundefordringer som skal understøtte hele innfordringsløpet, fra krav oppstår til betaling er fulgt opp og registrert. Formålet med anskaffelsen er å erstatte eksisterende løsning med en fremtidsrettet, brukervennlig og sikker standardløsning som kan tilpasses kommunens arbeidsprosesser.

Innfordringsområdet er virksomhetskritisk og stiller krav til effektiv saksbehandling, god samhandling mellom økonomifunksjonen og saksbehandlere, samt pålitelig informasjonsflyt mellom systemer. Ringsaker kommune er særnamsmann for innkreving av kommunale avgifter og eiendomsskatt, med myndighet til å iverksette utleggstrekk og gjennomføre utleggsforretninger med pant i bankkontoer, kjøretøy og eiendom. Kommunen innfordrer også privatrettslige krav, herunder krav knyttet til barnehage, SFO, bibliotek, helse og mestring, byggesaksbehandling, tilknytningsavgifter, husleie, kulturskole, voksenopplæring og lønnskrav.

Kommunen har behov for bedre prosessstøtte, mer automatisert oppfølging og sterkere støtte for rapportering, sporbarhet og kontroll. I løpet av 2025 ble det registrert om lag 10 000 nye saker. Innfordringsavdelingen består av to årsverk fordelt på flere ressurser. Anskaffelsen gjennomføres også for å møte økte behov knyttet til integrasjon, personvern og informasjonssikkerhet. Ny løsning skal bidra til redusert manuelt arbeid, lavere operasjonell risiko og bedre etterlevelse av gjeldende krav, samtidig som den skal gi kommunen et godt grunnlag for stabil drift og videre utvikling over tid.

Beskrivelse av oppdraget

Oppdraget omfatter levering av en ny, skybasert systemløsning for innfordring til Ringsaker kommune, inkludert etablering, innføring og etterfølgende forvaltning. Løsningen skal være en standardløsning som kan konfigureres til kommunens behov, og som gir helhetlig støtte til kommunens innfordringsprosesser innen både offentligrettslige og privatrettslige krav.

Leveransen skal blant annet omfatte nødvendig tilgang til løsningen, konfigurasjon, integrasjon mot relevante økonomi- og fagsystemer, migrering av historiske data, test og bistand ved produksjonssetting, samt opplæring og brukerstøtte. Løsningen skal understøtte effektiv arbeidsflyt, automatisert oppfølging, rapportering, logging og sporbarhet, og bidra til en mer effektiv håndtering av utestående krav.

Det etterspørres en løsning med god brukervennlighet, tilfredsstillende sikkerhet og personvernstøtte, samt egenskaper som legger til rette for trygg innføring og stabil drift. Leverandøren skal kunne ivareta både implementering, support og videreutvikling innenfor kontraktens rammer.