5.1 Delkontrakt LOT-0001
TittelGeografiske informasjonssystemer - VOISBeskrivelseOm oppdragsgiver Vestfold offentlige innkjøpssamarbeid (VOIS) ble etablert 1. januar 1996, og har alle kommuner i Vestfold fylke som medlemmer (Færder, Holmestrand, Horten, Larvik, Sandefjord og Tønsberg), samt Vestfold fylkeskommune og Universitetet i Sørøst-Norge. VOIS organiseres som et vertskommunesamarbeid, i henhold til kommuneloven kapittel 20. Sandefjord kommune er vertskommune for samarbeidet og avtaler signeres av kommunedirektøren i Sandefjord. Beskrivelse av anskaffelsen VOIS har til hensikt å inngå én kontrakt for levering av geografiske informasjonssystemer (GIS), for å håndtere kommunenes oppgaver innenfor forvaltning og tilgjengeliggjøring av geodata. Anskaffelsen omfatter en leveranse av GIS-løsninger til kommunene i Vestfold. Tre av kommunene har i dag eksisterende avtaler på enkelte systemområder som omfattes av anskaffelsen: Sandefjord og Larvik: Abonnement på ArcGIS Pro og ArcGIS Online Færder: Abonnement på GISLINE Oppmålingsforretning og GISLINE Landmåling Sandefjord, Larvik og Færder kan videreføre de eksisterende avtalene parallelt med den nye fellesavtalen. Dette påvirker imidlertid ikke omfanget av den nye avtalen. Avtalen skal omfatte full leveranse til de fem faste deltakerne, og til Larvik dersom opsjonen utløses. Kommunene som deltar i avtalen, skal betale for den samlede leveransen i henhold til avtalen. Eksisterende avtaler er den enkelte kommunes ansvar og medfører ingen reduksjon i kontraktens omfang. Dersom valgt leverandør allerede leverer de aktuelle tjenestene til Sandefjord, Larvik eller Færder, forventes det at eksisterende avtaler kan innlemmes i eller overføres til den nye avtalen i henhold til betingelser og vilkår i den nye avtalen. Alle kommunene i Vestfold benytter per i dag Acos WebSak+ som ekstern arkivkjerne for dokumentasjon av saksbehandling knyttet til Plan-, Bygg- og Geodata. Journalføringspliktig dokumentasjon fra den nye kartløsningen skal kunne overføres til Acos WebSak+ via integrasjon. Likeledes må aktuelle saksdokumenter via integrasjon med Acos WebSak+, være tilgjengelig for oppslag i kartløsningen. I Acos settes det opp regler for publisering til kartløsning. Kartleverandør må etablere integrasjonsoppsettet for sin løsning i henhold til reglene fra Acos-systemet. Documaster arkivkjerne er benyttet av enkelte kommuner i forbindelse med skanning av eldre målebrev. Det kan være aktuelt med oppslag mot Documaster arkivkjerne på sikt. For oversikt over hvilke fagsystemer kommunene bruker per i dag, se egen fane i prisskjemaet. Verdi på kontrakten Det er utfordrende å estimere omfanget av kontrakten. Dette henger sammen med kompleksiteten, størrelsen på oppdragsgiver og usikkerhet knyttet til innholdet i felles kartløsning, integrasjoner og andre tilleggsløsninger. Konkurransedokumentene gir et estimat av omfanget knyttet til etablering av felles kartinnsyn, og bør tolkes som et minimum – ikke som en endelig fasit. Omfanget av opplæring kan baseres på et estimat om at kommunene i Vestfold, som helhet, i dag har ca. 80 individuelle brukere av forvaltningssystemet, og ca. 20 som administrerer nettbaserte kartløsninger. Estimert omfang er ikke bindende for oppdragsgiver. Tentativ plan Evaluering - Januar - februar 2027 Implementering - Mars - oktober 2027 Akseptansetest - November 2027 Avtalestart - 1. januar 2028 Deltagere Avtalen gjelder for følgende deltakere: Deltaker - Org. nummer - Antall innbyggere Færder kommune - 917 263 992 - 27 743 Holmestrand kommune - 917 151 229 - 27 086 Horten kommune - 964 951 284 - 28 173 Sandefjord kommune - 916 882 807 - 67 062 Tønsberg kommune - 921 383 681 - 60 246 Følgende deltager har opsjon på å tiltre avtalen: Larvik kommune - 918 082 956 - 49 022 Geodatasamarbeidet i Vestfold Geodatasamarbeidet i Vestfold (GiV) er et faglig og teknisk samarbeid mellom de seks kommunene i Vestfold, etablert i september 2026. Samarbeidet er formalisert som et desentralisert forum for koordinering og utvikling av geodatatjenester, kunnskapsdeling og gjennomføring av felles anskaffelser. GiV vil fungere som kontaktpunkt overfor leverandøren og ha ansvar for koordinering av implementering, oppfølging og løpende dialog knyttet til GIS.Intern identifikatorcmw6atxef002a08lb75n3navk5.1.1 Hensikt
Kontraktens artTjenesterHoved klassifiseringProgramvarerelaterte tjenesterYtterligere klassifiseringDatatjenesterYtterligere klassifiseringDatatjenester: rådgivning, programvareutvikling, internett og systemstøtte Ytterligere klassifiseringUtviklingstjenester relatert til Digitalt kartleggingssystemYtterligere klassifiseringUtviklingstjenester relatert til Programvare for kartleggingYtterligere klassifiseringProgrammering i forbindelse med applikasjonsprogrammerYtterligere klassifiseringSystem- og støttetjenesterYtterligere klassifiseringInformasjonssystemer eller -teknologiplanleggstjenesterYtterligere klassifiseringMerverditjenester for databaserYtterligere klassifiseringInformasjonssystemer eller teknologistrategisk gjennomsyn- og planleggingstjenesterYtterligere klassifiseringProgrammering av software og rådgivningYtterligere klassifiseringProgrammering i forbindelse med programvarepakkerYtterligere klassifiseringGeografisk informasjonssystem (GIS eller tilsvarende)Alternativer
Kjøper forbeholder seg retten til tilleggskjøp fra entreprenøren, som beskrevet herAvtalen trer i kraft den dato den er undertegnet av partene. Avtalen gjelder i 4 (fire) år regnet fra leveringsdag - 1. januar 2028. Avtalen fornyes deretter automatisk for 1 (ett) år om gangen med mindre den sies opp av kunden med 3 (tre) måneders varsel før fornyelsestidspunktet. Leverandøren kan si opp avtalen med 12 (tolv) måneders varsel før fornyelsestidspunktet. Hver enkelt deltaker kan si opp avtalen individuelt. En slik oppsigelse utføres av VOIS på vegne av deltakeren. Leverandøren har ikke krav på erstatning for sitt beregnelige tap som følge av en oppsigelse. Begrunnelsen for valg av en tidsubegrenset løpende tjenestekontrakt, SSA-L: Investeringskostnad fordelt over flere år: • Fagsystemer har ofte høye etableringskostnader og lang levetid. • Leverandøren må gjøre tilpasninger som oppdragsgiver betaler for, integrasjoner (sak/arkiv, økonomisystem, E-handel, nettside mv. kan være aktuelt), utvikling av ny funksjon som eksempelvis internt arkivsystem, opplæring og etablering som gir høy initial kostnad som bør fordeles over mer enn fire års drift. • For at leverandøren skal kunne tilby konkurransedyktig pris til en så kompleks oppdragsgiver så vurderer vi at en lengre kontraktsperiode er nødvendig for å fordele investeringen over tid, både for kunde og leverandør. • Fagsystemet som avtalen gjelder er en kjerneløsning for deltakerne og krever drift, support, oppgraderinger og sikkerhet over lang tid. • Hyppige utskiftninger kan være ressurskrevende – både økonomisk og organisatorisk. • Lang kontraktsperiode sikrer kontinuitet og begrenser unødvendig risiko for overgangskostnader.5.1.2 Sted for gjennomføring
PostadresseSandefjordsveien 3 BySandefjordPostnummer3208Underenhet i landVestfold (NO093)LandNorgeTilleggsinformasjonNorge5.1.3 Anslått varighet
Annen varighetUbegrenset5.1.6 Generell informasjon
Reservert deltakelseIngenAnskaffelsesprosjekt ikke finansiert med EU-midler.—Anskaffelsen er omfattet av avtalen om offentlige anskaffelser (GPA), Sann—5.1.9 Utvelgelseskriterier
Sources of selection criteriaProcurement DocumentKriterium—5.1.10 Tildelingskriterier
Kriterium
TypePrisNavnPrisBeskrivelseDet er totalprisen for estimert uttak i avtaleperiodens fire første år som vil danne grunnlag for evalueringen av tildelingskriteriet pris. Prisene skal oppgis i prisskjemaet. Alle poster i prisskjemaet skal fylles ut. I prisskjemaet skal det oppgis en fastpris på implementering. Alle kostnader knyttet til implementering skal inngå i fastprisen. Prisen skal minimum inkludere utarbeidelse av en plan for implementeringsfasen sammen med kommunene, bistand til etablering av felles kartinnsyn, migrasjon av data, etablering av nye systemer inkl. integrasjoner, opplæring av brukere, og akseptansetest. Videre skal det oppgis en årlig kostnad. Fastpris for helhetlig løsning iht. kravspesifikasjonen (alle deler av løsningen). Dette inkluderer alle abonnementer, drift, backup, vedlikehold, oppgraderinger, dokumentasjon, alle integrasjoner og brukerstøtte. Det skal være ubegrenset antall brukere (fri bruk) av systemene som leveres. Det skal også oppgis en timepris for konsulentbistand. Timeprisen skal omfatte alle kostnader knyttet til konsulentbistanden, herunder reisetid, reisekostnader, kost og eventuell overnatting. Det kan ikke faktureres andre tillegg uten at dette er skriftlig avtalt på forhånd. Andelen til Larvik kommune beregnes etter de faste fordelingsnøklene i prisskjemaet. Evaluert pris omfatter alle seks kommunene, også Larvik.Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)
Tildelingskriterium - tallverdi40Kriterium
TypeKvalitetNavnKvalitetBeskrivelseBesvarelsen av tildelingskriteriet kvalitet skal til sammen være på maksimum 100 sider. Oppdragsgivers tekst kommer i tillegg til leverandørens besvarelse. Sider utover dette vil ikke bli evaluert. Det skal ikke vedlegges dokumenter som ikke forespørres. Leverandøren bes om å fylle inn sin besvarelse i Vedlegg – Svarskjema - Tildelingskriterier. Leverandørens besvarelse vurderes særlig ut fra brukergrensesnitt, funksjonalitet, fleksibilitet, integrasjonsmuligheter og tilgang til brukerstøtte. Der det er relevant, oppfordres leverandøren til å illustrere besvarelsen med skjermbilder og/eller video, for å gjøre evalueringen enklest og tydeligst mulig. Evaluering av kvalitetskriterier Oppdragsgiver vil tildele poeng etter en skala fra 0-10 i henhold til denne tabellen: 10 - Den beste besvarelsen. 9-8 - Tett opp mot den beste besvarelsen, men med enkelte svakheter. 7-6 - Svakere enn beste besvarelse. 5-4 - Mye svakere enn beste besvarelse. 3-2 - Svært mye svakere enn beste besvarelse. 1 - Så vidt oppfylt minimum for å oppnå karakter. 0 - Besvarelsens innhold er uakseptabelt, eller er ikke mulig å evaluere. Normalisering Dersom evalueringen viser at ingen har oppnådd 10 poeng på ett eller flere kriterier, vil oppnådd score bli normalisert. Normalisering vil foregå etter følgende formel: (10/beste score) * oppnådd score = normalisert score.Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)
Tildelingskriterium - tallverdi60Kriterium
TypeKvalitet – unntak fra klima- og miljøkrav i norsk anskaffelsesregelverk: Anskaffelsen har uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning (skal begrunnes)NavnKlima og miljøBeskrivelseKontraktens hoveddel er å levere programvare som en skytjeneste. Denne tjenesten innebærer tilgang til programvare over internett, samt drift og vedlikehold av skytjenesten. Kontrakten omfatter også ytelser knyttet til etablering som tilrettelegging og innføring av tjenesten. Kontrakten vil også omfatte konsulenttjenester gjennom avtaleperioden. For den delen av kontrakten som omfatter konsulenttjenester er dette en kategori som etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig. Denne delen av avtalen omfatter kun menneskelig arbeidskraft, og har heller ikke reiser i arbeidstiden som er av betydning. Miljøbelastningen på denne kontrakten anses å være knyttet til programvaren levert som skytjeneste. Programvaren medfører bruk av et datasenter, som leveres av skytjenesteleverandøren. Et datasenter må anses å ha et vesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning som følge av stort energi- og utstyrsbehov. Programvaren vil ikke kunne leveres uten datasentertjenesten. Denne avtalen omfatter også andre tjenester som er knyttet til at programvaren leveres som en skytjeneste på eksternt datasenter, nemlig krav til sikkerhet og databehandling. Datasenter og senterets lokasjon er således knyttet til kontrakten. VOIS har tidligere benyttet seg av tildelingskriterier for å ivareta miljøhensyn ved anskaffelser av skytjenester. Det har vært vanskelig å finne gode kriterier som treffer, som har tilknytning til kontraktens leveranse, og som tilbyderne har mulighet til å påvirke. Informasjonen som har vært gitt fra tilbydere under kriteriet har vært lite forpliktende og det har vært vanskelig å sammenlikne tilbud. Leverandørene som leverer tilbud, har sjelden direkte kontroll over de utslippene som har størst betydning, nemlig datasenter som benyttes av skytjenesten. Det er ofte store internasjonale aktører, hvor norske leverandører synes å ha liten påvirkningsmulighet. Det er derfor risikabelt for begge parter å forplikte seg til konkrete krav og gjøremål. Vi mener derfor at det er bedre å stille krav om kontinuerlige miljøforbedringer til ytelsen i kontrakten. Dette vil også innebære å arbeide opp mot egne underleverandører av skytjenester. Markedet er i utvikling. Ved å sikre at leverandøren vil måtte levere bedre miljøytelser over tid, unngår vi at kriterier blir utdaterte og at de får lav reell effekt. På dette grunnlag er det vurdert at klima- og miljøkrav til leveringen av programvaren gir bedre klima- og miljøeffekt enn bruk av klima- og miljøhensyn som tildelingskriterium i konkurransen, jf. anskaffelsesloven § 5 b.Category of award threshold criterion Vekt (prosent, presis)
Tildelingskriterium - tallverdi0Beskrivelse av metoden som skal benyttes dersom vektingen ikke kan uttrykkes ved kriterier—Begrunnelse for ikke å angi vektingen av tildelingskriteriene—5.1.11 Anskaffelsesdokumenter
5.1.12 Vilkår for anskaffelsen
Vilkår for innlevering
Elektronisk innleveringObligatoriskSpråk som anbud eller forespørsler om å delta kan sendes inn pånorskElektronisk katalogIkke tillattTilbyder kan inngi mer enn ett tilbudIkke tillattFrist for mottak av tilbud17.12.2026 12:00Frist til anbudet må være gyldig, Dag180Vilkår for kontrakt
Gjennomføringen av kontrakten skal skje innenfor rammen av programmer for vernet sysselsettingNeiBetingelser knyttet til utførelsen av kontraktenSee Tender DocumentseFakturaObligatoriskElektronisk bestilling vil bli brukt, Usann—Elektronisk betaling vil bli brukt, Usann—Finansiell ordningSee tender documents5.1.15 Teknikker
Rammeavtale
Ingen/nei—Informasjon om den dynamiske innkjøpsordningen
Ingen—5.1.16 Nærmere informasjon, mekling og revisjon
Virksomhet som gjennomfører klagebehandlingVESTFOLD TINGRETT -Virksomhet som gir tilleggsinformasjon om anskaffelsesprosedyrenVOIS -Virksomhet som gir mer informasjon om klagebehandlingVESTFOLD TINGRETT -Virksomhet som mottar forespørsler om å deltaHyyr AS -