Rammeavtale - HMS-tjenester

Åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for HMS-tjenester for Eigersund kommune (inkl. kommunale foretak). Rammeavtalen gjelder i 2 år med opsjon for forlengelse 1+1 år. Avtalen omfatter bl.a. rådgivning innen HMS, kurs/opplæring, tverrfaglige bedriftshelsetjenester (bedriftssykepleier, ergonomi/fysio/ergoterapi, yrkeshygieniker, bedriftslege), arbeidsplasskartlegginger, individuell og gruppevis oppfølging, bistand i varslingssaker, AKAN, lovpålagte helsekontroller og vaksinasjon (vaksinasjoner i kommunen), IA-arbeid samt psykososial bistand og øvrig HMS-arbeid. Leverandøren skal ha fast fysisk tilstedeværelse i kommunen minimum 1 dag per uke 07.30–15.00.

• Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn på betaling av skatter og avgifter.

  Dokumentasjon: Attest for skatt- for merverdiavgift (Skatteetaten), ikke eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. (Se også kap. 1.13).

  Kilde: Kap. 2.2, pkt. 2.2 (A) Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandør skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Kopi av firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse for at selskapet er registrert i bransjeregisteret/foretaksregister som foreskrevet i etableringslandet.

  Kilde: Kap. 2.2, pkt. 2.2 (B) Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten (kredittvurdering/ratingkrav).

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter kredittvurdering (Intrum) basert på siste kjente regnskapstall. Ratingkrav: A. Nyetablerte: ikke dårligere enn AN.

  Kilde: Kap. 2.2, pkt. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling (A)
• Leverandøren må ha solid erfaring fra tilsvarende arbeid som rammeavtalen omfatter (siste 3 år).

  Dokumentasjon: Liste over de viktigste leveransene/utførte tjenestene de siste 3 år, inkl. verdi/omsetning, tidspunkt og mottaker.

  Kilde: Kap. 2.2, pkt. Tekniske og faglige kvalifikasjoner (A)
• Leverandøren må ha en tilstrekkelig stor organisasjon/arbeidsstyrke til å betjene rammeavtalen i hele perioden.

  Dokumentasjon: Oversikt over leverandørens gjennomsnittlige årlige arbeidsstyrke, med antall ansatte per stillingstype.

  Kilde: Kap. 2.2, pkt. Tekniske og faglige kvalifikasjoner (B)
• Leverandøren må ha godkjenning som bedriftshelsetjeneste.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på at leverandøren er godkjent som bedriftshelsetjeneste.

  Kilde: Kap. 2.2, pkt. Tekniske og faglige kvalifikasjoner (C)
• ESPD-skjema (foreløpig dokumentasjon) skal leveres, inkl. ved bruk av underleverandører/støtte til kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: ESPD i Mercell. Underleverandører/støtteparter må også fylle ESPD, og forpliktelseserklæring må fremlegges ved støtte fra annen part.

  Kilde: Kap. 2.1 (ESPD-skjema, underleverandør m.m.)
• Skatteattester må være oppdatert (krav om ikke eldre enn 6 måneder) ved innlevering/tilbud.

  Dokumentasjon: Skatteattester (kvalifikasjonskrav) ikke eldre enn 6 måneder fra innleveringsdato; kan avvises ved restanser (konkret vurdering).

  Kilde: Kap. 1.13

• Skriftlig tilbud i Mercell. Leverandøren må utarbeide tilbud i henhold til angitt rekkefølge: (1) signert tilbudsbrev (Vedlegg 1 i Mercell), (2) prisskjema (Vedlegg 2), (3) navn på tilbudt personell (Vedlegg 3), (4) dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier (kap. 4).Kilde: Kap. 1.3, avsnitt «KRAV TIL TILBUDET»
• Tilbudet skal leveres via Mercell innen frist angitt i Mercell. Ikke adgang til å levere etter frist.Kilde: Kap. 1.8 (Innlevering av tilbud)
• Leverandør må oppgi om informasjon i tilbudet skal unntas offentlighet (med henvisning til vilkår).Kilde: Kap. 1.8 (Innlevering av tilbud)
• Alternativt tilbud/tilbud på deler: gis anledning, men tilbud som ikke er i overensstemmelse kan anses som avvik/forbehold (skal beskrives).Kilde: Kap. 1.3 (om alternative tilbud/forbehold og avvik)
• Tilbudet og tilhørende dokumenter skal utarbeides på norsk.Kilde: Kap. 1.3
• Før eventuell tildeling: innlevert dokumentasjonsbevis som viser oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (kan leveres på kort varsel); ikke nødvendigvis vedlegges tilbudet.Kilde: Kap. 1.3 (avsnitt om dokumentasjonsbevis før tildeling) og Kap. 2.1 (om dokumentasjonsbevis ved tildeling)
• Kontaktperson og nøkkelpersonell skal oppgis i Vedlegg 3 (én kontaktperson og én person per yrkesgruppe).Kilde: Kap. 4.2 (punkt A) og Vedlegg 3
• CV skal vedlegges for kontaktperson og fagpersoner i Vedlegg 3 (ikke nødvendig for øvrige personer utenom de som tilbys).Kilde: Kap. 4.2 (punkt A)
• Tilbudet skal inneholde beskrivelse av leverandørens prinsipper og arbeidsmetoder (inkl. konflikthåndtering) for deler av HMS-arbeidet iht. kravspesifikasjonen.Kilde: Kap. 4.2 (punkt B)
• Tilbudet skal beskrive service/oppfølging: opplæring, informasjon, arrangementer/kurs, bestillingsrutiner, responstid/tilgjengelighet (telefon/e-post/digitale møteplattformer) og hvordan behovet oppfylles.Kilde: Kap. 4.3
• Pris skal oppgis i prisskjema (Vedlegg 2) som timepriser for yrkesgrupper og fast pris per tur/retur for reiser. Reiseomfang (60 per år) brukes ved evaluering/legging til grunn (timepriser inkluderer bl.a. lokalleie for fast tilstedeværelse).Kilde: Kap. 4.1 og Vedlegg 2
• Dersom leverandøren har samarbeidsavtale med psykolog: oppgi i prisskjema om det er JA/NEI og evt. timepris (ikke del av evalueringen av pris).Kilde: Kap. 4.1 og Vedlegg 2
• Skjema/opplysninger i Mercell: ESPD skal fylles ut for leverandør (og eventuelle underleverandører/støtteparter).Kilde: Kap. 2.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

23.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen gjelder 2 år, med opsjon for forlengelse i 1 + 1 år; opsjon varsles innen 30 dager før utløp av periode.Kilde: Kap. 1.4 (varighet) og Vedlegg 4 (1.7.1 Opsjon)
• Leverandøren skal utføre tjenester i tråd med gjeldende lover og forskrifter innen forebyggende helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, herunder arbeidsmiljøloven.Kilde: Kap. 3.1.2
• Fast fysisk tilstedeværelse i Eigersund kommune minimum én dag per uke, 07.30–15.00. Leverandøren fremskaffer egnede lokaler; lokalkostnader inngår i timepriser.Kilde: Kap. 3.2.2
• Leverandøren skal ha krav til fagkompetanse fra angitte yrkesgrupper: bedriftssykepleier, fysioterapeut/ergoterapeut, yrkeshygieniker, bedriftslege.Kilde: Kap. 3.2.3
• En fast kontaktperson hos leverandøren skal ha løpende dialog med kommunens kontaktperson.Kilde: Kap. 3.2.6 (kontaktperson og nøkkelpersonell)
• Utskifting av nøkkelpersonell skal godkjennes av oppdragsgiver; opplæring av nytt personell bekostes av leverandøren.Kilde: Kap. 3.2.6
• Kommunen kan avholde avrop; avrop skal normalt være skriftlig. Leverandør skal gi skriftlig ordrebekreftelse uten ugrunnet opphold.Kilde: Vedlegg 4 (3.1 Avropsprosedyre)
• Krav til fakturering: etterskuddsvis hver måned, timeliste/dokumentasjon ved behov, betalingsbetingelser 30 dager etter korrekt faktura, elektronisk via EHF. Krav om tydelig merking (rammeavtale/stedsnummer) og mulighet for retur ved mangler.Kilde: Vedlegg 4 (8.6 Fakturering og betalingsbetingelser)
• Leverandør skal holde god orden/opprydding på arbeidsstedet under utførelse og fjerne avfall.Kilde: Vedlegg 4 (2.1 Opprydding)
• Leverandørens plikt til varsling ved forhold som kan påvirke tjenesten, og varsling dersom kundens medvirkning er mangelfull (kan gi vederlagsjustering/fristforlengelse hvis avtalt).Kilde: Vedlegg 4 (2.2 Lojalitet og varsling)

• Dokumentasjonen for tildelingskriterier «dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier (kap. 4)» er ikke listet fullt ut i konkurransegrunnlagsteksten (det henvises til vedlegg 1-3 og beskrivelseskrav i kap. 4, men selve format/innhold for beskrivelser utover vedlegg 3 omtales ikke detaljert).
• Generelle kontraktsbestemmelser (Vedlegg 4) er omfattende; konkurransegrunnlagsteksten viser ikke eksplisitt om det finnes egne kontrakts-/utførelsesvilkår utover de generelle og kravspesifikasjonen i kap. 3 (noen detaljer kan være i vedlegg i Mercell som ikke er med her).
• Det er angitt at kommunen forbeholder seg retten til å trekke ut enkeltprosjekter for separate konkurranser; omfang og kriterier for dette er ikke nærmere spesifisert i utdraget.