Rammeavtale - HMS-tjenester

Eigersund kommune (inkl. kommunale foretak) gjennomfører åpen anbudskonkurranse for rammeavtale om HMS-tjenester. Rammeavtalen skal leveres med kompetanse innen hele HMS-/bedriftshelseområdet beskrevet i kravspesifikasjonen. Det er krav om fast fysisk tilstedeværelse minimum én dag per uke (07:30–15:00) og bistand m.m. innen rådgivning, kurs, tverrfaglig bedriftshelsetjeneste, IA-arbeid, AKAN, varslingssaker, helse-/vaksinasjon m.m. Rammeavtalens varighet er 2 år med opsjon forlengelse 1+1 år.

• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn på betaling av skatter og avgifter (ikke eldre enn krav til skatteattest).

  Dokumentasjon: Attest for skatt- for merverdiavgift fra Skatteetaten. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. (Kap. 1.13 og kap. 2.2)

  Kilde: Kapittel 2.2 (A: Organisatorisk og juridisk stilling)
• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Kopi av firmaattest. Utenlandske selskaper skal levere godtgjørelse på registrering i bransjeregisteret/foretaksregisteret i etableringslandet.

  Kilde: Kapittel 2.2 (B: Organisatorisk og juridisk stilling)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten (kredittvurdering/ratingkrav).

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter kredittvurdering (Intrum) basert på siste kjente regnskapstall. Ratingkrav: A. Nyetablerte leverandører ikke dårligere enn AN (kredittverdig nyetablerte foretak).

  Kilde: Kapittel 2.2 (Økonomisk og finansiell stilling)
• Leverandøren må ha solid erfaring fra tilsvarende arbeid som rammeavtalen omfatter, fra de siste 3 år.

  Dokumentasjon: Liste over de viktigste leveransene/utførte tjenester siste 3 år, med opplysninger om verdi/omsetning, tidspunkt og mottaker.

  Kilde: Kapittel 2.2 (Tekniske og faglige kvalifikasjoner, A)
• Leverandøren må ha tilstrekkelig stor organisasjon/arbeidsstyrke til å kunne betjene rammeavtalen i hele perioden.

  Dokumentasjon: Oversikt over leverandørens gjennomsnittlige årlige arbeidsstyrke, med antall ansatte pr. stillingstype.

  Kilde: Kapittel 2.2 (Tekniske og faglige kvalifikasjoner, B)
• Leverandøren må ha godkjenning som bedriftshelsetjeneste.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på at leverandøren er godkjent som bedriftshelsetjeneste.

  Kilde: Kapittel 2.2 (Tekniske og faglige kvalifikasjoner, C)
• ESPD skal leveres (egen­- og foreløpig dokumentasjon) og opplysninger om underleverandører/støttepart etter behov.

  Dokumentasjon: Elektronisk ESPD-skjema i Mercell. Underleverandører som brukes til kvalifikasjonskrav skal også fylle ut ESPD. Dersom støtte til kvalifikasjonskrav: forpliktelseserklæring signert av signaturmyndig hos støttepart.

  Kilde: Kapittel 2.1 (ESPD-skjema, underleverandør m.m.)
• Skatteattester/dokumentasjonsbevis må kunne leveres før tildeling (på kort varsel).

  Dokumentasjon: Før tildeling: dokumentasjonsbevis som viser oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (inkl. skatteattestkrav som angitt).

  Kilde: Kapittel 1.3 og kapittel 2.1

• Skriftlig tilbud utarbeidet med dokumentasjon iht. krav i konkurransegrunnlaget; ett tilbud per rettssubjekt.Kilde: Kapittel 1.3
• Tilbudet skal organiseres i følgende rekkefølge i Mercell: (1) signert tilbudsbrev (Vedlegg 1), (2) prisskjema (Vedlegg 2), (3) navn på tilbudt personell (Vedlegg 3), (4) dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier (kap. 4).Kilde: Kapittel 1.3
• Tilbudet skal leveres via Mercell innen angitt tilbudsfrist.Kilde: Kapittel 1.8
• Tilbudet skal være på norsk.Kilde: Kapittel 1.3
• Leverandøren skal bruke vedleggene i Mercell for utfylling der det er opplyst om dette.Kilde: Kapittel 1.3
• Må oppgis om det er informasjon i tilbudet som skal unntas offentlighet (og krav til begrunnelse etter vilkår).Kilde: Kapittel 1.8
• Ved innstilling: levere dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav (kan leveres på kort varsel), før tildeling.Kilde: Kapittel 1.3
• Tilbud uten forbehold/avvik eller med presist beskrevet forbehold/avvik; forbehold må beskrives entydig og presist, og referere til konkret punkt i konkurransegrunnlaget.Kilde: Kapittel 1.12
• Tilbudet skal inneholde dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier (kap. 4): Vedlegg 3 med navn på kontaktperson og fagpersoner (én per rad) og CV for disse, samt beskrivelse av prinsipper/arbeidsmetoder (punkt B).Kilde: Kapittel 4.2
• Tilbudet skal inneholde beskrivelse av service/oppfølging inkl. opplæring, informasjon, arrangementer, kurs, bestillingsrutiner, responstid og tilgjengelighet (kap. 4.3).Kilde: Kapittel 4.3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen gjelder i 2 år med mulighet for forlengelse (opsjon) i 1+1 år.Kilde: Kapittel 1.4
• Leverandøren skal utføre tjenester i tråd med gjeldende lover og forskrifter innen forebyggende HMS (inkl. arbeidsmiljøloven). Arbeidet skal være målrettet, systematisk og kunnskapsbasert, i nært samarbeid med kommunens ledelse/HR-HMS/vernetjeneste/tillitsvalgte.Kilde: Kapittel 3.1.2
• Fast fysisk tilstedeværelse i Eigersund kommune minimum én dag per uke (07:30–15:00). Leverandøren fremskaffer egnede lokaler; kostnader skal inngå i timeprisene.Kilde: Kapittel 3.2.2
• Tjenestene skal omfatte behovene oppført i kravspesifikasjonen (rådgivning, kurs/forebygging, tverrfaglig kompetanse inkl. bedriftshelsetjenestefunksjoner, arbeidsplasskartlegging/riskvurderinger, oppfølging, varslingssaker, AKAN, helsekontroller og vaksinasjon i kommunen, IA-arbeid, psykososial bistand m.m.; samt øvrig HMS som internkontroll, kvalitetssikring, stoffkartotek, AMU, verneombudsdager/IA-dager).Kilde: Kapittel 3.2.1
• Krav til fagkompetanse/yrkesgrupper: sykepleier (bedriftssykepleier), fysioterapeut og/eller ergoterapeut, yrkeshygieniker, lege (bedriftslege).Kilde: Kapittel 3.2.3
• Tilleggsressurs: psykologtjenester er ikke krav for tilbudet, men dersom leverandøren har samarbeidsavtale skal dette opplyses i tilbudet (inkludert timepris).Kilde: Kapittel 3.2.4
• Krav til nøkkelpersonell: kontaktperson (navn i vedlegg 1) og utdanning/erfaring/kvalifikasjoner vedlegges. Utskifting av nøkkelpersonell skal godkjennes av oppdragsgiver, og opplæring av nytt personell bekostes av leverandøren.Kilde: Kapittel 3.2.6 (og henvisning til kontraktens bestemmelser)
• Tjenester kan bestilles/avrop skriftlig etter avropsprosedyre; leverandør skal gi skriftlig ordrebekreftelse uten ugrunnet opphold.Kilde: Vedlegg 4 (Generelle kontraktsbestemmelser) kapittel 3.1
• Leverandøren skal følge avrop og avtaler; tjenesten skal ha god kvalitet og utføres med faglig dyktighet; leverandør skal innhente og opprettholde nødvendige tillatelser.Kilde: Vedlegg 4 kapittel 2.1
• Kommunikasjon/varsler/krav skal gis skriftlig til partenes kontaktpersoner (med mindre annet avtalt).Kilde: Vedlegg 4 kapittel 1.6
• Kvalitetssikringssystem: leverandør skal ha tilfredsstillende kvalitetssikringssystem og dokumentere ved forespørsel; kunden kan revidere; avvik må rettes uten ugrunnet opphold.Kilde: Vedlegg 4 kapittel 6
• Pris og fakturering: priser fremgår av utfylt prisskjema; fakturering etterskuddsvis hver måned; betalingsbetingelser 30 dager; elektronisk faktura EHF.Kilde: Vedlegg 4 kapittel 8.1 og 8.6

• I mottatt tekst finnes ingen eksplisitt kontraktskrav om responstid utover henvisningen til responstid i tildelingskriteriet (kap. 4.3) og at responstid vurderes «jf. kravspesifikasjon med tilstedeværelse minimum 1 dag pr. uke», men selve konkrete responstid-snittet/definisjonen ligger ikke i den gitte teksten.
• Konkret avrops-/bestillingsvolum utover estimater (timebruk/reiser) er ikke angitt i mottatt tekst; kommunen kan avrunde/avklare enkeltkurs og andre oppdrag særskilt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I tildelingskriteriet «Service/oppfølging» (kapittel 4.3) bes det om «responstid (jf. kravspesifikasjon med tilstedeværelse minimum 1 dag pr. uke)». Kan oppdragsgiver spesifisere hvordan responstid skal forstås og måles i denne konkurransen (f.eks. responstid i timer/dager for telefon/e-post, og hva som regnes som «responder»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbyder må kunne prise og beskrive service på en måte som matcher oppdragsgivers evalueringsmetode.

   Kilde: Kapittel 4.3 / Kapittel 3.2.2

2. I kapittel 3.2.2 «tilgjengelighet og tilstedeværelse» står det at arbeidstid for ukentlig fysisk tilstedeværelse er kl. 07.30–15.00. Gjelder dette også ved eventuelle ekstra besøk/arrangementer, eller kan oppdragsgiver kreve tilstedeværelse utenfor dette tidsrommet (evt. hvilken varslingstid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Haster/merarbeid og bemanningsplanlegging påvirker kost og risiko og bør avklares før tilbudsinnlevering.

   Kilde: Kapittel 3.2.2

3. I prisskjemaet (vedlegg 2) er estimert årlig timefordeling oppgitt som 400 sykepleier, 90 fysio/ergoterapeut, 100 yrkeshygieniker og 10 lege (sum 600). Kan oppdragsgiver bekrefte at kommunen kan foreta omfordeling mellom yrkesgrupper innenfor totalt 600 timer, og hvordan eventuell avregning skjer ved vesentlige avvik fra estimatene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbyder må vite om pris/kapasitetsrisiko ligger på totalen eller om timeestimater per yrkesgruppe kan bli vesentlig endret.

   Kilde: Vedlegg 2 – Prisskjema; Kapittel 1.2 og 4.1

4. I kapittel 4.1 og vedlegg 2 fremgår det at reiser skal prises som fast pris tur/retur, og at det «i evaluering» legges til grunn 60 reiser tur/retur per år. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan reiseoppdrag bestilles og avregnes dersom antall reiser avviker fra 60 (f.eks. etter faktisk antall, og hvordan man håndterer avvik i antall/planlagt geografi)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgivers praksis for avregning ved avvik fra evalueringsgrunnlaget påvirker tilbudt reisepris og totalrisiko.

   Kilde: Kapittel 4.1 / Vedlegg 2 – Prisskjema

5. Kravspesifikasjonen (kapittel 3.2.5) sier at årlig omfang på 600 timer er estimert og at enkelte kurs/opplæringstiltak kan komme i tillegg, og at slike oppdrag avtales særskilt. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan slike «i tillegg»-kurs oppdrages prismessig (skal de faktureres som timepris etter prisskjemaet, egne kurspriser, eller etter særskilt avtalt fastpris?), og om reisekostnader da følger samme reisefastpris-logikk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbyder må forstå prismekanismen for kurs utover estimert timeomfang for å unngå feilprising.

   Kilde: Kapittel 3.2.5 og Kapittel 4.1

6. I kapittel 3.2.4 «Tilleggsressurser – psykologtjenester» står det at samarbeid/psykolog og timepris skal oppgis hvis leverandøren har samarbeidsavtale, og at psykologpris ikke inngår i pris-evalueringen. Kan oppdragsgiver presisere om psykologoppdrag uansett må avropes fra den leverandøren som vinner rammeavtalen, eller om oppdragsgiver kan velge å bruke andre leverandører/underleverandører også for psykolog?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker om leverandøren må legge kapasitet til grunn og hvilke kostnader som realistisk blir påløpt.

   Kilde: Kapittel 3.2.4; Kapittel 4.1

7. Kapittel 3.2.1 lister flere tjenestetyper (bl.a. bedriftshelsekomponenter, varslingssaker, AKAN, IA-arbeid, vaksinasjon der vaksinasjon skal gjennomføres i kommunen). Hvilke av disse tjenestene skal leveres av rammeavtalens leverandør alene, og hvilke deler kan (etter avtale) gis via andre leverandører innen rammeavtalen/eksterne aktører? Oppgi gjerne konkret hvilke punkter oppdragsgiver forbeholder seg å bruke andre leverandører til, og hvordan dette gjøres i praksis ved avrop.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare leveransegrenser gir risiko for kapasitetsplanlegging og feil tilbud (hvilke kost skal ligge i timeprisen).

   Kilde: Kapittel 3.2.1.7 og øvrige delkapitler i 3.2.1

8. I konkurransen er det krav til fast kontaktperson (vedlegg 1) og «nøkkelpersonell» med regler om godkjenning ved utskifting og at opplæring av nytt personell bekostes av leverandøren. Kan oppdragsgiver utdype hva som kreves for «opplæring» (omfang, antall timer/dager, og om opplæringen skal skje innenfor avtalte timepriser eller faktureres særskilt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kost og gjennomføring ved personellskifte må være mulig å prise og planlegge.

   Kilde: Kapittel 3.2.6; Vedlegg/henvisning til kontraktens nøkkelpersonell-regler

9. I kapittel 3.2.3 beskrives yrkesgrupper som det er behov for (bedriftssykepleier, fysio/ergoterapeut, yrkeshygieniker, lege). Kan oppdragsgiver bekrefte om det er et krav at alle disse yrkesgruppene er tilgjengelige «hele avtaleperioden», eller om det er tilstrekkelig at leverandøren kan stille dem ved behov (og eventuelt hva som er minimum tilgjengelighet/beredskap i praksis)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker bemanningskost og leveringssikkerhet, og dermed tilbudsprising.

   Kilde: Kapittel 3.2.3; Kapittel 3.2.2 og kvalifikasjonskrav kap. 2.2 B

10. Etter kapittel 4.3 evalueres «service/oppfølging» skjønnsmessig. Kan oppdragsgiver beskrive hva som typisk gir uttelling/trekk (f.eks. forventet struktur i beskrivelsen av opplæring, informasjon, arrangementer, kurs og bestillingsrutiner; og hvordan responstid vil sammenlignes mellom tilbydere)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger forståelse av evalueringsdimensjonen for å utforme et konkurransedyktig og riktig dokumentasjonsgrunnlag.

    Kilde: Kapittel 4.3