Rammeavtale renholdsprodukter, papir og plast for Kongsbergregionen

Oppdragsgiver (Kongsbergregionen) skal inngå rammeavtale for kjøp av renholdsprodukter, papir og plast for ni kommuner. Estimert verdi per år: 8 000 000 kr eks. mva. Varighet: 1 år fra signeringsdato med opsjon for forlengelse inntil 3 år (1+1+1+1), og avtalen forlenges automatisk med mindre skriftlig beskjed gis 1 mnd. før forlengelsesdato. Det er ikke adgang til deltilbud eller alternative tilbud. Kommunikasjon skjer via Mercell. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) / godtgjørelse på registrering i tilsvarende register i etableringsstaten.

  Kilde: Pkt. 5.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på kvalitetssystem og beskrivelse av dette.

  Kilde: Pkt. 5.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering/rating (ikke eldre enn 3 måneder) basert på siste regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med offentlig godkjenning; skal bekrefte minimum kredittverdighet A (AAA-ratingsystem hos Bisnode eller tilsvarende). Eventuelt annet egnet dokument dersom det foreligger saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Pkt. 5.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha tilfredsstillende kvalitetssystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem.

  Kilde: Pkt. 5.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandør skal ikke overlate deler av tjenesten til underleverandører uten oppdragsgivers skriftlige samtykke.

  Dokumentasjon: Opplysninger i tilbud/ESPD og eventuelt dokumentasjon ved bruk av underleverandører (inkl. egne ESPD-skjemaer for aktuelle underleverandører).

  Kilde: Pkt. 5.4 Underleverandører
• Leverandør kan støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle økonomiske/finansielle og tekniske/faglige krav.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring eller dokumentasjon på at leverandøren råder over nødvendige ressurser. Egne ESPD-skjemaer for aktuelle underleverandører.

  Kilde: Pkt. 5.4 Underleverandører

• ESPD-skjema skal fylles ut og leveres sammen med tilbudet som foreløpig dokumentasjon på kvalifikasjonskrav og avvisningsgrunner (og ev. utvelgelseskriterier). Separate egenerklæringer ved felles deltakelse.Kilde: Pkt. 4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
• Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfristen; vedlegg skal lastes opp i Mercell før innlevering. Tilbud som ikke leveres via Mercell eller levert etter fristen skal avvises.Kilde: Pkt. 3.2 Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal i sin helhet utformes på norsk.Kilde: Pkt. 3.7 Språk / Pkt. 7. Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal være bindende, og leverandøren har risiko for uklarheter i tilbudet.Kilde: Pkt. 7.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal fylle ut og besvare alle punkter i konkurransedokumentene.Kilde: Pkt. 7.2 Tilbudets utforming
• Dokumenter som skal lastes/leveres: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant (inkl. kontaktperson, aksept av vilkår/kontrakt, evt. forbehold/avvik presist, evt. forpliktelseserklæringer fra underleverandører/samarbeidspartnere), besvarelse av ESPD, besvarelse av kvalifikasjonskrav, og besvarelse av tildelingskriterier.Kilde: Pkt. 7.2 Tilbudets utforming

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

22.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Kontraktsvilkårene må være oppfylt ved oppstart av leveranser (kontraktsvilkår trenger ikke være oppfylt på tilbudstidspunktet).Kilde: Pkt. 2 Kontraktsvilkår
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør og underleverandører som direkte medvirker skal ha vilkår ikke dårligere enn landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for sted og yrke (gjelder også arbeid i utlandet). På forespørsel skal dokumentasjon leveres.Kilde: Pkt. 2.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Produktrullering/utskifting: oppdragsgiver vil overvåke rullering av produkter; gode, kvalitative produkter skal ikke ønskes byttet ut i kontraktsperioden. Hyppige utskiftinger kan bli tolket negativt og vektlagt i fremtidige konkurranser.Kilde: Pkt. 2 Kontraktsvilkår (avsnitt om produktkontroll/rullering)
• Produktene skal følge gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer; og angitt standard i bransjens egne retningslinjer.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.1
• Kvalitet og funksjonalitet: alminnelig god kvalitet og godt egnet til daglig bruk.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.2
• Forpakning: hensiktsmessig og brukervennlig emballering tilpasset varens størrelse og som krever minst mulig lagringsplass.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.3
• Dispensere (kjernesortiment): komplette dispenserserier knyttet til tilbudte produkter, universelt utformet; berøringsfrie der oppdragsgiver krever det. Ved behov for bytte av dispensere/systemer som følge av ny avtale og nye produkter skal leverandør dekke alle kostnader (inkl. dispenser, opplæring, montering, fjerning av emballasje/utgåtte produkter, småreparasjoner). Nye dispensere på våtrom monteres av godkjent våtromsmontør senest 3 måneder etter oppstartsdato; oppdragsgiver kan unnta nybygg i garantiperiode.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.4
• Doseringsanlegg for relevante maskiner: automatisk doseringsanlegg tilpasset fra 5 kg og oppover. Levering og montering kostnadsfritt for utlån i avtaleperioden; omfatter demontering, montasje og vedlikehold; leverandør har ansvar for service kostnadsfritt.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.5
• Mikrofiberkluter/mopper: god rengjøringsevne, sugeevne og absorbsjon; tåle kokevask og minst 500 vask.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.6
• Toalettpapir: god sugeevne, høy mykhet, lett nedskyllbart og høy oppløsningsevne, tilpasset dispensere.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.7
• Håndtørkepapir: god sugeevne og høy mykhetsgrad, tilpasset dispensere.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.8
• Håndhygiene-produkter: skånsomme for huden, tilpasset dispensere, allergivennlige.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.9
• Engangshansker: bra brukerkomfort og styrke; til kjøkken/kantine nitrilhansker med farge godkjent iht. EN 1186; tilpasset dispensere.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.10
• Avfallsprodukter: avfallsposer/avfallssekker skal ha LD-kvalitet. Maisposer skal være vannoppløselige i klart virgin materiale, oppløses ved 60 grader, ikke løse seg opp ved fuktig tøy; tykkelse 20 micron.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.11
• Kjøkken/kantine: produkter skal være i tråd med krav satt av Mattilsynet.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.12
• Utgåtte produkter/erstatningsvarer: ved utgått produkt eller ikke tilfredsstillende leveranse skal erstatning tilbys til samme pris eller bedre og minst samme kvalitet; utskifting skal godkjennes av oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.13
• Varedeklarasjon: varedeklarasjon på norsk, godt merket, nødvendige opplysninger; produktklistrelapper tilbys til all kjemi.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.14
• Kontaktperson: leverandør skal oppgi 1 fast kontaktperson; lett tilgjengelig; ansvar for å løse avvik innen rimelig tid; respondere senest samme dag/tidlig neste dag; stedfortreder ved fravær.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.15
• Kundeservice: tilgjengelig pr. telefon og e-post 08:00–15:00; e-post besvares innen 2 timer, telefon innen 2 minutter; ordrebekreftelse innen 2 timer.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.16
• Reklamasjon: leverandøren skal ha system for håndtering av reklamasjon (arkivering og oversikt); returfrakt ved reklamasjon/feilleverte varer dekkes av leverandøren; avtales og leverandøren sørger for henting.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.17
• Retur av varer: ved feilbestilling fra oppdragsgivers side skal oppdragsgiver kunne returnere ubrukte varer i original emballasje og salgbar stand for kredit til betalt pris (returrett med unntak der skade/mangel er årsak).Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.18
• Bestilling og nettbutikk: bestillinger via oppdragsgivers innkjøpsløsning (VISMA eHandel via PunchOut/katalog) eller alternativt leverandørens nettbutikk for kommuner som ikke har egen bestillingsløsning. Nettbutikk skal ha avtalemarkering, miljø-/bransjemerker, søk, avtalepris, minste bestillingsenhet, leveringstid, sikkerhets-/produktdatablad, og info om produkt/bruksområde. Ordrebekreftelser/pakksedler til bestiller på e-post; pakkseddel følger med leveransen.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.19
• Leveringsbetingelser/frakt: forsvarlig pakket, merket og fritt levert på avtalt leveringssted (DDP Incoterms 2010); levering anses skjedd når mottatt mot kvittering for antall kolli. Pakkseddel følger med. Kun levering til avtalt adresse/ sted; ikke hensetting utendørs uten avtale. Levering 08:00–14:00; ikke oftere enn en dag per uke (fast leveringsdag avtales). Hastebestillinger/ekspress unntatt. Varer bestilt innen kl. 10:00 leveres neste virkedag hvis planlagt leveringsdag. Sjåfør må kunne kommunisere på norsk eller engelsk.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.20
• Kurs/opplæring: leverandør skal ved behov gi profesjonell opplæring og rådgivning vedrørende produktgruppene, etter ønske fra oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.21
• Helse, miljø og sikkerhet: bestrebe å tilby så miljøvennlige produkter som mulig; bestrebe å levere hygieneprodukter uten methylisothiazolinone og parabener; miljømerkede produkter skal være tydelig merket i bestillingsløsningen.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.22
• Transport: alle kjøretøy til levering skal ha motor med minimum euroklasse 6 og motor skal slås av under levering.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.23
• Returordning emballasje: ved levering skal leverandør ta i retur paller, tom plastemballasje og eventuelle returvarer (ikke fakturere pant for paller). Leverandøren skal kunne ta imot retur av plastkanner 2–3 ganger per år uten kostnad, avtales med brukerne i forkant.Kilde: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon pkt. 3.24

• Konkurransegrunnlaget viser kun at kontrakten reguleres av vedlagt kontrakt (SSA-K), men selve sentrale SSA-K-bestemmelser om leveranse/ytelse, mislighold, sanksjoner, mm. er ikke konkret knyttet til denne vareanskaffelsen i den medfølgende dokumentteksten (SSA-K teksten er generell for kjøp av utstyr/programvare).
• Det er ikke oppgitt eksplisitt dokumentasjon for skatteattest i ESPD/dokumentasjonsdel (kun at valgt leverandør skal levere skatteattest, og alderskrav).
• Selve avropsmekanismen for rammeavtalen (hvordan bestillinger gjøres, levering ved avrop, pris-/justeringsprinsipp ved endringer) fremgår ikke eksplisitt i tekstutdragene utover bestillings- og leveringspunktene i kravspesifikasjonen.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 – Prisskjema: Kan dere bekrefte hvordan «Pris», «Frakt og levering» (10%) og «Transportmetoder» skal beregnes og fordeles per varelinje/linjegruppe (dvs. om frakt/levering skal være inkludert i vareprisene eller oppgis som egne priser/tillegg per varelinje)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite riktig priskonstruksjon for å kunne gi sammenlignbare priser og maksimere uttelling på pris (80%) og frakt/levering (10%).

   Kilde: Vedlegg 1 – Prisskjema; Tildelingskriterier (6.1/6.2) – Pris og Frakt og levering

2. I Tildelingskriteriene (6): Dere oppgir at «Kvalitet og miljø» (10%) vurderes ut fra «miljømerking på produkter» oppgitt i prisskjema/kravspesifikasjon/evt. vedlegg. Hvilke konkrete miljømerker eller dokumentasjonsformer aksepteres og gir uttelling (f.eks. Svanemerket/EU Ecolabel/Blaue Engel/EPD/andre), og hvordan poengsettes merking/dokumentasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er uklart hvilke miljøpåstander som faktisk gir effekt i evalueringen, og hvordan dokumentasjon skal presenteres for å gi riktig poengscore.

   Kilde: Tildelingskriterier – Kvalitet og miljø (10%); 6.2 Vekting av miljø

3. Kravspesifikasjonen er ikke vedlagt i sin helhet i utsnittet. Kan dere bekrefte at krav 3.1–3.24 er fullstendige produkt-/utførelseskrav som vil bli kontrollert mot tilbudt sortiment, eller finnes det ytterligere krav/underkrav i «kravspesifikasjonen og vedlegg» som må hensyntas ved prising og tilbudsutforming? Hvis ja: vennligst pek til eksakt kravkapittel/vedlegg som er tilleggskrav.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende oversikt over relevante krav kan gi vesentlige avvik i tilbudet og dermed risiko for avvisning eller feil pris/leveranseforutsetninger.

   Kilde: Kravspesifikasjonen og vedlegg (referert til i konkurransegrunnlaget); ellers KVALIFIKASJONSKRAV / TILDELINGSKRITERIER

4. Hvordan er rammen for avtalen ment å operasjonaliseres i praksis for tildeling av konkrete kjøp: Er det slik at oppdragsgiver kan bestille enkeltvarer uten minstekvantum, og at rammeavtalen kun regulerer priser/kvalitet? Hvis det finnes minstekvantum, bestillingsfrekvens eller «leveringsmåte»/planlegging (f.eks. bestillinger samlet per uke/måned), ber vi om at dere beskriver dette.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Volumanslaget er ikke bindende, men leveranse- og logistikkforutsetninger kan påvirke enhetspris, fraktkost og organisering.

   Kilde: Anskaffelsens formål og omfang; «Volum er et anslag og dermed ikke bindende»

5. I konkurransegrunnlaget står det at oppdragsgiver «vil overvåke rullering av produkter» og at «Hyppige utskiftinger vil bli tolket negativt, og vil kunne bli vektlagt i fremtidige konkurranser». Kan dere avklare hvilke konkrete vilkår som gjelder for bytte av produkter i avtaleperioden (tidsfrist for varsel, krav til dokumentasjon/dokumentert likeverdighet, og hvem som må godkjenne)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå endrings-/likeverdskrav for å redusere avtalemessig og kommersiell risiko, særlig for produkter som kan utgå hos produsent.

   Kilde: Kontraktsvilkår (produktbytte/«rullering av produkter»)

6. Kontrakten gjelder 1+1+1+1 år og forlenges automatisk 1 måned før forlengelsesdato dersom ikke annet gis skriftlig beskjed. Kan dere bekrefte: (1) om forlengelse utløser re-forhandling av priser eller kun gjelder eksisterende prisnivå, og (2) hvilke mekanismer som gjelder for prisjustering i forlengelsesperiodene (hvis «Prisendring» er generelt, hvilken praktisk prosess vil dere bruke)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris- og kostnadsrisiko i en lang rammeavtale må avklares, særlig fordi oppdragsgiver ikke kan forhandle etter tilbudsfrist, men kan endre behov i perioden.

   Kilde: Anskaffelsens formål og omfang (varighet/opsjoner) og Kontraktsvilkår (prisendring/SSA-K henvisning)

7. I «Kvalitet og miljø» (10%) oppgis at «Produktenes kvalitet, funksjonalitet og miljømerking oppgitt i prisskjemaet, kravspesifikasjon og evt. vedlegg» vurderes. Kan dere opplyse om dere krever at det leveres konkrete tekniske dokumenter/produktdatablad/sertifikater per varelinje som del av tilbudet, eller er det kun utfylling i prisskjema som er nødvendig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis det kreves vedlegg eller dokumentasjon per linje for å underbygge miljømerking og funksjonalitet, må dette planlegges og kostnadsberegnes før tilbud.

   Kilde: Tildelingskriterier – Kvalitet og miljø (6.2) og «Tilbudets utforming»

8. Under «Frakt og levering» (10%) står det at det skal gis «Beskrivelse av leverandørens transportmetoder og evt. bruk av underleverandører» samt «Oppdragsforståelse». Kan dere angi forventet format/omfang for beskrivelsen (maks antall sider/ord, om det skal knyttes til konkrete leveringsadresser eller frekvens), og om beskrivelsen evalueres uavhengig av pris eller er det et tillegg til prisscoren?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige krav til leveringsbeskrivelse kan føre til for lite eller for mye dokumentasjon og dermed suboptimal poengscore.

   Kilde: Tildelingskriterier – Frakt og levering (10%); Tilbudets utforming

9. Under kvalifikasjonskrav kreves kredittvurdering «minimum kredittverdighet A ihht AAA-ratingsystem hos Bisnode eller tilsvarende». Kan dere bekrefte: (1) hvilken eksakt rating hos Bisnode som tilsvarer «A» (hvilken bokstav/gruppe), og (2) hvilke konkrete ratingtilbydere/«tilsvarende» institusjoner som aksepteres (navn/serier)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisning pga. feil ratingbetegnelse må leverandøren vite hvilken dokumentasjon og hvilke intervaller som aksepteres.

   Kilde: KVALIFIKASJONSKRAV – Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet