Rammeavtale renholdsprodukter, papir og plast for Kongsbergregionen

Oppdragsgiver Kongsbergregionen lyser ut åpen anbudskonkurranse for rammeavtale om renholdsprodukter, papir og plast for kommunene i Kongsbergregionen. Kontrakten har varighet 1 år fra signeringsdato med opsjoner for forlengelse inntil ytterligere 3 år (1+1+1+1). Avtalen reguleres av vedlagt avtaledokument og kravspesifikasjon, med levering/leveringsadresser i vedlegg. Anskaffelsen gjennomføres i Mercell (KGV-portal), uten adgang til deltilbud eller alternative tilbud. Estimert verdi per år er 8 000 000 kr eks. mva. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris/kostnad, kvalitet og miljø, med pris 80%, frakt/levering 10% og kvalitet/miljø 10%.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) / dokumentasjon på registrering i tilsvarende register (utenlandske selskaper).

  Kilde: Pkt. 5.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på kvalitetssystem og beskrivelse av dette.

  Kilde: Pkt. 5.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering/rating ikke eldre enn 3 måneder fra kredittopplysningsvirksomhet med offentlig godkjenning, som bekrefter minimum kredittverdighet A (jf. AAA-ratingsystem hos Bisnode eller tilsvarende). Eventuelt annet egnet dokumentasjon ved saklig grunn.

  Kilde: Pkt. 5.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha tilfredsstillende kvalitetssystem (tekniske og faglige kvalifikasjoner).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem.

  Kilde: Pkt. 5.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandør skal ikke overlate deler av tjenesten til underleverandører uten oppdragsgivers skriftlige samtykke.

  Dokumentasjon: Eventuelle dokumenter/avklaringer som viser samtykke; samt separate ESPD for aktuelle underleverandører (hvis relevant).

  Kilde: Pkt. 5.4 Underleverandører
• Dersom leverandør støtter seg på andre virksomheters kapasitet (økonomi/teknisk), skal det dokumenteres at leverandøren råder over nødvendige ressurser.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring eller annet som dokumenterer rådighet over ressursene.

  Kilde: Pkt. 5.4 Underleverandører

• ESPD: Leverandøren skal fylle ut vedlagt ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav/avvisningsgrunner. Skjemaet skal leveres sammen med tilbudet.Kilde: Pkt. 4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) / Generelt om ESPD
• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell (KGV-portal) innen tilbudsfristen. Tilbud som ikke er levert via Mercell blir avvist.Kilde: Pkt. 3.2 Innlevering av tilbud / Pkt. 7.1-7.2 Innlevering av tilbud
• Tilbud i sin helhet skal utformes på norsk.Kilde: Pkt. 3.7 Språk / Pkt. 7.1 Innlevering av tilbud
• Eventuelle vedlegg skal lastes inn i Mercell før innlevering.Kilde: Pkt. 7.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal fylle ut og besvare alle punkter i konkurransedokumentene; leverandør har ansvar for at spørsmål/krav er besvart/belyst/dokumentert.Kilde: Pkt. 7.2 Tilbudets utforming
• Dokumentasjon/vedlegg: Dokumenter som pdf (med mindre annet er spesifisert) og prisark lastes opp som Excel-fil.Kilde: Pkt. 7.2 Tilbudets utforming
• Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant, med angitte innholdselementer (kontaktperson, aksept av vilkår, evt. forbehold/avvik presist, evt. forpliktelseserklæringer).Kilde: Pkt. 7.2 Tilbudets utforming
• Tilbudet skal inneholde besvarelse av ESPD, besvarelse av kvalifikasjonskrav og besvarelse av tildelingskriterier.Kilde: Pkt. 7.2 Tilbudets utforming
• Valgte leverandør skal levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (ikke eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel/tilbud).Kilde: Pkt. 3.3 Skatteattest
• Vedståelsesfrist: Leverandøren må vedstå seg tilbudet til angitt tidspunkt.Kilde: Pkt. 3.6 Vedståelsesfrist (datoer oppgitt i «Viktige datoer» som vedståelsesfrist 24.10.2026)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Kontraktsvilkår må være oppfylt ved oppstart av leveranser (trenger ikke være oppfylt på tilbudstidspunktet).Kilde: Pkt. 2 Kontraktsvilkår
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår: Leverandør og relevante underleverandørers ansatte skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn landsomfattende tariffavtale eller ellers normalt for sted og yrke; gjelder også arbeid i utlandet. Dokumentering på forespørsel fra oppdragsgiver.Kilde: Pkt. 2.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Produktrullering/utskifting: Oppdragsgiver vil overvåke rullering av produkter; det er ikke ønskelig å bytte ut gode, kvalitative produkter i kontraktsperioden. Hyppige utskiftinger kan vektlegges negativt i fremtidige konkurranser.Kilde: Pkt. 2 Kontraktsvilkår (avsnitt om produkt-rullering)
• Rammeavtalevarighet: 1 år fra signeringsdato med opsjon for forlengelse inntil 3 år (1+1+1+1); avtalen forlenges automatisk med mindre skriftlig beskjed gis 1 mnd. før forlengelsesdato.Kilde: Pkt. «Anskaffelsens formål og omfang»
• Kontraktsgjennomføringskrav: Forbeholdt lovregulert kontraktgjennomføringskrav må være oppfylt på tidspunkt for oppstart av kontraktsperiode.Kilde: Pkt. 2 Kontraktsvilkår (avsnitt om kontraktgjennomføringskrav)

• Dokumentteksten inneholder ingen konkrete minstekrav fra «Kravspesifikasjon» utover generell henvisning; detaljer om krav til produktkvalitet/miljø/FDV fremgår ikke i utdraget annet enn instruks i prisskjema (f.eks. «produktene til idrettshall må oppfylle kravene i vedlagt FDV-dokumentasjon»).
• Konkrete krav til levering (leveransetid, logistikk, bestillingsfrekvens) fremgår ikke av konkurransegrunnlaget i utdraget; kun tildelingskriteriet «Frakt og levering» og henvisning til vedlegg 3 (leveringsadresser).
• Krav/avvisningspunkter knyttet til «vesentlige avvik» er angitt generelt ved FOA-henvisninger, men avviksvurdering mot konkrete kravspesifikasjoner mangler i utdraget.
• Det fremgår at «Avtaledokument» finnes som vedlegg, men kontraktspålagte konkrete leverings-/betalings-/misligholdskrav er ikke gjengitt i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 – Prisskjema skal prisene oppgis som “inkludert frakt og alle øvrige kostnader som skal til for en fullverdig leveranse”, samtidig som tildelingskriteriet “Frakt og levering” skal evalueres (pkt. 6.1/6.2). Hvordan skal vi prisføre/strukturere frakt og leveringskostnader i prisskjemaet (er det kun inkludert i stykkprisene, eller skal frakt oppgis separat i egen fane/felt i Excel som del av besvarelsen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå riktig prissetting for å sikre at “frakt og levering” både prises korrekt og kan dokumenteres slik oppdragsgiver evaluerer.

   Kilde: Vedlegg 1 – Prisskjema (instruks) og Tildelingskriterier: Frakt og levering (6. TILDELINGSKRITERIER) / Evalueringsmetode (pkt. 6.1)

2. Kan oppdragsgiver bekrefte at vi ikke skal prise inn negative priskalkyler, og utdype hva som i praksis menes med “ikke ønskelig med negativ priskalkyle” dersom enkelte linjer i kjernesortimentet krever avvik fra forventet innkjøpskost? Skal tilbudet da avvises, eller vil det bare gi lavere evaluering/avklaring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir føringer for hvordan leverandøren skal håndtere prisavvik og risiko for avvisning ved utfylling.

   Kilde: Vedlegg 1 – Prisskjema (instruks til leverandør: “Det er ikke ønskelig med negativ priskalkyle”)

3. Vedlegg 1 inneholder konkrete produkter/“eller tilsvarende produkt … som passer inn i dispenser”. Hvilke dokumentasjonskrav gjelder for å dokumentere at et “tilsvarende” produkt passer inn i dispenserne (f.eks. kompatibilitetsmål, produktdatablad, bilde/tegning), og skal dokumentasjonen lastes opp i Mercell sammen med tilbudet eller kun beskrives i prisskjema-besvarelsen (lenke til dokumentasjon/vedleggsnummer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisning/uklarhet trenger leverandøren å vite hvordan “tilsvarende” skal dokumenteres og hvor det skal legges inn.

   Kilde: Vedlegg 1 – Prisskjema (kolonnen “Eller tilsvarende produkt … som passer inn i dispenser” samt feltene “Beskrivelse …” og “Lenke til dokumentasjon evt. nummer på vedlegg”)

4. I Vedlegg 1 står det at “Produktene til vask av idrettshall må oppfylle kravene i vedlagt FDV-dokumentasjon”. Kan oppdragsgiver presisere hvor i tilbudsdokumentasjonen FDV-kravene er angitt (hvilket vedlegg/kapittel), og hvordan vi skal dokumentere oppfyllelse for disse idrettshallproduktene i prisskjemaet (f.eks. i felt for miljømerking/dokumentasjonslenke)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke konkrete FDV-krav som gjelder og hvordan de skal dokumenteres i tilbudet for å få riktig evaluering og unngå avvik.

   Kilde: Vedlegg 1 – Prisskjema (instruks og varelinjene under “Idrettshall”)

5. Tildelingskriteriet “Kvalitet og miljø” (10%) viser til “produktenes kvalitet, funksjonalitet og miljømerking oppgitt i prisskjemaet, kravspesifikasjon og evt. vedlegg”. Kan oppdragsgiver utdype hvilke miljømerkinger som vil bli vurdert (f.eks. Svanemerket, EU Ecolabel, andre ordninger) og om det er et minstekrav om at miljømerking faktisk er oppgitt i prisskjemaet (miljømerkingskolonnen), eller om alternativ dokumentasjon kan legges ved?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir leverandøren grunnlag for å levere riktig dokumentasjon knyttet til miljø, slik at evalueringen blir robust.

   Kilde: Tildelingskriterier: Kvalitet og miljø (pkt. 6. TILDELINGSKRITERIER)

6. Under “Frakt og levering” (10%) skal vi gi “beskrivelse av leverandørens transportmetoder og evt. bruk av underleverandører” samt “oppskrfståelse med beskrivelse av hvordan varelevering er tenkt utført”. Hvilket detaljeringsnivå forventes (f.eks. rutiner for bestilling, leveringsfrekvens, leveringsvinduer, håndtering av flaskehals/utsolgte varer), og skal dette besvares som et eget dokument vedlagt i Mercell, eller kun som tekst i et bestemt felt i prisskjema/tilbudsbrev?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig format og omfang kan gi et tilbud som ikke blir sammenlignbart eller som ikke gir best mulig uttelling.

   Kilde: Tildelingskriterier: Frakt og levering (6. TILDELINGSKRITERIER) og Innlevering av tilbud (pkt. 7.2/vedleggsliste)

7. Vedlegg 1 – Prisliste øvrig sortiment: For “påslag (%) på kostpris” skal vi oppgi påslaget og at fraktkostnader oppgis i egen fane. Kan oppdragsgiver forklare hvordan “fraktkostnader” skal fylles ut i Excel (hvilke felter/kolonner/fane-navn), og om “Frakt og levering” i evalueringen vurderer våre fraktprinsipper i denne delen særskilt, eller om all frakt likevel er “inkludert” i enhetssatsene i kjernesortimentet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Skal gi korrekt priskalkyle og sikre at frakt som evalueres også er synlig og dokumentert slik oppdragsgiver ønsker.

   Kilde: Vedlegg 1 – Prisskjema (ark “Prisliste øvrig sortiment” og instruks: “Fraktkostnader oppgis i egen fane”) samt Tildelingskriterier: Frakt og levering

8. Rammeavtalen har varighet 1 år fra signeringsdato med opsjon 1+1+1 og automatisk forlengelse med mindre det gis beskjed 1 måned før. Kan oppdragsgiver bekrefte om det er noen pris- eller indeksreguleringsmekanisme i kontraktens avtaledokument/kontraktsvilkår for denne typen renholds-/kjemiprodukter og papir/plast, og i så fall hvilke forhold (råvare-/energi-/transportindeks, indeksperioder, dokumentasjonskrav)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens risiko og prising i hele kontraktsperioden, spesielt for varer med prissvingninger.

   Kilde: Konkurransegrunnlagets generelle beskrivelse av varighet/opsjon (siste avsnitt i “Anskaffelsens formål og omfang”) og Vedlegg 4 – Avtaledokument (det er henvist, men vilkår ikke vist i utdraget)

9. Oppdragsgiver skriver at “Produktene vi blir kjent med … er det ikke ønskelig å bytte ut i kontraktsperioden. Hyppige utskiftinger vil bli tolket negativt…”. Kan oppdragsgiver presisere hvordan utskifting/erstatningsprodukter skal håndteres i praksis (hvem beslutter, hvilke dokumentasjonskrav, hvor hyppig er “hyppig”, og om det finnes en terskel for hvilke substitusjoner som aksepteres uten pris-/tilleggskonsekvens)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilke endringer som er tillatt uten å pådra seg negativ vurdering eller kontraktsbrudd.

   Kilde: Kontraktsvilkår (avsnitt om rullering/utskifting av produkter)