Rammeavtale renholdsprodukter, papir og plast for Kongsbergregionen

Rammeavtale for kjøp av renholdsprodukter, papir og plast for Kongsbergregionen (9 kommuner). Det inngås egen kontrakt med hver kommune. Konkurransen er åpen anbudskonkurranse etter FOA del I og III, med tildeling basert på beste forhold mellom pris/kostnad, kvalitet og miljø.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) / godtgjørelse på registrering (utenlandske selskaper).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 (ESPD) – «Leverandørens registrering, autorisasjon mv.»
• Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på kvalitetssystem og beskrivelse av dette.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 – «Kvalitetssikringssystem»
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten (kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering/rating (ikke eldre enn 3 måneder) basert på siste kjente regnskapstall, utført av offentlig godkjent kredittopplysningsvirksomhet; skal bekrefte minimum kredittverdighet A (AAA-ratingsystem hos Bisnode eller tilsvarende). Alternativt annet egnet dokument dersom saklig grunn.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 – «Økonomiske og finansielle kapasitet»
• Leverandøren skal ha tilfredsstillende kvalitetssystem (tekniske og faglige kvalifikasjoner).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3 – «Tekniske og faglige kvalifikasjoner»
• Leverandør skal ikke overlate deler av tjenesten til underleverandører uten oppdragsgivers skriftlige samtykke.

  Dokumentasjon: ESPD og/eller forpliktelseserklæringer ved støtte på kapasitet (ved behov). Egne ESPD-skjemaer for aktuelle underleverandører.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4 – «Underleverandører»
• Dersom leverandør støtter seg på andre virksomheters kapasitet, skal leverandøren dokumentere rådighet over nødvendige ressurser (f.eks. forpliktelseserklæring).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon/forpliktelseserklæring som viser rådighet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4 – henvisning til FOA § 16-3 og § 16-5 samt dokumentasjonskrav
• ESPD skal leveres som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema levert sammen med tilbudet. Innstilt leverandør må før kontrakt dokumentere kvalifikasjonskrav.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 – «DE EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD)» og «Kvalifikasjonskrav»
• Skatteattester (merverdiavgift og skatt) for valgte leverandør.

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, ikke eldre enn 6 måneder fra fristen for å levere forespørsel om å delta/tilbud.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.3 – «Skatteattest»

• Tilbud skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV-portal Mercell innen tilbudsfristen (for sent innkomne tilbud avvises).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 «Innlevering av tilbud» / pkt. 7.1
• Tilbudet skal utformes og leveres i sin helhet på norsk.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.7 «Språk» og pkt. 7 «Innlevering av tilbud»
• Vedlegg skal lastes opp i Mercell før innlevering.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1
• Tilbud skal fylles ut og besvare alle punkter i konkurransedokumentene; leverandør er selv ansvarlig for å besvare/dokumentere avklaringspunkter i tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 «Tilbudets utforming»
• Dokumentasjon skal lastes opp som PDF-filer (dersom ikke annet format er spesifisert), og prisark som Excel-fil.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2
• Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant, med: navn/kontaktinfo til kontaktperson, bekreftelse på aksept av vilkår, og eventuelle forbehold/avvik presist angitt; samt eventuelle forpliktelseserklæringer fra underleverandører/samarbeidspartnere.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 «Dokumenter…»
• ESPD-skjema skal besvares og leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2
• Besvarelse av kvalifikasjonskrav skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2
• Besvarelse av tildelingskriterier skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Produkter skal være i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer, samt bransjens egne standarder.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.1
• Produktene skal ha alminnelig god kvalitet og være godt egnet til daglig bruk; leverandør skal levere produkter de har gode erfaringer med.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.2
• Alle produkter skal leveres i hensiktsmessig og brukervennlig forpakning tilpasset varens størrelse; emballeringen skal kreve minst mulig lagringsplass.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.3
• I kjernesortimentet: komplette dispenserserier knyttet til tilbudte produkter; dispensere skal være universelt utformet og leveres berøringsfrie der oppdragsgiver krever det. Kompatibilitet med dagens dispensere/systemer. Kostnadsfri bytte/oppstart ved behov (inkl. dispenser, opplæring, montering, demontering, fjerning av emballasje/produkter som byttes ut; samt småreparasjoner). Ny dispensere skal monteres av godkjent våtromsmontør på våtrom; senest 3 måneder etter oppstart. Oppdragsgiver kan unnlate bytte for dispenser i nybygg i garantiperiode (leverandør må tilby produkter til samme pris som nytt produkt).Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.4
• Doseringsanlegg tilpasset fra 5 kg og oppover for angitte maskiner (moppevaskemaskiner m.fl.); levere og montere doseringsanlegg kostnadsfritt for utlån i avtaleperioden uavhengig av størrelse/omfang. Inkludert demontering av eksisterende utstyr, montasje og vedlikehold; leverandør skal ta ansvar for all service knyttet til doseringsanleggene kostnadsfritt.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.5
• Mikrofiberkluter/mopper: god rengjøringsevne og sugeevne/absorbjon; tåle kokevask og minst 500 vask.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.6
• Toalettpapir: god sugeevne, høy mykhetsgrad, lett nedskyllbart og høy oppløsningsevne; tilpasset dispensere.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.7
• Håndtørkepapir: god sugeevne og høy mykhetsgrad; tilpasset dispensere.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.8
• Håndhygiene-produkter: skånsomme for huden, tilpasset dispensere, allergivennlige.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.9
• Engangshansker: bra brukerkomfort og styrke. Til kjøkken/kantine: nitrilhansker med farge godkjent iht. EN 1186. Skal være tilpasset dispensere.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.10
• Avfallsprodukter: avfallsposer/sekker LD kvalitet. Maissekker/poser til tilsmusset/smittetøy: vannoppløselig sekk i klart virgin materiale; oppløses ved 60 grader; ikke løse opp ved fuktig tøy; egnet for sikker håndtering; tykkelse 20 micron.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.11
• Produkter for kjøkken og kantine skal være iht. krav satt av Mattilsynet.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.12
• Utgåtte/ikke tilfredsstillende produkter: erstattes av tilsvarende produkt til samme pris eller bedre (samme eller bedre kvalitet); utskifting skal godkjennes av oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.13
• Varedeklarasjon: all varedeklarasjon på norsk; forpakninger merkes med alle nødvendige opplysninger; produktklistrelapper tilbys til all kjemi.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.14
• Leverandør skal ha 1 fast kontaktperson som følger opp avtalen i avtaleperioden; lett tilgjengelig; ansvar for å løse avvik innen rimelig tid; responderer senest samme dag/tidlig neste dag; stedfortreder ved fravær.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.15
• Kundeservice tilgjengelig telefon og e-post 08:00–15:00. E-post besvares innen 2 timer, telefon innen 2 minutter. Ordrebekreftelse sendes innen 2 timer.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.16
• Reklamasjon: leverandør skal ha gode systemer for håndtering (arkivering, oversikt over alle forespørsler/reklamasjoner vises på forespørsel). Returfrakt på reklamasjoner/feilleverte varer dekkes av leverandøren; all retur avtales på forhånd og leverandør sørger for henting og kontakter bestiller.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.17
• Retur av varer ved bestilling av feil vare/kvantum: oppdragsgiver kan returnere ubrukte varer i original emballasje i fullgod stand/salgbar stand for kredit, krediteres med betalt pris. Gjelder uten skader/mangler (med mindre skade/mangel er årsak). Leverandør skal beskrive retur-rutiner.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.18
• Bestillings-/nettbutikkkrav: bestillinger via oppdragsgivers VISMA eHandel PunchOut/katalog der mulig; ellers tilby brukervennlig nettbutikk. Avtaleprodukter tydelig merket. Nettbutikken skal ha standardsortiment + øvrige produkter avtalt, ikke begrenset til bare avtalevareområder. Bestillingsnummer skal brukes som referanse på ordrebekreftelse/pakkseddel/faktura. Ordrebekreftelser/pakksedler sendes på e-post til bestiller; pakkseddel også vedlagt leveranse. PunchOut/kundetilpasset nettbutikk minst: merking av kjernesortiment, miljø-/bransjemerkeinformasjon, søkemotor, kundens avtalepris, minste bestillingsenhet, antall per bestillingsenhet, leveringstid, sikkerhets- og produktdatablad, info om produkt og bruksområde.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.19
• Leveringsbetingelser/frakt: forsvarlig pakket og merket; fritt levert på leveringssted (DDP Incoterms 2010). Levering anses skjedd ved mottak mot kvittering for antall kolli. Følgeseddel/pakkseddel følger med hver forsendelse. Kun levering til avtalt adresse/til anvist sted; ikke hensettes utendørs uten avtale. Leveranser til hvert brukersted. Leveringstid 08:00–14:00 med mindre annet avtales. Leveranser samlet på fast leveringsdag; ikke oftere enn en dag per uke; hastebestillinger med ekspress er ikke omfattet. Bestilt innen kl. 10.00 leveres neste virkedag hvis planlagt leveringsdag. Sjåfør kan kommunisere på norsk eller engelsk.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.20
• Kurs/opplæring: leverandøren skal ha kompetanse innen produktgruppene og ved behov gi profesjonell opplæring/rådgivning til brukere om produkter, effektivisering og relevante tema etter ønske fra oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.21
• HMS/miljø: bestrebe seg på miljøvennlige produkter (ikke helsefarlige, ikke forurenser, ikke unødvendige parfymer, unngå allergi/bivirkninger). Bestrebe seg på hygieneprodukter uten methylisothiazolinone og parabener. Miljømerkede produkter skal være tydelig merket i bestillingsløsningen.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.22
• Transport: leveringskjøretøy skal ha motor minimum euroklasse 6; motor skal slås av under levering.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.23
• Returordning av emballasje: ved levering (eventuelt neste gangs levering) ta i retur paller, tom plastemballasje og evt. returvarer; ikke fakturere pant for paller. Leverandør skal kunne ta imot retur av plastkanner 2–3 ganger per år uten kostnad; brukerne avtaler henting i forkant av levering. Leverandør skal beskrive returordning.Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, krav 3.24
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandørens ansatte og underleverandørers ansatte som direkte medvirker skal ha lønns- og arbeidsvilkår ikke dårligere enn landsomfattende tariffavtale eller normalt for sted/yrke.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.1 «Krav til lønns- og arbeidsvilkår» (kontraktsvilkår)

• Konkurransegrunnlagets kontraktstekst (Vedlegg 4 / «Avtaledokument») er ikke gjengitt i utdraget, utover generiske henvisninger.
• Kvalifikasjonskrav knyttet til tekniske/faglige kvalifikasjoner i konkurransegrunnlaget fremstår delvis overlappende med kvalitetssystem (egen formulering i pkt. 5.3), men det er uklart om øvrige tekniske/faglige krav finnes i andre deler av konkurransegrunnlaget/vedlegg som ikke er inkludert i teksten.
• Vedlegg 2 (kravspesifikasjon) viser mange 'A-krav' men det er uklart om alle krav i tabellen i praksis er absolutte (A-krav) eller om det finnes B-krav i deler av dokumentet som ikke er inkludert.
• Dokumentutdraget inneholder ikke tildelingskriteriets konkrete beregnings-/poengmatrise utover generell evalueringsmetode; terskel-/tildelingsformel for «Frakt og levering» og «Kvalitet og miljø» er ikke spesifisert ytterligere.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 2 kapittel 3.4 «Dispensere» står det at leverandøren skal kostnadsfritt dekke kostnader ved bytte av dispensere/systemer hvis det er nødvendig pga. ny avtale og nye produkter, og at montering på våtrom skal gjøres av godkjent våtromsmontør, senest 3 måneder etter oppstartsdato. Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «oppstartsdato» (signeringsdato, kontraktsstart, eller tidspunkt for første leveranse), og om «oppstartsdato» kan variere per kommune?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens planlegging og prising av utskifting/montering og eventuelle bemannings-/underleverandørkostnader.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 3.4 «Dispensere»

2. I Vedlegg 2 punkt 3.5 «Doseringsanlegg» kreves det at leverandøren skal levere og montere doseringsanlegg til aktuell kjemi og «inkludere demontering av eksisterende utstyr, montasje og vedlikehold … kostnadsfritt for utlån i avtaleperioden». Kan oppdragsgiver bekrefte om «doseringsanlegg» gjelder alle relevante maskiner/kemityper i hele regionen ved avtaleoppstart, eller om det kun gjelder for de maskintypene og lokasjonene som oppdragsgiver peker ut i bestillingsgrunnlaget/oppstartsmøte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av omfanget (hvor mange og hvilke anlegg som skal installeres/demonteres fra dag 1) er avgjørende for korrekt kostnadsestimat.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 3.5 «Doseringsanlegg»

3. I Vedlegg 2 punkt 3.16 «Kundeservice» kreves svært korte svartider: e-post innen 2 timer, telefon innen 2 minutter, og ordrebekreftelse innen 2 timer. Gjelder disse kravene 5 dager/uke (og hvilke ukedager), og gjelder de også i perioder med helgekvelder/helligdager? Kan oppdragsgiver eventuelt angi om svartidene er målt i «innenfor oppdragsgivers åpningstid» eller «24/7»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite faktisk tilgjengelighetskrav for å kunne prise/organisere bemanning og servicenivået forsvarlig.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 3.16 «Kundeservice»

4. I Vedlegg 2 punkt 3.20 «Leveringsbetingelser og fraktkostnader» står det at leveranser skal skje mellom 08:00 og 14:00, at levering ansees å være skjedd når varene er mottatt mot kvittering for antall mottatte kolli, og at varer ikke skal leveres oftere enn en dag i uken. Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «fast leveringsdag» (samme ukedag for alle leveringsadresser, eller avtales per kommune/enhet), og om det er unntak for kommuner med flere bestillingsrutiner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsplan og logistikk (dag/uke-rutiner og rutekostnader) påvirker kostpris og tilbudets frakt-/leveringsoppsett.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 3.20 «Leveringsbetingelser og fraktkostnader»

5. I Vedlegg 2 punkt 3.17 «Reklamasjon» står det at returfrakt ved reklamasjoner/feilleverte varer dekkes av leverandøren, og at «all retur skal være avtalt med leverandøren på forhånd», samt at leverandøren selv er forpliktet til å sørge for henting av retur og må kontakte bestiller for henting. Kan oppdragsgiver bekrefte hvem som initierer returforespørselen (bestiller eller leverandør), og hvilken frist oppdragsgiver har til å svare på forespørsel om henting når reklamasjon er godkjent?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare returprosedyrer kan gi risiko for forsinkelser, tvister og ekstra kostnader som bør prises og operasjonaliseres før tilbud.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 3.17 «Reklamasjon»

6. I Vedlegg 2 punkt 3.19 «Bestilling og nettbutikk» står det at nettbutikken (for kommuner uten egen bestillingsløsning) må ha flere funksjoner, herunder «informasjon om miljø- eller bransjemerke», «sikkerhets- og produktdatablad» samt «kundens avtalepris». Kan oppdragsgiver avklare hvordan «miljømerking» skal dokumenteres og vises i nettbutikken (f.eks. krav om konkret miljømerke/etikett per produkt, og om det er oppdragsgiver eller leverandør som leverer merkedata)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljø- og merkeopplysninger inngår i både kvalitet/miljø-evaluering og i praktisk bestilling/bruk; dette påvirker både datasett og kostnad.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 3.19 «Bestilling og nettbutikk» og tildelingskriteriet 6.1/«Kvalitet og miljø»

7. I konkurransegrunnlaget (Tildelingskriterier) er «Frakt og levering» vektet 10 %, men det er ikke beskrevet en poengmatrise eller minimums-/terskelnivå. Kan oppdragsgiver utdype hvilke konkrete elementer som vektlegges under «Frakt og levering» (f.eks. antall leveringsdager, transportopplegg mellom kommuner, bruk av underleverandører, dokumentert leveringspresisjon), og hvordan leverandøren skal beskrive dette i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å gi et tilbud som kan oppnå korrekt uttelling må leverandøren forstå evalueringsgrunnlaget for «Frakt og levering».

   Kilde: Konkurransegrunnlagets punkt 6 «Tildelingskriterier», «Frakt og levering» (10%)

8. I tildelingskriteriet «Kvalitet og miljø» (10 %) framgår at det vurderes produkter kvalitet/funksjonalitet og miljømerking «oppgitt i prisskjemaet, kravspesifikasjon og evt. vedlegg». Kan oppdragsgiver presisere hvilke miljø-/bransjemerker som kan gi best uttelling (f.eks. konkrete sertifiseringer/merkeordninger), og om leverandøren skal legge ved dokumentasjon (og i så fall hvilken type) for at miljømerkingen skal kunne etterprøves?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uttelling for miljømerking avhenger av hvilket bevis/merkestruktur oppdragsgiver faktisk evaluerer.

   Kilde: Konkurransegrunnlagets punkt 6 «Tildelingskriterier», «Kvalitet og miljø» (10%)

9. I Vedlegg 1 «Prisliste kjernesortiment» står det at «Prisene skal være inkludert frakt og alle øvrige kostnader» og at «det er ikke ønskelig med rullering og utskifting av produkter i kontraktsperioden». Samtidig har Vedlegg 2 punkt 3.13 «Utgåtte produkter og erstatningsvarer» krav om erstatning ved utgåtte/ikke tilfredsstillende produkter. Kan oppdragsgiver avklare hvordan pris skal håndteres ved erstatningsvarer (samme pris som utgått vare, gjelder det også hvis teknisk spesifikasjon/emballasjeendring medfører annen enhetsstørrelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger klare regler for prisjustering ved erstatninger for å håndtere risiko utenfor kjernesortimentsystemet.

   Kilde: Vedlegg 1 – Prisskjema «Prisliste kjernesortiment»; Vedlegg 2 punkt 3.13 «Utgåtte produkter og erstatningsvarer»