Kopi av Rammeavtale leirskoleplasser for Alver kommune

Alver kommune skal inngå rammeavtale for kjøp av leirskoleplasser for 6. og 7. skoletrinn i grunnskolen. Det er planlagt 3 parallelle rammeavtaler med leirskoler som oppfyller gitte lov- og kravspesifikasjoner. Estimert elevantall er 366–400 elever (med skolegrupper på 10–60 elever). Oppstart primært skoleåret 2027/2028 (noe mulig fra våren 2027). Avtalen har varighet 1 år med opsjon for oppdragsgiver til forlengelse inntil 3 år totalt 4 år.

• Krav 1 – Betalte skatte og avgifter til det offentlige

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift (norsk: attest for skatt/merverdiavgift, ikke eldre enn 6 måneder). Utenlandske: tilsvarende dokumentasjon.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav (Skatter og avgifter), krav 1
• Krav 2 – Registrert i handelsregister eller foretaksregister

  Dokumentasjon: Norske: Firmaattest. Utenlandske: dokumentasjon på registrering i bransjeregister/foretaksregister i etableringslandet.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav (Organisatorisk og juridisk stilling), krav 2
• Krav 3 – Erfaring fra tilsvarende oppdrag

  Dokumentasjon: Utfylt Vedlegg 3 Referanseskjema: liste over viktigste leveranser/tjenester siste 3 år med verdi, tidspunkt og mottaker (offentlig/privat).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav (Tekniske og faglige kvalifikasjoner), krav 3
• Krav 4 – Brannsikkerhet

  Dokumentasjon: De to siste tilsynsrapportene fra brannvesenet, samt leverandørens brannsikkerhetsrutiner (brannøvelser, vedlikehold/service av brannvernutstyr, opplæring).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav (Tekniske og faglige kvalifikasjoner), krav 4
• Kvalifikasjoner for underleverandører (dersom relevante)

  Dokumentasjon: Det er tilbyders ansvar at underleverandører har nødvendige kvalifikasjoner (tilbyder oppgir/legger inn dokumentasjon via ESPD ved behov).

  Kilde: Kvalifikasjoner for underleverandører (kapittel om underleverandører)
• Der tilbyder støtter seg på andre foretak for å oppfylle kvalifikasjonskrav

  Dokumentasjon: Dokumentasjon for rådighet over nødvendige ressurser, f.eks. forpliktelseserklæring. Foretak som støttes må fylle ut eget ESPD-skjema.

  Kilde: Der tilbyder støtter seg på andre foretak (ESPD/forpliktelseserklæring)
• Ved gruppekontrakt (flere tilbydere som leverer sammen)

  Dokumentasjon: Alle foretak i samarbeidet må fylle ut eget ESPD-skjema.

  Kilde: Der tilbydere går sammen om å levere tilbud (gruppekontrakt)

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfristen; elektronisk signatur kreves ved levering.Kilde: Tilbudets innlevering, format og innhold – Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal inneholde Tilbudsbrev (Vedlegg 1).Kilde: Tilbudets utforming ved levering
• Tilbudet skal inneholde Forpliktelseserklæring (Vedlegg 2) hvis aktuelt (ved støtte fra andre foretak).Kilde: Tilbudets utforming ved levering
• Besvarelse/dokumentasjon for kvalifikasjonskrav (via ESPD i Mercell som foreløpig dokumentasjon; kan kreves supplert med dokumentasjonsbevis).Kilde: Om ESPD / Tilbudets utforming ved levering
• Utfylt bilag i oppdragsgivers spesifikasjon og prisskjema: Bilag 2a Aktivitetsskjema, Bilag 2b Aktivitetstilbud utenom undervisningstid, Bilag 4a Prisskjema.Kilde: Tilbudets utforming ved levering
• Dokumentasjon og tilbudsdokumenter på norsk; produktark/teknisk dokumentasjon kan leveres på engelsk/svensk/dansk dersom ikke finnes på norsk (ev. autorisert oversettelse ved behov).Kilde: Språk
• Avvik skal oppgis samlet i eget vedlegg til tilbudet (for vesentlige avvik kan føre til avvisning).Kilde: Avvik

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

29.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale: 1 år med opsjon for oppdragsgiver til forlengelse inntil ytterligere 3 år (totalt maksimalt 4 år).Kilde: Avtaleskjema / Avtalens varighet
• Avrop: rangerte parallelle rammeavtaler benyttes; leverandør nr. 1 forespørres først, deretter nr. 2 osv. ved kapasitet/levering.Kilde: Generell intro – Parallelle rammeavtaler / Bilag 3 – Avropsmekanismer
• Oppdragsgiver kan gå ut i markedet dersom avtaleleverandørene ikke kan levere i henhold til kravene ved bestilling.Kilde: Parallelle rammeavtaler (forbehold) / Bilag 3
• Levering og gjennomføring: Tjenesteytelsen skal gjennomføres profesjonelt og i henhold til avtalen; leveringsdag anses når tjenesten er gjennomført og godkjent (samt dokumenter ved tjenesteoppdrag).Kilde: Standardkontrakt – Levering / Gjennomføring
• Samarbeid og varsling: leverandøren skal varsle uten ugrunnet opphold ved forhold som kan få betydning (inkl. forventede forsinkelser).Kilde: Standardkontrakt – Alminnelige forpliktelser / varsling
• Underleverandører: kan benyttes med leverandøransvar; oppdragsgiver skal varsles ved bruk og ved skifte; oppdragsgiver kan underkjenne ved saklig grunn.Kilde: Standardkontrakt – Bruk av underleverandører
• Forsikring: leverandøren skal holde utførelsen dekket av forsikring etter gjeldende bransjenormer.Kilde: Standardkontrakt – Forsikringer
• Lønns- og arbeidsvilkår: krav etter allmenngjort tariff-/landsomfattende tariff; sanksjoner ved brudd (dagbot/heving).Kilde: Standardkontrakt – Lønns- og arbeidsvilkår
• Taushetsplikt og konfidensialitet (gjelder også etter opphør).Kilde: Standardkontrakt – Taushetsplikt
• Fakturering: EHF til Alver kommune; faktura skal følge angitte rutiner/merking (bestillers navn og ansvarsnummer).Kilde: Bilag 3 – Fakturering
• Betaling: fakturering etterskuddsvis; betalingsfrist 30 kalenderdager fra levering og mottatt/godkjent faktura.Kilde: Standardkontrakt – Fakturering / Faktureringsrutiner
• Statistikk/rapportering: leverandør skal levere leveransestatistikk uoppfordret hvert halvår (eller tilgang til elektronisk område).Kilde: Bilag 3 – Krav til statistikk og servicegrad
• Avbestilling: oppdragsgiver kan avbestille vederlagsfritt inntil 9 måneder før opphold; depositum 10 % mellom 9 og 3 måneder; innen 3 måneder betales oppholdsutgiftene minus råvarer til kost (fra spesifikasjonen).Kilde: Bilag 1 Oppdragsgivers spesifikasjon – Avbestilling

• Dokumentet oppgir ikke eksplisitt maksimal reisetid eller klima-/miljøformuleringer som spesifikk tildelingsavgrensning (det vises til «maksimal reisetid», men detaljer/kvantum er ikke med i teksten).
• Detaljer om «maksimal reisetid» og eventuelle konkrete avstands-/tidsmålemetoder finnes ikke eksplisitt i konkurransebestemmelsene, men «5 timer fra Knarvik» fremgår av kravtabellen i Bilag 1 (det er uklart om dette er tildelingsavhengig eller et kvalifikasjons-/kravkrav).
• Standardkontraktens øvrige sanksjonsmekanismer (dagbot/heving) er delvis gjengitt på sidenivå, men eksakte kontraktsparagrafnummer for alle relevante leirskole-/ytelses-spesifikke misligholdskrav fremgår ikke fullt ut i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget fremgår det at det er «maksimal reisetid» som et krav, men grensen er ikke oppgitt i utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som er maksimal reisetid (antall minutter/timer og om den gjelder én vei eller tur/retur), og hvordan reisetiden skal dokumenteres i evalueringen/ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne oppfylle kravet og pris/kapasitet må planlegges etter riktig reisetidsgrense og dokumentasjonsmåte.

   Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx – Tildelingskriterier (omtale av maksimal reisetid), samt Bilag 1 – Oppdragsgivers spesifikasjon (henvisning).

2. Kan oppdragsgiver oppgi eksakte datoer for: (1) tilbudsfrist og (2) frist for å stille spørsmål i Mercell (og eventuelle tidsfrister som gjelder for ettersending av dokumentasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig planlegging av spørsmål, klargjøringer og tilbudsinnlevering krever eksakte frister når de ikke fremgår av dokumentutdraget.

   Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx – Frister (Tilbudsfrist, Frist for å stille spørsmål).

3. Del 1 beskriver at oppdragsgiver vil rangere leverandørene i tre parallelle rammeavtaler og at leverandør nr. 1 skal få fylle opp ledig kapasitet først. Kan oppdragsgiver presisere hvordan dette praktisk skal håndteres ved avrop, herunder: (a) hvem som foretar kapasitetsvurderingen (leverandør eller oppdragsgiver), (b) hvordan «kapasitet» måles (antall rom/døgn/plasser per uke), og (c) frist for når leverandør nr. 1 må svare på forespørsel før oppdragsgiver forespør leverandør nr. 2?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til kapasitet, svartid og avropsprosess påvirker leverandørens drift, bemanning og risikobilde ved å miste avrop.

   Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx – Parallelle rammeavtaler / Bestilling (Prioritert liste).

4. I tildelingskriteriene er «Boforhold og samlingsrom», «Rutine bemanning», «Aktivitetsinnhold» og «Sikkerhet» listet under kvalitet, men vekting/scorelogikk for hvert underpunkt er ikke vist her. Kan oppdragsgiver oversende/tydeliggjøre hvordan kvalitet scores innenfor hvert av disse punktene (f.eks. skjema/veiledende poengintervall), og hva som konkret forventes beskrevet i Bilag 2a/2b/2c og Bilag 1?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringsoppskrift gjør det vanskelig å levere et konkurransedyktig tilbud og å prise korrekt arbeid med dokumentasjon.

   Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx – Tildelingskriterier (Kvalitet og henvisning til Bilag 1–2c).

5. Bilag 2a, 2b og 4a omtales som sentrale innsatsdokumenter. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke felter i prisskjemaet (Bilag 4a) som faktisk skal danne grunnlaget for «sum til evaluering» (inkluderer det f.eks. bestemte faste kostnader, antall klasser/elever, måltider, undervisnings-/aktivitetspakker, tilsynspersonell, brannsikkerhetsrelaterte kostnader, osv.)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå evalueringsgrunnlaget i prisskjemaet for å kunne prise riktige enhetspriser og unngå uønskede forbehold.

   Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx – Tildelingskriterier (Pris 30 % / Bilag 4a) samt Tilbudets utforming (Utfylt Bilag 4a - Prisskjema).

6. Krav 4 om brannsikkerhet sier at de to siste tilsynsrapportene fra brannvesenet skal leveres. Kan oppdragsgiver presisere: (a) om det kun er «de to siste» dokumentene som kreves, (b) om rapportene kan leveres som utdrag/sammendrag dersom fullstendige rapporter inneholder sensitiv informasjon, og (c) om leverandøren kan dokumentere dersom rapporter ikke foreligger i digital form eller ikke kan gjenfinnes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskrav kan være praktisk utfordrende; leverandøren må vite hva som aksepteres og hvordan manglende dokumenter håndteres uten avvik/avvisning.

   Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx – Kvalifikasjonskrav (Krav 4 – Brannsikkerhet).

7. Del 1 omtaler at leirskoleprimært starter skoleåret 2027/2028, men at noen skoler kan være aktuelle fra våren 2027. Kan oppdragsgiver angi: (a) hvilke måneder/perioder i 2027 som kan gi oppstart (estimert), (b) hvordan slike avrop periodiseres (uke/antall dager), og (c) om oppgitte estimater for volum (366–400 elever og 1,5–0,5 mill. per år) tar høyde for at noe gjennomføres i 2027?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstartstidspunkt påvirker planlegging av kapasitet, bemanning, pris og risiko for utnyttelse i overgangsåret.

   Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx – Beskrivelse av anskaffelsen (oppstart vår 2027), samt Anskaffelsens omfang (volum/uttak/estimater).

8. Kontrakten (standard for tjenestekjøp) inneholder bestemmelser om dagbot ved forsinkelse og ved brudd på lønns- og arbeidsvilkår mv., men dette er generisk. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dagbøt-satser og «omfang av tjeneste som påvirkes av forsinkelsen» skal forstås for leirskoleleveranser (f.eks. om det er per avrop/per klasse/per uke), og hvilke konkrete kontraktspliktbrudd som typisk vil gi dagbot i denne anskaffelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan mislighold/beføyelser slår ut operasjonelt for å prise risikopåslag og sikre samsvar med leveranseopplegg.

   Kilde: Del 2_Standardkontrakt for tjenestekjop.docx – OPPDRAGSGIVERS MISLIGHOLDSBEFØYELSER (dagbot, dagbot ved brudd), samt pkt. om reklamasjon/heving/dagbot generelt.