Kopi av Rammeavtale leirskoleplasser for Alver kommune

Alver kommune skal inngå rammeavtale for kjøp av leirskoleplasser for 6. og 7. skoletrinn. Det estimeres ca. 366–400 elever, med elevgrupper per skole på 10–60 (kan være 30–80 om trinn reiser samlet). Det inngås 3 parallelle rammeavtaler med rangert prioriteringsliste for avrop (leverandør nr. 1 forespørres først ved kapasitet). Primær oppstart skoleåret 2027/2028, med mulig tidligere oppstart våren 2027 for noen skoler. Avtalen har varighet 1 år med opsjon for forlengelse inntil 3 år (maks 4 år).

• Krav 1: Betalte skatter og avgifter til det offentlige (skatt og merverdiavgift).

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift ikke eldre enn 6 måneder (norske). Utenlandske: tilsvarende dokumentasjon.

  Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx, seksjon «KVALIFIKASJONSKRAV», Krav 1 (Skatter og avgifter)
• Krav 2: Registrert i handelsregister/foretaksregister (etablert i landet).

  Dokumentasjon: Norske: firmaattest. Utenlandske: dokumentasjon på registrering i bransjeregister/foretaksregister iht. lovgivning.

  Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx, seksjon «KVALIFIKASJONSKRAV», Krav 2 (Organisatorisk og juridisk stilling)
• Krav 3: Erfaring fra tilsvarende oppdrag.

  Dokumentasjon: Utfylt Vedlegg 3 – Referanseskjema med liste over viktigste leveranser/tjenester de siste 3 år, inkl. verdi, tidspunkt og mottaker.

  Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx, seksjon «KVALIFIKASJONSKRAV», Krav 3 (Erfaring) + Vedlegg 3 (mal)
• Krav 4: Gode brannsikkerhetsrutiner.

  Dokumentasjon: De to siste tilsynsrapportene fra brannvesenet. I tillegg brannsikkerhetsrutiner (brannøvelser, vedlikehold/service av brannvernutstyr, opplæring).

  Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx, seksjon «KVALIFIKASJONSKRAV», Krav 4 (Brannsikkerhet)

• Tilbud skal leveres elektronisk i Mercell innen tilbudsfrist, og krever elektronisk signatur ved levering.Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx, seksjon «TILBUDETS INNLEVERING, FORMAT OG INNHOLD» – «Innlevering av tilbud»
• ESPD: Leverandør skal fylle ut ESPD i Mercell (arkfaner II leverandør, III avvisningsgrunner, IV kvalifikasjonskrav).Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx, seksjon «Om ESPD» og «Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet»
• Skatteattest (for norske leverandører) skal leveres sammen med tilbudet, hvis kvalifikasjonsbevis ikke kun bekreftes via ESPD (kravene gjelder i kvalifikasjonskravdelen).Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx, seksjon «KVALIFIKASJONSKRAV» (dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet) + «Skatteattest»
• Tilbudets innhold ved levering: Tilbudsbrev (Vedlegg 1), Forpliktelseserklæring (Vedlegg 2) hvis aktuelt, samt dokumentasjon/besvarelse for kvalifikasjonskrav og utfylte bilag i «Del 2_Bilag 1_Oppdragsgivers spesifikasjon».Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx, seksjon «Tilbudets utforming ved levering»
• Utfylte prisskjema og aktivitetsskjema inngår i tilbudet: Bilag 4a (prisskjema), Bilag 2a (aktivitetsskjema), Bilag 2b (aktivitetstilbud utenom undervisningstid).Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx, seksjon «Tilbudets utforming ved levering»
• Referanseopplysninger: utfylte skjema for referanseoppdrag (Bilag 2c/«Skjema for referanseoppdrag») i tråd med tildelingskriteriet kvalitet.Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx, seksjon «TILDELINGSKRITERIER» + Vedlegg 2c (mal)
• Språk: Tilbud og kommunikasjon skal være på norsk (vedlegg/dokumentasjon kan være på engelsk/svensk/dansk hvis ikke finnes på norsk, ellers kreves autorisert oversettelse).Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx, seksjon «Språk»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleform og varighet: Rammeavtale med 3 leverandører, 1 år + opsjon inntil 3 år (totalt maks 4 år).Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx, «Avtalens varighet» og Del 2_Avtaleskjema.docx, «Avtalens varighet»
• Avrop/rangering: Leverandør nr. 1 forespørres først ved kapasitet; ved manglende kapasitet forespørres leverandør nr. 2 og deretter nr. 3. Oppdragsgiver kan gå ut i markedet ved manglende leveranseevne.Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx, «Bestilling Prioritert liste» + Del 2_Bilag 3_Administrative bestemmelser (avropsmekanisme/prioriteringsmodell)
• Transport/faktisk tilpasning: Kommunen legger pristillegg for transport via egen rammeavtale (kilometer fra Knarvik til leirskolens adresse), spesifisert i bilag om prisskjema (Del 2_Bilag 1).Kilde: Del 2_Bilag 1_Oppdragsgivers spesifikasjon, pkt. 2.2 Transportutgifter
• Kravspesifikasjon leirskole (uttømmende kravspunkter i bilag): avstand/reisevei (maks 5 timer fra Knarvik), varighet (5 dager/4 overnattinger inkl. reise første/siste dag), tidsrom (alle årstider utenom oppstart/avslutningsuker), boforhold, universell utforming (og rett til å bruke andre leverandører hvis ikke), godkjenninger, bespisning (4 måltider/dag, full pensjon, ett varmt), bemanning (heldøgn, rutiner), politiattest for ansatte, pedagogisk kompetanse, aktivitetsansvarlig (norsk), aktiviteter og kompetansemål, HMS/ROS og brannrutiner, fasiliteter (internett), samt avbestillingsvilkår (depositum 10% ved visse tidsrom).Kilde: Del 2_Bilag 1_Oppdragsgivers spesifikasjon, tabell pkt. 1–15
• Sikkerhet: leverandør ansvarlig for sikkerhetsutstyr, ROS/HMS-rutiner og brannrutiner ved ankomst; transportmiddel skal være godkjent.Kilde: Del 2_Bilag 1_Oppdragsgivers spesifikasjon, tabell pkt. 13 Sikkerhet
• Fakturering og betalingsvilkår: EHF-faktura via aksesspunkt; fakturering etterskuddsvis hver måned (og ved rammeavtaler: etterskuddsvis når levering er skjedd); betalingsfrist 30 kalenderdager; krav til merking (bestillers navn/ansvarsnummer).Kilde: Del 2_Bilag 3_Administrative bestemmelser (Fakturering) og Del 2_Standardkontrakt for tjenestekjøp (Faktureringsrutiner/Betaling)
• Lønns- og arbeidsvilkår: Leverandør plikter å sikre ansatte og underleverandører følger vilkår iht. allmenngjort tariffavtale eller landsomfattende tariff; sanksjoner med dagbot og evt. heving ved alvorlige brudd.Kilde: Del 2_Standardkontrakt for tjenestekjøp (pkt. om lønns- og arbeidsvilkår + sanksjoner/dagbot/heving, samt pkt. 7.9.3 og 7.11.4 referert)
• Misligholdsregime (sentrale): forsinkelse kan gi dagbot (1% av vederlag eks. mva. per påvirket del pr. hverdag, maks 20 hverdager, min. kr. 1000/dag); dagbot også ved brudd på administrative bestemmelser/faktureringsrutiner og ved brudd lønns- og arbeidsvilkår; heving ved vesentlig mislighold og ved visse forhold (f.eks. straffedom/konkurs).Kilde: Del 2_Standardkontrakt for tjenestekjøp (pkt. 7.9 og hevingbestemmelser)
• Statistikk og servicegrad: Leverandør skal levere leveransestatistikk over bestilte/leverte ordrer uoppfordret hvert halvår (eller elektronisk tilgang), i lesbart/redigerbart format; minimum innhold iht. bilag 4a (timer/ordrer).Kilde: Del 2_Bilag 3_Administrative bestemmelser (Krav til statistikk og servicegrad)

• Tilbudsmal/avviksføring: Dokumentet beskriver krav om å beskrive avvik i tilbudsbrev (ref. nr. i avtalevilkår/bilag), men selve avvikskategorien/formatet for avvik mot konkurransegrunnlaget er ikke spesifisert utover maltekst.
• Detaljer om maksimal reisetid og eksakt «klima og miljø»-krav (jf. 7-9) er ikke med i utdraget utover at det er stilt krav om maksimal reisetid.
• «Spørsmålsfrist oppgitt i avsnitt 1.4» vises ikke i utdraget (frist må hentes fra Mercell/annen del).
• Oppstartsdato (nøyaktig dato) for skoleåret 2027/2028 og eventuelle konkrete avropstidspunkter er ikke oppgitt i teksten.
• Kontraktsbestemmelser om konkrete leverings-/avbestillingsdetaljer for depositum/avbestilling er oppgitt i kravspesifikasjonen, men samspill med prisbilag (bilag 4a) og betalingsrutiner per leirskoleopphold er ikke fullstendig synlig i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 (kriterium 1 Avstand) står det at «Leirskolen må som minimum ligge innenfor en reisevei med avstand på 5 timer fra Knarvik, sett i et klima- og miljøperspektiv». Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan reisetiden på «5 timer» skal beregnes (f.eks. reiserute, transportmiddel, én vei eller tur/retur, og hvilken tidspunkt-/trafikkgrunnlag som skal brukes) og om det er en absolutt grense eller kan vurderes skjønnsmessig innenfor klima- og miljøperspektivet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reisetid/avstand påvirker både valg av leirskoler og prising (transportopplegg) og kan få betydning for om tilbudet scorer/anses oppfyllende.

   Kilde: Del 2_Bilag 1_Oppdragsgivers spesifikasjon, pkt. 4 «Tabell» nr. 1 «Avstand»

2. Bilag 1 (kriterium 2 Varighet) ber om tilbud for «5 dager (4 overnattinger) inklusiv reise første og siste dag». Kan oppdragsgiver presisere hva som skal regnes som del av oppholdet (f.eks. ankomst/avreise-tider, planlagte aktiviteter på reisedagene, og om reisetid/transport er inkludert i tjenesteinnholdet som evalueres i Bilag 2a/2b), slik at vi kan prise og beskrive opplegget korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning av hva som inngår i «5 dager» og hvilke deler som skal leveres/innholdsfylles, kan gi avvik i beskrivelse og pris.

   Kilde: Del 2_Bilag 1_Oppdragsgivers spesifikasjon, pkt. 4 «Tabell» nr. 2 «Varighet»

3. Bilag 1 (kriterium 15 Avbestilling) beskriver at oppdragsgiver kan avbestille vederlagsfritt inntil 9 måneder før oppholdet, deretter depositum på 10 % ved avbestilling mellom 9 og 3 måneder før, og at «oppdragsgiver skal betale oppholdsutgiftene, minus kostnader for råvarer til kost» ved avbestilling mindre enn 3 måneder før. Kan oppdragsgiver presisere hvordan leverandøren skal dokumentere/prise «depositum» og «oppholdsutgiftene» (herunder hva som regnes som «råvarer til kost», og om personalkostnader/kapasitetsbinding kan inngå fullt ut eller delvis)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avbestillingsreglene kan gi vesentlig økonomisk risiko. Presisering er nødvendig for å kunne prise og for å unngå tvist.

   Kilde: Del 2_Bilag 1_Oppdragsgivers spesifikasjon, pkt. 4 «Tabell» nr. 15 «Avbestilling»

4. Avtaleskjema/konkurransebestemmelser beskriver at det skal inngås rammeavtale med 3 leirskoler og at avrop skjer etter «prioritert liste», der leverandør 2 forespørres dersom leverandør 1 ikke kan ta imot hele elevgruppen. Kan oppdragsgiver beskrive praktisk hvordan avrop og deltakelse skal håndteres når elever fra samme skole/trinn må deles mellom leverandører (f.eks. én felles bestilling vs. flere bestillinger, hvem som faktureres, og om alle deler må ha samme uke/innhold)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rangordning og kapasitetsbegrensninger kan medføre delleveranser. Leverandøren trenger avklaring for riktig kostnads- og kapasitetstilpasning samt prising.

   Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx, avsnitt «Bestilling Prioritert liste» og Del 2_Bilag 3_Administrative bestemmelser, «Avrop på Rammeavtalen ved parallelle Rammeavtaler»

5. I Bilag 3 «Krav til statistikk og servicegrad» står det at leverandøren skal levere statistikk over bestilte og leverte ordrer uoppfordret hvert halvår (eller gi tilgang til elektronisk område). Kan oppdragsgiver bekrefte (1) eksakt tidsperiode for hvert halvår (f.eks. jan–jun/ jul–des), (2) frist for innsending/oppdatering, og (3) om statistikken kun gjelder avrop under rammeavtalen (bestillinger og leveranser) eller også detaljer ned på skole/opphold/uke?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende presisering kan medføre feil rapporteringshyppighet/format og risiko for avvik i kontraktoppfølging.

   Kilde: Del 2_Bilag 3_Administrative bestemmelser, «Krav til statistikk og servicegrad» «Leveransestatistikk»

6. Krav til bemanning i Bilag 1 (kriterium 8 Bemanning) sier «heldøgsbemanning, dvs. bemanning på dag, ettermiddag, kveld og nattestid» og at «det skal være noen til stede til enhver tid». Kan oppdragsgiver spesifisere forventet bemanningsnivå på natt (antall personer/kompetanse) og om bemanningen kan dekkes ved deltidsressurser/turnus, samt om noen av funksjonene kan være delt mellom aktiviteter/rommene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Bemanningskravet påvirker direkte kostnad og ressursplanlegging og kan gi uklar risiko dersom nattbemanning ikke er entydig definert.

   Kilde: Del 2_Bilag 1_Oppdragsgivers spesifikasjon, pkt. 4 «Tabell» nr. 8 «Bemanning»

7. Politiattest (Bilag 1 kriterium 9) beskriver at ansatte «skal ha fremvist politiattest ved ansettelse der det fremgår Intet å bemerke». Kan oppdragsgiver bekrefte om dere krever innsyn i dokumentasjon (og i så fall på hvilket tidspunkt og for hvilke roller), eller om det kun skal bekreftes gjennom egenerklæring ved tilbudsinnlevering og kunne fremlegges på forespørsel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av dokumentasjons- og innsynskrav reduserer risiko for feil leveranse og forsinkelser i oppstart.

   Kilde: Del 2_Bilag 1_Oppdragsgivers spesifikasjon, pkt. 4 «Tabell» nr. 9 «Politiattest»

8. I tildelingskriteriet «Kvalitet» evalueres «Boforhold og samlingsrom», «Rutine bemanning», «Aktivitetsinnhold», «Sikkerhet» og «Referanseoppdrag». Kan oppdragsgiver utdype hvordan score (0–10) fastsettes for hver del, herunder hva som anses som henholdsvis «moderat» vs. «svært god» oppfyllelse innen hvert punkt (f.eks. hvilke elementer i Bilag 2a/2b vektlegges mest for aktiviteter i undervisningstid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evaluering kan gi feilprioritering i tilbudsdokumentasjonen og redusere sjansen for riktig kvalitetsscore.

   Kilde: Del 1_Konkurransebestemmelser.docx, avsnitt «TILDELINGSKRITERIER» (kvalitet 70 %)

9. Transportutgifter: Bilag 1 punkt 2.2 beskriver at kommunen har en egen rammeavtale for skyss og at oppdragsgiver «vil legge til et pristillegg for hver enkelt tilbyder for transportutgifter» ved å gange kilometerpris med antall kilometer fra Knarvik til leirskolens adresse, jf. prisskjema. Kan oppdragsgiver bekrefte (1) hvilken kilometerpris som legges til grunn, (2) om kilometeravstand beregnes som korteste kjørerute og hvilken kilde/verkty som brukes, og (3) hvordan transporttillegg påvirker evaluert «sum til evaluering» i Bilag 4a (dvs. om tilbyders egne transportkostnader skal prises inn i prisskjema eller kun brukes som grunnlag for kommunens pristillegg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker direkte både prisberegning og total evalueringssum. Feil grunnlag kan gi ikke-konkurransedyktig eller feil tilbudspris.

   Kilde: Del 2_Bilag 1_Oppdragsgivers spesifikasjon, pkt. 2.2 «Transportutgifter»; Del 1_Konkurransebestemmelser «Pris» (30 %) og Bilag 4a omtalt i tildelingsdelen

10. Varighet/tidsrom: Bilag 1 kriterium 3 «Tidsrom for opphold» sier at tilbyder «skal kunne tilby leirskoleopphold til alle årstider utenom første uke etter skolestart og siste uke før skoleslutt». For å sikre at vi kan svare riktig i egenerklæringen: kan oppdragsgiver presisere hvilke konkrete uker dette gjelder (med henvisning til faktisk skolekalender for 6. og 7. trinn), og om tidsvinduet påvirkes når oppstart kan være «våren 2027» for enkelte skoler?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Ukedefinisjoner påvirker kapasitet og planlegging for oppdrag i ulike tidspunkter; uklarhet kan gi avvik eller lavere leveringssikkerhet.

    Kilde: Del 2_Bilag 1_Oppdragsgivers spesifikasjon, pkt. 4 «Tabell» nr. 3 «Tidsrom for opphold» og Del 1_Konkurransebestemmelser, avsnitt «Beskrivelse av anskaffelsen» (oppstart våren 2027 for enkelte skoler)