Rammeavtale Kjemikaler, verktøy og forbruksmateriell

Rammeavtale om kjøp (vareanskaffelse) av kjemikalier, verktøy og forbruksmateriell til Statens vegvesen (bygg og eiendom), saksnr. 25/250343. Avtalen skal dekke løpende og sporadiske behov på lokasjoner over hele landet, med mulighet for levering og henteordning (klikk-og-hent). Det inngås avtale med én leverandør. Estimert verdi ca. NOK 4,4 mill. ekskl. mva., maksimal verdi NOK 4,8 mill. ekskl. mva. Avtalelengde: 2 år + opsjon 1+1 (maks 4 år).

• Dersom leverandør støtter seg på andre virksomheters kapasitet (økonomisk/finansiell eller tekniske/faglige kvalifikasjoner), skal leverandøren dokumentere rådighet over nødvendige ressurser gjennom vedlagt forpliktelseserklæring eller lignende fra virksomheten(e).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring/lignende fra virksomheten(e) det støttes på, som bekrefter at nødvendige ressurser stilles til disposisjon i det omfang det er nødvendig for å oppfylle leverandørens kontraktsforpliktelser. (Mal for forpliktelseserklæring)

  Kilde: Mal for forpliktelseserklæring (overskrift: «Mal for forpliktelseserklæring»)
• Leverandøren (og eventuelle underleverandører det støttes på) skal oppfylle kvalifikasjonskravene som er beskrevet i konkurransegrunnlaget gjennom hele avtaleperioden.

  Dokumentasjon: Krav om at leverandøren skal påse oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i hele avtaleperioden; hvis underleverandør støttes for kvalifisering, må leverandøren også påse at underleverandøren oppfyller kravene gjennom hele avtaleperioden.

  Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 3.5 «Kvalifikasjonskrav»)
• Leverandøren skal påse at krav til lønns- og arbeidsvilkår etter forskrifter om allmenngjort tariff og lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter etterleves for egne ansatte og ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: På forespørsel: dokumentasjon av lønns- og arbeidsvilkår (f.eks. arbeidsavtale, lønnsslipp, timelister, arbeidsgivers bankutskrift).

  Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 3.26 «Lønns- og arbeidsvilkår»)
• Leverandøren skal etterleve HMS-/HMS-systemkrav knyttet til relevante regelverk i kontrakter som omfattes av norsk helse-, miljø- og sikkerhetslovgivning og forskrift om systematisk HMS.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon kan kreves fremvist av leverandøren (inkl. personnivå og hvem det gjelder).

  Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 3.25 «Helse, miljø og sikkerhet (HMS)»)

• Tilbudet skal leveres med utfylt prisskjema (Vedlegg 1 - Prisskjema) ved å fylle inn alle gule felter i arkfanene «Avtalesortiment» og «Sidesortiment» (uten å flytte/legge til/slette rader/kolonner).Kilde: Vedlegg 1 - Prisskjema V2.xlsx (ark: «Informasjon»; instruks om utfylling)
• Hvis ikke alle linjer under «Sidesortiment» er relevante, skal linjene fylles ut med «Ikke relevant» eller «Ingen flere kategorier».Kilde: Vedlegg 1 - Prisskjema V2.xlsx (ark: «Informasjon»; instruks om utfylling av linjer under «Sidesortiment»)
• Leverandøren skal fylle inn en komplett liste over rabattgrupper (innen relevante produktområder) i prisskjemaets fane «Sidesortiment».Kilde: Vedlegg 1 - Prisskjema V2.xlsx (ark: «Sidesortiment»; instruks)
• Leverandøren skal levere en oppdragsliste (Vedlegg 2) med minimum 2 og maksimum 5 relevante oppdrag utført de siste 3 år regnet fra tilbudsfristen.Kilde: Vedlegg 2 - Oppdragsliste (overskrift og krav om antall/kriterier)
• Oppdragsliste skal for hvert oppdrag inneholde: navn på oppdragsgiver, kort beskrivelse, tid for utførelse (fra-til), kontraktens verdi (inkl. mva.), og referanseperson (navn, stilling/tittel, telefon og e-post).Kilde: Vedlegg 2 - Oppdragsliste (felter som skal fylles ut per oppdrag)
• Tilbudsbrev skal signeres av person med fullmakt til å forplikte leverandøren; elektronisk signering i KGV aksepteres.Kilde: Vedlegg 4 - Tilbudsbrev (punkt: «Erklæring og signatur»)
• Dersom leverandør støtter seg på andre virksomheters kapasitet, skal forpliktelseserklæring/lignende vedlegges for å dokumentere rådighet over nødvendige ressurser.Kilde: Mal for forpliktelseserklæring (avsnitt om at forpliktelseserklæring skal vedlegges)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

22.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Levering Delivered Duty Paid (DDP) til avtalt sted og tid (Incoterms 2020) og leveranse skjer først når ordrebekreftelse er mottatt; leveringstid regnes fra leverandørens mottak/bekreftelse til varen er levert og kvittert ut.Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 2.4 «Levering»; Incoterms/leveringstid) / Kontraktsbestemmelser (punkt 2.3 «Avrop» og 2.4) / Kontraktsbestemmelser (punkt 3.14 «Levering og risikoens overgang»)
• Delleveranser: kun etter forutgående skriftlig aksept fra oppdragsgiver inkl. avtale om fraktkostnader; ved delleveranser skal det kun faktureres én gang per bestilling.Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 2.4 «Levering» og «Delleveranser») / Kravspesifikasjon (punkt 2.1)
• Frakt/transport: kostnadseffektive fraktløsninger; viderefakturering av frakt kun til dokumentert selvkost uten påslag (og med oppdragsgivers rett til dokumentasjon og kontroll).Kilde: Kravspesifikasjon (punkt 2.1 «Oppdraget»)
• Krav til dokumentasjon ved levering: produktdatablad/ bruksanvisninger/sertifikater og relevant dokumentasjon (for produkter hvor dette er relevant) skal foreligge på norsk, svensk, dansk eller engelsk; for kjemikalier skal de sendes/linkes til stoffkartotek, og bestilling/levering stoppes uten SDS på norsk.Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 2.4 «Levering»; dokumentasjon/SDS) / Kravspesifikasjon (punkt 2.2 «Miljøkrav – Stoffkartotek og kjemikaliehåndtering»)
• Kjemikalier i stoffkartotek: leverandøren skal sikre korrekt registrering til enhver tid og levere/oppdatere gyldige sikkerhetsdatablader (SDS) på norsk; oppdatere ved endringer (REACH/CLP) og fjerne produkter som tas ut av sortiment.Kilde: Kravspesifikasjon (punkt 2.2 «Miljøkrav – Stoffkartotek og kjemikaliehåndtering»)
• Endringer i avtalesortiment: ved naturlig produktutvikling kan produkter endres/erstattes, men nye produkter må leveres på samme vilkår, og leverandøren skal varsle skriftlig; nye produkter inngår kun hvis minst like god kvalitet, dekker samme funksjoner og ikke skiller vesentlig i pris; dokumentasjon må fremlegges.Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 2.5 «Endringer i avtalesortiment»)
• Prisstruktur og prisregulering: priser i prisskjema; priser faste i 1 år, deretter reguleres én gang årlig iht. SSB konsumprisindeks (totalindeksen). Leverandør må varsle minst 3 måneder før ønsket regulering og oversende prisfil for godkjenning; nye priser først etter skriftlig godkjenning (kan gis tilbakevirkende kraft inntil 1 måned).Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 2.6.3 «Prisregulering») / (punkt 2.6 «Pris og prisregulering»)
• Kampanjer/varig prisnedsettelse: tilbud/kampanjer generelt i avtaleperioden som er bedre enn avtalte vilkår skal automatisk gjelde for oppdragsgiver; leverandør plikter å gjøre slike tilbud kjent og oppdatere varekatalogen.Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 2.6.2 «Tilbud/kampanjer eller varig prisnedsettelse»)
• Fakturering: kun elektronisk faktura (EHF). Faktura skal sendes som EHF til oppdragsgivers EHF-adresse knyttet til org.nr. 971 032 081 og merkes med BuyerReference/Bestillers navn, OrderReference/ID og ContractDocumentReference/ID: 25/250343-XXXXX.Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 2.7 «Fakturering»)
• Betalingsbetingelser: betalingsfrist 30 dager etter at faktura er mottatt; betaling etter kontraktsmessig levering; ingen forskuddsbetaling; ingen ekspedisjons-/fakturagebyrer.Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 3.11 «Fakturering og betalingsbetingelser»)
• Møter/kommunikasjon: minimum 2 statusmøter per kalenderår; leverandør skal levere relevant kjøpsstatistikk i forkant; leverandør fører protokoll og oversender møtereferat.Kilde: Kravspesifikasjon (punkt 2.4 «Møter og kommunikasjon») / Kontraktsbestemmelser (punkt 2.9 «Møter»)
• Statistikk: ved utløp av rammeavtalen og ellers på anmodning skal leverandøren vederlagsfritt overføre leveringsstatistikk (bl.a. omsetning varelinjenivå/varegruppenivå, forslag til kostnadsbesparende tiltak, miljøforbruk inkl. bærekraftige valg).Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 2.10 «Levering av statistikk mv.»)
• Kontraktens omfang/maks: maksimal grense NOK 4.800.000 ekskl. mva.; ved nådd maksimal grense kan oppdragsgiver si opp avtalen med umiddelbar virkning (og ved uttak over 80 % kan oppdragsgiver si opp med 3 måneders varsel).Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 2.8 «Rammeavtalens maksimale omfang»)
• Ansvar, mangler og reklamajon: leverandøren er ansvarlig for enhver mangel; mangelsansvar (med mindre annet er avtalt) omfatter mangler som viser seg innen 24 måneder fra levering; for reparasjon/bytte ved mangel gjelder samme forpliktelser i 12 måneder. Reklamasjonsfrist før utbedring/melding følger av kontraktsbestemmelsene.Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 3.20 «Mangler»)
• Forsinket levering/dagbot: dersom levering ikke skjer i rett tid (etter spesielle kontraktsbestemmelser) kan oppdragsgiver kreve dagbot 0,2 % av avropets verdi per kalenderdag, minimum 1500 kr/dag, og samlet ansvar begrenset til 15 % av avropets verdi.Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 3.19 «Forsinket levering (dagbot)»)
• Misligholdsgrunnlag/vesentlig kontraktsbrudd: bl.a. konkurs/insolvens, gjentatte brudd på instrukser, brudd på offentlige lover/regler, svik/tillitsbrudd; oppdragsgiver kan heve/velge avhjelp/erstatning.Kilde: Kontraktsbestemmelser (punkt 3.21 «Vesentlig kontraktsbrudd»)

• Konkurransens konkrete tildelingskriterier og vekting er ikke trukket ut fordi relevant tekst ikke finnes i dokumentene gitt (tildelingskriterier finnes ikke i den mottatte dokumentteksten).
• I kravspesifikasjonen fremgår miljø- og leveringskrav, men detaljer om leveringsadresse/leveringsprosesser utover DDP, ordrebekreftelse og fraktkostnader kan være ytterligere spesifisert i deler av konkurransegrunnlaget som ikke er inkludert her.
• Kvalifikasjonskrav utover henvisning til at de følger av konkurransegrunnlaget er ikke spesifikt oppgitt i den medsendte teksten; det som foreligger er primært krav knyttet til forpliktelseserklæring og kontraktsmessige plikter i etterkant.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Hvordan skal Oppdragsgiver evaluere/tildele i konkurransen når dokumentene ikke angir tildelingskriterier og vekting? Ber vi om at dere publiserer konkrete tildelingskriterier og vekting for rammeavtalen.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildeling kan ikke prises og planlegges optimalt uten å vite hva som faktisk vurderes.

2. Kan dere presisere hvordan prisskjemaet (Vedlegg 1) skal fylles ut, inkludert hvilke prislinjer/enheter som skal brukes (f.eks. per stykk/liter/kg og eventuelle frakt-/kostpost-begreper) slik at vi kan prise riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike utfyllingsmåter kan gi feil tilbudspris og risiko for avvik ved evaluering.

   Kilde: Vedlegg 1 – Prisskjema

3. I kravspesifikasjonen står det at frakt skal viderefaktureres til dokumentert selvkost uten påslag, og at dere kan kreve dokumentasjon på fraktkostnader. Hva regner dere som «dokumentert selvkost» i praksis (transportørfaktura, interne satser, toll/avgifter, håndteringsgebyr), og skal vi spesifisere/oppgi fraktlinje i prisskjemaet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandør må vite hva som er lov å prise som selvkost for å unngå avvisning/avvik.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.1 Oppdraget

4. Levering er beskrevet som DDP (Incoterms 2020). Kan dere bekrefte om dette betyr at vi skal inkludere alle kostnader knyttet til levering til angitt sted (inkl. eventuell toll/avgifter der relevant, emballering, og innenlands transport), eller om enkelte kostnader uttrykkelig skal håndteres som «frakt viderefakturert til selvkost»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: DDP og samtidig «viderefakturering av frakt» kan skape uklarhet om kostnadsdekning og prisstruktur.

   Kilde: Kontraktsbestemmelser 2.4 Levering / Kravspesifikasjon 2.1 Oppdraget

5. Kravet om stoffkartotek innebærer korrekt registrering av alle kjemikalier «til enhver tid». Hva er leveranse- og tidskravet for første gangs registrering ved oppstart (før første leveranse, senest ved første avrop, eller innen X dager etter levering), og hvem har ansvar for at eksisterende produkter er oppdatert ved endringer i REACH/CLP?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveranseplan og ressursbehov avhenger av hvor raskt registrering og oppdateringer må skje.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.2 Miljøkrav – Stoffkartotek og kjemikaliehåndtering

6. Det står at «Bestilte varer skal som hovedregel leveres samlet» og at delleveranser kun kan skje etter skriftlig godkjenning, inkludert avtale om fraktkostnader. Hva er prosedyren dere ønsker at vi følger ved planlagte deleleveranser (mal for forespørsel, hvem godkjenner, og hvordan fraktkostnader skal dokumenteres og avtales før levering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende prosedyre kan gi forsinkelse eller avvisning av deleleveranse ved avrop.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.1 Oppdraget / Kontraktsbestemmelser 2.4 Levering

7. I kontraktsbestemmelsene er det flere punkter som viser til datoer og felt som er «[dd/mm/åååå]» og til ‘Leverandørens tilbud, datert [dd/mm/åå]’. Hvilke utfyllinger vil dere gjøre før kontraktsignering (signeringsdato, avtaleperiode), og skal vi i tilbudet levere/oppgi noe som må inn i avtaledokumentet for å unngå hull i kontrakten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uutfylte felter kan skape tolkningstvil om avtaleperiode, oppstart og dokumentforrang.

   Kilde: Kontraktsbestemmelser 1. Avtaledokument

8. Leveringstid skal fremgå av ordrebekreftelsen og godkjennes av Oppdragsgiver. Hva skjer dersom vi foreslår leveringstid i ordrebekreftelsen, men Oppdragsgiver ikke godkjenner/retter innen en viss frist—er leveringstid da automatisk avtalt, eller kan Oppdragsgiver «stoppe» bestillingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklart «godkjenningsmekanisme» kan dette skape tvist om forsinkelsesansvar og dagbot.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.1 Oppdraget / Kontraktsbestemmelser 2.4 Levering

9. Krav om produktdatablad/bruksanvisninger/sertifikater og at «alle kjemikalier skal sendes/linkes til Oppdragsgiver stoffkartotek» – skal dette leveres som dokumentasjon ved hver leveranse (per ordre/avrop), eller kan det leveres samlet via varekatalog/oppdateringsløp? Og hvilken akseptfrist gjelder for å unngå at «bestilling/levering stoppes uten SDS på norsk»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise korrekt og sikre flyt må vi vite om dokumentasjon er krav ved hver ordre eller ved oppstart/registrering.

   Kilde: Kontraktsbestemmelser 2.4 Levering