Rammeavtale for produksjon og levering av middag og lunsj til Namdal Rehabilitering IKS

Rammeavtale for produksjon og levering av middag og lunsj til innlagte brukere ved Namdal Rehabilitering IKS. Leveransen skal dekke løpende bestillinger gjennom hele avtaleperioden med mulighet for volumjustering ved endringer i belegg og redusert/stengt drift (jul/påske/sommer). Levering skal skje med kjølt mat for oppvarming og/eller varm levering til måltidstid, samt nødvendig støttefunksjoner for bestillinger, spesialkost, rutiner, sporbarhet, emballering og logistikk. Estimert omfang per år: ca. 7 500 middags porsjoner og ca. 5 500 lunsj porsjoner.

• Leverandøren skal ikke ha forfalt og ubetalt skatte- og avgiftsgjeld (verifiseres automatisk via eBevis/Skatteetaten).

  Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis. (Påkrevd for anskaffelser over 500 000 kr ekskl. MVA.)

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Egendefinerte utvelgelseskriterier (Skatteattest)
• Leverandøren skal være registrert i Foretaksregisteret (verifiseres automatisk mot Enhetsregisteret via eBevis).

  Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis/Enhetsregisteret.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Egendefinerte utvelgelseskriterier (Registrert i Foretaksregisteret)
• Firmaattest som bekrefter registrering, signaturrett og prokura.

  Dokumentasjon: Firmaattest hentes automatisk via eBevis.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Egendefinerte utvelgelseskriterier (Firmaattest)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Årsregnskaper for de siste 3 år skal vedlegges. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Egendefinerte utvelgelseskriterier (Økonomisk og finansiell kapasitet)
• Leverandøren skal være registrert hos Mattilsynet, og dokumentere relevante opplysninger/tstsjon.

  Dokumentasjon: Bekreftelse på registrering og rapporter fra de to siste tilsyn fra Mattilsynet (hvis det er utført tilsyn). Dokumentasjon på lukking av eventuelle vedtak skal også vedlegges.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Egendefinerte utvelgelseskriterier (Godkjenning helsemyndigheter)
• Leverandøren skal redegjøre for kapasitet og gjennomføringsevne (kjøkkenkapasitet, maskiner/teknisk utstyr inkl. bil, samt gjennomsnittlig arbeidsstyrke siste 3 år).

  Dokumentasjon: Redegjørelse for kjøkkenkapasitet, maskiner, materiell/teknisk utstyr (inkl. bil) og beskrivelse av gjennomsnittlig arbeidsstyrke siste 3 år disponert til gjennomføring.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Egendefinerte utvelgelseskriterier (Kapasitet og gjennomføringsevne)
• Kompetanse: Oversikt over CV-er/autoriseringer der påkrevd for personer som skal jobbe på produksjonskjøkkenet.

  Dokumentasjon: CV-er med beskrivelse av formell utdannelse, arbeidserfaring og realkompetanse for hver person som skal jobbe på produksjonskjøkkenet.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Egendefinerte utvelgelseskriterier (Kompetanse)
• Erfaring fra sammenlignbare oppdrag: levering av mat til helseinstitusjoner eller tilsvarende siste 3 år.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leveranse/leveransenes omfang, tidsperiode og mottakere (navn, telefon, e-post). Leverandøren har ansvar for å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Kan også dokumentere via kompetanse/personell leverandøren rår over (selv om erfaringen er opparbeidet hos annen leverandør).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Egendefinerte utvelgelseskriterier (Erfaring fra sammenlignbare oppdrag)
• Kvalitetssikringssystem og internkontroll/HMS: godt og velfungerende system, med samsvar med internkontrollforskriften (HMS-forskriften) og forskrift om internkontroll. Sertifisering kan brukes som dokumentasjon.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring og hvordan internkontrollen ivaretas. Signert vedlegg: egenerklæring for HMS skal lastes opp. Hvis sertifisert etter ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – Egendefinerte utvelgelseskriterier (Kvalitetssikringssystem/HMS)

• Elektronisk innlevering av tilbud (påkrevd).Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk innlevering
• Signering er valgfritt.Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk signering
• Tillatt språk: norsk.Kilde: Innleveringsvilkår – Tillatte språk
• Signert egenerklæring for HMS skal lastes opp (som del av kvalifikasjonsgrunnlaget/vedlagt).Kilde: Kvalifikasjonskrav (vedlegg/krav til HMS-egenerklæring) / Vedlegg 1 (Bilag 1)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.06.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Varighet: 2 år fra 01.01.2027 til 31.12.2028, med opsjon på 1+1 år (opsjon varsles senest 3 mnd før utløp).Kilde: Kontraktsvilkår – Avtalens varighet og opsjoner (4.1)
• Bestilling skal foregå via elektronisk bestillingsverktøy minimum 2 ganger per uke; leverandøren skal informere uten ugrunnet opphold hvis levering ikke kan utføres iht. bestilling.Kilde: Generelle kontraktsvilkår – Bestilling (6)
• Levering minimum 2 dager i uka til mottakskjøkkenet; levering anses skjedd når varen er mottatt/ytelsen utført på avtalt sted. Kunden kan avvise vesentlige mangler med umiddelbar skriftlig beskjed.Kilde: Generelle kontraktsvilkår – Levering (7)
• Leveringstjenestene utføres av ressurser med de kompetansenivåer som er avtalt; levering inkludert i prisen.Kilde: Generelle kontraktsvilkår – Levering (7)
• EHF-fakturering 1 gang pr. måned; faktura skal merkes med «Matleveranse»; ordinær og ekstrabestilling spesifiseres; manglende levering ihht avtale kan gi betalingsavkorting.Kilde: Generelle kontraktsvilkår – Fakturering og betaling (8.1)
• Betalingsbetingelser: fri leveringsmåned + 30 dager.Kilde: Generelle kontraktsvilkår – Betaling (8.2)
• Leverandøren skal ha omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet og ikke skade kundens omdømme.Kilde: Generelle kontraktsvilkår – Leverandørens plikter (9.1)
• Kvalitet: leverandør ansvarlig for at tjenester er godkjent etter gjeldende lover/forskrifter og tilfredsstiller kravspesifikasjonen; kunden kan inspisere/ kontrollere og avvise. Unnlatelse av kontroll fritar ikke leverandør.Kilde: Generelle kontraktsvilkår – Kvalitet (9.2)
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandøren ansvarlig for egne ansatte og underleverandørers ansatte som direkte medvirker; skal dokumenteres på forespørsel; krav også til kontraktskjeder.Kilde: Generelle kontraktsvilkår – Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (9.5)
• Miljø: leverandøren skal arbeide systematisk for å redusere miljø-/klimabelastning, dokumentere tiltak, ha rutiner for matsvinn, bruk av resirkulerbar/ombrukbar emballasje og tilbud om plantebaserte måltider/ redusert kjøttforbruk; bidra til 15% økologisk andel.Kilde: Generelle kontraktsvilkår – Miljø (9.6)
• Reklamasjoner/mislighold: betaling kan holdes tilbake ved leverandørens mislighold (begrenset), dekningskjøp ved hast, prisavslag ved manglende avhjelping. Vesentlig mislighold kan gi heving.Kilde: Generelle kontraktsvilkår – Mislighold (11) / Heving (11.6)

• Krav til nøyaktig innhold i tilbud utover nevnte kvalifikasjonsdokumentasjon (f.eks. prisskjemaformat, konkrete vedlegg og hvordan de skal fylles ut) er ikke gjengitt i teksten.
• Tildelingskriterienes detaljerte underpunkter/kravspesifikke evalueringsgrunnlag utover generelle beskrivelser er ikke oppgitt.
• Det er nevnt at innleverings-/vedleggsstrukturen følger Hyyr, men konkrete frister/filkrav for hvert vedlegg utover HMS-egenerklæring er ikke oppgitt.
• I kontraktsmalen vises henvisning til «Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon», men selve «Generelle kontraktsvilkår» inneholder ikke alle operasjonelle krav (disse ligger i konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen punkt 1.7 fremgår det at leverandøren skal kunne gjennomføre fysisk levering minst 2 dager per uke, men at «hver levering kan omfatte flere dagers behov». Hvordan ønsker oppdragsgiver at dette skal løses i praksis når det leveres både kjølt mat til oppvarming og/eller varm levering til måltidstid? Skal leveringen/transporten planlegges slik at den dekker alle dager (man–fre/lør–søn) i én og samme leveringsrunde, eller kan leverandøren fordele leveringsdagene annerledes for middag vs. lunsj?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet åpner for flere tolkninger av leveringslogistikk (antall stopp, hvilke dager som dekkes per stopp, og forskjeller mellom kjølt og varm levering). Dette påvirker kostnads- og bemanningsoppsett og dermed prising.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.7 samt pkt. 1.3–1.4

2. Kravspesifikasjonen punkt 4.3 ber om beskrivelse av bestillingsfrist (antall dager/timer før levering) og hvordan leveranse bekreftes. Hvilken konkret bestillingsfrist (dager/timer) ønsker oppdragsgiver å legge til grunn for evaluering og kontraktsdrift? Hvis fristen varierer mellom lunsj og middag, ber vi om oppgitt standard for begge.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten en fast bestillingsfrist er det vanskelig å dimensjonere produksjonsplan, innkjøp og transport, og det kan gi risiko for avvik/ekstraarbeid.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 4.3

3. I kravspesifikasjonen punkt 2.8 stilles krav om minimum 10 MJ per døgnporsjon (= 2388 kcal) «dersom ikke andre individuelle energibehov avtales». Hvordan skal leverandøren håndtere avtalte individuelle energibehov i praksis ved bestilling (f.eks. egen energiklasse/menyvariant), og hvem beslutter endringene? Ønsker oppdragsgiver at energibehov kommuniseres gjennom bestillingsløsningen (pkt. 4.1/4.3), og i så fall hvilke felter/format kreves?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker menyplanlegging, porsjonsvalg og produksjonskost. Behov for individuell energi vil kreve tydelig bestillings- og opplysningsrutine for å unngå feil.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.8 samt pkt. 4.1 og 4.3

4. Kravspesifikasjonen punkt 3.3 krever at alle leveranser merkes med rettens navn, produksjonsdato, dato for servering, holdbarhetsdato, ingredienser og allergener. Kan oppdragsgiver bekrefte at det ikke er ytterligere merkekrav utover dette, og i hvilken detaljgrad oppdragsgiver forventer ingrediens-/allergenmerking (f.eks. bruk av «allergenliste iht. EU 1169/2011», konkret allergenmerking per rett, og om det kreves angivelse av vekt/gram)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Nøyaktig merkespecifikasjon har direkte effekt på pakke-/etiketteringsoppsett og kostnader, og feil merking kan gi avvisning.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.3

5. I kontraktsmalens punkt 6 Bestilling fremgår det at bestilling skal foregå via elektronisk bestillingsverktøy minimum 2 ganger per uke. I kravspesifikasjonen punkt 4.1 og 4.5 omtales henholdsvis løpende bestilling og periodisk oversikt som grunnlag for kontroll/fakturering. Kan oppdragsgiver angi (i) hvilken bestillingsløsning/system som skal brukes, (ii) hvilke rapporter/uttrekk leverandøren må levere/tilrettelegge for, og (iii) hva som er grunnlaget for fakturering per leveranse (per døgn, per porsjonstype, per dato)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Systemintegrasjon og rapporteringskrav bestemmer arbeidsomfang, kvalitetssikring og faktureringsoppsett. Uten detaljer kan prisen bli feil og leveransen risikeres.

   Kilde: Rammeavtale kontraktsmal pkt. 6 og 8, samt kravspesifikasjon pkt. 4.1, 4.5 og 4.6

6. Kravspesifikasjonen punkt 4.6 sier at leverandøren skal beskrive hvordan fakturagrunnlag spesifiseres (art, antall, enhetspris). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan prisskjemaet skal prises og hvordan prisene brytes ned i faktura (for eksempel: én døgnpris for kombinasjon middag+lunsj, eller separate priser per måltid som summeres)? Hvis prisskjemaet følger Hyyr, ber vi om den konkrete prisskjema-/feltnøkkelen eller en mal for utfylling.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er oppgitt at evalueringen baseres på total døgnpris for middag og lunsj, men det mangler informasjon om prisskjemaformat og hva som skal stå i faktura. Leverandøren trenger dette for korrekt og kontrollerbar prising.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 4.6 samt Tildelingskriterier (Pris 40%)

7. Tildelingskriteriene (Miljø 30%, Kvalitet 30%) viser at det skal vurderes «tilknyttede krav», men det er ikke beskrevet hvilke konkrete elementer/underpunkter som gir uttelling utover kravsteksten. Kan oppdragsgiver presisere hvilke dokumenter/leveranser i tilbudet som evalueres innen hvert delkriterium, og hvilke vektede «beviskrav» som vil gi poeng (f.eks. om ISO-sertifikat, konkrete tiltakspunkter for matsvinn, omfang økologisk, reserveløsninger, bilder på middager osv.)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som faktisk teller i evalueringen for å kunne prioritere innsats og dokumentasjon i tilbudet.

   Kilde: Tildelingskriterier (Miljø 30%, Kvalitet 30%)

8. Kravspesifikasjonen punkt 2.10 ber leverandøren legge ved kvalitetsbeskrivelse «på maks 3 A4-sider» og inneholde illustrerende bilder av to ferdige middager (én fiskerett og én kjøttrett). Bekrefter oppdragsgiver at bilder er inkludert i de 3 A4-sidene (dvs. ikke «i tillegg»), og om det er krav til format (oppløsning/filtype) for opplastingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaring av side-/vedleggsavgrensning og filkrav kan medføre avvisningsrisiko eller unødvendig ressursbruk.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.10

9. I kontraktsmalen punkt 4.2 om prolongering står det at kunden kan kreve forbedringer dersom vilkårene ikke lenger oppfattes konkurransedyktige, men at vesentlige endringer ikke kan foretas. Kan oppdragsgiver presisere hva som typisk menes med «forbedringer av vilkårene» i denne konkrete avtalen (f.eks. prisjustering, krav til mengder/sortiment, endring i emballasjekrav, leveringsfrekvens), og om det finnes en terskel for hva som anses som «vesentlig endring»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjons-/forlengelsesrisiko påvirker leverandørens prising og kontraktsforutsigbarhet, særlig i en matleveranse med kostnadsdrivere.

   Kilde: Generelle kontraktsvilkår pkt. 4.2