Rammeavtale for produksjon og levering av middag og lunsj til Namdal Rehabilitering IKS

Rammeavtale for produksjon og levering av middag og lunsj til innlagte brukere ved Namdal Rehabilitering IKS (inntil 30 døgnplasser). Leveransen skal dekke løpende bestillinger gjennom året med mulighet for volumjustering ved redusert/stengt drift (jul, påske og sommerferie). Tjenesten kan baseres på kjølt mat til oppvarming og/eller varm levering, og inkluderer støttefunksjoner for trygg bestilling/leveranse, håndtering av spesialkost, produktinformasjon og bestillingsløsning. Årlig estimat: ca. 7 500 middags porsjoner og ca. 5 500 lunsj porsjoner. Rammeavtalen gjelder 2 år fra 01.01.2027 til 31.12.2028, med opsjon 1+1 år.

• Leverandøren skal ikke ha forfalt og ubetalt skatte- og avgiftsgjeld (verifiseres via eBevis/Skatteetaten).

  Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via Skatteetaten (eBevis).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 1 Skatteattest
• Leverandøren skal være registrert i Foretaksregisteret (verifiseres via eBevis).

  Dokumentasjon: Verifiseres automatisk mot Enhetsregisteret via eBevis.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 2 Registrert i Foretaksregisteret
• Firmaattest som bekrefter registrering, signaturrett og prokura (hentes automatisk via eBevis).

  Dokumentasjon: Firmaattest (automatisk via eBevis).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 3 Firmaattest
• Økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten; kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig; årsregnskaper for siste 3 år vedlegges.

  Dokumentasjon: Årsregnskaper for de siste 3 år. (Filopplasting tillatt).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 4 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Godkjenning/registrering hos Mattilsynet; vedlegg av bekreftelse på registrering samt rapporter fra de to siste tilsyn hvis utført; dokumentasjon på lukking av eventuelle vedtak.

  Dokumentasjon: Bekreftelse på registrering hos Mattilsynet og rapporter fra to siste tilsyn (hvis relevant) samt lukking av vedtak. (Filopplasting tillatt).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 5 Godkjenning helsemyndigheter
• Kapasitet og gjennomføringsevne: redegjørelse for kjøkkenkapasitet, maskiner/materiell/teknisk utstyr (inkl. bil) og gjennomsnittlig arbeidsstyrke siste 3 år disponert til gjennomføring.

  Dokumentasjon: Redegjørelse (filopplasting tillatt).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 6 Kapasitet og gjennomføringsevne
• Kompetanse: oversikt over CV-er/evt. autorisasjoner for personer som skal jobbe på produksjonskjøkkenet (utdanning, arbeidserfaring og realkompetanse).

  Dokumentasjon: CV-oversikt (filopplasting tillatt).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 7 Kompetanse
• Erfaring fra sammenlignbare oppdrag: levering av mat til helseinstitusjoner/toss. leveranser siste 3 år; beskrive omfang, tidsperiode og mottakere (navn/telefon/e-post). Dokumenter relevans; kan også bygge på relevant erfaring fra personell leverandør rår over.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av erfaring med mottakeropplysninger; leverandørens ansvar å dokumentere relevans (filopplasting tillatt).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 8 Erfaring fra sammenlignbare oppdrag
• Kvalitetssikringssystem: godt og velfungerende kvalitetssikringssystem; metoder for kvalitetssikring og internkontroll iht. internkontrollforskriften/HMS-forskriften og næringsmiddellovgivningen. Ved ISO 9001 eller tilsvarende: legg ved kopi av gyldig sertifikat. HMS-egenerklæring signert skal lastes opp.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikring og internkontroll; evt. kopi av gyldig sertifikat; signert vedlegg HMS-egenerklæring lastes opp.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 9 Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem

• Elektronisk innlevering: påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår: Elektronisk innlevering (påkrevd)
• Signering: elektronisk signering er valgfritt.Kilde: Innleveringsvilkår: Elektronisk signering (valgfritt)
• Vedlegg: Bilag 1 Egenerklæring HMS.pdf skal lastes opp (signert), som del av kvalitetssikring/krav til HMS.Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 9 samt Vedleggsliste: Bilag 1: Vedlegg 2 - Egenerklæring HMS.pdf
• Tilbud/forpliktelser skal leveres elektronisk i prisskjema og med nødvendige opplastinger for kvalifikasjonskrav der filopplasting tillatt (f.eks. årsregnskap, Mattilsynsdokumentasjon, redegjørelser, CV-er, erfaring, kvalitetssikringssystem).Kilde: Kvalifikasjonskrav (filopplasting tillatt) og rammeavtalens konkurranseoppsett

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.07.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleperiode og opsjoner: 2 år fra 01.01.2027–31.12.2028, opsjon 1+1 år (prolongering/utløsning varsles senest 3 mnd før utløp).Kilde: Vedlegg 1: Avtale om kjøp av matleveranse; Avtalens varighet og opsjoner
• Pris og prisregulering: pris fast og ekskl. mva; pris kan KPI-reguleres tidligst fra 01.01.2028.Kilde: Vedlegg 1: Priser og prisregulering (pkt. 5)
• Bestilling: via elektronisk bestillingsverktøy minimum 2 ganger per uke; leverandør skal informere uten ugrunnet opphold dersom bestilling ikke kan utføres.Kilde: Vedlegg 1: Bestilling (pkt. 6)
• Levering: minimum 2 dager per uke ved mottakskjøkken; levering anses skjedd ved mottak/utført tjeneste; avvisning ved vesentlig mangel med umiddelbar skriftlig beskjed.Kilde: Vedlegg 1: Levering (pkt. 7)
• Fakturering og betaling: EHF-faktura, fakturering 1 gang pr. måned; betalingsbetingelser fri leveringsmåned + 30 dager; ordinær/ekstrabestilling spesifiseres; betalingsavkorting ved manglende levering iht. avtale.Kilde: Vedlegg 1: Fakturering og betaling (pkt. 8)
• Kvalitetsansvar: leveransen skal til enhver tid være i samsvar med lover/forskrifter og kravspesifikasjon; kunden kan inspisere/kontrollere; kvalitetskontroll fritar ikke leverandørens ansvar.Kilde: Vedlegg 1: Leverandørens plikter (pkt. 9.2)
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør ansvarlig for egne og underleverandørers ansatte; krav til dokumentasjon på forespørsel og løpende egenrapportering (tidsfrist innen 1 måned etter kontrakt signert, med mindre annet avtales).Kilde: Vedlegg 1: Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (pkt. 9.5)
• Etiske krav og oppfølging: etterlevelse av menneskerettigheter/arbeidstakerrettigheter og miljøkrav; kontrollmuligheter; dokumentasjon på oppfordring (egenerklæring/oppfølgingssamtaler).Kilde: Vedlegg 1: Etiske krav (pkt. 9.4)
• Miljø: systematisk arbeid for å redusere miljø- og klimapåvirkning, matsvinnrutiner, resirkulerbar/ombrukbar emballasje, plantebaserte måltider og redusert kjøttforbruk; bidra til kundens mål om 15% økologisk andel; dokumentasjon kan kreves.Kilde: Vedlegg 1: Miljø (pkt. 9.6)

• Dokumentteksten inneholder ikke de konkrete kravene/avklaringspunktene i kontraktsmalens generelle kontraktsvilkår utover det som er gjengitt; eventuelle øvrige kontraktsbestemmelser i Vedlegg 2 (kravspesifikasjon) er ikke inkludert som egen tekst her.
• Tildelingskriteriene er oppgitt med vekting, men det foreligger ikke egen poengskala/beskrivelse utover kort tekst for hvordan hvert kriterium vurderes.
• «Må-krav» i kravspesifikasjonen er listet, men eventuelle underkrav/operasjonaliseringer utover gjengitt tekst kan finnes i vedlegg/ikke-inkludert deler.
• Innleveringskrav utover HMS-egenerklæring og kvalifikasjonsopplastinger (f.eks. prisprisskjema) er ikke uttrykkelig listet i tekstutdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget punkt 1.3 beskrives to leveranseformer for middag (kjølt for oppvarming i dampovn og/eller varm levering til måltidstid), og punkt 1.5 presiserer at dette ikke skal evalueres ulikt. Kan dere bekrefte hvordan dette skal løses i praksis for at middag fortsatt skal anses «likestilt» i evalueringen (f.eks. om det må oppgis kost-/pris i samme prisskjema uavhengig av leveranseform), og om dere forventer at vi velger én hovedform eller kan tilby begge gjennom avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan leveranseform påvirker kostnadsføring og tilbudets sammenlignbarhet for evaluering og prisskjema.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.3 og 1.5

2. Kravspesifikasjonen pkt. 1.1 sier levering av lunsj mandag–fredag og middag mandag–søndag iht. bestillinger, men angir samtidig at det normalt kan forekomme uke der lunsj ikke bestilles én gang per uke. Hvordan ønsker dere at vi håndterer dette i prisskjema/prising (skal døgnprisen for «middag og lunsj» beregnes ut fra full uke med begge deler, eller forventer dere at vi tar høyde for avviket i enhetene vi oppgir)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det kan påvirke riktig prisgrunnlag når tildelingsgrunnlaget er «total døgnpris for middag og lunsj».

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.1 og tildelingskriterier (Pris)

3. I kravspesifikasjonen pkt. 1.2 skal leverandøren kunne opp- og nedskalere volum ved endringer i belegg og stengte/reduserte perioder. Kan dere angi forventet «range» eller praktiske rammer for volumendringer (typisk prosentvis avvik fra normalt nivå, og for hvor mange uker/perioder per år), slik at vi kan dimensjonere logistikk og kapasitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Estimert volum er ikke bindende, og skaleringskravet kan gi risiko som må prises.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.2 og Beskrivelse av oppdraget

4. Kravspesifikasjonen pkt. 1.7 sier minimum fysisk leveringshyppighet «minst 2 dager per uke», men punkt 1.1 og oppdragsteksten beskriver levering av lunsj mandag–fredag og middag mandag–søndag. Hvordan skal vi tolke kravet ved perioder med kjølt mat: regner dere med at én levering kan dekke flere dager (slik dere skriver i pkt. 1.7), og finnes det begrensninger knyttet til hvor mange dager en leveranse kan dekke?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklaring kan vi feil dimensjonere antall turer og kostnader til temperatur-/hygienekrav.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.7 (samt pkt. 1.3/1.4 hvor kjølt mat for oppvarming beskrives)

5. Kravspesifikasjonen pkt. 2.2 stiller krav om at menyplan skal foreligge og være tilgjengelig i forkant, inkludert innholdsliste og allergener, før bestilling. Hvilken frist før faktisk leveringsdato må meny/oversikt være tilgjengelig i bestillingssystemet (antall dager/timer), og forventer dere at allergen- og innholdslister følger hver enkelt rett/variant?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Frister og omfang av allergen-/innholdsinformasjon påvirker operasjon og dokumentasjonskost. Korrekt avklaring trengs før tilbud.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.2

6. Kravspesifikasjonen pkt. 2.5 sier dietter/spesialkost skal leveres «uten tillegg i pris» og individuelt porsjonspakkes. Kan dere bekrefte om dette gjelder alle typer spesialkost dere kan bestille (f.eks. konsistensjustering, religiøse årsaker, allergier, medisinsk begrunnede dietter), og om vi kan prise dette inn i enhetsprisen for ordinær middag/lunsj ved å fordele kost per forventet volum?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke kostnader som ikke kan faktureres som tillegg, for å kunne utforme riktig pris og risikobilde.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.5 (og pkt. 2.6)

7. Kravspesifikasjonen pkt. 2.8 krever at energiinnhold i døgnporsjon skal være minimum 10 MJ, og angir anbefalt fordeling ca. 30% middag og ca. 25% lunsj. Kan dere avklare hva som menes med «døgnporsjon» i deres beregningsgrunnlag (om det er middag + lunsj som utgjør døgnporsjonen, eller om det er knyttet til et annet måltidsantall), og hvordan dere forventer at dette dokumenteres i tilbudet (beregningsark, menyerettigheter, eller annen dokumentasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feiltolkning av «døgnporsjon» kan gi feil næringsberegning og avvik ved levering.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.8

8. Kravspesifikasjonen pkt. 2.9 krever at løsningen støtter valgfri porsjonsstørrelse ved middag og lunsj. Hvilke konkrete valg/alternativer skal støttes (f.eks. 100/150/200% eller små/medium/stor), og hvordan skal dette bestilles og rapporteres i fakturagrunnlaget (egen posisjon pr porsjonsstørrelse eller justering i antall)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Valgfri porsjonsstørrelse påvirker både bestillingsløsning og pris-/fakturastruktur.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.9 og pkt. 4.6 (fakturagrunnlag)

9. Kravspesifikasjonen pkt. 3.6 beskriver at leveransen skal ha instruks for oppbevaring og oppvarming, inkludert tid/temperatur. Kan dere angi om dere har standard kravdokument/format for slike instruksjoner (mal, språk, nivå på detaljer), og om instruksjonene skal legges fysisk i hver leveranse eller kan leveres som felles dokument i bestillings-/driftsløsningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Format og distribusjon påvirker kostnad og gjennomføring i mottakskjøkken.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.6

10. I tildelingskriteriet «Pris» oppgis at evalueringen er «den totale døgnprisen for middag og lunsj». Kan dere bekrefte hvilke prissats(er) som inngår i «døgnprisen» i deres prisskjema (f.eks. om det er én døgnpris per bruker basert på 1 lunsj + 1 middag, eller om det er flere lunsjer/andre elementer), og hvordan eventuelle tillegg for spesialkost/transport/ekstra porsjoner skal håndteres i prisskjemaet (jf. at transport i kontraktsvilkår er inkludert i prisen)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise riktig og sikre sammenlignbarhet må leverandøren forstå hva som utgjør «døgnprisen» og hvilke elementer som kan/ikke kan prises som tillegg.

    Kilde: Tildelingskriterier (Pris) og Kontraktsmal pkt. 5.1, samt kravspesifikasjon pkt. 1.8 og 4.6