Batterier, elektromateriell og lyskilder

Rammeavtale for løpende kjøp av batterier, elektromateriell og lyskilder til Trondheim kommunes drift- og vedlikeholdsbehov. Ingen deltilbud/alternative tilbud. Avtalen gjelder fra 01.11.2026 til 31.10.2028 (1+1 års opsjon). Det er også krav/oppfølging knyttet til miljøhensyn (bl.a. klima- og miljørutiner og transportkrav i kontraktsperioden) samt e-handel. (Oppdragsbeskrivelse/kontrakt og vedlegg 1–5).

• Leverandøren må fylle ut ESPD/eEgenerklæring om at alle kvalifikasjonskrav oppfylles, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner. Ved innstilling til kontrakt: dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav etter dokumentasjonskrav i konkurransen. (Ved bruk av underleverandør: ESPD også for underleverandør.)

  Dokumentasjon: ESPD i Mercell. For innstilte leverandører: dokumentasjon av oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i henhold til dokumentasjonskrav i konkurransen.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 6 Kvalifikasjonskrav; kap. 5 ESPD
• Ved bruk av kapasitet/støtte fra andre virksomheter for kvalifikasjonskrav (økonomisk/finansiell eller teknisk/faglig): leverandøren må dokumentere at den råder over nødvendige ressurser (f.eks. forpliktelseserklæring).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring eller tilsvarende dokumentasjon som viser rådighet over ressurser.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 6 Kvalifikasjonskrav
• Ved innlevering/valgt leverandør: skatteattest (merverdiavgift og skatt) skal leveres på forespørsel (for norsk leverandør). Skatteattest skal ikke være eldre enn 6 måneder fra frist for å levere/forespørsel.

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (ikke eldre enn 6 måneder fra relevant frist).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 4.2 Skatteattest
• Underleverandører (for bygge- og anleggskontrakter) skal også levere skatteattest når relevant.

  Dokumentasjon: Skatteattest for underleverandører (når anskaffelsen er bygge- og anleggskontrakt).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 4.2 Skatteattest
• Oppdragsgiver benytter eBevis for elektronisk innhenting av opplysninger om bl.a. firmaattest/økonomisk kapasitet og skatter/avgifter; leverandør må gi samtykke i Altinn. Hvis ikke samtykke: dokumentasjon må sendes manuelt.

  Dokumentasjon: Samtykke i Altinn for eBevis. Alternativt innsendt dokumentasjon dersom samtykke ikke gis.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 5.3 eBevis
• Miljøstyring (egenerklæring miljø): Leverandøren skal ha/ha ikke et miljøstyringssystem (EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende), og svare JA/NEI. (Skjemaet skal fylles ut og leveres.)

  Dokumentasjon: Egenerklæring miljø utfylt med opplysninger om miljøstyringssystem, miljøansvarlig mv. Dokumentasjon fremlegges på forespørsel.

  Kilde: Vedlegg 3 – Egenerklæring miljø (Miljøstyring pkt. 1)

• Vedlegg 2 – Liste over kjøretøy.xlsx skal fylles ut og leveres med tilbudsbesvarelsen.Kilde: Vedlegg 2 - Liste over kjøretøy.xlsx (Dokumentasjonskrav 1)
• For kjøretøy under bestilling/planlagt bestilt (ved eventuell tildeling): dokumentasjon fra forhandler/importør/leie-/leasingselskap med bekreftelse på at kjøretøy er bestilt eller kan bestilles, inkludert forventet leveringsdato (ukenummer). Navn på vedlegget skal oppgis i punkt 6 i ark “LISTE OVER KJØRETØY”.Kilde: Vedlegg 2 - Liste over kjøretøy.xlsx (Dokumentasjonskrav 2)
• I arket “Beskrivelse av bruk” skal leverandøren gi helhetlig beskrivelse av hvordan kjøretøyparken benyttes for last mile, inkludert beskrivelse for hver kjøretøykategori og tilhørende kjøretøyteknologi (el/hydrogen/biogass/biodrivstoff/fossil).Kilde: Vedlegg 2 - Liste over kjøretøy.xlsx (Dokumentasjonskrav 3)
• Egenerklæring miljø (Vedlegg 3) skal fylles ut og leveres. Ved innlevering bekrefter leverandøren opplysningene. Feil/mangelfulle opplysninger kan medføre avvisning eller at avtalen heves.Kilde: Vedlegg 3 – Egenerklæring miljø (Avslutning)
• Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell innen frist i Mercell. Tilbud mottatt etter frist avvises. Leverandøren har selv risiko for rettidig levering.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 9.1 Innleveringsfrist og 9.3 Innlevering av tilbudet
• Elektronisk signatur skal avgis ved innlevering i Mercell for å bekrefte at det er aktuell leverandør som har sendt inn tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 9.4 Elektronisk signatur
• Bekreftelse i Mercell under fanebladet “Gi tilbud” (indikator om tilby/ikke tilby).Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 9.5 Bekreftelse
• Tilbudets innhold og organisering skal følge retningslinjer i Mercell og dokument med vedlegg; vedlegg skal merkes tydelig med hvilket krav/tildelingskriterium/produkt de relaterer seg til. ZIP/MSG-filer skal ikke lastes opp.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 9.6 Innhold og organisering av tilbudet

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Miljø og klima- og miljøoppfølging: Leverandøren garanterer å oppfylle avtalens miljøkrav gjennom hele kontraktsperioden, skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen og løpende dokumentere dette på forespørsel. Manglende dokumentasjon kan anses som vesentlig mislighold med rett til å heve avtalen.Kilde: Vedlegg 4 - Kontrakt (pkt. 9.5 Miljø)
• Krav til transport i kontraktsperioden: Leverandøren skal ikke øke total miljøbelastning av kjøretøyflåten under kontraktsperioden i henhold til tilbudsbesvarelsen. Andel nullutslipps- og fossilfrie kjøretøy skal minst gjenspeile andelen oppgitt i tilbudet. Alle kjøretøy skal minst oppfylle euroklasse 6/VI. Ved endringer/overgang til andre drivstofftyper skal Oppdragsgiver varsles på forhånd.Kilde: Vedlegg 4 - Kontrakt (pkt. 9.5.1 Krav til transport i kontraktsperioden)
• Nullutslipp- og biogasskjøretøy etter kjøretøystørrelse: Under/opp til 7,5 tonn og/eller inntil 8 personer skal være nullutslipp- eller biogasskjøretøy fra 01.01.2025. Over 7,5 tonn og/eller over 8 personer fra 01.01.2027.Kilde: Vedlegg 4 - Kontrakt (pkt. 9.5.2 Nullutslipp- og biogasskjøretøy)
• Ved bruk av hydrogen/biogass: Leverandøren skal kunne fremlegge dokumentasjon på bruk (drivstoffprodusent, leverandør, mengde, opprinnelse og sertifisering). Leverandøren er ansvarlig for å dokumentere kjøretøybruken på forespørsel, dokumentasjonskrav avtales ved oppstart.Kilde: Vedlegg 4 - Kontrakt (pkt. 9.5.1 Krav til transport i kontraktsperioden)
• Lønns- og arbeidsvilkår: Ansatte hos leverandør og underleverandører som direkte medvirker, skal ha lønns- og arbeidsvilkår ikke dårligere enn allmenngyldig tariffavtale/landsomfattende tariffavtale. Dokumentere på forespørsel i kontraktsperioden; sanksjoner kan iverksettes ved brudd.Kilde: Vedlegg 4 - Kontrakt (pkt. 6 Lønns- og arbeidsvilkår)
• Etisk handel: Produksjon/leveranse skal skje i henhold til ILOs 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og menneskerettighetserklæringen; gjelder også hos underleverandører.Kilde: Vedlegg 4 - Kontrakt (pkt. 7 Etisk handel)
• Forskrifts-/lovsamsvar på levering: Leverandøren innestår for at leveranser er i samsvar med norske lover og forskrifter og at leveranse omfatter alle tjenester antatt i tilbudet.Kilde: Vedlegg 4 - Kontrakt (pkt. 9.1 Leveringsbetingelser og pkt. 9.2 Leveringsgaranti)
• E-handel: Det skal tas i bruk e-handel i løpet av første avtaleår (i konkurransegrunnlaget). I kontrakten: alle bestillinger elektronisk (EHF) og krav til ordrebekreftelse/pakkseddel mm.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 2.2 E-handel; Vedlegg 4 - Kontrakt (pkt. 10 E-handel)
• Fakturakrav: Trondheim kommune krever EHF (Elektronisk HandelsFormat) og angir krav til merking av faktura (OrderReferenceID/ BuyersReference) samt vedlegg (kun PDF/TIFF, max 5MB). Mangler/feil kan medføre avvisning.Kilde: Vedlegg 4 - Kontrakt (pkt. 11.1–11.3 og pkt. 11 Faktura; samt pkt. 11.2 Krav til merking)

• Kvalifikasjonskrav utover ESPD, skatteattest og eBevis er ikke trukket ut fordi de ikke fremgår eksplisitt i den vedlagte teksten (kap. 6 sier at kravene ligger i Mercell-portalen).
• Tildelingskriteriene for kjøretøy/transport (poeng for drivstoffteknologi) fremgår av Vedlegg 2, men det er uklart i hvilken grad og hvordan dette er koblet til de tre tildelingskriteriene (Pris/Service/Miljø) i utdraget; vekting av kjøretøy fremgår ikke i teksten annet enn uttelling/poeng per uke tilgjengelig.
• Avtalens leverings- og utførelsesmessige krav for selve vareleveransen (bortsett fra DDP og generelle kontraktvilkår) er ikke detaljert nok i utdraget til å trekke konkrete minimumskrav for kvalitet/leveringstid utover det som står generelt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Mercell fremgår det at kvalifikasjonskravene er «opgitt i Mercell-portalen», men de er ikke gjengitt i konkurransegrunnlaget du har lagt ved. Kan Oppdragsgiver bekrefte nøyaktig hvilke kvalifikasjonskrav som gjelder (f.eks. økonomisk/faglig og ev. tekniske kvalifikasjoner), og hvilke konkrete dokumentasjonskrav som må oppfylles/legges ved før kontraktsinngåelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav som gjelder for å kunne vurdere avvik, planlegge dokumentinnhenting og unngå avvisning.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6 Kvalifikasjonskrav (angir at krav/dokumentasjon ligger i Mercell) + pkt. 5.1/5.2 om ESPD og dokumentasjon før kontrakt

2. Tildelingskriteriet «Beste forhold mellom pris/kostnad og kvalitet» er oppgitt, men konkrete delkriterier og vekter er «opgitt i Mercell-portalen». Kan Oppdragsgiver gi fullstendig oversikt over alle delkriterier, angitte vekter og hvordan poeng (0–10) gis innen hvert delkriterium?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige delkriterier/vekter gjør det vanskelig å prise riktig og dokumentere kvalitet på en måte som faktisk gir uttelling.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 Tildelingskriterier + pkt. 8.1 Evalueringsmodell (vekting nevnes, men delkriterier/vekter ikke i utdraget)

3. I konkurransegrunnlaget pkt. 1.2.1 og kontraktens pkt. 9.3.1 fremgår det at der elnummer er utgått skal leverandør tilby «erstatningsprodukt» med tilsvarende funksjonalitet og kvalitet, og at erstatningsvarer ikke skal leveres før de er godkjent. Kan Oppdragsgiver presisere prosessen for godkjenning: (1) hvilke dokumenter/parametere leverandøren skal oversende for å dokumentere «tilsvarende», (2) forventet saksbehandlingstid, og (3) hvem som beslutter godkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må redusere kommersiell og operasjonell usikkerhet knyttet til godkjenningskrav og leveringsrisiko for erstatningsvarer.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.2.1 Henvisning til spesifikke produkter/«eller tilsvarende» + kontrakt pkt. 9.3.1 Erstatningsvarer og nye varer

4. Kontrakten legger opp til DDP (Incoterms 2020) og «lossing av varer inn til anvist sted», samtidig som det kan avtales faste leveringstidspunkter og at Oppdragsgiver kan kansellere bestillingen ved forsinkelse utover leveringsfristen i tilbudet. Kan Oppdragsgiver avklare hva som menes med «anvist sted» (inn på lager/lastesone/til bestemt rom), samt om levering skal inkludere eventuell håndtering med hjelpemidler (truck/heis) eller bemanning, og hvordan dette påvirker leveringstid som skal oppgis i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prising av transport/leveringsbemanning og operasjonell planlegging avhenger av hvilket leveringsarbeid «lossing inn til anvist sted» omfatter.

   Kilde: Kontrakt pkt. 9.1 Leveringsbetingelser

5. Kontrakten sier at produkter prises i henhold til leverandørens tilbud/vedlegg (fylles ut ved kontraktsinngåelse), og at «produkter som prises om fra rabatterte produkter til nettoprodukter… skal prises med tilsvarende kalkyler», samt at leverandøren skal informere om nyheter og sikre minst like god kalkyle. Kan Oppdragsgiver presisere hvordan pris-/rabattgrunnlaget skal dokumenteres for (1) produktomlegginger («rabatterte» vs «nettoprodukter»), og (2) «nyheter»/nye varer som kommer inn i sortimentet i avtaleperioden—skal leverandøren levere pris- og kalkyleunderlag til godkjenning før publisering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare regler for prisjustering ved sortimentsendringer kan gi feilprising eller tvist ved avrop/kontroll.

   Kilde: Kontrakt pkt. 15 Pris + pkt. 9.3.1/9.3.2 (erstatnings/nye varer og justering av priser etter faktisk kjøp)

6. Kontrakten forutsetter e-handel, at avtalen ikke er «gjeldende før produkt/katalog/punch-out er overlevert og klargjort», og beskriver kvalitetskrav til produktkatalog (navn/beskrivelse/bilder/UNSPSC/synonymer). Kan Oppdragsgiver angi milepæler og akseptansekriterier for katalog/punch-out (hva er minimum for at avtalen skal anses klar), samt forventet oppstarts-/testperiode?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne planlegge ressursbruk og tidslinje for katalog/punch-out for å unngå at bestillinger starter senere enn antatt.

   Kilde: Kontrakt pkt. 10 E-handel (særlig avsnittet om at avtalen ikke er gjeldende før katalog/punch-out er klargjort)

7. Kontrakten beskriver krav til miljø og transport (euroklasse 6/VI og andeler nullutslipps-/biogasskjøretøy, dokumentasjon ved hydrogen/biogass), men det er ikke tydelig hvordan oppfyllelse måles i praksis (f.eks. per leveranse, per km, per vektandel). Kan Oppdragsgiver presisere målemetode for «andel» og hvilke rapporteringsdata som skal leveres (og format/frekvens), slik at leverandøren kan prise og rigge dokumentasjon korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil tolkning av «andel» og dokumentasjonsgrunnlag kan medføre mislighold/sanksjonsrisiko.

   Kilde: Kontrakt pkt. 9.5 Miljø + pkt. 9.5.1 Krav til transport + pkt. 9.5.2 Nullutslipp- og biogasskjøretøy + pkt. 9.7 Statistikk og informasjon

8. Kontrakten viser at Oppdragsgiver kan kreve dagmulkt ved brudd på avtalte frister «f.eks. i statusmøter», men det er uklart hvilke frister som utløser dagmulkt (og satsene «500 kr per angitte oppgave per hverdag» refererer til AIK varer 2020). Kan Oppdragsgiver spesifisere hvilke konkrete frister/ytelser i avtalen som er dagmulktsubjekt (liste), og hvilken «angitt oppgave» som gjelder i praksis for leverandøren?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå sanksjonsrisiko og etterlevelseskrav for å kunne vurdere total kostnad/risiko i tilbudet.

   Kilde: Kontrakt pkt. 13.1 Brudd på administrative frister + pkt. 16.2 Statusmøter (referatfrist)

9. Kontrakten fastsetter opsjon 1 + 1 år, og at opsjonen skal utløses 3 måneder før avtalen utgår. Kan Oppdragsgiver avklare om prisregulering gjelder også i opsjonsperioden, og om leverandørens leveringsforpliktelser/leveringsbetingelser (maks leveringstid) forventes å være identiske i opsjonen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjon kan påvirke pris- og leveringsrisiko; avklaring trengs for å prise konkurransedyktig og planlegge kapasitet.

   Kilde: Kontrakt pkt. 3 Avtaleperiode (opsjon) + pkt. 15.1 Regulering av prisen + pkt. 9.1 Leveringsbetingelser