Rammeavtale for reparasjon og vedlikehold av vannledningsnettet

Rammeavtale for vedlikehold og utskifting på ledningsnettet til Kilbotn vannverk (varighet 5 år, oppstart juni 2026). Omfatter bl.a. vedlikehold, reparasjoner av vannlekkasjer og mindre utskiftinger av kummer, armaturer og mindre deler av vannledningsnettet (Del I – Konkurransebeskrivelsen, 1.1 og Del II A.2). Det er planlagt inntil 4 leverandører. Tildeling skjer etter laveste evalueringspris (Del I, 2.2).

• Kvalitetssikrings-/styringssystem som er tilstrekkelig til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Dokumentliste viser «Miljøstyringssystem» (Vedlegg 1.4) og «Kompetanse CV» samt «Referanseliste»; konkurransebeskrivelsen nevner kvalifikasjonskravet «kvalitetssikrings-/styringssystem» uten konkret vedlegg. Kravets dokumenttype fremgår ikke eksplisitt i teksten.

  Kilde: Del I, 5.1 (Kvalifikasjonskrav)
• Miljøstyringssystem som er tilstrekkelig til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Miljøstyringssystem (Vedlegg 1.4) fra dokumentliste.

  Kilde: Del I, 5.1; Dokumentliste, Vedlegg 1.4
• Relevant erfaring.

  Dokumentasjon: Referanseliste (Vedlegg 1.6) og/eller Kompetanse CV (Vedlegg 1.5); teksten sier «Relevant erfaring» uten presist samsvar til vedlegg, men «Referanseliste» er oppgitt i dokumentliste.

  Kilde: Del I, 5.1; Dokumentliste, Vedlegg 1.5–1.6

• Tilbudets innhold skal organiseres i rekkefølge: (1) datert tilbudsbrev med tilbudssum (inkl. mva.), signert av bemyndiget person; (2) dokumentasjon av kvalifikasjonskrav; (3) ferdig utfylt prisskjema.Kilde: Del I, 4.1.1
• Tilbud skal utformes på norsk.Kilde: Del I, 4.1.2
• Tilbud skal leveres digitalt i Doffin via KGV innen tilbudsfrist (og merkes i emnefelt).Kilde: Del I, 4.3 og 4.3.1
• Tilbudet skal være datert og tilbudsbrevet signert av representant med fullmakt til å forplikte tilbyder.Kilde: Del I, 4.3
• Det skal være samsvar mellom prisene i signert tilbudsbrev og prisene levert i prisskjema.Kilde: Del I, 4.3.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

08.06.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen gjelder for levering av tjenester/varer til Kilbotn vannverk gjennom rammeavtalen, og avtalt levering er bindende for hvert avrop.Kilde: Generelle innkjøpsbetingelser 1.0 og 3.0
• Leveringsbetingelse: DDP – Delivered Duty Paid iht. Incoterms 2010, leverandør har utgifter og risiko helt til kjøpers angitte mottakersted.Kilde: Generelle innkjøpsbetingelser 3.0
• Ved manglende overholdelse av avtalt tidspunkt skal mottaker informeres uten opphold.Kilde: Generelle innkjøpsbetingelser 3.0
• Dokumentasjon/instruksjoner for bruk og vedlikehold samt annen avtalt dokumentasjon skal leveres ved levering; dokumentasjon skal være på norsk om ikke annet er avtalt.Kilde: Generelle innkjøpsbetingelser 3.0
• Leverandøren skal kvalitetssikre at varer/tjenester er i samsvar med bestillingen; kjøper kan inspisere/kontrollere og kan tilbakevise/vrake mangelfulle leveranser.Kilde: Generelle innkjøpsbetingelser 5.0
• Alle arbeidstakere som direkte medvirker skal bære gyldig HMS-kort utstedt av Arbeidstilsynet; ikke gyldig HMS-kort medfører bortvisning.Kilde: Del II, B.2.1 HMS-kort
• Leverandøren skal følge Arbeidsmiljøloven/forskrifter, byggherres SHA-plan og anvisninger; ha internkontrollsystem iht. forskrift om systematisk HMS-arbeid og innarbeide relevante deler av byggherres SHA-plan.Kilde: Del II, B.2.2 Internkontroll/SHA
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår: leverandøren skal sikre at egne og underleverandørers ansatte har vilkår i henhold til forskrift om allmenngjort tariffavtale; dokumentasjon på forespørsel (bl.a. arbeidsavtale, lønnsslipp, timelister, bankutskrift) og på personnivå.Kilde: Del II, B.2.3 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Krav til utbetaling via bankkonto: lønn/godtgjørelse til egne, underleverandørers og innleide skal utbetales til konto i bank.Kilde: Del II, B.2.4 Krav til betaling til bank
• Rapportering/ dokumentasjon etter avrop: rapport for hvert utført anrop (kumulative opplysninger som kum-type, dimensjoner, materialvalg, dybde og innmåling) og fotografering; all dokumentasjon etter hvert avrop skal leveres byggherre senest 14 dager etter at arbeidet er ferdig.Kilde: Del II, D.1.5 Rapportering; D4.1 Dokumentasjon
• Kvalitetssikring av materiell: kontrollere at nytt materiell er i henhold til Harstad kommune sin VA-norm og er av anerkjente merker med lett tilgang til reservedeler.Kilde: Del II, D2.1 Kvalitetssikring av materiell
• Materiellkontroll: kunne dokumentere kvalitet på materiell/varer brukt på avrop.Kilde: Del II, D2.2 Kontroll
• Reparasjon av veier: offentlige veier settes i stand etter veieiers anvisning; private veier/plasser settes i minst samme stand som før graving (inkl. planering/tilsåing).Kilde: Del II, D2.3 og D2.4
• SHA-dokumentasjon: rammeavtaleleverandøren skal kunne dokumentere at arbeid utføres iht. bedriftens SHA-plan.Kilde: Del II, D3.1 Generelt
• Hastesaker: ved større vannlekkasjer kan byggherre kontakte rammeavtaleleverandører direkte på telefon; dette skal dokumenteres i ettertid og alle rammeavtaleleverandører varsles.Kilde: Del II, D.1.3 Hastesaker

• Kvalifikasjonskravet «kvalitetssikrings-/styringssystem» er nevnt, men teksten sier ikke hvilken spesifikk vedleggstype som dokumenterer dette (dokumentliste viser bl.a. «Miljøstyringssystem», men ikke tilsvarende «kvalitetstyringssystem» som eget vedlegg).
• Om «Relevant erfaring» dokumenteres primært via «Referanseliste» eller også «Kompetanse CV» er ikke eksplisitt.
• Konkrete krav/vekt for eventuelle tildelingsunderkriterier finnes ikke; teksten oppgir kun laveste evalueringspris.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kvalifikasjonskravet pkt 5.1 kreves «et kvalitetssikrings-/styringssystem som er tilstrekkelig til å gjennomføre kontrakten». Hvilken konkret vedleggstype i dokumentlisten skal dette dokumenteres med (og eventuelt hvordan skal Miljøstyringssystem Vedlegg 1.4 eller annet vedlegg brukes for å oppfylle «kvalitetssikringssystem» når det ikke fremgår et eget «kvalitetstyringssystem»-vedlegg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite nøyaktig hvilken dokumentasjon som skal leveres for å unngå avvisning pga. manglende eller feil vedleggstype.

   Kilde: 5.1 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling / Dokumentliste

2. Relevant erfaring – er dokumentasjon primært «Referanseliste (Vedlegg 1.6)», eller skal også «Kompetanse CV (Vedlegg 1.5)» legges til grunn for å dokumentere kravet «Relevant erfaring»? Beskriv gjerne hva som skal inn i hver av dem.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet om hvilken(e) vedlegg som teller for kvalifikasjonskravet påvirker både innhold og tilbudsdokumentenes format.

   Kilde: 5.1 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling / Dokumentliste

3. Rammeavtalen skal ha inntil 4 leverandører. Etter «laveste evalueringspris» – hvordan fastsettes antall tildelte leverandører dersom flere leverandører har samme/tilnærmet lik evalueringspris? Finnes det en prisgrense eller metode for å håndtere like priser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå tildelingsmekanismen når oppdragsgiver sier inntil 4 leverandører, men uten nærmere forklaring.

   Kilde: 1.1 Kort om anskaffelsen / 2.2 Konkurranseregler

4. Evalueringsskjemaet: Dokumentene sier «Oppgitte mengder i evalueringsskjemaet er ikke relevant, men brukes kun som sammenbinding i forbindelse med evalueringen». Kan oppdragsgiver bekrefte at leverandøren kun skal prise enhetsprisene i prisskjemaet (og ikke at oppgitte mengder vil bli bestilt), og gi en presisering av hva som faktisk evalueres (f.eks. sum av enhetspriser multiplisert med mengder)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prising avhenger av hva evalueringsgrunnlaget faktisk beregner, selv om mengder ikke anses relevante.

   Kilde: 1.1 Kort om anskaffelsen / 2.2 Konkurranseregler

5. Hvilken «prisskjema»-struktur gjelder for denne konkurransen (postoversikt/enhetspriser): Skal tilbyder prise alle enheter/arbeidstyper i Del III, og hvordan håndteres eventuelle avvik dersom enkelte arbeidstyper i praksis ikke utføres eller ikke er aktuelle for tilbyder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten full oversikt over prisingsforutsetningene kan leverandøren risikere feilprising eller avvisning ved ufullstendige prisskjema.

   Kilde: 4 Krav til tilbudet / 3.1 Konkurransegrunnlagets oppbygging

6. Avrop: Det står at avrop skal være skriftlig/sporbart og at entreprenør med lavest pris kontaktes først, men rammeavtalen skal ha inntil 4 leverandører. Etter hvilke kriterier/rotasjon/bytte i rekkefølge benyttes leverandør nummer 2–4 når avropiver kommer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Operativ bruk av rammeavtalen påvirker leverandørens planlegging, kapasitet og risikovurdering.

   Kilde: D.1.2 Avrop

7. Hastesaker (D.1.3): Når byggherre kontakter rammeavtaleleverandører direkte på telefon, hvem skal kontaktes først (laveste pris/annen rekkefølge), og hva regnes som «større vannlekkasjer som ikke kan vente» (omfang, kriterier eller eksempler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kriteriene for hastesaker bestemmer leverandørens responstidsforventninger og kapasitet, og er viktig for å prise riktig risiko.

   Kilde: D.1.3 Hastesaker

8. Dokumentasjonskrav etter hvert utført avrop: Det står at rapport skal inneholde kum-type, dimensjoner, materialvalg, dybde og innmåling samt at arbeid skal dokumenteres med foto med nord-pil. Kan oppdragsgiver presisere format/omfang: hvilke filtyper, hvor lagres/leveres (system/epost), og om rapporten skal være et fast maldokument?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne estimere ressursbruk og leveringsmåte for dokumentasjon for å kunne gi korrekte enhetspriser.

   Kilde: D1.5 Rapportering / D4.1 All dokumentasjon etter hvert utført avrop

9. Kvalitetssikring av materiell (D2.1–D2.2): Hva menes med «Harstad kommune sin VA-norm» i denne konkurransen (hvilken versjon/lenke gjelder)? Og hva slags dokumentasjon forventes ved avvik/ikke-godkjent materiell på avropstidspunktet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite hvilke standarder som er gjeldende og hvilken dokumentasjon som kreves for å unngå tvist ved kontroll/godkjenning.

   Kilde: D2.1 Kvalitetssikring av materiell / D2.2 Kontroll

10. SHA og HMS-kort (B.2.1 og B.2.2): Skal leverandøren vedlegge dokumentasjon på internkontrollsystem/SHA-opplegg i tilbudet (beyond det som følger av kvalifikasjonskravet), og i så fall: hvilke konkrete dokumenter/vedlegg forventes?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Kravene om HMS-kort og internkontroll er tydelige, men det er uklart om/utover kvalifikasjonsdokumentasjonen må leverandøren levere tillegg ved tilbudsinngivelse.

    Kilde: B.2.1 HMS-kort / B.2.2 Internkontroll (SHA) / 5 Kvalifikasjonskrav