Rammeavtale - Vakt- og sikkerhetstjenester

Dokumentene gjelder standard avtalevilkår og rammeavtale for tjenestekjøp (vakt- og sikkerhetstjenester) mellom Kristiansand kommune (og tilsluttede parter Avfall Sør) og leverandør, samt kravspesifikasjon og prisskjema for evaluering (innbrudds-/overfallsalarmer, låsing og mobilt vakthold, stasjonært vakthold, småbåthavn, opsjon heisalarmer).

• Forpliktelseserklæring fra underleverandør (opplysninger: virksomhetens navn, organisasjonsnummer, adresse, poststed, land; forpliktelse til å bidra med ytelser; gjelder hele avtaleperioden inkl. opsjonsår; signatur daglig leder).Kilde: Vedlegg 02 – Forpliktelseserklæring
• Prisskjema skal fylles ut for aktuelle poster: pris per måned og pris per utrykning/antall (innbruddsalarmer og alarmmottak), pris per måned for låsing/mobilt vakthold, samt timepriser for timesbaserte oppdrag, og tilbudte timespriser/stasjonært vakthold (inkl. opsjon heisalarmer).Kilde: Vedlegg 03 – Prisskjema (arkfaner)
• I tilbudet skal leverandøren i kravtabell bekrefte oppfyllelse av oppsatte krav (beskrevet som «Besvares – Dersom dette besvares i eget vedlegg…» og bekreftes «<x>»).Kilde: Vedlegg 04 – Kravspesifikasjon (kravtabell)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Løpende tjenesteyting: leverandøren skal utføre oppdrag i samsvar med avtalte tidsfrister og varsle hvis frister/rimelig fremdrift ikke kan holdes; ved forespørsel utarbeide og justere fremdriftsplan.Kilde: Vedlegg 01 – Standard avtalevilkår, punkt 2.5
• Oppfyllelses- og kvalitetsplikt: leverandøren skal utføre rasjonelt og med god faglig standard, samrå med kunden og ivareta HMS- og sikkerhetsregler på kundens virksomhetssted; regelmessig opprydding og varsel ved utført oppdrag/aksept.Kilde: Vedlegg 01 – Standard avtalevilkår, punkt 2.10
• Kommunikasjon/varsling: meldinger skal sendes skriftlig til representanter/avtalte adresser.Kilde: Vedlegg 01 – Standard avtalevilkår, punkt 2.1 og 5.1-5.5
• Underleverandører: leverandøren skal opplyse om underleverandører på anmodning; kunden kan underkjenne ved saklig grunn; leverandør svarer fullt ut for underleverandører.Kilde: Vedlegg 01 – Standard avtalevilkår, punkt 2.6
• Krav om faglærte i relevante bygg- og anleggsfag: minst 40 % av arbeidede timer skal utføres av personer med fagbrev/svennebrev/dokumentert fagopplæring; fagarbeidere i alle fag; dokumentasjon kan kreves og arbeid kan stanses ved begrunnet mistanke.Kilde: Vedlegg 01 – Standard avtalevilkår, punkt 2.8
• Lønns- og arbeidsvilkår/seriøsitet: leverandøren ansvarlig for at ansatte hos seg og underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår iht. allmenngjøring/tariff og ev. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter; dokumentasjonsplikt på forespørsel; regler om retting og sanksjoner (tilbakehold/hevingsgrunnlag).Kilde: Vedlegg 01 – Standard avtalevilkår, punkt 2.14 + Vedlegg 06 (seriøsitetsbestemmelser) – kapittel A
• HMS: internkontrollsystem, etterlevelse av arbeidsmiljølov, språkkrav for kommunikasjon; kunden kan stanse arbeid ved brudd; vesentlige brudd kan gi heving/utskiftning.Kilde: Vedlegg 01 – Standard avtalevilkår, punkt 2.15
• Forsikring: leverandør skal ha ansvarsforsikring og dokumentere forsikringsbevis ved forespørsel.Kilde: Vedlegg 01 – Standard avtalevilkår, punkt 2.16
• Returordning emballasje (der relevant): leverandør skal være medlem i returordning (Grønt punkt el. tilsvarende) i hele avtaleperioden.Kilde: Vedlegg 01 – Standard avtalevilkår, punkt 2.17
• Skatterapportering: utenlandske leverandører/underleverandører og arbeidstakere skal gi opplysninger til skattekontor i henhold til skatteforvaltningsloven § 7-6; leverandør ansvarlig i hele kontraktkjeden.Kilde: Vedlegg 01 – Standard avtalevilkår, punkt 2.18
• Pris og fakturering: priser/utgifter inkluderes; elektronisk faktura i EHF; sluttfaktura innen 90 dager etter aksept; krav til fakturainnhold (avtalenummer/ordrenummer m.m.) og at faktura pr ordre.Kilde: Vedlegg 01 – Standard avtalevilkår, punktene 4.3-4.5
• Endringer: kundens rett til å pålegge endringer via endringsordre; leverandøren har ikke rett til å foreta endringer uten kundens skriftlige samtykke.Kilde: Vedlegg 01 – Standard avtalevilkår, punktene 5.1, 5.3-5.4
• Mislighold/sanksjoner: mangler (retting, prisavslag, erstatning med beløpsbegrensning), reklamasjonsfrister (arbeid: inntil 2 år/5 år ved forventet lang varighet, garantirett også), forsinkelse (dagmulkt; evt. heving ved vesentlig avtalebrudd) og tilbakeholdsrett ved mislighold.Kilde: Vedlegg 01 – Standard avtalevilkår, punktene 6.1-6.8
• Dagmulkt for transportkrav (nullutslipp): leverandør må dokumentere vognkort og oppfylle milepæler; ved manglende dokumentasjon/oppfyllelse påløper dagmulkt og etter brudd kan det også ilegges bøter.Kilde: Vedlegg 05 – Avtaledokument for rammeavtale (Miljøbestemmelser punkt 10.3.1 og konsekvenser/dagmulkter)

• Dokumentene inneholder ikke eksplisitte kvalifikasjonskrav (f.eks. om leverandør må levere skatteattest/egenrapporteringsskjema) utover at seriøsitetsbestemmelser beskriver dokumentasjon/krav, men disse er ikke knyttet til en tydelig «kvalifikasjonsfase»-rubrikk i den gitte teksten.
• Tildelingskriterienes vekt (for kvalitet og pris) er ikke oppgitt i de utdrattede tekstavsnittene; kun at kvalitetskrav skal besvares og at pris brukes i evalueringen.
• Kravspesifikasjonen (Vedlegg 04) oppgir «Bekreftes» for enkelte krav og sier at besvarelse kan skje i eget vedlegg, men det fremgår ikke i utdraget hvilket eksakt format/dokumentasjon som skal følge med hvert evalueringskrav.
• Rammeavtalens konkrete avrop/leveringsmekanisme (utover generell avtaleløpetid og avropsadgang) og eventuelle tjenestespesifikke SLA/krav til responstid med tallverdier fremgår ikke av utdraget; kun at leverandør skal beskrive responstid.
• Maksimalverdi 80 MNOK og opsjonsvilkår er gitt, men varighet/avtaleoppstartdato er ikke oppgitt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen er det angitt at evalueringen følger «kvalitetskrav til evaluering» i Vedlegg 04 kap. 2, men det fremgår ikke av utsnittet hvilken tildelingsmodell og hvilke evalueringsvekter som brukes. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken tildelingsmodell (kvalitet/pris og evt. vekting) som gjelder, og hvordan poeng/vekting beregnes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tildelingsmodell og vekter er det vanskelig å vurdere hvordan tilbudets kvalitet skal prioriteres og hvordan pris/tilleggselementer slår ut i evalueringen.

2. Beskrivelsen av kontraktsvilkår/standardvilkår omtaler regulering og ulike betalingsformer, men konkurransegrunnlaget (i utdraget) viser ikke «øvre tak» for regningsarbeid samt hva som gjelder for timepriser/valg mellom fastpris og medgått tid for dette konkrete oppdraget. Kan oppdragsgiver spesifisere (i) om oppdraget inkluderer regningsarbeid, (ii) om det er avtalt et øvre tak (og i så fall beløp eller time-/mengdebegrensning), og (iii) om det er avtalt fastpris eller medgått tid (timepris) for hele eller deler av oppdraget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende informasjon om pris-/volumstruktur og eventuelle øvre tak gjør det krevende å prise risiko riktig og å utforme tilbudets prisstruktur.

   Kilde: Vedlegg 01 Standard avtalevilkår – Tjenestekjøp (punkt 4.5, 4.6 og 2.11)

3. Standard avtalevilkår punkt 2.8 (krav om faglærte håndverkere) gjelder bygg- og anleggsarbeider/anleggsgartnerfaget, men oppdraget synes å gjelde vakthold. Kan oppdragsgiver bekrefte om punkt 2.8 (og øvrige «bygg-/anleggsrelaterte» bestemmelser) faktisk er relevante og fullt ut gjelder for dette vaktholdsoppdraget, eller om de er uaktuelle/avgrenset?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil forutsetninger om hvilke kontraktskrav som gjelder kan gjøre tilbudet ikke-samsvarende eller føre til feil bemannings- og kostnadsberegning.

   Kilde: Vedlegg 01 Standard avtalevilkår – Tjenestekjøp (punkt 2.8)

4. Kan oppdragsgiver opplyse om forventet omfang og bestillingsmønster for vaktholdet (antall vakttimer per uke/måned, antall vaktskift, og evt. sesongvariasjoner), samt om det finnes et volumanslag i konkurransegrunnlaget? Hvis volumanslag finnes, kan oppdragsgiver dele disse tallene (selv om det er et anslag) slik at vi kan prise kapasitet og bemanning riktig.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vakthold prises typisk på bemanningskapasitet og skiftplan. Uten omfang/plangrunnlag blir prising av personalkostnader og tilgjengelighet usikker.

5. Tildelings-/evalueringsdelen synes å være ufullstendig i utdraget. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan «kvalitetskrav til evaluering» i Vedlegg 04 kap. 2 vurderes i praksis (f.eks. hvilke underkriterier/score, om det er krav til dokumentasjon, og om det brukes terskelverdier eller rangering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkrete evalueringsprosedyrer og dokumentasjonskrav må være kjent for at leverandøren skal utforme tilbudet på riktig måte og unngå å bli vurdert lavt pga. feil format/levering.

   Kilde: Vedlegg 04 kap. 2 ("kvalitetskrav til evaluering")

6. Standard avtalevilkår punkt 4.4 og 4.6 stiller krav til fakturering per ordre og løpende regningsarbeid etter spesifikasjon. For dette oppdraget: (i) vil oppdragsgiver bruke eHandel/bestillinger slik at oppdraget faktureres per bestilling/ordrenummer, og (ii) forventes det sluttfaktura innen 90 dager etter aksept av tjenesten, eller vil det være periodefakturering? Kan oppdragsgiver angi forventet faktureringsfrekvens og grunnlag (timer/avtalt enhetspris/fastpris)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fakturering og oppgjørsrutiner påvirker kontantstrøm, administrative kostnader og korrekt EHF-oppfølging.

   Kilde: Vedlegg 01 (punkt 4.4, 4.6) og Vedlegg 07 (EHF-faktura)

7. Angående prisgrunnlag og kostnadsrisiko: Har oppdragsgiver avtalt regulering av timepriser/enhetspriser (utenom offentlige avgifter), og i så fall hvilke mekanismer (indeks/justeringsklausuler) gjelder for dette konkrete vaktholdsoppdraget? Dersom det kun er standardvilkårene som gjelder, kan oppdragsgiver bekrefte at regulering kun gjelder punkt 4.2 (offentlige avgifter/valutakurs) og at det ikke finnes tilleggsklausuler i konkurransegrunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisreguleringsmekanismer kan være avgjørende for risiko knyttet til lønns-/kostnadsutvikling ved personellintensive tjenester som vakthold.

   Kilde: Vedlegg 01 Standard avtalevilkår – Tjenestekjøp (punkt 4.2)

8. Standard avtalevilkår punkt 6.3.3 begrenser erstatning til total avtalesum/antatt honorar (med unntak ved grov uaktsomhet/forse tt). For dette oppdraget: kan oppdragsgiver bekrefte at disse ansvarsbegrensningene gjelder, og om det i tillegg finnes særvilkår i konkurransegrunnlaget (f.eks. for vakthold, responstid, sikkerhetsbrudd, eller avvik) som kan gi høyere/lavere ansvar eller andre sanksjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uvanlige eller avvikende ansvars- og misligholdsklausjoner påvirker både risikobærende kostnader (forsikring) og tilbudspris.

   Kilde: Vedlegg 01 Standard avtalevilkår – Tjenestekjøp (punkt 6.3.3 og evt. 6.3/6.5)