Rammeavtale for verneklede og arbeidstøy

Anskaffelsen gjelder rammeavtale for innkjøp av verneklede, verneutstyr og andre klær med logo til NGIR-konsernet (avrop hos én leverandør). Varighet 2 år, med opsjon for forlengelse 1+1 år (maks 4 år). Estimert verdi 4 MNOK ekskl. mva., og maks øvre tak 5 MNOK ekskl. mva. inkl. opsjoner. Kontrakten reguleres av «Avalevilkår for rammeavtale om varekjøp» samt øvrige bilag/vedlegg.

• Leverandøren skal fylle ut ESPD (Europeisk egenerklæringsskjema) elektronisk i Mercell for å få tilbudet evaluert.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD, Del IV seksjon A (eventuelt separat ESPD per foretak ved støtte).

  Kilde: Del I, punkt 8.1 og 8.2
• Leverandøren må levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt for anskaffelsen (gjelder norske leverandører) og attester skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbodsfrist.

  Dokumentasjon: Skatteattest for MVA og skatteattest for skatt (innen frist).

  Kilde: Del I, punkt 6 og 2.4
• Krav til registrering/autorisasjon mv.: Norske leverandører skal være lovlig etablert (firmaattest innhentes av oppdragsgiver; leverandør skal ikke levere firmaattest). Utenlandske leverandører skal dokumentere registrering i bransjeregister/foretaksregister iht. hjemlandslovgivning.

  Dokumentasjon: Utenlandske: dokumentasjon på registrering/tilsvarende i hjemlandet.

  Kilde: Del I, punkt 8.3.2
• Krav til økonomisk og finansiell stilling: Leverandøren skal ha finansiell styrke til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Dokumentert kredittvurdering fra offentlig godkjent kredittvurderingsselskap, ikke eldre enn 3 måneder fra tilbodsfrist, basert på siste godkjente årsregnskap. Ved behov: supplerende dokumentasjon (f.eks. garantier/morselskapsgaranti). Oppdragsgiver kan innhente årsregnskap inkl. noter/styre- og revisjonsberetning fra 2023-2025. Oppdragsgiver kan selv foreta kredittvurdering.

  Kilde: Del I, punkt 8.3.3
• Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner: Leverandøren skal ha erfaring fra inntil 3 relevante leveranser fra de siste 3 årene; relevante leveranser er verneutstyr og verneklede klasse 3.

  Dokumentasjon: Oversikt/skildring av inntil 3 referanser (utfylling av vedlagt mal for referanseskildringer), jf. vedlegg 3.

  Kilde: Del I, punkt 8.3.4 og Del I, Vedlegg 3
• Krav til kvalitetssikringssystem: Leverandøren skal ha et dokumentert kvalitetssikringssystem (ISO 9001 eller tilsvarende kan dokumenteres med kopi av gyldig sertifikat).

  Dokumentasjon: Kort skildring av metoder for kvalitetssikring; eventuelt kopi av gyldig ISO 9001/tilsvarende sertifikat.

  Kilde: Del I, punkt 8.3.5
• Krav til miljøleiingssystem: Leverandøren skal ha et dokumentert miljøledelsessystem (EMAS/Miljøfyrtårn/ISO 14001 el. tilsvarende kan dokumenteres med kopi av gyldig sertifikat).

  Dokumentasjon: Kort skildring av miljøsystem; eventuelt kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Del I, punkt 8.3.6
• Dersom leverandøren støtter seg på andre foretak for kvalifikasjonskrav, må dette oppgis og dokumenteres, inkludert ESPD for hvert foretak og dokumentasjon for rådighet (f.eks. forpliktelseserklæring).

  Dokumentasjon: Separat utfylt ESPD for hvert støttende foretak; forpliktelseserklæring/garanti/samarbeidsavtale eller lignende for ressurstilgang. (Ved økonomisk/faglig støtte gjelder solidarisk ansvar og/eller at støttende foretak utfører relevante tjenester).

  Kilde: Del I, punkt 8.3.1

• Tilbudet skal leveres i elektronisk format via Mercell før tilbodsfristens utløp.Kilde: Del I, punkt 9.3
• Komplett tilbud skal inneholde: utfylt tilbodsskjema (vedlegg 1).Kilde: Del I, punkt 9.2
• Komplett tilbud skal inneholde: skatteattest (ref. punkt 6).Kilde: Del I, punkt 9.2
• Komplett tilbud skal inneholde: elektronisk utfylt ESPD (ref. punkt 8.2).Kilde: Del I, punkt 9.2
• Komplett tilbud skal inneholde: eventuell forpliktelseserklæring dersom leverandøren støtter seg på andre foretak for å oppfylle kvalifikasjonskrav (vedlegg 2).Kilde: Del I, punkt 9.2
• Komplett tilbud skal inneholde: dokumentasjon av kvalifikasjonskrav (ref. 8.3.2 til 8.3.6).Kilde: Del I, punkt 9.2
• Komplett tilbud skal inneholde: dokumentasjon av tildelingskriterier (ref. punkt 10.1).Kilde: Del I, punkt 9.2
• Ved avvik: leverandøren skal angi avvik presist og entydig og referere til relevant vedlegg og punkt; avvik skal oppgis i vedlegg 1 (tilbodsskjema).Kilde: Del I, punkt 9.1.5
• Ved plan om vesentlig bruk av underleverandører: oppgi navn, hvilke oppgaver de skal utføre og andel av kontrakten (bruk vedlegg 4).Kilde: Del I, punkt 9.1.4
• Avvik/tilbud skal besvares/leveres i tråd med reglene; det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen.Kilde: Del I, punkt 9.1.1
• Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud.Kilde: Del I, punkt 9.1.2
• Parallelle tilbud: det er høve til å gi parallelle tilbod.Kilde: Del I, punkt 9.1.3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale med én leverandør; avrop innenfor virkeområdet gjøres hos denne leverandøren.Kilde: Avtaledokument (Del II) og rammeavtalens omfang i Del I, punkt 1.2.3
• Varighet: 2 år fra signering, med opsjon for forlengelse 1+1 år (maks 4 år totalt).Kilde: Del I, punkt 1.2.3 og Avtaledokument (Del II)
• Avrop skal skje skriftlig (kan eventuelt skje via elektronisk bestillingssystem).Kilde: Del II, Avtalevilkår, punkt 7.1
• Levering/risikoovergang: levering skjer DDP iht. Incoterms 2020 til leveringssted angitt i bilag 1 (Kjevikdalen). Levering anses skjedd når varene er mottatt; ved kontraktsfestet montering/testing anses levering først ved ferdig montering/testing/godkjenning. Dellevering ikke tillatt hvis ikke avtalt.Kilde: Del II, Avtalevilkår, punkt 8.3
• Eiendomsrett overføres til oppdragsgiver (1) når oppdragsgiver betaler, eller (2) når levering anses skjedd, avhengig av hvilket som kommer først.Kilde: Del II, Avtalevilkår, punkt 8.4
• Garanti: ansvar for feil i garantitid på 24 måneder fra levering (med mindre lengre garantitid er forpliktet i tilbudet). Gjelder ikke brukt engangsutstyr.Kilde: Del II, Avtalevilkår, punkt 8.2
• Reklamasjon/mangel: oppdragsgiver skal gi melding innen rimelig tid etter at mangel er oppdaget; reklamasjonsfrist to år fra levering dersom ikke annet gjelder (garanti kan gi lengre ansvar).Kilde: Del II, Avtalevilkår, punkt 10.1.2
• Avhjelp ved mangel: leverandøren skal starte avhjelp uten ugrunnet opphold og fullføre innen rimelig tid/avtalt frist.Kilde: Del II, Avtalevilkår, punkt 10.1.3
• Underleverandører: leverandøren kan bare benytte underleverandør for oppfyllelse uten at det svekker oppfyllelsen; leverandørens forpliktelser gjelder også underleverandører. Leverandør må ha skriftlig forhåndssamtykke fra oppdragsgiver ved bruk av underleverandør i kontrakten.Kilde: Del II, Avtalevilkår, punkt 8.6
• Etiske krav/samfunnsansvar: leverandøren skal respektere menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø; forbud mot barnearbeid og tvangsarbeid samt diskriminering og manglende respekt for fagorganisering. Leverandøren skal påse etterlevelse i produksjons- og leverandørkjede, dokumentere ved egenrapportering/oppfølging/kontroll/3.-partssertifisering (f.eks. SA8000 eller tilsvarende).Kilde: Del II, Avtalevilkår, punkt 9.1, 9.3 (samt krav til dokumentasjon i punkt 9.1).
• Krav til miljø (leverandørens plikt): bidra til å redusere oppdragsgivers miljøavtrykk, fortrinnsvis bruke produkter med lavt miljøavtrykk og rapportere på forespørsel.Kilde: Del II, Avtalevilkår, punkt 9.2
• Fakturering: fakturering etter mottak av kontraktsobjektene (avrop) hvis ikke annet er avtalt i betalingsplan; betalingsfrist 30 kalenderdager. Faktura/kreditnota/purringer på EHF med mindre annet er avtalt; faktura stiles til selskapet som gjorde avrop.Kilde: Del II, Avtalevilkår, punkt 6.1 og 6.2
• Prisendring: kan reguleres tidligst 12 måneder etter signering, deretter minimum hvert 12. måned intervall, basert på SSB KPI delindeks for klær og skotøy. Partene må dokumentere og søke; skriftlig godkjenning av oppdragsgiver.Kilde: Bilag 3, «Prisregulering».
• Avtalevilkår i kontrakten inkluderer at ved avvik fra avtalevilkår kan tilbud avvises (opplysning om konsekvens av avvik).Kilde: Del I, punkt 1.2.3

• Teksten oppgir ikke konkrete kontraktsvilkår om f.eks. avrop-omfang per vare, konkrete leveringsfrister per enkel ordre utover maks leveringstid på 5 arbeidsdager for butikktilgjengelige varer (kravspesifikasjon).
• Kontrakts-/utførelseskrav om retur og håndtering av feil/mangler er beskrevet i kravspesifikasjonen, men uten full henvisning til eventuelle mekanismer i avtalevilkårene (f.eks. tidsfrister for utbedring utover generelle mangelsanksjoner).
• Vareprøvekrav: det er angitt at vareprøver sendes/ikke returneres uten returseddel og at de skal evalueres, men det fremgår ikke uttrykkelig hvor mange/ hvilke andre prøveenheter utover listen i tildelingskriteriene (det står at returseddel kan brukes).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 (Kravspesifikasjon) og Bilag 3 vedlegg 1 (Prisskjema) fremgår det ikke av utdraget vårt hvilke konkrete produkter/varianter som skal leveres, og hvordan produktoppfyllelse (mål, materialer, CE/sertifiseringer, klasse for verneutstyr m.m.) skal dokumenteres. Kan dere bekrefte hvilken dokumentasjon dere krever per varelinje (f.eks. samsvarserklæringer, standardhenvisninger, produktdatablad) og hvor dette skal legges inn i Mercell/Bilagene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbudsprisen og avviksvurderingen avhenger av om vi dokumenterer riktig for hver varelinje. Uten klar krav-/dokumentasjonsinstruks kan vi få avvik eller uriktig prising.

   Kilde: Bilag 1 (Kravspesifikasjon) / Bilag 3 vedlegg 1 (Prisskjema) / pkt. 9.2 og pkt. 10.1

2. Når dere i pkt. 10.1 ber om vareprøver for nærmere angitte størrelser/plagg, kan dere presisere komplett vareprøveoppsett: (1) eksakt innsendingsfrist (dato/klokkeslett), (2) antall eksemplarer per varelinje, (3) krav til emballering/merkelapp, (4) om returseddel faktisk er obligatorisk for retur, (5) hvem som dekker frakt/retur, og (6) hva som skjer med vareprøver dersom vi ikke kan hente innen en fastsatt frist?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vareprøver påvirker kostnad og planlegging. Manglende detaljer kan gi merkostnader eller at prøver ikke returneres/ikke vurderes.

   Kilde: Pkt. 10.1 Tildelingskriterier – Kvalitet og passform / avsnitt om vareprøver

3. Under «Prisendring» i avtalevilkårene (pkt. 5.3) står at prisene kan endres dersom regler/vedtak for offentlige avgifter endres, men at prisene ellers er faste med mindre noe annet fremgår av Bilag 3. Kan dere bekrefte at det ikke finnes øvrige prisjusteringsmekanismer (f.eks. råvare-/valutaklausuler, indeksregulering, fraktkostnadsjustering) i Bilag 3 (eller andre bilag), og at Bilag 3 ikke inneholder tillegg/forbehold som avviker fra «faste priser» utover avgiftsendringer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisfasthet er avgjørende for hvordan vi kalkulerer risiko og margin. Ufullstendig bilaggrunnlag kan gi feil forutsetninger.

   Kilde: Avtalevilkår pkt. 5.3 Prisendring

4. Avtalevilkårene sier at levering skal skje DDP iht. Incoterms 2020 (pkt. 8.3) og at dellevering ikke er tillatt dersom ikke annet er avtalt. Kan dere opplyse om avrop typisk kan leveres i flere forsendelser/deler (for eksempel ved lageruttak eller ettersending av størrelser/varer), og eventuelt angi hva som gjelder dersom en bestilling ikke kan komplett leveres innen angitt frist? Hvis «ikke tillatt» gjelder absolutt: hvordan håndteres dette i praksis ved avvik/utsolgte varer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: DDP og «ingen dellevering» kan gi betydelig leveringsrisiko ved restordre/produksjons- eller logistikksvikt. Vi må forstå praktisk håndtering for å prise riktig og unngå kontraktsbrudd.

   Kilde: Avtalevilkår pkt. 8.3 Levering og risikoovergang

5. Garanti: Avtalevilkårene (pkt. 8.2) sier 24 måneder, men at vi kan forplikte oss til lengre garantitid i tilbudet. Kan dere avklare om garantitiden inngår som evaluerings-/tildelingsparameter i konkurransen (pkt. 10.1), eller om garanti kun er kontraktsmessig forpliktelse uavhengig av evaluering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis garanti ikke påvirker evalueringen, bør vi ikke overforplikte oss uten å vite økonomisk konsekvens og dokumentasjonsbehov.

   Kilde: Pkt. 8.2 Garanti / Pkt. 10.1 Tildelingskriterier

6. I avtalevilkårene pkt. 8.6 «Bruk av underleverandører» kreves skriftlig forhåndssamtykke fra oppdragsgiver, og samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. Kan dere bekrefte: (1) om samtykkeprosessen innebærer en bestemt saksbehandlingstid, (2) om underleverandører som allerede er oppgitt i tilbudet (avdeling/vedlegg 4) anses som forhåndsgodkjent, og (3) om det finnes kategorier som alltid er tillatt uten samtykke (for eksempel logistikktjenester, frakt, trykk/merking)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi trenger å vite om oppgitt leverandørstruktur i tilbudet faktisk gir handlingsrom ved oppstart og ved endringer i leverandørkjeden.

   Kilde: Avtalevilkår pkt. 8.6 / Pkt. 9.1.4 Underleverandører i gjennomføringen av kontrakten

7. Krav til avvik: I pkt. 9.1.5 opplyses det at avvik må angis i vedlegg 1 (Tilbodsskjema) og referere til relevant vedlegg og punkt. Kan dere konkretisere hvordan dere forventer at vi beskriver avvik i Tilbodsskjemaet når usikkerheten gjelder krav i Bilag 1 (som ikke er vedlagt i utdraget), og om vi kan legge ved forklaringer/bilag i Mercell for å underbygge konsekvens og alternativ løsning uten at det tolkes som avvik eller «sidebeskrivelse»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil avviks-/beskrivelsesformat kan føre til avvisning. Vi må forstå prosedyren for å dokumentere avvik eller afklaring på riktig måte.

   Kilde: Pkt. 9.1.5 Avvik / Vedlegg 1 Tilbodsskjema

8. Tildelingskriteriet «Klima- og miljøomsyn» (pkt. 10.1) refererer til miljømerking i kolonne «N» i prisskjema og til at poeng beregnes for bilag 3 vedlegg 1 punkt 1, 2 og 4. Kan dere bekrefte: (1) hvilke konkrete varelinjer som ligger i «punkt 1, 2 og 4» i prisskjema, (2) om merking må knyttes 1:1 til hver varelinje, og (3) hvilken dokumentasjon dere krever dersom lisensnummer/standard ikke kan søkes opp på nettsiden (hvilke type vedlegg aksepteres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart miljømerkescope og dokumentasjonskrav kan gi feil poenggrunnlag og/eller avvisningsrisiko ved manglende dokumentasjon.

   Kilde: Pkt. 10.1 Klima- og miljøomsyn / Bilag 3 vedlegg 1 (Prisskjema) kolonne «N»

9. Volum og avrop: Selv om volum er estimat, ønsker vi å prise korrekt. Kan dere opplyse om forventet avropsfrekvens og typisk avropsstørrelse per leveranse for de varegruppene som inngår (arbeidstøy/verneklede/vernesko og evt. logo/merking), samt om dere har minstekvantum per avrop eller om oppdragsgiver kan foreta avrop med svært små kvanta?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Logistikk, lager og produksjons-/trykkoppsett påvirkes sterkt av avropsmønster og minstekrav, selv om totalkostnaden er estimert.

   Kilde: Pkt. 1.2 Formål og omfang (volum/estimater) / pkt. 7 Avrop på rammeavtalen

10. Oppdragsgiver angir i pkt. 2.5 at det ikke vil være tilbodskonferanse/tilbodssynfaring. Kan dere likevel bekrefte om dere vil gi en kort status på eventuelle spørsmål som krever avklaring av Bilag 1/Bilag 2 før leverandørene må prise, og om svarene publiseres samlet som «endringer/tillegg» som kan påvirke tilbudets innhold og avviksretten?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Når nøkkeldokumenter (Bilag 1/2) ikke er fullstendig tilgjengelige i utdraget, er det viktig å forstå hvordan avklaringer håndteres juridisk og praktisk før innlevering.

    Kilde: Pkt. 2.5 / pkt. 2.7 Spørsmål angåande anskaffinga / pkt. 2.6 Endringer i konkurransegrunnlaget