Rammeavtale for verneklede og arbeidstøy

Rammeavtale for innkjøp av verneklær, verneutstyr og andre klær med logo for NGIR-konsernet. Rammeavtale med én leverandør, varighet 2 år med opsjon 1+1 år (maks 4 år). Estimert verdi 4 MNOK (ekskl. mva.) og maksimalt øvre tak 5 MNOK (ekskl. mva.) for hele avtaleperioden inkl. opsjoner. Avrop kan gjøres av flere NGIR-selskaper.

• Leverandøren skal fylle ut ESPD (europeisk egen­erklæringsskjema) og dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: ESPD elektronisk i Mercell; i tillegg dokumentasjon iht. dokumentasjonskrav under punkt 8.3.2–8.3.6. Manglende dokumentasjon/mangelfulle opplysninger kan føre til avvisning (FOA § 24-2/§ 24-2 referert).

  Kilde: Del I, punkt 8.1–8.2
• Krav til leverandørens registrering/autorisasjon mv. (lovlig etablert foretak).

  Dokumentasjon: Norske: firmaattest (oppdragsgiver henter fra Brønnøysundregisteret; norske leverandører skal ikke levere). Utenlandske: dokumentasjon på registrering i bransje-/foretaksregister iht. lovgivning i etableringslandet.

  Kilde: Del I, punkt 8.3.2
• Krav til økonomisk og finansiell stilling: finansiell styrke til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Dokumentert kredittvurdering fra offentlig godkjent kredittvurderingsselskap (ikke eldre enn 3 mnd fra tilbodsfrist, basert på siste godkjente årsregnskap). Dersom ikke kredittverdig eller kredittgrense < NOK 250 000: supplerende dokumentasjon. Eventuelt aksept av annen dokumentasjon (f.eks. morselskapsgaranti/garanti/sikkerhet). Oppdragsgiver forbeholder seg å innhente årsregnskap (2023–2025).

  Kilde: Del I, punkt 8.3.3
• Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner: erfaring fra relevante leveranser.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag fra siste 3 år. Bruk av vedlagt mal for referanseskildringer (vedlegg 3). Relevante leveranser: verneutstyr og verneklær klasse 3 (jf. tekst).

  Kilde: Del I, punkt 8.3.4; Vedlegg 3
• Krav til kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av metoder for kvalitetssikring. Dersom sertifisert (ISO 9001 eller tilsvarende): kopi av gyldig sertifikat er tilstrekkelig.

  Kilde: Del I, punkt 8.3.5
• Krav til miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av miljøsystem. Dersom sertifisert av offentlig sertifiseringsorgan (EMAS, Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller annet anerkjent miljøledelsessystem/standard): kopi av gyldig sertifikat er tilstrekkelig.

  Kilde: Del I, punkt 8.3.6
• Skatteattest (for norske leverandører og ev. støttende foretak).

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbodsfrist (punkt 2.4).

  Kilde: Del I, punkt 6
• Samarbeid/fellesskap (konsortium/JV) og bruk av støttende foretak.

  Dokumentasjon: Ved fellesskap: fremgå av tilbudsskjema (vedlegg 1) og signeres av representanter for alle; én kontaktperson; hvert medlem leverer eget ESPD og dokumentasjon på kvalifikasjonskrav. For støttende foretak: separat ESPD per støttende enhet; dokumentasjon på firman/registrer og øvrige krav; forpliktingserklæring/tilgjengeliggjøring av ressurser. (Solidarisk ansvar omtales for finansielle krav; støttende foretak skal utføre relevante tjenester for tekniske/faglige krav.)

  Kilde: Del I, punkt 5 og 8.3.1

• Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell før tilbodsfristens utløp. Tilbud levert utenom Mercell/etter frist avvises.Kilde: Del I, punkt 9.3
• Komplett tilbud skal inneholde: utfylt tilbudsskjema (vedlegg 1), skatteattest (ref. punkt 6), elektronisk utfylt ESPD (ref. punkt 8.2), eventuell forpliktingserklæring (vedlegg 2) ved støtte fra andre foretak, dokumentasjon på kvalifikasjonskrav (ref. 8.3.2–8.3.6), og dokumentasjon for tildelingskriterier (ref. punkt 10.1).Kilde: Del I, punkt 9.2
• Utfylt prisskjema (bilag 3 vedlegg 1) med priser i NOK eks. mva., og rabatt(er) for øvrig verneklær/utstyr.Kilde: Del I, punkt 10.1; Vedlegg/prisskjema-rettledning i bilag 3 vedlegg 1
• Kvalitetsdokumentasjon: bilag 2 (leverandørens løsningsskildring) og vareprøver for angitte produkter/summering (levering/returseddel iht. krav).Kilde: Del I, punkt 10.1 (Kvalitet); bilag 2
• Klima- og miljødokumentasjon: fyll ut miljømerking i prisskjema for punkt 1,2 og 4 (bilag 3 vedlegg 1) dersom produkt er miljømerket; oppgi miljømerke og ev. lisensnummer/legge ved sertifikat/lisensbevis.Kilde: Del I, punkt 10.1 (Klima- og miljøomsyn)
• Eventuelle avvik må angis presist, entydig og referere til relevant vedlegg/punkt, og oppgis i vedlegg 1 (tilbudsskjema).Kilde: Del I, punkt 9.1.5; Vedlegg 1
• Ved plan om å overlate vesentlig del til underleverandører: oppgi navn, oppgaver og andel i tilbudet, ved bruk av vedlegg 4.Kilde: Del I, punkt 9.1.4; Vedlegg 4
• Varighet/vedståelse: leverandør vedstår tilbudet til vedståingsfrist (angitt i punkt 2.4).Kilde: Del I, punkt 9.5 og Vedlegg 1 (Vedståelse)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale: én leverandør. Varighet 2 år med opsjon 1+1 år (maks 4 år). Avvik fra avtalevilkår kan medføre avvisning.Kilde: Del I, punkt 1.3
• Avrop: skal skje skriftlig. Oppdragsgiver kan bestemme avrop via elektronisk bestillingssystem.Kilde: Del II, punkt 7.1
• Levering og risikoovergang: DDP iht. Incoterms 2020 til leveringsstedet (Kjevikdalen, Lindåsvegen 1260, 5956 Hundvin) innen frist i bilag 1, med mindre annet er avtalt. Levering anses skjedd når varene er mottatt (og ved montering/evt. testing først etter montering/testing).Kilde: Del II, punkt 8.3; Del I bilag 1 (Bestilling/levering, punkt 6)
• Garanti: 24 måneder fra levering; lengre garantitid avtalt i tilbudet gjelder. Gjelder ikke brukt engangsutstyr. Leverandør utbedrer/leverer om igjen for egen regning innen rimelig tid uten ugrunnet opphold.Kilde: Del II, punkt 8.2
• Feil/mangler oppdaget ved mottak eller bruk: leverandøren skal reparere eller levere nytt produkt uten kostnad for oppdragsgiver.Kilde: Del I bilag 1 (Spesifikasjon – Bestilling og levering, punkt 5)
• Retur: klede/sko/arbeidstøy/verneutstyr kan returneres uten kostnad til leverandør (lokasjon eller post); oppdragsgiver betaler retur via post. Unntak for enheter som har fått NGIR-logo.Kilde: Del I bilag 1 (Spesifikasjon – Bestilling og levering, punkt 4)
• Samsvar med krav til utstyr/klær: CE-merket verneutstyr og samsvar med relevante lover/forskrifter; logo godkjennes før produksjon og skal være tilgjengelig på tilbyders lager.Kilde: Del I bilag 1 (Spesifikasjon, punkt 1 og 7)
• Vaskeegenskaper: alle klær kan vaskes i vaskemaskin; ytterklær minimum 25 vask; øvrige klær minimum 50 vask (med korrekt vasketilvising).Kilde: Del I bilag 1 (Spesifikasjon, punkt 10–12)
• Garanti mot fabrikasjonsfeil: minimum 2 års garanti (og leverandør skal angi garantitid for ulike varer).Kilde: Del I bilag 1 (Spesifikasjon, punkt 13)
• Kontraktsobjektets egenskaper: skal følge krav til art/mengde/kvalitet/innpakning jf. kontrakten; fri for tredjemannskrav som ikke er beskrevet.Kilde: Del II, punkt 8.1
• Etiske krav / samfunnsansvar: etterlevelse av menneskerettigheter/arbeidstakerrettigheter/miljø, forbud mot barnearbeid/tvangsarbeid/diskriminering m.m.; leverandøren skal påse etterlevelse i produksjons-/leverandørkjeden; dokumenteres ved egenrapportering/oppfølgingssamtaler/kontroller/3.-partssertifisering (SA8000 eller tilsvarende).Kilde: Del II, punkt 9.1 og 9.2 (med kontroll/dokumentasjonsmåte)
• Miljøkrav: leverandøren skal bidra til å redusere oppdragsgivers miljøavtrykk og fortrinnsvis benytte produkter med lavt miljøavtrykk; skal rapportere på oppfordring.Kilde: Del II, punkt 9.2
• Underleverandører: bruk krever skriftlig forhåndssamtykke fra oppdragsgiver; samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. Leverandør ansvarlig overfor underleverandører og plikter å informere om kravene.Kilde: Del II, punkt 8.6
• Forsikring: leverandøren skal holde kontraktsobjektet forsikret frem til risiko går over på oppdragsgiveren.Kilde: Del II, punkt 8.7
• Fakturering: faktureringsrutiner etter mottak/evt betalingsplan; 30 kalenderdager betalingsfrist. Faktura i EHF hvis ikke annet avtalt, og til selskapet som gjorde avrop (NGIR IKS/Drift/Næring).Kilde: Del II, punkt 6.1–6.2; Del I bilag 3

• Teksten inneholder ikke selve fullstendige kontrakt-/utførelsesbestemmelser for alle leveringspunkter utover det som er utdraget i Del II (mange punkter er ikke gjengitt i detalj).
• Kravspesifikasjonens eksakte leverings-/avropstekniske detaljer (utover de generelle DDP- og retur-/feilrettingspunktene) fremgår kun delvis i bilag 1 (resten er ikke inkludert i utdraget her).
• Det fremgår ikke i utdraget hvilke konkrete 'varetitler' som er omfattet av eventuelle avvikskategori/avvisningskonsekvenser utover generell avvisningsrisiko ved avvik.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 1 pkt. 15: Dere ber leverandør «minimum 2 veker etter signert kontrakt» å komme til Kjevikdalen for prøving/notering av storleiker. Kan dere presisere (i) om dette er en fast oppstart-forutsetning før første ordinære avrop, (ii) forventet omfang (antall ansatte/arbeidsledergrupper) og (iii) om kostnader til reise/opphold er inkludert i prisene i prisskjemaet eller skal faktureres særskilt (jf. også DDP-kravet i bilag 1 pkt. 6)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer oppstart, omfang og kostnadsallokering for en leveranse/aktivitet som kan påvirke både kapasitet og tilbudspris.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 15 (Bestilling og levering) / pkt. 6 (DDP)

2. I bilag 1 pkt. 3 og pkt. 4: Det fremgår at leverandør skal ha utstyr både for damer og herrar, og at «alle storleiker vist til i prisskjema ... skal vere tilgjengeleg for både damer og herrar». Er dette ment som at hvert produkt har både dame- og herremodell i samtlige storleiker oppført i prisskjemaet (f.eks. XS–XXXL hvor begge kjønn har alle størrelser), eller kan leverandør ved enkelte plagg velge unisex/alternativ størrelsesspredning der dame-/herrevariant ikke finnes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kan ha stor prissettings- og lager-/beredskapskonsekvens hvis tolkningen av «tilgjengelig for begge» er streng vs. fleksibel.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 3 og pkt. 4

3. I bilag 1 pkt. 5: «Produkt for damer og herrar skal koste det same». Gjelder dette (a) samme enhetspris i prisskjemaet for dame- og herrevariant av samme varenummer, og (b) også for sko/innleggssåler hvor dere evaluerer ulike løsninger og tilpasninger? Hvis innleggsåle-/særtilpasning ikke ligger som eget prispunkt i prisskjemaet, hvordan forventer dere at lik pris mellom dame/herrer håndteres i evalueringssum og i avrop.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer hvordan prislikhet skal håndheves ved produkter som kan ha tilpasnings- eller opsjonslogikk uten tydelige separate linjer i prisskjemaet.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 5

4. I bilag 1 pkt. 7: Logo skal godkjennes før produksjon og «skal vere svarte logoar for gule verneklede og kvite for svarte klede», og at det «skal berre vere logo på overdelar og på lue». Kan dere bekrefte (i) hvilke konkrete plagg/varenummer som omfattes av «overdelar» (typisk hvilke underkategorier: jakker, hettejakke, vest osv.), (ii) om også refleksplagg (f.eks. hette-/fleece med refleks) omfattes, og (iii) om «lue» kun gjelder varelinjene for lue/buff (bilag 3 vedlegg 1 pkt. 2.3 og 2.4) eller også andre hodeplagg/ caps?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjør hvilke linjer som faktisk skal dekoreres, og dermed kost og gjennomføringsrisiko (samt retur/unntak knyttet til logo).

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 7

5. I bilag 1 pkt. 4: «Alle klede ... kunne returnerast ... utan kostnad». Samtidig står det: «Dette gjeld ikkje for einingar som har fått påført NGIR si logo.» Kan dere presisere hvordan retur skal håndteres praktisk for (a) varer som har fått logo men returneres fordi størrelse ikke passer, og (b) varer som sendes/tilpasses etter brukers legeerklæring for sko (bilag 1 tildelingskriteriet)? Skal slike alltid være omfattet av logo-unntaket, eller finnes det en annen prosess/tilbakesendingsvilkår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Returregimet påvirker både risiko og kost for leverandør, særlig når logo og tilpasning er involvert.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 4 (retur) / Del I pkt. 10.1 (sko og legeerklæring nevnt under kvalitet)

6. I bilag 1 pkt. 5: «Feil eller manglar ... reparere eller levere et nytt produkt uten kostnad». Kan dere avklare hva dere mener med «ved mottak eller bruk» og hvilken responstid dere forventer for avhjelp (f.eks. omlevering innen X arbeidsdager), samt om leverandør skal stå for henting/retur i returprosessen ved avvik (selv om DDP og retur uten kost er angitt ellers)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir grunnlag for å prise service-/feilhåndteringskost og planlegge logistikken.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, pkt. 5

7. I tildelingskriteriet «Klima- og miljøomsyn» (Del I pkt. 10.1): Dere evaluerer miljømerker for produkter i prisskjema «punkt 1, 2 og 4». Kan dere bekrefte (i) hvilke kolonner i prisskjemaet som tilsvarer «kolonne K» og «N» (og hva som ligger i «K», «N»), (ii) om leverandør skal fylle ut miljømerke/lisensnummer også for produkter som ikke er de aktuelle evalueringslinjene, og (iii) hvilken dokumentasjon dere aksepterer ved manglende mulighet til å slå opp lisensnummer på nettside?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer evalueringsgrunnlag og dokumentasjonskrav for miljø, som direkte påvirker uttelling og ressursbruk i tilbudet.

   Kilde: Del I pkt. 10.1 (Klima- og miljøomsyn) / Bilag 3 vedlegg 1 (kolonner for miljømerke/lisens)

8. I Del I pkt. 9.6 og vedlegg/tilbudsavvik: Avvik kan gi avvisning. Kan dere gi en avklarende veiledning for hvordan leverandør skal formulere avvik i vedlegg 1 (Tilbodsskjema) når det gjelder avvik fra «DDP i samsvar med Incoterms 2020» (bilag 1 pkt. 6) eller garantikrav (bilag 1 pkt. 13) – altså om det aksepteres avvik som prisjusteres, eller om slike krav i praksis behandles som ikke-omsettbare?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hjelper leverandøren å forstå avvisningsrisiko for noen av de mest kostnadsstyrende kravene, så tilbudet ikke blir avvist på formalia/terskel.

   Kilde: Del I pkt. 9.1.5 og 9.6 (Avvik/avvising) / Bilag 1 pkt. 6 og pkt. 13

9. I Del I pkt. 10.2 (hybridmodell): Knekkpunkt er «75 % høgere pris enn lågaste tilbodet». Kan dere forklare med et konkret eksempel hvordan poeng gis ved pris lik (a) 1,00× laveste, (b) 1,75× laveste og (c) 2,00× laveste?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reduserer beregningsusikkerhet ved prising og rabatter, slik at leverandøren kan optimalisere tilbudet mot evalueringsformelen.

   Kilde: Del I pkt. 10.2 (Evaluering/hybridmodell)