Kjøp av pasientvarslingssystem for Vanylven kommune

Vanylven kommune skal anskaffe et helhetlig pasientvarslingssystem til sykehjem (inkl. hardware og software), samt etablering, service og nødvendig vedlikehold. Hovedleveransen skal erstatte dagens ikke-skybaserte løsning. Avtalen inngår som rammeavtale og reguleres av statens standardavtaler: SSA-K for fysisk utstyr/etablering, SSA-L for drift/vedlikehold av skytjenester og nettverksbaserte løsninger (med opsjon for utvidelse til hjemmebasert omsorg/HBO), og SSA-R for tilleggskjøp via avrop. Estimert verdi for hovedleveransen 6–11 MNOK, og rammeavtalen 100 000–500 000 NOK per år (veiledende).

• Leverandør skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) / godtgjørelse for registrering (utenlandske selskaper). (Kap. 5.3.1)

  Kilde: Kap. 5.3.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/avtalen, og være kredittverdig med tilfredsstillende likviditet og soliditet (minimum A eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (ikke eldre enn 3 måneder) fra kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon. Annen egnet dokumentasjon kan gis ved saklig grunn for ikke å fremlegge krevd dokumentasjon. (Kap. 5.3.2)

  Kilde: Kap. 5.3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha god erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Inntil tre referanser fra løpet av de siste 3 år (relevans kan også vektlegges for leveranser eldre enn tre år). Beskrivelsen skal inkludere: mottaker (navn, telefon, e-post), oppdragets omfang og verdi, leveringstidspunkt og varighet, beskrivelse av leveransen. Leveres som mal/vedlegg: Del I Vedlegg 5_Referanseprosjekt. (Kap. 5.3.3)

  Kilde: Kap. 5.3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner – Erfaring
• Kvalitetsstyring: Leverandøren skal ha rutiner for kvalitetsstyring (kvalitetssikring, kontinuerlig forbedring, ressursstyring, ledelsens ansvar). ISO 9001 kan aksepteres som dokumentasjon.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av rutiner. Alternativt: gyldig ISO 9001-sertifikat. (Leveres sammen med forespørsel om å delta.)

  Kilde: Kap. 5.3.3 Kvalitetsstyring
• Miljøledelse: Leverandøren skal ha tilfredsstillende miljøledelsessystem eller være sertifisert for miljøledelse.

  Dokumentasjon: Enten: beskrivelse av miljøledelsestiltak i virksomheten, eller kopi av gyldig sertifisering (ISO 14001, Miljøfyrtårn, EMAS eller tilsvarende). (Leveres sammen med forespørsel om å delta.)

  Kilde: Kap. 5.3.3 Krav til miljøledelsessystem
• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og moms.

  Dokumentasjon: Norske leverandører: skatt- og merverdiattest vedlegges ved tilbud/innlevering i kvalifiseringsløpet (tekst angir ved tilbud). (Kap. 5.4)

  Kilde: Kap. 5.4 Obligatorisk krav til vinnende leverandør
• Ved støtte på andre virksomheters kapasitet (økonomi/finans og teknisk/faglig) skal dette dokumenteres, og egne ESPD-skjemaer skal leveres for aktuelle underleverandører.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring (forpliktelseserklæring/Del I Vedlegg 3) og separate ESPD-skjemaer for underleverandører. (Kap. 5.5)

  Kilde: Kap. 5.5 Underleverandører

• Forespørsel om å bli kvalifisert skal leveres gjennom KGV innen frist. E-post/post gir avvisning.Kilde: Kap. 5.6 Struktur på forespørsel
• ESPD (elektronisk i KGV) skal fylles ut og leveres sammen med forespørsel om å delta.Kilde: Kap. 5.2 ESPD (generelt)
• Søknadsbrev: Del I Vedlegg 1a_Søknadsbrev (inngår i forespørsel).Kilde: Kap. 5.6 Struktur på forespørsel
• Etterspurt dokumentasjon for kvalifikasjonskrav (firmaattest, kredittvurdering, dokumentasjon kvalitetsstyring, dokumentasjon miljøledelse system, skatteattest).Kilde: Kap. 5.6 Struktur på forespørsel
• Referansebeskrivelse: Del I Vedlegg 5_Referanseprosjekt (inntil tre referanser).Kilde: Kap. 5.6 Struktur på forespørsel
• Dersom aktuelt: Forpliktelseserklæring (Del I Vedlegg 3) og ESPD for underleverandører.Kilde: Kap. 5.6 Struktur på forespørsel
• Tilbud (for kvalifiserte leverandører) skal inneholde: Tilbudsbrev (Del I Vedlegg 1b), Del II Leverandørs løsningsbeskrivelse (besvare kravtabell), bilag til SSA-L og SSA-K (utfylt), prisskjema (Del II Prisskjema), miljøbesvarelse i separat dokument, Tilbyders forbehold og avvik (Del I Vedlegg 4), egenerklæring taushetsplikt (Del I Vedlegg 2), egenerklæring lønn og arbeidsvilkår (Del I Vedlegg 6).Kilde: Kap. 7.1 Innhold og struktur
• Tilbud må leveres i sin helhet etter KGV-format innen tilbudsfrist; e-post eller lignende medfører avvisning. Tilbudet skal være bindende.Kilde: Kap. 7.1 Innhold og struktur

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

06.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Krav til lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift 8. februar 2008 nr. 112.Kilde: Kap. 3.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Kontrakten inneholder krav til konfidensialitet og innsynshåndtering; taushetsplikt ikke mer omfattende enn forvaltningsloven/andre lover og offentleglova.Kilde: Kap. 4 Konfidensialitet og offentlighet
• Avtalen skal leveres i norsk språk; avvik og forbehold må håndteres i tilbudet og kan medføre avvisning.Kilde: Kap. 6.1.5 Språk + Kap. 6.1.4 Avvik
• Oppdragsgiver skal godkjenne hovedleveransen når systemet er installert, igangsatt, brukeropplæring gjennomført og godkjenningsprotokoll for prøvedrift signert. Mangler skal rettes innen avtalt frist; prøveperiode 1 måned etter godkjenning (kan forlenges ved gjentakende feil).Kilde: Del II SSA-K Bilag 5 / Godkjenningsprøve (prøvedrift) jf. Del II SSA-K bilag 5, Vedlegg 1 Godkjenningsprotokoll for prøvedrift
• Garantiperioder: 1 år for programvare og 2 år for utstyr (med mindre annet avtales).Kilde: Del II SSA-K Generell avtaletekst – Garantiperiod og garantiytelser (pkt. 2.2.5/2.2.5 i teksten)
• SLA/tjenestenivå for SSA-L: standard SLA gjelder hele tjenesteleveransen; oppetid skal minst være 99,5 %; kompensasjon utløses ved oppetid < 99,5 %; oppetid beregnes per kalendermåned; oppetid <95% kan anses vesentlig avvik og vurderes for heving.Kilde: Del II kravspesifikasjon – Kapittel om krav til tjenestenivå (SLA) med kompensasjon for nedetid
• Rapportering: Leverandør skal levere månedlige rapporter som er revisjonsbare (oppetid, alarmsvar-KPI, hendelser, feilrettingstider, vedlikeholdsvinduer og kompensasjoner).Kilde: Kapittel om krav til tjenestenivå (SLA) – Rapportering og dokumentasjon
• Leverandørens løpende support: brukersupport (innen normal arbeidstid 08-17), og bør også kunne tilby support utenfor arbeidstid for kritiske feil; on-site ved behov. Dedikert kundeansvarlig skal finnes. Timepriser og reiseregulativ gjelder for on-site ved behov.Kilde: Del II kravspesifikasjon – Kapittel Service og support

• Detaljene om eksakt innhold i Del II (kravtabell utover eksempeltekster) er omfattende og ikke fullstendig gjengitt her; derfor kan enkelte spesifikke krav/kravpunkt utelates i denne utdragssammenstillingen.
• Tildelingskriteriet «Miljø» angir separat dokument (maks 3 A4) og evalueringsinnhold, men vektet poengmodell for miljø er ikke detaljert utover at beste tilbud får best score (relative avvik).
• Flere kontraktspunkter for SSA-L/SSA-K/SSA-R (bilag 4, bilag 6, bilag 7 osv.) er ikke gjengitt i teksten, så enkelte kontraktsmessige mekanismer (særlig prisregler for avrop og konkrete bilagspunkter) er ikke verifiserbare her.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Del II (kravspesifikasjonen) viser dere til en SLA-modell for pasientvarslingssystemet, men i utdraget slutter SLA-kapitlet midt i teksten. Kan dere ettersende/oppgi komplette SLA-krav og alle SLA-parametre (f.eks. responstid/istandsettingstid, definisjon av nedetid, målemetode, rapporteringsfrekvens, og hvordan kompensasjon for nedetid skal utløses)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må ha hele SLA-grunnlaget for å kunne prise og strukturere kompensasjon for nedetid som inngår i tildelingskriteriet “SLA”.

   Kilde: Del II Oppdragsgivers kravspesifikasjon / SLA-kapittel (Del II, SLA omtales under tildelingskriteriet kvalitet, c) SLA: Kompensasjon for nedetid)

2. Under tildelingskriteriet “SLA: Kompensasjon for nedetid (10 %)”: Kan dere spesifisere nøyaktig hvilke beregningsregler som legges til grunn for kompensasjon (f.eks. sats/treffsikkerhet, prosentvis kompensasjon eller fast beløp, tak/undervirkninger), og om dere evaluerer etter forekomst (frekvens) eller kun varighet/omfang av nedetid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forhandling/tilbud må kunne dokumentere en konkret kompensasjonsmodell som faktisk blir sammenlignbar og evaluerbar.

   Kilde: KAPITTEL 6.2 Tildelingskriterier (kvalitet, c) SLA: Kompensasjon for nedetid

3. Kravspesifikasjonen i Del II fortsetter etter det som er vist i utdraget. Kan dere bekrefte at alle “A- og B*”-krav som inngår i evalueringsmatrisen faktisk er fullt oppgitt i konkurransegrunnlaget, og eventuelt oversende den komplette listen/tabellen med A og B* samt underkriterier som skal svares på?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringskravene (A og B*) skal besvares i tilbudet; uten fullstendig kravliste kan leverandøren risikere feil oppfyllelse eller mangelfull besvarelse.

   Kilde: KAPITTEL 6.2 Tildelingskriterier (kvalitet, b) Evalueringskrav kravspesifikasjon (40 %) og Del II kravspesifikasjon / kravtabell

4. I kapittel 1.2 og 1.3 beskriver dere rammeavtale for tilleggskjøp (SSA-K og SSA-V) og at SSA-L regulerer drift og vedlikehold med “leveranse etter SSA-L vil ikke ha begrensning i varighet”. Kan dere tydeliggjøre avtalemessig sammenheng mellom (i) SSA-L (drift/vedlikehold, uten varighetsbegrensning) og (ii) rammeavtalen sin varighet (2 + ensidig opsjon 2 år), herunder hva som gjelder for priser/kompensasjon/SLA i perioden etter rammeavtalens utløp?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvor lenge SLA og tilhørende kommersielle forpliktelser gjelder, og hvordan kostnadsbildet påvirkes etter rammeavtalens 2–4 års horisont.

   Kilde: KAPITTEL 1.2.3 Avtalens varighet og 1.3 Avtalens oppbygning

5. Dere skriver at rammeavtalens maksimale verdi settes til 3 MNOK ekskl. mva. for hele avtaleperioden inkludert opsjoner. Samtidig angis estimert verdi 100 000–500 000 NOK per år ekskl. mva. for rammeavtalen. Kan dere bekrefte hva som skal legges til grunn for prising i prisskjemaet (inkludert eventuelle enhetspriser/avrop), og hvordan den maksimale rammen påvirker leverandørens kalkyle og eventuelle tak for leveranser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare verdier/rammer gjør det vanskelig å prise korrekt og kan påvirke risiko for under- eller overprising.

   Kilde: KAPITTEL 1.2.2 Anskaffelsens omfang

6. I kapittel 6.1.4 Avvik: Avvik skal angis presist og entydig i Del I Vedlegg 4 “Tilbyders forbehold og avvik”. Kan dere gi en presis veiledning for hvordan leverandøren skal håndtere avvik som gjelder (a) bilag/vedlegg til SSA-K og SSA-L (bilag som utfylles i tilbudet), og (b) eventuelle uklarheter i Del II kravspesifikasjonen som man ikke kan oppfylle uten endring? Skal dette behandles som avvik eller som tilbudsforutsetninger i løsningsbeskrivelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil avviks-/forutsetningsplassering kan medføre avvisningsrisiko og påvirker også evalueringen.

   Kilde: KAPITTEL 6.1.4 Avvik og KAPITTEL 7.1 Innhold og struktur (Vedlegg 4 Tilbyders forbehold og avvik)

7. I kapittel 1.5 oppgis befaring i uke 33 uten tilbyderkonferanse. Kan dere opplyse praktisk gjennomføring: tidspunkt, om det er adgang for alle inviterte kvalifiserte leverandører, om det er begrensning på antall deltakere utover det dere ber om i KGV, og om dere kommer til å dele referat/tilleggsopplysninger i etterkant?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Praktisk planlegging påvirker bemanning og tilbudsforberedelser, og sikrer at alle får lik informasjon.

   Kilde: KAPITTEL 1.5 Tilbyderkonferanse og befaring (samt 1.4 viktige datoer)

8. Tildelingskriteriet miljø (30 %) evaluerer bl.a. “garantitid på sentrale komponenter utover kontraktskrav” samt konkrete miljøtiltak. Kan dere presisere hvilke “sentrale komponenter” som gjelder i denne anskaffelsen (og om dere forventer konkrete komponenttyper/modeller i svar og prisskjema), samt hvordan garantitid utover kontraktskrav skal dokumenteres dersom komponentprodusentens garantivilkår varierer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøkriteriet er delvis parameterstyrt (garantitid og tiltak); leverandøren trenger avklaring for å kunne fylle ut riktig og dokumentere grunnlaget i evalueringen.

   Kilde: KAPITTEL 6.2 Tildelingskriterier (Miljø: garantitid på sentrale komponenter og miljøtiltak)

9. I kapittel 7.1 står det at tilbud skal leveres innen fristen og at all risiko for uklarheter ligger hos leverandøren. Videre står at det gjøres oppmerksom på at “tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige” og at forlengelse av vedståelsesfrist krever samtykke. Kan dere avklare om dere forventer forhandlinger rundt løsningsforslag og etableringsplan etter poenggivning, og hvilke endringer som typisk er tillatt innenfor rammene av vedståelsesfrist (f.eks. justeringer av milepæler/SLA/kompensasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvor fleksibel tilbudet kan være under forhandlingene uten å komme i konflikt med bindingen vedståelsesfrist og avviksreglene.

   Kilde: KAPITTEL 2.1.1 Forhandlinger og KAPITTEL 1.4 Viktige datoer (vedståelsesfrist) og KAPITTEL 7.2 Vedståelsesfrist