Kjøp av pasientvarslingssystem for Vanylven kommune

Vanylven kommune skal inngå konkurranse med forhandling for anskaffelse av et helhetlig pasientvarslingssystem til sykehjem. Hovedleveransen omfatter hardware, programvare (skybasert løsning i eksternt driftsmiljø), etablering, service, vedlikehold og driftstjenester som reguleres av SSA-K (utstyr/etablering) og SSA-L (drift/vedlikehold av nettverks-/skytjenester). Kommunen har opsjon om utvidelse til hjemmebasert omsorg (HBO). I tillegg skal det inngås rammeavtale for tilleggskjøp etter SSA-R. Ved utløp av rammeavtalen kan avrop strekke seg ut over varighet. (Se Del I kap. 1.2 og 1.3).

• Leverandør skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Kilde: Del I kap. 5.3.1
• Leverandør skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdrag/avtale, og være kredittverdig med tilfredsstillende likviditet/soliditet (minimum A eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, ikke eldre enn 3 måneder, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon. Alternative dokumenter ved saklig grunn.

  Kilde: Del I kap. 5.3.2
• Leverandør skal ha god erfaring fra sammenlignbare oppdrag (inntil tre) i løpet av de siste 3 årene.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre sammenlignbare oppdrag. Skal inkludere mottaker, omfang/verdi, leveringstidspunkt/varighet og beskrivelse av leveransen. Mal: Del I Vedlegg 5_Referanseprosjekt. (Relevante leveranser kan også tas i betraktning fra mer enn 3 år siden).

  Kilde: Del I kap. 5.3.3
• Leverandøren skal ha kvalitetsstyring (rutiner) og kan dokumentere gjennom gyldig ISO 9001.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av rutiner for kvalitetsstyring (kvalitetssikring, kontinuerlig forbedring, ressursstyring og ledelsens ansvar) eller gyldig ISO 9001-sertifikat.

  Kilde: Del I kap. 5.3.3
• Krav til miljøledelsessystem: leverandøren må ha tilfredsstillende miljøledelsessystem eller være sertifisert.

  Dokumentasjon: Enten beskrivelse av miljøledelsestiltak, eller kopi av gyldig sertifisering etter ISO 14001, Miljøfyrtårn, EMAS eller tilsvarende. Leveres sammen med forespørsel om å delta.

  Kilde: Del I kap. 5.3.3
• Obligatorisk krav til vinnende leverandør: ordnede forhold med betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og moms.

  Dokumentasjon: Norske leverandører skal vedlegge skatt- og merverdiattest ved tilbudet. (Kildetekst angir dette som obligatorisk krav for vinnende leverandør).

  Kilde: Del I kap. 5.4
• Ved støtte på andre virksomheters kapasitet: leverandør kan bruke kapasitet for økonomisk/finansiell og teknisk/faglig, men skal dokumentere disposisjonsrett/ressurser og bruke egne ESPD-erklæringer for underleverandører.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring (Del I Vedlegg 3_Forpliktelseserklæring) for relevante virksomheter og egne ESPD-skjemaer for underleverandører.

  Kilde: Del I kap. 5.5
• Forespørsel om deltakelse skal baseres på utfylt ESPD som foreløpig dokumentasjon på kvalifikasjonskrav og avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema (elektronisk i KGV) fylles ut og leveres sammen med forespørsel om å delta. Innlevering for flere deltakere: separate ESPD-erklæringer.

  Kilde: Del I kap. 5.1-5.2

• Forespørsel om å bli kvalifisert må leveres elektronisk i KGV innen fristen. Post/e-post gir avvisning.Kilde: Del I kap. 5.6 og pkt. 1.4
• Søknadsbrev (Del I Vedlegg 1a_Søknadsbrev) som del av forespørselen om deltakelse.Kilde: Del I kap. 5.6 (struktur på forespørsel)
• Leverandørens eget etterspurt dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: firmaattest, kredittvurdering, dokumentasjon kvalitetsstyring, dokumentasjon miljøledelsessystem, skatteattest.Kilde: Del I kap. 5.6
• Referansebeskrivelse (Del I Vedlegg 5_Referanseprosjekt) for inntil tre referanseprosjekter.Kilde: Del I kap. 5.6
• ESPD (fylles ut elektronisk i KGV).Kilde: Del I kap. 5.6
• Underleverandør-dokumentasjon ved behov: forpliktelseserklæring (Del I Vedlegg 3) og ESPD for underleverandører.Kilde: Del I kap. 5.6
• Tilbud (for kvalifiserte inviterte) skal leveres komplett i KGV innen tilbudsfristen; e-post/lignende medfører avvisning.Kilde: Del I kap. 7.1 og pkt. 1.4
• Tilbudets innhold: tilbudsbrev (Del I Vedlegg 1b), Del II leverandørs løsningsbeskrivelse/kravtabell-besvarelse, bilag til SSA-L og SSA-K, prisskjema (Del II Prisskjema), miljøbesvarelse i separat dokument (3 A4), forbehold/avvik (Del I Vedlegg 4), egenerklæring taushetsplikt (Del I Vedlegg 2), og egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår (Del I Vedlegg 6).Kilde: Del I kap. 7.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontrakt skal inneholde krav til lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift 8. februar 2008 nr. 112.Kilde: Del I kap. 3.1
• Tilbudet må avvikshåndteres: avvik skal referere til riktig vedlegg/punkt og tydeliggjøres i Del I Vedlegg 4; vesentlige avvik kan gi avvisning (tilbud).Kilde: Del I kap. 6.1.4 og kap. 7.1 (forbehold og avvik)
• SLA og oppetid (SSA-L): Leverandør skal levere standard SLA for hele tjenesteleveransen; oppetid måles per kalendermåned, terskel for kompensasjon er oppetid < 99,5 %. Oppetid < 95 % anses vesentlig avvik og kan gi vurdering om heving. Leverandør rapporterer månedlig oppetid, alarmsvar-KPI, hendelser, feilrettingstider, vedlikeholdsvinduer og kompensasjoner (revisjonsbar kunderapport).Kilde: Del II SSA-L (i utdrag i Del I kapittel 7/kravspesifikasjon-del, under SLA/oppetid og kompensasjon)
• Standardvilkår/løsningsintegritet: leverandør ansvarlig for at utstyr/programvare oppfyller krav og beskrivelser i bilag; godkjenningsprøve/test skal gjennomføres uavhengig av standardvilkår for programvare.Kilde: Del II SSA-K Generell avtaletekst (avsnitt om standardvilkår og godkjenningsprøve)
• Godkjenningsprosess: hovedleveransen godkjennes når system er installert, igangsatt, brukeropplæring gjennomført og godkjenningsprotokoll for prøvedrift signert; prøveperiode 1 måned (og overtakelse etter tilfredsstillende prøvedrift og signert protokoll).Kilde: Del II SSA-K bilag/godkjenningsprotokoll (Del II SSA-K Bilag 5, Vedlegg 1) og Del II SSA-K Generell avtaletekst (godkjenningsprøve/leveringsdag/prøveperiode)
• Garantiperiode: 1 år for programvare og 2 år for utstyr (med mindre annet avtales).Kilde: Del II SSA-K Generell avtaletekst (Garantiperiode og garantiytelser)
• Service/support: brukersupport og teknisk support i normal arbeidstid 08-17; mulighet for support utenom arbeidstid for kritiske feil; on-site support ved behov. Leverandøren skal ha dedikert kundeansvarlig. Service/vedlikehold dekkes av angitte timepriser og reisekostnader (reiseregulativ), reisetid 50% av timesats inntil 4 timer per vei.Kilde: Del II Oppdragsgivers kravspesifikasjon (kapittel om Service og support i utdraget)
• Personvern/GDPR: systemet skal utformes for å behandle helse- og personopplysninger i henhold til relevant lov/forskrift (inkl. GDPR).Kilde: Del II kravspesifikasjon (Tekniske krav – GDPR)
• Fri programvare/FOSS: Leverandøren skal inkludere oversikt over all FOSS benyttet og hvilke lisenser som gjelder (Bilag 10 SSA-K).Kilde: Del II kravspesifikasjon (Free Open Source Software/Fri programvare)
• Miljø: tildelingsrelevant, men også kontraktsnært gjennom krav til garantitid og tiltak ved utførelse; evalueringskriterier for miljø innebærer forpliktende tiltak.Kilde: Del I kap. 6.2 (Miljø)

• Detaljer om faktiske kvalifikasjonsavvisningsgrunner utover generelle referanser til ESPD/anskaffelsesforskriftens § 24-2 er ikke fullt gjengitt som komplett liste i utdraget.
• Krav om obligatorisk dokumentasjon for skatt/mva er formulert som 'Norske leverandører skal vedlegge skatt- og merverdiattest ved tilbudet', men det er uklart om dette gjelder alle tilbydere eller kun norske, og hvilket dokument som kreves for utenlandske leverandører.
• Flere tekniske krav i Del II kravspesifikasjonen er ikke tatt med i fulltekst (her er bare utdrag/eksempler fra kapittel 3-5 gjengitt).
• Konkrete bilag til SSA-L (bilagnummer og innhold) er nevnt, men ikke spesifisert i teksten som følger.
• SLA-tablene for rabattsats vs oppetid i prissammenheng er delvis 'fylles ut av leverandør' og derfor ikke komplett.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Del I punkt 1.4 «Befaring» er det oppgitt «Uke 35», men det fremgår ikke dato/tid. Kan oppdragsgiver bekrefte eksakt dato, start-/sluttid og adresse for befaringen (og om det er begrenset til ett tidspunkt eller flere slott)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Befaringen påvirker leverandørens planlegging, avklaringer og kostnads- og løsningsforutsetninger før tilbud.

   Kilde: Del I punkt 1.4 «Befaring»

2. I Del I punkt 6.2/6.3 er tildelingskriteriene vektet (Pris 30 %, Kvalitet 40 % inkl. løsningsforslag/etableringsplan 50 % og evalueringskrav 40 %, samt SLA-kompensasjon for nedetid 10 %, og Miljø 30 %). Kan oppdragsgiver beskrive hvordan «beste»/poengsetting konkret beregnes for underkriteriet «SLA: Kompensasjon for nedetid» (Del II Prisskjema/evt. SLA-tabell), herunder hvilke parametere som gir uttelling og om kompensasjonen skal være i kroner, prosent eller formel knyttet til oppetid/timer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er delvis «fylles ut av leverandør» i SLA-tablene i prissammenheng, og leverandøren må forstå evalueringslogikken for å kunne prise og optimalisere riktig.

   Kilde: Del I punkt 6.2 «Tildelingskriterier» samt 6.3 «Evalueringsmetode»

3. Krav om obligatorisk dokumentasjon for skatt og mva: I Del I punkt 5.4 fremgår det at «Norske leverandører skal vedlegge skatt- og merverdiattest ved tilbudet». Gjelder dette kravet kun norske leverandører, eller skal også utenlandske leverandører levere tilsvarende dokumentasjon? I så fall: hvilke konkrete attester skal de vedlegge (og fra hvilken myndighet/format)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart dokumentasjonsgrunnlag kan medføre feil tilbudsdokumentasjon og risiko for avvisning.

   Kilde: Del I punkt 5.4 «Obligatorisk krav til vinnende leverandør»

4. I Del I punkt 5.2.2 omtales «rent nasjonale avvisningsgrunner» i forskriftens § 24-2, men bare to punkter er listet i utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte den komplette listen over hvilke avvisningsgrunner fra anskaffelsesforskriften § 24-2 som er gjort gjeldende i konkurransen (og hvordan disse kobles til ESPD-del III)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne vurdere kvalifikasjons-/risikoposisjon korrekt og sikre at utfylling i ESPD blir riktig.

   Kilde: Del I punkt 5.2.2 «Nasjonale avvisningsgrunner»

5. I Del I punkt 5.3.3 «Erfaring» kreves «inntil tre mest sammenlignbare oppdrag i løpet av de siste 3 årene». Kan oppdragsgiver presisere hva som regnes som «sammenlignbare oppdrag» for denne anskaffelsen (f.eks. pasientvarslingssystem/omsorgsteknologi, antall lokasjoner/pasientrom, installasjon i institusjon, varighet og hvilken rolle leverandøren hadde), og om henvisning til referanser kan gjelde både utstyr, etablering og drift/service?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Erfaringskravet skal dokumenteres og må tolkes for at leverandøren skal kunne velge riktige referanser og prise tilbudet konsistent.

   Kilde: Del I punkt 5.3.3 «Erfaring»

6. I Del I punkt 6.1.4 om «Avvik» står det at avvik skal angis i Del I Vedlegg 4 «Tilbyders forbehold og avvik». Kan oppdragsgiver bekrefte om det i denne konkurransen er ønskelig/forventet at leverandørens avvik kun gjelder kontraktsvilkår (SSA-L/SSA-K), eller om avvik også kan/skal brukes for å håndtere eventuelle avvik i løsningsbesvarelsen mot Del II kravspesifikasjonen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil bruk av avvik/forbeholdsskjema kan føre til misforståelser i evalueringen eller unødvendig avvisningsrisiko.

   Kilde: Del I punkt 6.1.4 «Avvik» samt Del I Vedlegg 4

7. I Del II «Krav og kravtyper» fremgår det at leverandøren «er selv ansvarlig for å beskrive alle nødvendige løsningselementer for å få en komplett løsning, selv om ikke alle disse er kravsatt». Kan oppdragsgiver bekrefte forventet format for besvarelsen i kravtabellen når leverandøren benytter egne vedlegg til løsningsbeskrivelse (hvilken presis referanse/henvisningsstruktur som skal brukes i «Kravtabellen»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig struktur for henvisninger er nødvendig for at oppdragsgiver skal kunne evaluere uten å be om avklaringer, og for at leverandøren skal unngå utilsiktet «mangelfull» besvarelse.

   Kilde: Del II «Krav og kravtyper» under «Leverandørens besvarelse»

8. Det fremgår at leveransen skal «koordinere oppsettet av nytt pasientvarslingssystem med dagens leverandør» (Del II). Kan oppdragsgiver opplyse hvilke konkrete forutsetninger de forventer at leverandøren håndterer i denne koordineringen (f.eks. tidsplan for koblingsvinduer, tilgang/tilgangsstyring, kontaktpersoner hos dagens leverandør, og om det gis oppdragsgiver-delt medvirkning for å få dette på plass)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Koordinering med eksisterende leverandør påvirker fremdrift, eventuelle midlertidige løsninger og kostnader.

   Kilde: Del II «Det forventes at leverandør koordinerer oppsettet…»

9. I Del I punkt 1.4 oppgis foreløpige datoer for evaluering/forhandling (Uke 40–42) og meddelelse (Uke 43–44). Kan oppdragsgiver bekrefte om forhandlingene er planlagt som separate møter per tilbyder, om de kan innebære iterasjoner i prisskjema og/eller SLA-tabeller, og i så fall hva som er «låsepunktet» for endelig beregningsgrunnlag før tildeling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må planlegge ressurser og forstå om priskomponenter kan endres etter invitasjon til forhandling.

   Kilde: Del I punkt 1.4 «Viktige datoer» samt Del I punkt 2.1.1 «Forhandlinger»