EL-26-05 Rammeavtale kjøretøytjenester

Elverum kommune skal inngå rammeavtale om kjøretøytjenester for person- og varebiler under 3 500 kg. Avtalen omfatter service-/verkstedtjenester (inkl. PKK, reparasjoner/vedlikehold), dekk/dekktjenester (inkl. dekkhotell), samt innvendig og utvendig vask. Rammeavtalen er delt i tre delkontrakter og tildeles separat per delkontrakt med rangert avropsrekkefølge (A/B/C). Ingen kjøpeplikt.

• Konkurransegrunnlaget oppgir at kvalifikasjonskrav finnes (ESPD skal fylles ut), men selve kvalifikasjonskravene er ikke gjengitt i den vedlagte dokumentteksten.

• Tilbudet skal leveres elektronisk gjennom Mercell MSS og signeres med digital signatur.Konkurransegrunnlag pkt. 3.1 (Innleveringssted og – form)
• All kommunikasjon om konkurransen skal skje i kommunikasjonsmodulen i Mercell.Konkurransegrunnlag pkt. 3.1 (Innleveringssted og – form)
• Tilbudet skal inneholde: (1) svar på kvalifikasjonskrav og utfylt ESPD-skjema, (2) tilbudsbrev med eventuelle forbehold, (3) utfylt prisskjema, (4) svar på tildelingskriteriene, (5) besvart kravspesifikasjon, (6) signert forpliktelseserklæring kun hvis tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle kvalifikasjonskrav, (7) egenerklæring om hvilke deler av tilbudet som ønskes unntatt offentlighet.Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 (Tilbudets struktur)
• Tilbudsbrevet skal inneholde kontaktinformasjon: ansvarlig for tilbudsbesvarelsen, leverandørens kontraktsansvarlig og oppdragsgivers kundekontakt, samt leverandørens kundestøtte.Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 (Tilbudets struktur)
• Tilbyder må legge ved egenerklæring om hvilke deler av tilbudet som skal unntas offentlighet, og begrunne forretningshemmeligheter av konkurransemessig betydning.Konkurransegrunnlag pkt. 3.5 (Offentlighet)
• Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan vurdere og kvantifisere implikasjoner.Konkurransegrunnlag pkt. 3.6.4 (Avvik fra konkurransegrunnlaget)
• Tilbudspriser skal oppgis i vedlagte prisskjema; alle relevante felter for aktuelle delkontrakter skal være utfylt. Skjemaet kan ikke endres med nye varelinjer/kolonner.Konkurransegrunnlag pkt. 3.6.2 (Prisskjema)
• Tilbudet skal inneholde komplett beskrivelse av hvordan tilbyder oppfyller tildelingskriteriene.Konkurransegrunnlag pkt. 3.6.3 (Komplett besvarelse av tildelingskriteriene)

• Priser

  Priser oppgis i henhold til prisskjema (ekskl. mva.) og skal inneholde alle relevante kostnader/avgifter for å utføre tjenesten. Alle kostnader som ikke er oppgitt/spesifisert anses inkludert. Prisendringsbetingelser omtales i avtalevilkår.

  Konkurransegrunnlag pkt. 4.3.1 (Priser (70 %))
• Gjennomføring, responstid og service

  Tilbyder skal beskrive hvordan leveransen gjennomføres for delkontraktene det leveres tilbud på. Evalueres på effektiv gjennomføring, kort responstid, forutsigbar oppfølging, god kommunikasjon og kostnadseffektiv drift. Delkontrakt 1: vekt på responstid ved uforutsett verkstedbehov, rutiner for bestilling/status/ferdigmelding, kostnadskontroll og forhåndsavklaring ved avvik utover bestilt oppdrag/ordinært program. Delkontrakt 2: vekt på responstid ved umiddelbar utbedring/hasteskifte, planlegging/sesongskifte, løsning for dekkhotell (registrering/merking/kontroll/oppbevaring) og rutiner for vurdering av dekktilstand. Delkontrakt 3: vekt på planlegging og gjennomføring av innvendig/utvendig vask og rutiner for bestilling/levering/ferdigmelding/oppfølging.

  Konkurransegrunnlag pkt. 4.3.2 (Gjennomføring, responstid og service (30 %))

• Rammeavtalen gir ingen kjøpeplikt for oppdragsgiver; endringer i organisering/budsjett/rutiner kan påvirke totalvolum.Konkurransegrunnlag pkt. 2.2 (Omfang)
• Kontraktsvarighet 2 år med kundestyrt opsjon på 1+1 års prolongering; total avtaleperiode ikke lengre enn 4 år (opsjon).Konkurransegrunnlag pkt. 2.5 (Kontraktens varighet) og Avtalevilkår pkt. 2 (Varighet)
• Avrop/bestilling skjer etter avtale mellom partene; kan også skje via bestillingsløsning. Transaksjoner i standardformat EHF (via samhandlingsavtalen).Avtalevilkår pkt. 3 (Avrop/Bestilling)
• Levering/utførelse og dokumentasjon skal skje etter nærmere avtale; dokumentasjon/materiale skal som hovedregel være på norsk.Avtalevilkår pkt. 4.1 (Leveringsbetingelser)
• Prisene i bilag 2 gjelder; alle priser er i NOK ekskl. mva. og er inklusive relevante kostnader/avgifter. Priser gjelder for 1 år fra ikrafttredelse, og kan justeres etter 12 måneder tilsvarende SSB KPI hvis ikke annet er spesifisert. Prisendringer skal varsles skriftlig; trer i kraft 1 måned etter varsel.Avtalevilkår pkt. 5.1-5.4 (Pris og betaling)
• Fakturering per avrop fortløpende. Faktura skal påføres bestillingsnummer fra oppdragsgivers innkjøpsløsning. Fakturagebyr aksepteres ikke. Betaling innen 30 kalenderdager, og fristen begynner ikke før levering er skjedd og godkjent faktura mottatt.Avtalevilkår pkt. 5.5 (Faktureringsrutiner)
• Elektronisk faktura skal sendes i EHF-format (XML). Fakturaadresse: organisasjonsnummer til mottakende virksomhet.Avtalevilkår pkt. 5.6 (Fakturafomat og faktureringsadresse)
• Mislighold ved mangel og forsinkelse. Dagbot ved leverandørens fristbrudd: 0,15 % av vederlag ekskl. mva. per virkedag, begrenset til 100 virkedager; minimum kr. 1000 per virkedag. Samlet dagbot begrenset til 15 % av total kontraktssum (med unntak ved forsett/grov uaktsomhet). Kunden kan ikke heve bestillingen så lenge dagbot løper.Avtalevilkår pkt. 6.2 (Forsinkelse) og pkt. 7.1 (Dagbot)