EL-26-05 Rammeavtale kjøretøytjenester

Elverum kommune skal inngå rammeavtale om kjøretøytjenester for person- og varebiler under 3 500 kg. Rammeavtalen omfatter service-/verkstedtjenester, dekk-/dekktjenester, samt vask (innvendig og utvendig). Anskaffelsen er delt i tre delkontrakter med separat evaluering og tildeling. Det foreligger ingen kjøpeplikt. Avtalens varighet er 2 år med kundestyrt opsjon for 1+1 år (maks total 4 år).

• Tilbyder skal være godkjent etter forskrift om kjøretøyverksteder § 4 andre ledd bokstav b, og kunne fremvise aktuell dokumentasjon på forespørsel.

  Dokumentasjon: Aktuell dokumentasjon på forespørsel fra oppdragsgiver.

  Kilde: Kravspesifikasjon, delkontrakt 1 (Ref. nr. 1)
• Alt materiell som leveres under avtalen skal til enhver tid tilfredsstille gjeldende kjøretøyforskrifter, lover, forskrifter og andre myndighetskrav.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten.

  Kilde: Kravspesifikasjon, delkontrakt 1 (Ref. nr. 2)
• Tilbyder må være godkjent som kontrollorgan av Statens vegvesen.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten (godkjenning etter Statens vegvesen).

  Kilde: Kravspesifikasjon, delkontrakt 1 (Ref. nr. 3)
• Tilbyder må ha kapasitet og kompetanse til å utføre oppdrag på diesel-, bensin-, hybrid- og elektriske kjøretøy.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten.

  Kilde: Kravspesifikasjon, delkontrakt 1 (Ref. nr. 4)
• Verkstedet må ha kapasitet til å håndtere flere biler samtidig.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten.

  Kilde: Kravspesifikasjon, delkontrakt 1 (Ref. nr. 5)
• Tilbyder må ha diagnoseverktøy til kjøretøy som til enhver tid eies av kommunen.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten.

  Kilde: Kravspesifikasjon, delkontrakt 1 (Ref. nr. 6)
• Tilbyder skal ha et serviceapparat som minimum skal: fast kontaktperson; tilgjengelig på virkedager 08:00–15:00; kontaktes på telefon og e-post; kunne sende bekreftelse på e-post med mottak og frist for levering; opprettholde god dialog og samarbeid.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten.

  Kilde: Kravspesifikasjon, delkontrakt 1 (Ref. nr. 8)
• Tilbyder må ved behov kunne tilby levering av dekk og hjulskift ved kommunens lokasjoner (skal beskrive hvordan det kan gjennomføres).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av gjennomføring.

  Kilde: Kravspesifikasjon, delkontrakt 2 (Ref. nr. 17)
• Tilbyder må ha personell med god kunnskap om ulike dekktyper og kjøretøy.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten.

  Kilde: Kravspesifikasjon, delkontrakt 2 (Ref. nr. 15)
• Tilbyder må ha kapasitet til å håndtere kommunens behov i sesongskifte.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten.

  Kilde: Kravspesifikasjon, delkontrakt 2 (Ref. nr. 16)
• Tilbyder må overholde lover som forurensningsloven og vannforskriften.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten.

  Kilde: Kravspesifikasjon, delkontrakt 3 (Ref. nr. 18)
• Tilbyder må følge helse-, miljø- og sikkerhetskrav (inkl. opplæring i bruk av kjemikalier, bruk av personlig beskyttelsesutstyr og sikring av arbeidsforhold).

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten.

  Kilde: Kravspesifikasjon, delkontrakt 3 (Ref. nr. 19)
• Tilbyder skal ha rutiner for sortering, oppbevaring og håndtering av avfall som oppstår ved utførelsen av tjenestene, inkl. metall, plast, papir, kjemikalier og farlig avfall; alt avfall skal leveres til godkjent mottak/avfallsmottak; farlig avfall skal oppbevares sikkert for å unngå lekkasjer og forurensning.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten.

  Kilde: Krav til miljø – samtlige delkontrakter (Ref. nr. 20.1)
• Tilbyder skal ha rutiner/tiltak for å redusere energiforbruk ved utførelsen av tjenestene (der relevant).

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten.

  Kilde: Krav til miljø – samtlige delkontrakter (Ref. nr. 20.2)
• Tilbyder skal ha rutiner for forsvarlig bruk, oppbevaring og håndtering av kjemikalier; skadelige kjemikalier kun der nødvendig; tilstrebe mindre miljøbelastende kjemikalier/vaskemidler der egnet og tilgjengelig.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten.

  Kilde: Krav til miljø – samtlige delkontrakter (Ref. nr. 20.3)
• Tilbyder skal ha rutiner og tekniske løsninger for å begrense utslipp/forurensning til luft, grunn og vann (inkl. ventilasjon/arbeidsmiljø).

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten.

  Kilde: Krav til miljø – samtlige delkontrakter (Ref. nr. 20.4)
• Ved vask/bruk av vann som kan bli forurenset: rutiner og nødvendige løsninger for forsvarlig håndtering av avløpsvann; olje-/kjemikalieforurenset vann skal håndteres/renses før utslipp; tiltak for å redusere unødvendig vannforbruk der relevant.

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten.

  Kilde: Krav til miljø – samtlige delkontrakter (Ref. nr. 20.5)

• Tilbudet skal leveres elektronisk gjennom Mercell MSS og signeres med digital signatur.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.1 (Innleveringssted og –form)
• Tilbudet skal inneholde: svar på kvalifikasjonskrav og utfylt ESPD-skjema.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.2 (Tilbudets struktur)
• Tilbudet skal inneholde utfylt tilbudsbrev der eventuelle forbehold angis (og kontaktinformasjon i tilbudsbrevet).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.2 (Tilbudets struktur)
• Tilbudet skal inneholde utfylt prisskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.2 (Tilbudets struktur) + punkt 3.6.2
• Tilbudet skal inneholde svar på tildelingskriteriene (komplett beskrivelse av hvordan tilbyder oppfyller tildelingskriteriene).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.2 (Tilbudets struktur) + punkt 3.6.3
• Tilbudet skal inneholde besvart kravspesifikasjon.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.2 (Tilbudets struktur)
• Signert forpliktelseserklæring (kun hvis leverandør støtter seg på underleverandør for å oppfylle ett eller flere kvalifikasjonskrav).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.2 (Tilbudets struktur)
• Egenerklæring om hvilke deler av tilbudet som ønskes unntatt offentlighet (inkl. begrunnelse for forretningshemmeligheter).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.5 (Offentlighet) + punkt 3.2 (Tilbudets struktur)
• Ved avvik fra konkurransegrunnlaget: beskrive og prissette avvik slik at oppdragsgiver kan vurdere og kvantifisere implikasjoner.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.6.4
• Tilbudet skal være utarbeidet i tråd med konkurransedokumentene (inkl. avgrensninger).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 3.3/3.6.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Ingen kjøpeplikt under rammeavtalen (rammeavtale, men ikke forpliktelse til bestemte mengder).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 2.2 (Omfang) + rammeavtale, punkt 1
• Avtalens varighet: 2 år med kundestyrt opsjon 1+1 år (maks total 4 år).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 2.5; rammeavtale, punkt 2
• Avrop skjer etter avtale/bestillingsløsning; transaksjoner i standardformat EHF (EHF via samhandlingsavtalen).Kilde: Rammeavtalevilkår, punkt 3
• Priser i NOK ekskl. mva. og skal være inklusive alle relevante kostnader/avgifter for å utføre tjenesten/oppdraget.Kilde: Rammeavtalevilkår, punkt 5.1
• Prisendring: gjelder 1 år, deretter justering etter SSB KPI fra 12 måneder etter ikrafttredelse (om ikke annet spesifisert). Prisendringer varsles skriftlig med begrunnelse/dokumentasjon og trer i kraft 1 måned etter varsel.Kilde: Rammeavtalevilkår, punkt 5.2 og 5.4
• Fakturering per avrop fortløpende; faktura påføres bestillingsnummer fra innkjøpsløsning; faktura sendes elektronisk i EHF-format; betalingsfrist 30 kalenderdager, starter ikke før levering er skjedd og godkjent faktura mottatt.Kilde: Rammeavtalevilkår, punkt 5.5 og 5.6
• Mislighold og forsinkelsesregime: dagbot 0,15 % av vederlag ekskl. mva. pr. virkedag (min kr 1000 pr virkedag) begrenset til 100 virkedager; leverandørens samlede dagbotansvar begrenset til 15 % av total kontraktssum (med unntak ved forsett/grov uaktsomhet).Kilde: Rammeavtalevilkår, punkt 7.1
• Dekningskjøp/hevingsrett ved manglende leveranse (differanse mellom avtalt pris og dekningskjøpspris).Kilde: Rammeavtalevilkår, punkt 7.2
• Miljøkrav: leverandøren garanterer oppfyllelse av miljøkrav i hele avtaleperioden og skal arbeide aktivt for å minimere miljøbelastning.Kilde: Rammeavtalevilkår, punkt 12
• Bruk av underleverandører: krever skriftlig forhåndssamtykke fra oppdragsgiver; samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn; leverandør ansvarlig overfor underleverandører.Kilde: Rammeavtalevilkår, punkt 13
• Statistikk: leverandør skal vederlagsfritt levere statistikk/opplysninger på anmodning i elektronisk format (fortrinnsvis Excel).Kilde: Rammeavtalevilkår, punkt 11
• Skriftlig dokumentasjonsplikt knyttet til lønns- og arbeidsvilkår (inkl. egenrapportering innen 1 måned etter kontraktsignering, samt dokumentasjon på forespørsel).Kilde: Rammeavtale, bilag 4
• Avtalen begrenser rett til å fakturere perioden ut etter at biler frafaller/tilkommer før 4 år eller ved terminering.Kilde: Oppdragsbeskrivelse (Felles)

• Ingen eksplisitte kvalifikasjonskrav utover de absolutte minimumskravene i kravspesifikasjonen; konkurransegrunnlaget refererer til kvalifikasjonskrav/ESPD, men selve kvalifikasjonslisten for økonomisk/finansiell eller teknisk kapasitet er ikke gjengitt i teksten utover delkontraktskravene i kravspesifikasjonen.
• Rammeavtalevilkårene viser bilag 1–3 (og bilag 5/6) som ikke er fullt gjengitt (kun overskrifter/liste). Enkelte kontraktsvilkår kan derfor være mer detaljerte i ikke-vedlagte bilag.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan dere oppgi de eksakte kvalifikasjonskravene som skal fylles ut i ESPD, siden konkurransegrunnlaget bare angir at ESPD skal fylles ut, men selve kravene ikke er gjengitt i vedlagte dokumentasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan ikke kvalitetssikre og dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav uten komplett kravliste, noe som er nødvendig før tilbudsarbeidet.

   Kilde: 3.2 Tilbudets struktur (svar på kvalifikasjonskravene og utfylt ESPD-skjema)

2. For delkontrakt 1 (service- og verkstedtjenester): Hvilke responstidsmål gjelder for «u forutsett verkstedbehov» (tid fra henvendelse til oppmøte/tilsvarende), og hvordan skal responstid måles (kalenderdager/virkedager, avvik for helligdager/helg, og tidsrom for betjening)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet vektlegger responstid, men målemetode og konkrete mål/rammer er ikke oppgitt i teksten vi har. Dette påvirker både tilbudets besvarelse og eventuell pris/kapasitetsvurdering.

   Kilde: 4.3.2 Gjennomføring, responstid og service (for delkontrakt 1)

3. For delkontrakt 2 (dekk og dekktjenester): Hva er forventet responstid ved «umiddelbar utbedring av dekk og hasteskif te» (maks tid fra bestilling til ferdig levert/montert), og hvilke dekksituasjoner gjelder (punktering, felgskade, vinter/sommer, transportavstand)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriene krever at tilbyder beskriver responstid, men uten konkrete rammer kan beskrivelsen bli for vag og risikoen for avvik/evalueringstap øker.

   Kilde: 4.3.2 Gjennomføring, responstid og service (for delkontrakt 2)

4. For delkontrakt 2: Hvilke krav stilles til dekkhotell (lagringsmåte, merking/registrering per kjøretøy eller kunde, kontrollfrekvens, sporbarhet, og hvilke dekktyper/ dimensjoner omfatter avtalen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdraget omfatter dekkhotell, og tildelingskriteriet vektlegger løsning for dekkhotell. Leverandøren trenger konkrete krav for å prise og beskrive riktig.

   Kilde: 4.3.2 Gjennomføring, responstid og service (for delkontrakt 2)

5. For delkontrakt 3 (vask): Hvilke konkrete vaskeopsjoner/standarder forventer dere (f.eks. innvendig nivå: seter/gulv/dash, utvendig nivå: håndvask/spyl, kjemikaliebruk), og innen hvilke tidsfrister skal vask være ferdigstilt fra bestilling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet vektlegger planlegging/gjennomføring og rutiner, men teksten sier ikke noe om vaskeomfang eller målebare frister. Dette er kritisk for tilbudets kvalitet og pris.

   Kilde: 4.3.2 Gjennomføring, responstid og service (for delkontrakt 3)

6. Kan dere dele antatt volum/utnyttelse per delkontrakt (antall avrop/årsvolum) og gjerne et historisk spenn siste år for: service-/verkstedjobber, dekkhotell/skift (vår/høst), antall dekkhotellplasser, og antall vasker (eventuelt fordelt på biltyper/person- og varebiler under 3 500 kg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris skal oppgis i prisskjema og skal inneholde alle kostnader. Uten volumanslag er det vanskelig å prise kapasitet, logistikk og slås opp kostnader riktig.

   Kilde: 2.2 Omfang (antatt verdi/ramme og behov), samt 3.6.2 Prisskjema og 4.3.1 Priser (70 %)

7. Hvilke er gjeldende leverings-/utførelsesvilkår for «hovedsakelig ved leverandørens lokasjoner, men kan ved behov også utføres ved oppdragsgivers lokasjoner eller gjennom hente- og bringetjenester»: når utløses hhv. lokasjon vs. oppdragsgivers lokasjon, og hva er forventet responstid/transportkostnadsmodell for hente/bring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveransen kan skje på ulike måter, men dokumentteksten mangler regler for når alternativene brukes og hvordan det påvirker kostnader og tid, som direkte påvirker både kvalitet og pris.

   Kilde: 2.3 Leveranser (hovedsakelig ved leverandørens lokasjoner, alternativt oppdragsgivers lokasjoner eller hente-/bring)

8. I avtalevilkårene punkt 7.1 Dagbot: Forstår vi riktig at dagbot beregnes av vederlaget eksklusive mva. for den delen av leveransen som påvirkes av forsinkelsen per virkedag, med minimum kr. 1000 per virkedag og tak 15 % av total kontraktssum—men hvordan skal «del av leveransen som påvirkes av forsinkelsen» fastsettes i praksis ved rammeavtale/avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå beregningsgrunnlaget og praktisk håndtering for dagbot ved avrop i en rammeavtale for å kunne vurdere økonomisk risiko og fremtidig kontraktsstyring.

   Kilde: Avtalevilkår 7.1 Dagbot

9. I avtalevilkårene punkt 6 og 7: Hvilke konkrete frister gjelder for leveranse/oppmøte/ferdigmelding ved avrop (særlig for uforutsett verkstedbehov, PKK/reparasjoner, dekkskift og vask), og er det ulike SLA prissatte aktiviteter som vi må følge fremfor å beskrive dette generelt i tildelingsbesvarelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriene ber om responstid/rutiner, mens avtalevilkårene omtaler mislighold/dagbot når frister avtales. Leverandøren må vite hvilke frister som faktisk blir bindende.

   Kilde: Avtalevilkår 4.2 Leveringsfrist (henviser til frister avtalt mellom partene) og 4.3.2 (responstid/service for hvert delkriterium)

10. Kravene til lønns- og arbeidsvilkår (Bilag 4) sier at leverandøren kan bli pålagt å dokumentere «på personnivå» og at det kan kreves kopi av arbeidsavtale/lønnsslipp/timelister og bankutskrift, samt at tilbakeholdsrett kan være «ca. to ganger innsparingen». Kan dere bekrefte hvilke datatyper dere forventer at vi leverer, og om det finnes mal/format for egenrapportering og dokumentasjon som skal brukes ved kontroll?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både administrativ kost og hvordan leverandøren kan overholde personvern/innsynskrav. Tydelig praksis og maler reduserer risiko for brudd og tvist.

    Kilde: Bilag 4 Krav til lønns- og arbeidsvilkår (egenrapportering, dokumentasjonsplikt, tilbakeholdsrett)