EL-26-05 Rammeavtale kjøretøytjenester

Elverum kommune skal anskaffe rammeavtale for kjøretøytjenester (service- og verkstedtjenester, dekk-/dekktjenester og vask) for person- og varebiler under 3 500 kg. Anskaffelsen er delt i tre delkontrakter med separat evaluering og avrop etter rangert avropsmekanisme. Rammeavtalen varer 2 år med kundestyrt opsjon på forlengelse 1+1 år (maks total avtaleperiode 4 år). Ingen kjøpeplikt. Antatt verdi kr. 8 000 000,- og maksimal verdi kr. 10 000 000,-. (Konkurransegrunnlag pkt. 2.1–2.4 og 2.5)

• Tilbyder skal være godkjent i henhold til forskrift om kjøretøyverksteder § 4 andre ledd, bokstav b, og kunne fremvise aktuell dokumentasjon på forespørsel fra oppdragsgiver. (Kvalifiseringskrav/absolutt minimum)

  Dokumentasjon: Aktuell dokumentasjon på forespørsel fra oppdragsgiver.

  Kilde: Kravspesifikasjon (Krav delkontrakt 1, ref. nr. 1)
• Tilbyder må være godkjent som et kontrollorgan av Statens vegvesen. (Kvalifiseringskrav/absolutt minimum)

  Dokumentasjon: Dokumentasjon som viser godkjenning som kontrollorgan.

  Kilde: Kravspesifikasjon (Krav delkontrakt 1, ref. nr. 3)
• Tilbyder må ha kapasitet og kompetanse til å utføre oppdrag på diesel-, bensin-, hybrid- og elektriske kjøretøy. (Kvalifiseringskrav/absolutt minimum)

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten utover kravet.

  Kilde: Kravspesifikasjon (Krav delkontrakt 1, ref. nr. 4)
• Tilbyder (delskontrakt 2 dekk) må ha personell med god kunnskap om ulike dekktyper og kjøretøy. (Kvalifiseringskrav/absolutt minimum)

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten utover kravet.

  Kilde: Kravspesifikasjon (Krav delkontrakt 2, ref. nr. 15)
• Tilbyder (delskontrakt 2 dekk) må ha kapasitet til å kunne håndtere kommunens behov i sesongskifte. (Kvalifiseringskrav/absolutt minimum)

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten utover kravet.

  Kilde: Kravspesifikasjon (Krav delkontrakt 2, ref. nr. 16)
• Tilbyder (delskontrakt 3 vask) må overholde lover som forurensningsloven og vannforskriften. (Kvalifiseringskrav/absolutt minimum)

  Dokumentasjon: Ikke spesifisert i teksten utover kravet.

  Kilde: Kravspesifikasjon (Krav delkontrakt 3, ref. nr. 18)

• Svar på kvalifikasjonskravene og utfylt ESPD-skjema.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 (Tilbudets struktur)
• Utfylt tilbudsbrev, der eventuelle forbehold skal angis (inneholder også kontaktinformasjon: ansvarlig for tilbudsbesvarelsen, leverandørens kontraktsansvarlig og oppdragsgivers kundekontakt, samt leverandørens kundestøtte).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2
• Utfylt prisskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 og 3.6.2
• Svar på tildelingskriteriene (komplett beskrivelse av hvordan kriteriene oppfylles).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 og 3.6.3
• Besvart kravspesifikasjon (krav for den/de delkontrakter tilbyderen leverer tilbud på).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2
• Signert forpliktelseserklæring (kun hvis leverandør støtter seg på underleverandør for å oppfylle ett eller flere kvalifikasjonskrav).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2
• Egenerklæring om hvilke deler av tilbudet som ønskes unntatt offentlighet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 og 3.5
• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell MSS og signeres med digital signatur.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1
• Tilbudet og øvrig informasjon skal leveres på norsk.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.6

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Ingen kjøpeplikt: rammeavtalen innebærer ikke plikt for oppdragsgiver til å kjøpe angitte mengder (endringer i organisering/budsjett/rutiner kan påvirke totalvolum).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.2
• Avtalegrunnlag: leveranser skal utføres i henhold til omfang og krav i konkurransegrunnlaget med vedlegg. Levering skjer i hovedsak ved leverandørens lokasjoner, men kan ved behov også skje ved oppdragsgivers lokasjoner eller gjennom hente- og bringetjenester.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.3
• Avtalen gir rammevilkår og avrop etter rangert avropsmekanisme (A-leverandør; B/C ved kapasitet/tilgjengelighet/responstid/øvrige kontraktsvilkår).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.4
• Avtaletid: 2 år, med kundestyrt opsjon på forlengelse 1+1 år (maks total 4 år). Forlengelse skjer automatisk ett år av gangen med oppsigelsesfrist senest 2 måneder før automatisk forlengelse.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.5; Avtalevilkår pkt. 2
• Prisgrunnlag: alle priser i bilag 2 er eks. mva. og skal være inklusive alle relevante kostnader/avgifter. Prisendringer: gjelder 1 år; kan justeres etter 12 måneder iht. SSB konsumprisindeks KPI (dersom ikke annet spesifisert). Prisendringer krever varsel og trer i kraft 1 måned etter varsel.Kilde: Avtalevilkår pkt. 5.1–5.4
• Fakturering: fakturering fortløpende per avrop, påføres bestillingsnummer, elektronisk faktura i EHF-format. Betaling per 30 kalenderdager fra levering og mottatt godkjent faktura. Fakturagebyr aksepteres ikke.Kilde: Avtalevilkår pkt. 5.5–5.6
• Leverandørens mislighold: dagbot 0,15 % av vederlag eks. mva. for påvirket del pr. virkedag, min. kr 1000 pr. virkedag, maks begrensning til 100 virkedager; leverandørens samlede dagbotansvar begrenset til 15 % av total kontraktssum (med unntak ved forsett/grov uaktsomhet).Kilde: Avtalevilkår pkt. 7.1
• Statistikk: leverandør skal vederlagsfritt levere statistikk på anmodning (elektronisk, helst regneark/Excel).Kilde: Avtalevilkår pkt. 11
• Miljøkrav: leverandøren garanterer oppfyllelse av miljøkrav i hele avtaleperioden og skal arbeide aktivt for å minimere miljøbelastningen.Kilde: Avtalevilkår pkt. 12; Kravspesifikasjon (Krav til miljø samtlige delkontrakter, ref. nr. 20.1–20.5)
• Underleverandører: leverandør kan kun benytte underleverandør dersom det ikke svekker oppfyllelsen; skriftlig forhåndssamtykke kreves; leverandøren er ansvarlig for underleverandørers ytelser.Kilde: Avtalevilkår pkt. 13
• Arbeidsvilkår/lønn: krav i kontraktsvilkår/bilag om lønns- og arbeidsvilkår og dokumentasjonsplikt; oppdragsgiver kan kreve egenrapportering og dokumentasjon; brudd kan gi dagbot (min. kr 1500/dag) og kan gi mislighold/heving.Kilde: Avtalevilkår bilag 4 (Krav til lønns- og arbeidsvilkår)

• Kvalifikasjonskrav utover delkontrakt 1–3 'absolutte minimumskrav' er ikke uttrykkelig listet som egen kvalifikasjonsdel i teksten (ESP D nevnes, men konkrete kvalifikasjonskrav utover kravspesifikasjonen er ikke tilgjengelige i utdraget).
• Kildeseksjoner for en del av miljøkravene (ref. nr. 20.1–20.5) er oppgitt som 'Krav til miljø – samtlige delkontrakter' uten eksplisitt kobling til kvalifikasjon vs. kontraktskrav, men framstår som absolutte minimumskrav for gjennomføring.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt 1 (service- og verkstedtjenester): Skal timepris for reparasjonsarbeider (punkt i prisskjema) prises som ren arbeidstid (time) uten deler, slik at deler prises etter egen rabatt-/påslagsbetingelse i prisskjema/bilag 2? Hvis ja: hvor i konkurransen fremgår leverandørens rabatt-/påslagsbetingelser for deler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan deler og arbeid skal prises for arbeid utover garanti-/serviceprogrammet, for å unngå prisavvik og risiko for uforutsigbare kostnader.

   Kilde: Kravspesifikasjon delkontrakt 1 (ref. nr. 9, 12, 13) og Oppdragsbeskrivelse (service utover serviceprogram) samt Prisskjema (timepris reparasjonsarbeider).

2. For delkontrakt 1: I kravspesifikasjonen (ref. nr. 10) står at reparasjoner ved driftsstans skal påbegynnes senest påfølgende dag og som hovedregel utføres innen 3 virkedager dersom deler og materiell tilsier at dette er gjennomførbart. Hva er oppdragsgivers forventede definisjon av «driftsstans» (f.eks. ikke fremkommelig bil, feilmelding, sikkerhetsrisiko), og hvordan vurderes «deler og materiell tilsier at dette er gjennomførbart» i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig definisjon kan gi tvist om responstid/framdrift og dermed feilprising av kapasitet og innkjøpsberedskap.

   Kilde: Kravspesifikasjon delkontrakt 1 (ref. nr. 10).

3. For delkontrakt 1: Krav ref. nr. 8 beskriver serviceapparat (fast kontaktperson, tilgjengelig 08:00–15:00, bekreftelse på e-post). Hvilken responstid forventes for «avklaring/tilbakemelding» utover mottak av henvendelsen (f.eks. ved behov for forhåndsgodkjenning før arbeid, ref. nr. 13)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet vektlegger kommunikasjon og responstid. Leverandøren trenger å forstå forventet responstid for å kunne beskrive løsning korrekt og dimensjonere bemanning.

   Kilde: Kravspesifikasjon delkontrakt 1 (ref. nr. 8 og 13) og Konkurransegrunnlag punkt 4.3.2 (service/kommunikasjon).

4. For delkontrakt 1: Hvordan skal «diagnoseverktøy til kjøretøy som til enhver tid eies av kommunen» dokumenteres overfor oppdragsgiver? Gjelder kravet kun for diagnose ved service/PKK, eller også for feilsøking ved garantireparasjoner og/eller reparasjoner ved driftsstans (hybrid/EL inkludert)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonsmåte og rekkevidde påvirker investering i utstyr og hvordan leverandøren svarer i tilbudet for å tilfredsstille absolutt minstekrav.

   Kilde: Kravspesifikasjon delkontrakt 1 (ref. nr. 6) og Oppdragsbeskrivelse (hybrid- og el-bil godkjenninger/diagnose).

5. For delkontrakt 1: I oppdragsbeskrivelsen fremgår det at karosseriarbeider og lakkering ikke er del av avtalen, og at forsikringsskader håndteres via foretrukne verksteder. Betyr dette at eventuelle mekaniske arbeid/feilrettinger som avdekkes i forbindelse med en forsikringsskade også er utenfor avtalen, eller er kun karosseri/lakkering unntatt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avgrensning mot forsikringsløp påvirker tilbudt kapasitet, plan for bilansvarlig involvering og prisrisiko (arbeid som ellers kunne kommet til avtalen).

   Kilde: Oppdragsbeskrivelse (service/verksted: karosseriarbeider og lakkering ikke del av avtalen).

6. For delkontrakt 2 (dekk og dekktjenester): Kravet om levering ved kommunens lokasjoner (krav nr. 17) bes om at tilbyder beskriver hvordan dette kan gjennomføres. Hvilke geografiske lokasjoner/avstander skal legges til grunn (f.eks. kun Elverum, eller flere kommuner/steder), og hvilke tidskrav gjelder for levering og utført hjulskift på lokasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten klart leveringsnett/tidskrav er det vanskelig å prise kapasitet, logistikk og beredskap riktig.

   Kilde: Kravspesifikasjon delkontrakt 2 (ref. nr. 17) og Konkurransegrunnlag punkt 4.3.2 (dekk: responstid og sesongskifte).

7. For delkontrakt 2: Hvordan skal «dekk hoteller» og overlevering ved bytte av leverandør håndteres praktisk? (f.eks. rutiner for merking, registrering, tilstandsrapport, og om avtalte lagringsvilkår inkluderer klimakontroll/lagringssted).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet vektlegger løsning for dekkhotell. Leverandøren må vite krav til overleveringskvalitet for å redusere risiko for tvist ved kontraktsbytte.

   Kilde: Oppdragsbeskrivelse (dekkhotell, overlevering ved bytte) og Konkurransegrunnlag punkt 4.3.2 (dekkhotell: registrering/merking/kontroll/oppbevaring).

8. For delkontrakt 3 (vask): Plan for vask settes opp ved oppstart av avtalen. Hvor ofte forventes endringer i planen i løpet av året, og hva er minimum varsel (f.eks. ved utsettelse/avbestilling) for å unngå at leverandøren tar unødvendig kapasitetsrisiko?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Planlegging og kostnadseffektivitet er tildelingsrelevant. Variabelt planverk uten varsel kan medføre feil dimensjonering av rute/kapasitet.

   Kilde: Oppdragsbeskrivelse (VASK: plan for vask vil settes opp i forbindelse med oppstart) og Konkurransegrunnlag punkt 4.3.2 (vask: planlegging og gjennomføring).

9. For begge: Avtalen er en rammeavtale med kundestyrt opsjon og avrop skjer etter rangert avropsmekanisme (A/B/C-leverandør). Hvilken terskel må oppdragsgiver dokumentere for å gå fra A til B eller C (f.eks. kapasitet, tilgjengelighet, responstid), og hvordan skal dette kommuniseres i praksis før leverandøren eventuelt avvises i et avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå beslutningsgrunnlag for å vurdere kommersiell risiko og operasjonell planlegging når det finnes flere leverandører.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.4 (avropsmekanisme A/B/C og betingelser for å velge neste leverandør).

10. For begge (kontraktsvilkår/prising): I avtalevilkårene punkt 5.2–5.4 står KPI-justering etter 12 måneder og at prisendring trer i kraft 1 måned etter skriftlig varsel. Kan oppdragsgiver bekrefte om KPI-justering gjelder alle prisposter i bilag 2 (f.eks. timepris, PKK/verkstedtjenester, og dekk-/vaskpriser), eller om noen prisposter endres kun ved offentlige avgifter/toll?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Prisendringsmekanisme er sentralt for tilbudsprising over 4 års horisont. Leverandøren trenger avklaring for å prise riktig og forstå økonomisk risiko.

    Kilde: Avtalevilkår (punkt 5.2–5.4) og Konkurransegrunnlag punkt 4.3.1 (pris og prisendringsbetingelser).